秘書工作的歷史發(fā)展

第一章秘書工作的歷史發(fā)展

學(xué)習(xí)目標(biāo)

主要內(nèi)容

思考練習(xí)

e*

tw，*

本章小結(jié)-AC4

cr

弘57

知識框架圖1.

.、

口通過對秘書工作主客體的基本認(rèn)識。掌握

秘書、秘書部門和秘書的工作。理解秘書分

類的意義，理解秘書在社會(huì)各行業(yè)中的廣泛

的覆蓋面，為具體掌握秘電各項(xiàng)實(shí)務(wù)做理論

準(zhǔn)備。

不

4

第一節(jié)秘書

■I

4

秘書作為一門有著悠久歷史的職業(yè),

在現(xiàn)實(shí)生活中起著越來越重要的作用，被

稱為現(xiàn)代社會(huì)的“第361彳

義

定義的演變

,“秘書”一詞最初是指

具有秘密性,質(zhì)或神秘色彩的圖書。且由于“

秘書”作為秘密藏書這一原義引申，后人便

將掌典圖書、著書立說的官署和

為“秘書寺”、“秘書省.“

“秘書郎”〕“秘書令”事。：

?當(dāng)代“秘書”定義的探討，是從20世紀(jì)80

?現(xiàn)代意義的秘書，開始于孫中山領(lǐng)導(dǎo)的

年代開展秘書學(xué)研究開始

中華民國臨時(shí)政府。由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任

某職務(wù)的人。這時(shí)的“秘書”，主要是政務(wù)秘

書，還不能等同于今天的職業(yè)秘書。

f古代文獻(xiàn)：《漢書?劉向傳》記載：“詔向領(lǐng)校中

五經(jīng)秘書，講六藝、傳記、諸子、詩賦、數(shù)術(shù)、方

I■.1

技，無所不究?！薄稌x書?荀勛傳》：“得汲冢中古文

竹書，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書”。這里的

“秘書”都是指帝王宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻(xiàn)。除

T

指宮禁藏書外，“秘書”也指頒卜吉兇

的

緯之書?！逗鬂h書,鄭玄傳》記載/玄）遂博

■當(dāng)代“秘書”定義：王千弓先生認(rèn)為“是社

會(huì)主義國家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責(zé)是協(xié)

助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的

聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會(huì)務(wù)工

作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項(xiàng)—。在黨政機(jī)

關(guān)、企業(yè)賽亞單位從事這一號.

作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作

或簡稱為秘書」

千弓■

袁維國先生認(rèn)為“秘書主要指黨和政府機(jī)關(guān)、

企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行

政職位。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)；主

要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織

會(huì)議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事

務(wù)、、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、催辦查辦等?！睆埣覂x認(rèn)為“秘

是身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或附著個(gè)人，■制掌管文書，輔

助決策，并處理日常事務(wù)用聶人員丁秘書從事

的遼作也就是秘書職業(yè)。所以，秘書決不是一種

職務(wù)，而是一種職業(yè)名稱。丁：曹U

侯玉珍老師認(rèn)為現(xiàn)代秘書的涵義是:

“直接協(xié)助各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)干部以及

的定義

瘋書作如下定義：秘書是黨政

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校

以及一切合法的社會(huì)組織內(nèi)部行政管理部門

中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。

秘書的主要工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)*樞或領(lǐng)導(dǎo)者的

工作辦文、辦會(huì)、辦事,

理、綜合服於

4類

班書工作的角度出發(fā)，按照

不同的標(biāo)可以對秘書做出不同的分類，如表

1T所示。

表1T秘書的分類

秘書分類的依據(jù)分類結(jié)果

秘書所承擔(dān)的職責(zé)范圍初級秘書中級秘書

大小和工作任務(wù)輕重的不同

秘書所供職的組織需要同.書教學(xué)秘書

秘書具備的專業(yè)知識加以分國務(wù)秘書.司法秘書

政務(wù)秘巨■|

初級秘書：指從事一般日常行政事務(wù)的工作人

員，主要辦理接待、聯(lián)絡(luò)、值班、文書的印制收發(fā)、

會(huì)務(wù)服務(wù)。?

f中級秘書：一般指分管文字工作、信息工作的秘

書。主要負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、整理

iHal

信息。

務(wù)級秘書：指秘書機(jī)構(gòu)的創(chuàng)辦公廳（室）主

,任。職責(zé)是參與政務(wù)和管理事面。高級秘書

的工作綜合性強(qiáng)，常被認(rèn)為是單位的“［內(nèi)部總管

商務(wù)秘書：主要指在從事各種商務(wù)活動(dòng)的企業(yè)

中，協(xié)助投資經(jīng)營者和商務(wù)管理者處理商務(wù)活動(dòng)的秘

書人員。

f教學(xué)秘:主要指在教育教學(xué)機(jī)構(gòu)、院校各級機(jī)

構(gòu)中從事行政管理工作和輔助教學(xué)管理工作人員，還

可以分為教學(xué)秘書和教務(wù)秘書兩類。教學(xué)秘書主要輔

助管理本單位教學(xué)、科研等方面的組織、規(guī)劃和實(shí)施

工作，協(xié)助對教學(xué)工作進(jìn)度、

秘書的主要工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)i

f,主管教學(xué)后勤保證工作，保證教事任務(wù)的完成。

司法秘書：指就職于法院、企業(yè)、社團(tuán)律師或律師

事務(wù)所。負(fù)責(zé)接待或陪同律師訪問當(dāng)事人；記錄整理當(dāng)

事人口述；起草、打印法律文件；查詢法律文書檔案資

料；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材

料；執(zhí)行律師交辦的其他事務(wù)等。

這類秘書人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，主

要負(fù)責(zé)醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)的行政管理工作和輔助醫(yī)務(wù)管理

工作，協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)部門之間關(guān)系和對外的聯(lián)絡(luò)

O

政務(wù)秘書：主要在黨、政各皴領(lǐng)導(dǎo)本1關(guān)輔助領(lǐng)導(dǎo)的

策與行政管理肆并主持內(nèi)部行政管窺工作。

■見習(xí)秘書：指擔(dān)任秘書職務(wù)未滿1年者。主

要擔(dān)當(dāng)有關(guān)文書的收發(fā)、電話應(yīng)付、傳達(dá)命令

泡茶等秘書主要業(yè)務(wù)，并在見習(xí)期間接受資深

：指擔(dān)任秘書工作達(dá)2-3年者

了完成見習(xí)秘書的應(yīng)有業(yè)務(wù),*需負(fù)責(zé)整于

n?「、排定行事時(shí).、購買車W

件、回復(fù)信函

f中級秘書：指具有4-5年以上工作經(jīng)驗(yàn)，可單獨(dú)處

理高難度的秘書業(yè)務(wù)者。其主要任務(wù)為上司調(diào)配工作

時(shí)間表，以及對外的預(yù)約。此外，有關(guān)上司個(gè)人稅金

的申報(bào)、銀行存款的提存等，均要協(xié)助辦理。同時(shí)，

指導(dǎo)新進(jìn)的見習(xí)秘書，是其重要的任務(wù)之一。

陶：秘書長就相當(dāng)于承秘書；，是名副

實(shí)的上司協(xié)助者。更高級者，出任秘書的職稱

大多由高級職員擔(dān)任，亦是長M正民輔履人。

?美國秘書的兩種類型：

第一，根據(jù)秘書為之服務(wù)的管理人員的級別高低進(jìn)

行分類，簡稱“LS類”。按這種標(biāo)準(zhǔn)分類，從低到高共

四個(gè)級別,即LS--1級、LS--2級、LS--3級、LS—4級。

第二，根據(jù)秘書所承擔(dān)的職責(zé)的大小進(jìn)行分類，簡

稱“LR類”4共有兩個(gè)級別，“LR-1級秘書”是較低

一級仁

的秘書，其職責(zé)是根據(jù)管理人員,指示精神，獨(dú)立完

成按程序安排的九公室日常工作雪是超施務(wù)性事務(wù)。

“LR--2級秘書”則不同，除完成“L亭級秘書”的工

作外，，:

其他分類，我國一些規(guī)模較大的銀行或企

業(yè)中，將協(xié)助經(jīng)理辦事或主持業(yè)務(wù)的人分為助

理和襄理兩級。在各國使館中，通常將介于參

贊和隨員之間的外交人員分為一等秘書，二等

秘書和三等秘書，也就是人

秘、三秘?！?

________________________

類的意義

■面廣，涉及的工作內(nèi)容豐富,

縱向分類是穩(wěn)定秘

通過對秘書進(jìn)行科學(xué)的分類書隊(duì)伍，提高秘書

人員職業(yè)水平的重

要保障

準(zhǔn)確充分地認(rèn)識秘書這門職

橫向分類是提高

秘書分類秘書人員專業(yè)知

業(yè)顯得尤為重W（見圖1-1）。識水平的基礎(chǔ)

兩種分類是秘書職

業(yè)向“專業(yè)化”、

“永業(yè)化”發(fā)展的

重要條件

圖1-1秘*分類的意義

第二節(jié)秘書部門

◎本節(jié)點(diǎn)睛

、秘書部門概述

0-、行政機(jī)關(guān)的秘書部門

0三、公司企業(yè)的秘書部門

U!I、股份制企業(yè)集團(tuán)中的

秘書部門

第二節(jié)秘書部門

◎五、臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)

◎六、秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)

◎七、秘書部門的地位和職能

秘書部門領(lǐng)導(dǎo)的工作職能

加節(jié)點(diǎn)睹

秘書部門是秘書發(fā)揮職能和作用的舞

臺。作為現(xiàn)代秘書工作的組織形式也是

ET；

】概述

秘書中所占比重仍然

,對秘書的職業(yè)探討，基本以

主要對象，秘書部門是公務(wù)秘

,織形式。

必書部門又稱秘書機(jī)構(gòu),是輔助領(lǐng)導(dǎo)部

門進(jìn)行決策、管理，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助

領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進(jìn)行有效工作的綜合部

no是壬弋秘書工作的組織形式,也是秘書

人員在其中從事秘書工作

國*4

aa-

和狹義之分?！觥?/p>

調(diào)、督促檢查等作用，為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)服務(wù)

的辦事機(jī)構(gòu)。它不僅指各級負(fù)責(zé)綜合性工作的

辦公廳（室），還包括其下屬的秘書、檔案、

機(jī)要、調(diào)研、信訪、總務(wù)、保衛(wèi)等部門。

里書部門指直接游導(dǎo)工作服食

J碑機(jī)構(gòu)，即各級辦公廳

書、機(jī)要等部門。

部門與職能部門的區(qū)別

秘書部門作為各級黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單

位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，其地位和功能與職能部門有

所不同。4

秘書部門地位和功能與職能部門的不同點(diǎn)，如表

1-2所示。

1-2秘書部門與職能部門的區(qū)別

部門名稱工作范圍職能工作性質(zhì)地位

無法全局范圍內(nèi)承上啟

秘書部門分解到具提供輔助服務(wù)、全局性下，聯(lián)系左

體業(yè)務(wù)部人事溝通、綜合右，溝通各

門的工作協(xié)調(diào)方的樞紐

分工專管.工

某一也

項(xiàng)業(yè)務(wù)■*

職能部門項(xiàng)具體職

氏;11]

能部門的4[￥吊走…

業(yè)務(wù)工作L__?/

孔構(gòu)的設(shè)置原則

置，必須適應(yīng)各級各類組織體

制改革的需要，因此必須滿足以下原則（見圖）。

..I'二1-2

秘書部門在職責(zé)、權(quán)力和范圍

分級分類上都應(yīng)與其輔助和服務(wù)的對象相統(tǒng)

管理原則一，這樣才能夠更有效地完成所屬

組織機(jī)構(gòu)的各種任務(wù)

通過對人員組織內(nèi)部層次的精

精簡、合理、簡和對部門實(shí)事求是的合理設(shè)置，

高效的原則保證組織能夠高效的運(yùn)作

注意秘書部門的整體性，通過

整體效益科學(xué)的組織架構(gòu)，有效地將秘書的

原則個(gè)體功能轉(zhuǎn)化為整體功能，從而保片*

證整體的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)

機(jī)關(guān)提供有力的輔助和服務(wù)

秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原貝?

￡的秘書部門

行政機(jī)關(guān)主要指黨政機(jī)關(guān)、部分事業(yè)單

位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機(jī)

構(gòu)。

MW?

?w

行政機(jī)關(guān)的秘書部門就分別設(shè)置在各級機(jī)關(guān)之

下，下圖為各級政府機(jī)構(gòu)設(shè)置（見圖1-3）。

全國人大常委

地方政府

t

縣（區(qū)）政府.否

-W

?行

鄉(xiāng)（街道）政府&闡

耳

￥】

村鎮(zhèn)（居委會(huì)）政府

機(jī)構(gòu)__________中

各級政府機(jī)構(gòu)設(shè)

在我國,行政機(jī)關(guān)的秘書部門的級別就是

機(jī)關(guān)直屬下;O省部級以上行政機(jī)關(guān)的秘書部

門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，地級以下（包括地

級）

一般稱“辦公室”。秘書

，秘書長：是職務(wù)名稱，是一級官位，不是職業(yè)名

稱，不表示為“秘書的領(lǐng)導(dǎo)”或“高一級的秘書o姓

名:

科菲?安南1938年4月8日生于加納，1962年進(jìn)入聯(lián)合國

工作，先后在聯(lián)合國非洲經(jīng)濟(jì)委員會(huì)、聯(lián)合國總部、

聯(lián)合國日內(nèi)瓦辦事處、聯(lián)合國難民署和世界衛(wèi)生組織

等部門工整1996年12月17日,51屆聯(lián)

為聯(lián)合國第七任秘書長。2001

第56屆聯(lián)大批準(zhǔn)連任L任E2006年4-：

12月31日。

業(yè)的秘書部門

公司企業(yè)中的秘書部門是公司企業(yè)內(nèi)部的

行政管理機(jī)構(gòu)，是在經(jīng)理、廠長領(lǐng)導(dǎo)之下設(shè)置

的履行輔助管理和綜合服務(wù)職責(zé)的綜合機(jī)構(gòu)。

y*

由于公司、企業(yè)不同，秘芍的設(shè):

多樣，大體有四種形式，如表1-3所示。

表1-3公司企業(yè)的秘書部門的種類

部門種類所在企業(yè)類型職能

國有大中型全面掌管單位內(nèi)

辦X

幺字合*<sAs企業(yè)、國有公司部的行政管理事務(wù)，

集0g

性的寂書等帶有行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)對外宣傳、聯(lián)絡(luò)、

室

部門管理特色的公司、開展公共關(guān)系事務(wù)，

工礦企業(yè)和商業(yè)甚至涉及輔助業(yè)務(wù)領(lǐng)

企業(yè)

經(jīng)理

職能辦公室或公司企

性的秘書廠長辦公為行政辦公臨時(shí)性的工作任務(wù)，

部門協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門之

間的關(guān)系

續(xù)表

部門種類謂所在企業(yè)類型職能

專業(yè)性文秘人員規(guī)模負(fù)責(zé)單位文書信函

的秘書部門室或值班比較小的公司的撰寫制發(fā)，管理文

企業(yè)中件檔案，接打電話、

接待來客以及單位領(lǐng)

雨導(dǎo)臨時(shí)交辦的各種工

由一兩公司企業(yè)

名秘書承擔(dān)規(guī)模小，不i號接聽、3

的秘書辦公秘書部門的目

室彳立

業(yè)集團(tuán)中的秘書部門

旗

股份制是董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的經(jīng)理負(fù)責(zé)制,

是獨(dú)立的經(jīng)營實(shí)體，要求企業(yè)產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責(zé)

而

何1

明確、政企分開、管理科

*

“必，W百

7修3F

:秘書機(jī)構(gòu)

臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)是指各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實(shí)際工

OF

作需要時(shí)所設(shè)置的非常設(shè)性秘書班子，主要是為解決

I獷1

臨時(shí)發(fā)生的重要事件、臨時(shí)組織的重要活動(dòng)或會(huì)議等

口的內(nèi)部工作系統(tǒng)

我國對秘書部門的稱謂目前還沒有統(tǒng)一的

規(guī)定。最普遍的是稱“辦公室”，級別高一些

的

稱“辦公廳”。在黨政機(jī)關(guān)

Nr?p

下

士有“秘書局”、“秘書處”、入娜濟(jì)科”等

關(guān)中秘書部門的內(nèi)

工作系統(tǒng)

,秘書部I"］所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)谷

也各有側(cè)重，因此工作系統(tǒng)也不同。大體包括幾下幾

■業(yè)中秘書部門的內(nèi)

工作系統(tǒng)

r秘書部門內(nèi)部的工作系統(tǒng)

很少有明確的界定，辦公室人員設(shè)置一般規(guī)模

也不大。秘書在工作中各有側(cè)重并相互配合,

而且許多工作是協(xié)助并配合其他職能部門進(jìn)行

的，既體現(xiàn)了秘書綜合服

?.領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)管理。

它的工作系統(tǒng)主要包括以下三種

（見圖1-5）。

［辦公事務(wù)［

公司企業(yè)中秘

書部門的內(nèi)部［行政事務(wù)］

工作系統(tǒng)

I”—eI。

圖1-5公卷SBk中秘書部門的內(nèi)部二

f辦公事務(wù)：指文件信函撰制、會(huì)議事務(wù)、文

電處理、信息加工處理、來客接待及安排對客戶

的約見、迎送、電話接待工作。

f行政事務(wù)：指承上啟下、輔助領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)公

司企業(yè)內(nèi)各職能部門之間關(guān)系，協(xié)助有關(guān)部門開

展公關(guān)工作;

一一

律:指協(xié)助有關(guān)職育E部門依法申報(bào)、

依法納稅、依法上報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)及依法接待并協(xié)

助有關(guān)審核和譬等事務(wù)，&括協(xié)助公司法律

林問或律師處理看關(guān)事務(wù)。

1的地位和職能

位

有人說，只要開9個(gè)公司，至少有三個(gè)人：一個(gè)經(jīng)

理、一個(gè)會(huì)計(jì)、一個(gè)秘書兼出納。這多少說出了秘書

部門的地位和職能。承上啟下聯(lián)系左右溝通各方上情

下達(dá)下情上呈決策層，執(zhí)行層與管理層之間的樞紐吸

收外界信息以及解釋企業(yè)信息的門戶本企業(yè)上下級之

間溝通本單俸與上、下級單位、

其他社會(huì)組紈之間的溝通秘書,日

各種情況、資料、函件、信息y故地，是預(yù)導(dǎo)工作

指揮、聯(lián)系的刑”是協(xié)山系、溝逼左右聯(lián)系的橋

員"o

這段話可以說是對秘書部門地位的形象概括

地位可從以下三方面考慮（見圖1-6）。

上情下達(dá)］承上啟下）上情下達(dá)

決策層，執(zhí)行層吸收外界信息以

與管理層之間的聯(lián)系左右）及解釋企業(yè)信息

的門戶

本單位與上、下級

本企業(yè)上下級之間單位、本系統(tǒng)同級

溝通單位以及其他社會(huì)

組織之間的溝通

秘書部門的地位

部門的職能

<1

秘書部門被稱為綜合辦事部門，作為組

織內(nèi)部惟一的綜合性部門，與各個(gè)職能部門

,-

相比較,書部門的職能口結(jié)為以下U

Ar44

G輔助管理

秘書工作的本質(zhì)是通過“辦文”、“辦

4N，，、

“辦事”貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)中樞的決

策何

收管理進(jìn)程。卷工作是^^^^工作時(shí)

、，是以輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)而刑貳來體現(xiàn)

因此，輔助管理的職能主要有兩方面體現(xiàn)

（見圖1-7）。

「管理的職能）

I

輔助管理的職能

主要有兩方面體現(xiàn)3?

——輔助性職能1

?秘書部門在輔助管理的同時(shí)，還具備綜合

服務(wù)的職能，秘書部門綜合服務(wù)的職能主要體

現(xiàn)在以下兩個(gè)方面（見圖1-8）。

秘書部門與其他職能部門的關(guān)系

輔助管理的職能?^

主要有兩方面體現(xiàn)

秘書部門所承擔(dān)的機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)

〃秘書部門與其他職能部門的關(guān)系：職能部門的工

作責(zé)任、工作任務(wù)是比較集中、明確的，而秘書部門

的工作任務(wù)則具有內(nèi)容雜、變化大、彈性強(qiáng)等特點(diǎn)。

職能部門主抓的工作，秘書部門要協(xié)助配合；職能部

門分不清主抓的工作，秘書部門要協(xié)調(diào)溝通；職能部

門不能主抓的工作，秘書部門要作出安排自己承擔(dān)。

,秘書部門所承擔(dān)的機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)：秘書部門

處理日常行政事務(wù)特別是在處理常事務(wù)過程中「每

送信函、5壁晨開乳

天“辦文”、“辦會(huì)”、“辦

報(bào)刊、文件，至嚇班前檢查門備、電源’、落實(shí)值班，

大大小小、林林總總。?

門領(lǐng)導(dǎo)的工作職能

要指秘書工作的直接管理

圖1-9秘書

■檢查督辦：辦公室主任負(fù)責(zé)秘書部門的全面工

作，負(fù)責(zé)組織部門全體人員各司其職，分工協(xié)作，完

成各項(xiàng)任務(wù)；要按照工作進(jìn)度，檢查各項(xiàng)任務(wù)的完成

情況；要輔助決策，并檢查與督促有關(guān)部門對上級決

策的執(zhí)行情況，檢查督促信息反饋工作。

小調(diào)關(guān)系：辦公室主任負(fù)責(zé)聯(lián)系、保持和協(xié)調(diào)組

織內(nèi)外的各種關(guān)系;負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各職能部門與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)

系；有意識地引導(dǎo)和促伸成成組組織姐內(nèi)，和諧健康的工作氛

圍，建立和保持組織與社會(huì)的■P關(guān)系；隨時(shí)把握目

織內(nèi)外環(huán)境的變化及發(fā)展趨勢，》等其提供給領(lǐng)導(dǎo)I

f制定制度：辦公室主任必須以科學(xué)化管理方式,

順利地開展工作。辦公室的制度建設(shè)包括五個(gè)方面：

議事制度，辦事制度，協(xié)調(diào)制度，約束制度，保證制

Zs乙。

f人員管理：辦公室主任在人員管理上要做到兩方

面，一是知人善任，二是建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任體系，

根據(jù)不同工作內(nèi)容，劃分崗位職責(zé)，確定目標(biāo)管理辦

法，并要求工作人員按照‘目標(biāo)儼批責(zé)，規(guī)范

的實(shí)際工作卜果進(jìn)

自己的行為°同時(shí)還要對工作

.行考核評價(jià)，以確保組織的各項(xiàng)工彳,能得到較好地

完成。.

第三節(jié)秘書工作

◎本節(jié)點(diǎn)睛

一、秘書工作概述

二、秘書工作的宗旨

三、秘書工作的特點(diǎn)

U!1、秘書工作的作用

五、“第二專業(yè)”對秘書工

作

___________

秘書只有在辦文、辦事、辦會(huì)的工作中

才能實(shí)現(xiàn)其作用,體現(xiàn)其價(jià)值，真正做到為

雨

何

領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。，*彳

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作概述

秘書工作是以為領(lǐng)導(dǎo)者的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策

服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會(huì)、辦事方面從事參

謀性、助理性的工作。秘書工作最凝練的概括

是“辦文”、“辦會(huì)"、'

以“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”為線索,

可以，

使律，門加七認(rèn)土見

圍繞文書、文件、文字材料開展

圖的工作，包括文字工作，文書處理和

檔案工作，圍繞文書文件需要秘書部

秘-7辦文門承辦的事務(wù)

書

圍繞領(lǐng)導(dǎo)和組織所舉行舉辦的會(huì)

工A”辦會(huì)

議、會(huì)談、會(huì)晤以及相關(guān)活動(dòng)展開的

作工作

以辦公室日常工作為主的事務(wù)辦

理。包括信息工作、技術(shù)工作和日常

行政事務(wù)工作

1-10秘書工作

作的宗旨

7員務(wù)”的指導(dǎo)思想

在年月召開I的全國秘書長、辦公廳主任座談

19851

會(huì)上，中辦領(lǐng)導(dǎo)同志明確指出：“中央辦公廳工作的指

導(dǎo)思想是圍繞黨的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，做好‘三服務(wù)'，

即

為中央服務(wù)中央各部門和各省2自治區(qū)、直轄市服

要的碑

務(wù)，為人、民服務(wù)。其中直接前為黨1中央領(lǐng)

導(dǎo)、工作服務(wù)?！钡S著現(xiàn)代彳:器共管理的發(fā)展

“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想難以涵蓋一切秘書工作，于是秘

書^二

工作的宗旨

i是使領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理順暢地

貫徹實(shí)施。要使領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理順暢地貫徹實(shí)施,

AZ1-<

不僅要對上當(dāng)好參謀助手，做好輔助性服務(wù)性工作,

更要為下級職能部門的貫徹實(shí)施過程提供輔助性服務(wù)

性工作，還要處理好各方面的關(guān)系，為貫徹實(shí)施過程

的順暢營造適宜的工作環(huán)境。因哆，秘書要做好保證

1螳個(gè)組曲縈統(tǒng)不斷地良性運(yùn)車昨以使領(lǐng)

導(dǎo)的決策和管理在盡可能長的2在以組織為

順利前貫情推行。

心的盡可能廣的環(huán)境中,

作的特點(diǎn)

L就是秘書作為一門職

業(yè)，與其他職業(yè)在工作本質(zhì)上的明顯不同,

包括以下三點(diǎn)（見圖1-11）。

■.

■機(jī)要性：顧名思義是指工作的機(jī)密性和重

要性。秘書部門是最貼近領(lǐng)導(dǎo)中樞的部分，秘

書工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)、上司進(jìn)行管理決策和公

務(wù)活動(dòng),以在秘書工作中，有相當(dāng)?shù)膬?nèi)容屬

領(lǐng)導(dǎo)、上司的工作范圍，因?yàn)楣ぷ餍枰貢?/p>

必須了解和掌握這些工作內(nèi)

時(shí)候，代替領(lǐng)導(dǎo)、上司臨用

務(wù)活動(dòng)，這是秘書工作的機(jī)

f輔助性：秘書工作的輔助性具體表現(xiàn)在：

一是所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展

開，二是現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種

會(huì)議或共同研究問題，甚至有機(jī)會(huì)提出解決問

題的方案，但秘書參加會(huì)議的主要責(zé)任是辦理

會(huì)議事務(wù)總要慎用發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)，更無決

定權(quán)；三是現(xiàn)代秘書人員司■里任何問題時(shí)，

只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指部申辦理，不能超

越職權(quán)范圍自作主張，自存其是J

?3

■綜合性：秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，

一▼gA%

因此秘書工作的內(nèi)容和活動(dòng)方式必然涉及領(lǐng)導(dǎo)

工作的各個(gè)方面，具有鮮明的綜合性。秘書工

作的綜合性具體表現(xiàn)在全面性、多樣性和系統(tǒng)

性三個(gè)方面。

作的作用

E動(dòng)內(nèi)容越來越復(fù)雜，節(jié)

奏越來越快，秘書工作形

象

在組織機(jī)構(gòu)中的作用也作

作用

用

就越來越突出。秘書工

作的作用主要有（見圖

M2）o

1-12

■協(xié)調(diào)作用：秘書工作的首要作用就是貫通上下、

平衡關(guān)系、溝通情況、聯(lián)絡(luò)感情、使各方面的工作協(xié)

調(diào)起來，使內(nèi)部發(fā)揮各個(gè)部門的積極性，外部形成有

利于組織發(fā)展的良好環(huán)境。包括主動(dòng)性和被動(dòng)性兩個(gè)

方面O

用：.秘