人事檔案管理演示課件兩篇

1檔案管理培訓(xùn)2有人說，恒量一個企業(yè)的好壞，可以去該企業(yè)的檔案室看一下他的檔案管理即可。此語可能不夠全面，但卻有一定的道理。正規(guī)的檔案管理，對文件夾、檔案標(biāo)識等都有要求。文件夾一般不超過4種；檔案標(biāo)識可以重要程度區(qū)分，用不同的顏色進行標(biāo)示。一個檔案就像一本書，要定位、編號，使其一目了然；檔案柜外要清晰的標(biāo)明其目錄。3什么是檔案管理什么是檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。1、收集：什么需要歸檔，即歸檔范圍必須要清楚；2、統(tǒng)計：有什么內(nèi)容，須統(tǒng)計清楚，實行電腦化管理。3、檔案目錄要清楚，并進行編碼、整理，并分類保管。4、檔案的保存期限必須明確。4檔案管理的作用憑證作用參考作用檔案工作

是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，并為各項工作進行服務(wù)的一項活動。包括檔案的收集、整理、鑒定、編目和檢索、保管、統(tǒng)計、編研和提供利用等。5檔案管理工作原則檔案工作的管理原則一般有兩條：1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。2、分級管理。為維護檔案的完整與安全，進行檔案管理必須要有相應(yīng)的管理制度，并便于企業(yè)各單位的利用。6企業(yè)檔案概念的涵義企業(yè)檔案是企業(yè)各項活動的歷史記錄。企檔的形成是具體地，即在特定的企業(yè)活動范圍內(nèi)形成。企檔的內(nèi)容構(gòu)成是復(fù)雜地，這是由企業(yè)類型的多樣性和企業(yè)活動內(nèi)容的復(fù)雜性所決定的。企檔是企業(yè)活動的一種歷史記錄，說明企業(yè)檔案所反映的事物或活動已經(jīng)完成或告一段落。7職工檔案管理部門的職能保管職工檔案收集、鑒別和整理職工檔案材料辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)登記職工工作變動情況為有關(guān)部門提供職工情況做好職工檔的安全、保密、保護工作定期向企業(yè)檔案室移交檔案辦理其它有關(guān)事項8企業(yè)檔案的一般分類管理類—所有制度類檔案業(yè)務(wù)類—含技術(shù)類、研發(fā)類、營銷類等財務(wù)類—管理人事類—所有人力資源類檔案其它類—不能歸入上述四類的檔案9檔案室的類型普通檔案、文書檔案技術(shù)檔案音像檔案人事檔案綜合檔案聯(lián)合檔案室，比如集團公司，有些類似于服務(wù)中心、文件中心10企業(yè)檔案的工作性質(zhì)管理性—對企業(yè)檔案進行管理服務(wù)性—為各單位提供查閱和參考保密性—維護和保護企業(yè)資源，避免不必要的損失。是否保密檔案，在定義制度時須規(guī)定清楚，并加蓋保密章。11檔案管理現(xiàn)代化的總目標(biāo)第一、是最大限度地延長檔案壽命第二、是充分發(fā)揮檔案的作用，迅速、準(zhǔn)確地提供檔案信息，為企業(yè)地進步和發(fā)展服務(wù)。第三、是在電子文件不斷生成的情況下，進行及時有效地收集、整理，不斷豐富檔案內(nèi)容和檔案信息。備注：所有長期保存的檔案，不宜用彩色或噴墨打印，宜用激光打??；傳真紙不能保存；所有的簽名、批示不能用鉛筆、圓珠筆，紅墨水等。12檔案管理系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)包含1、文件管理2、文書檔案管理3、科技檔案管理4、會計檔案管理5、聲像檔案管理6、系統(tǒng)配置模塊7、檔案制作系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)等。電子系統(tǒng)能大大提高檔案管理的工作效率，加快檔案檢索速度，提高檔案的查找準(zhǔn)確率，可使企事業(yè)單位的公文運轉(zhuǎn)和檔案管理一規(guī)范化、現(xiàn)代化，真正實現(xiàn)檔案的一體化管理。13檔案管理制度建設(shè)《檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》《文書檔案保管期限表》《全宗檔案分類大綱》《檔案分類編號方案》《檔案人員崗位職責(zé)》《整理（立卷）制度》《檔案利用制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案銷毀制度》14檔案管理制度建設(shè)1、編寫制度時，以下因素不能少：文件名稱、版次、編制時間、制作部門、頁碼/頁次、文件歸檔的范圍、文件歸檔的時間、文件歸檔的份數(shù)、文件歸檔的要求與手續(xù)。2、管理制度里面必須包含的內(nèi)容應(yīng)有：目的、適用范圍、術(shù)語或定義、相關(guān)文件、職責(zé)權(quán)限、操作流程、相關(guān)的記錄。3、管理制度的書寫，其語言描述須簡潔、清楚、易懂、全面，且無歧意。4、細(xì)節(jié)方面的要求也應(yīng)規(guī)定。比如，紙張大小、格式、字體、編碼裝訂位置等。15企業(yè)檔案的收集渠道本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門移交的歸檔資料外單位轉(zhuǎn)讓或移交的資料企業(yè)人員非職務(wù)活動中形成檔案的寄存、捐贈或轉(zhuǎn)讓資料面向社會收集、征集的相關(guān)材料。16文件材料的形成與歸檔歸檔文件材料的范圍1、上級來文2、本單位制發(fā)的文件3、下屬單位來文各類文件材料的歸檔要求1、文件材料要齊全、完整、準(zhǔn)確反映本單位各項活動的歷史面貌。2、文件材料的規(guī)格與字跡要求3、歸檔聲像材料的要求。17文件材料的形成與歸檔歸檔時間1、科研檔案歸檔時間：成果鑒定后三個月內(nèi)歸檔。2、設(shè)備檔案歸檔時間：安裝調(diào)試完畢三個月內(nèi)歸檔。3、基建檔案歸檔時間：各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位移交歸檔。4、會計檔案歸檔時間：隔年向檔案室移交。5、業(yè)務(wù)檔案歸檔時間：由動態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交。6、其他檔案歸檔時間：活動結(jié)束后歸檔。18文書檔案案卷格式案卷卷皮格式

兩種：硬卷皮、軟卷皮。硬卷皮外形尺寸

封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm（長×寬）封底尺寸同封面尺寸封底三邊（上、下、翻口處）要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)以10、15、20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。（推薦使用250g的牛皮紙制作案卷硬卷皮）19案卷封面項目封面項目包括：

全宗名稱類目名稱案卷題名時間內(nèi)容提要保管期限件頁數(shù)歸檔號各項目具體位置/尺寸20卷內(nèi)文件目錄格式3.1目錄用紙，幅面尺寸采用國內(nèi)通用16開型（即長×寬為260mm×185mm）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（即長×寬為297mm×210mm）。3.2頁邊與文字區(qū)尺寸

卷內(nèi)目錄用紙，上白邊（天頭）寬20±0.5mm

卷內(nèi)目錄用紙，下白邊（地腳）寬15±0.5mm

卷內(nèi)目錄用紙，左白邊（訂口）寬25±0.5mm

卷內(nèi)目錄用紙，右白邊（翻口）寬15±0.5mm裝訂注意事項：1、裝訂時文件格式須一致（如打孔時會把字打掉）。2、活頁文件存放時，多于2頁的文件須標(biāo)明頁數(shù)，以防丟失。3、不要用鐵制文件夾；重要文件不要訂，書釘會生銹。4、裝訂時不要壓著字體，不然可能會有腐蝕損壞。5、卷內(nèi)文件目錄須含以下項：順序號、文件號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。21檔案如何分類管理A、時間分類法：

1、年度分類法

2、時期分類法。B、來源分類：

1、組織機構(gòu)分類法

2、作者分類法

3、通訊者分類法。C、內(nèi)容分類法：

1、技術(shù)分類法

2、文書分類法

3、媒體分類法D、形式分類法：

1、按文件種類分類

2、按載體形態(tài)分類

3、按形狀規(guī)格分類。分類的一般方法有：22編制檔案檢索工具的基本要求全，指信息存貯豐富，資料齊全準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確，無歧意或重復(fù)快，指迅速，快捷找到所需資料便，指檢索要方便，不繁瑣23文書文件歸檔的整理方法與步驟文件材料的分類

采用復(fù)式分類法，主要形式為：

年度—問題（機構(gòu)）--保管期限（=要求的保存期限+1年）年度—保管期限歸檔文件保管期限的界定

1、歸檔文件的保管期限分為：永久、長期、短期。

2、界定原則：

A、反映單位主要活動，具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。

B、反映單位一般性工作活動，在較長時間內(nèi)具有查考利用價值地，列為長期保管。

C、凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有查考利用價值地，列為短期保管。排列：分年度、分保管期限、分類別。編號：歸檔規(guī)格及填寫要求；修整與裝訂。241、編制歸檔文件目錄，包括：件號、責(zé)任者、檔號、內(nèi)容概要、日期、頁數(shù)、備注等。2、檔案盒盒脊項目填表，包括：全宗號、年度、保存期限、機構(gòu)、起止件號、盒號等。（文件夾均需編號，然后在文件柜的檢索表上只體現(xiàn)文件夾的編號即可）3、檔案盒封面填寫。4、備考表填寫。備考表必須要有，檔案如有變更，須在備考表上作好記錄。原稿文件不能丟，蓋作廢參考章保留。文書文件歸檔的整理方法與步驟25部分名詞釋意和說明：1、全宗名稱：即立檔單位名稱，全稱或簡稱。2、類目名稱：全宗內(nèi)第一級類目，機構(gòu)或問題。3、案卷題名：即該檔案的主要內(nèi)容概括。4、歸檔號：文書處理部門編制的案卷順序號。5、檔號：機關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。6、裝訂前去掉金屬物，對存在問題的文件，做好補齊頁面、修復(fù)、折疊等工作。7、檔案裝訂打孔時，要在一條直線上。8、裝訂用財務(wù)的裝訂方式，不能用鐵釘式地，防止腐蝕。9、案卷排列時，一般先按保管期限，再按機構(gòu)或問題，具體根據(jù)分類方案。10、購買時需注意，文件夾和文件柜要標(biāo)準(zhǔn)；檔案室的文件夾最好不要超過5種；排排檔案之間應(yīng)有30公分的距離，以防潮。11、頂樓不可放置檔案室；地下室不能放置檔案室。26檔案保管的基本要求以防為主，防治結(jié)合加強重點，照顧一般自力更生，勤儉節(jié)約立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前27溫濕度控制檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在14-24℃，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過±2℃；相對濕度應(yīng)控制在45-60%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過±5%。保存母片的膠片庫，溫度應(yīng)控制在13-15℃，相對濕度應(yīng)控制在35-45%。（超過此范圍，會自然氧化，褪色掉了）各庫房及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄表，潮濕地區(qū)應(yīng)配備除濕機；專門庫房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備。庫房內(nèi)外溫濕度應(yīng)定時測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調(diào)節(jié)。注意積累庫房溫濕度變化的資料，每年進行一次綜合分析，以便掌握庫內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計劃?？照{(diào)、除濕或增濕設(shè)備應(yīng)定期檢修、保養(yǎng)。溫濕度記錄儀表應(yīng)按設(shè)備要求定期校驗。檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10cm，柜側(cè)間距不小于60cm），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。（柜內(nèi)可根據(jù)需要放置一些袋裝石灰粉，用以防潮、消毒）新建庫房竣工后，應(yīng)經(jīng)6-12個月干燥后，方可將檔案入庫。28蟲霉防治與除塵檔案庫區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，如干粉滅火器，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路，庫內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆品。檔案庫房宜安裝火警及防盜報警裝置，并有切實可行的防盜措施。定期防蟲，可每個季度放置一次衛(wèi)生球。若文件發(fā)霉，不能曬，以防破碎?？蓪⑵鋻呙?、打印、保存。檔案室除塵時需注意：晝量用干燥的抹布或拖布，不要用含水太多的濕拖布拖地和用太濕的抹布擦拭文件柜，以便防潮。檔案室除塵最好使用吸塵器。29照明管理檔案庫房宜選用白熾燈作人工照明光源，照度不要超過100勒克斯。如采用熒光燈時，應(yīng)對紫外線進行過濾。檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施。檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。因為檔案紙是氯氣漂白地，日曬后會變黃易碎。30檔案保管狀況檢查對庫藏檔案應(yīng)該經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取措施予以處理。每年定期對庫藏檔案進行一次抽檢檢查，比例20%以內(nèi)即可，掌握檔案保管情況，為科學(xué)地管理積累資料。檔案管理是最基本地，須有有力的監(jiān)督機制和有效的監(jiān)督才行。監(jiān)督機制必須是長期地，看得見地，數(shù)字化地，且與績效掛鉤地。案卷的規(guī)范化整理與編目調(diào)整定卷卷內(nèi)文件排列擬寫案卷題名卷內(nèi)文件編號填寫文件目錄填卷內(nèi)備考表填寫案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄存檔31科技文件歸檔整理科技文件以卷為整理單位科研文件按課題組卷基建文件按項目組卷設(shè)備文件按型號組卷案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，編號GB/T118922-2000。32科技文件歸檔整理科技文件組卷的原則及要求1、原則：組卷要遵循科技文件材料形成的規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2、組卷要求：

--案卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的真實情況。

--案卷內(nèi)的科技文件材料，須齊全、完整。

--案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的的字跡。

--案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)若有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。33項目文件歸檔項目文件的收集項目文件的形成和積累項目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任項目竣工文件的編制項目文件的整理與歸檔項目檔的整理與移交34建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范建設(shè)工程項目立項文件建設(shè)用地、征地、拆遷文件勘查、測繪、設(shè)計文件招投標(biāo)文件開工審批文件監(jiān)理文件施工文件原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出廠質(zhì)量合格證及試驗報告施工試驗記錄竣工圖竣工驗收文件35其他歸檔文件的整理業(yè)務(wù)檔案按問題分類，以卷為整理單位，采用一事一卷的方法組卷。會計檔案按會計核算材料分類，以冊、本為整理單位，分年度，編號排列。詳見《會計檔案管理辦法》聲像檔案按載體--問題分類，以盒、張為整理單位。詳見《聲像檔案管理辦法》。實物檔案按材料分類，排列編號，登記編目。36電子檔案管理主要內(nèi)容概述文件文件目錄文件的組織與數(shù)據(jù)存儲文件系統(tǒng)的其他功能37概述文件系統(tǒng)出現(xiàn)的原因

1、用戶直接操作和管理輔助性存儲器上的信息，繁瑣復(fù)雜，易于出錯，可靠性差。

2、多道程序、分時系統(tǒng)的出現(xiàn)要求以方便、可靠的方式共享大容量輔助存儲器。文件系統(tǒng)是操作系統(tǒng)中負(fù)責(zé)存取和管理信息的模塊，它用統(tǒng)一的方式管理用戶和系統(tǒng)信息的存儲、檢索、更新、共享和保護，并為用戶提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。文件系統(tǒng)的功能

1、文件的按名存?。ɑ竟δ埽?/p>

2、文件目錄地建立和維護（用于實現(xiàn)上述基本功能）

3、實現(xiàn)邏輯文件到物理文件的轉(zhuǎn)換（核心內(nèi)容）

4、文件存儲空間的分配和管理

5、數(shù)據(jù)保密、保護和共享

6、提供一組用戶使用的操作38文件一、文件

文件是由文件名字標(biāo)識的，一組信息的組合。二、實現(xiàn)按名存取的文件系統(tǒng)的優(yōu)點

1、將用戶從復(fù)雜的物理存儲地址管理中解放出來

2、可對文件提供各種安全、保密和保護措施

3、實現(xiàn)文件的共享（同名共享、異名共享）三、邏輯文件和物理文件

大概來說，物理文件是實際存放數(shù)據(jù)的文件，就是在磁盤上具體對應(yīng)的文件，邏輯文件LF是物理文件的一個視圖，按定義的Key鍵值對數(shù)據(jù)進行了排序。也可以理解成，在所有Transact-SQL（存貯過程）語句中引用文件時所使用的名稱。如果還不好理解的話，那么用數(shù)據(jù)表來代表物理文件，邏輯文件就是視圖。當(dāng)然實際上sql（結(jié)構(gòu)化查詢語言）中用的表也是物理數(shù)據(jù)加上數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)表示而成的。

39文件的命名各操作系統(tǒng)的命名規(guī)則略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否區(qū)分大小寫等）和長度上存在差異。通常，文件名字由文件名和展名組成，中間用“.”分隔。前者表示文件內(nèi)容，后者表示文件特性。通配符，“？”和“*”兩種。”?”代表任何一個符合文件命名要求的合法字符；”*”代表任何一個合法的字符串。文件名中一般不要加特殊符號，因為可能會使文件變?yōu)閬y碼。（如果遇到文件變?yōu)閬y碼的情況，可把該文件的文件名改為數(shù)字或其它試一下，也許能恢復(fù)。）Word文檔后面的“.doc”不要動，因為有的電腦不認(rèn)這個擴展名，如果去掉，文檔就變了。可把擴展名隱藏。40分件的分類按用途系統(tǒng)文件、庫文件、用戶文件等按保護級別只讀文件、讀寫文件、不保護文件等按信息流向輸入文件、輸出文件、輸入/輸出文件按存放時限臨時文件、永久文件、檔案文件按存放設(shè)備類型磁盤文件、磁帶文件、軟盤文件41文件的屬性用于文件的管理控制和安全保護分為：

1、基本屬性：文件名、所有者、授權(quán)者、長度等

2、類型屬性：普通文件、目錄文件、系統(tǒng)文件、隱式文件、設(shè)備文件等

3、保護屬性：讀、寫、可執(zhí)行、可更新、可刪除、可改變保護、歸檔等

4、管理屬性：創(chuàng)建時間、最后存取時間、最后修改時間等42文件的存取方法和使用一、文件的存取方法順序存?。喊从涗涰樞蜻M行讀/寫操作的存取方法?？煞譃椋汗潭ㄩL度記錄，可變長度記錄。直接存取：以任意次序（隨機）直接讀取某個記錄索引存取：是基于索引文件的存取方法。（實際系統(tǒng)中，大多采用多級索引，以加速記錄的查找過程。）二、文件的使用兩類接口

1、操作或控制臺命令，如dos命令、dir、cd等

2、系統(tǒng)調(diào)用（API），如open、write等，功能包括：建立文件、打開文件、讀/寫文件、文件控制、關(guān)閉文件、撤消文件等。43文件目錄文件目錄

1、是文件系統(tǒng)建立和維護的關(guān)于系統(tǒng)的所有文件的清單，每個目錄項對應(yīng)一個文件的信息描述，該目錄項又稱為文件控制塊（FCB）。

2、目錄信息也以文件的形式存放，稱為目錄文件。文件控制塊的基本內(nèi)容

1、文件存取控制信息，如文件名、用戶名、文件主存取權(quán)限等

2、文件結(jié)構(gòu)信息，文件邏輯結(jié)構(gòu)、文件的物理結(jié)構(gòu)等

3、文件使用信息，已打開該文件的進程數(shù)、文件的修改情況等

4、文件管理信息，文件建立日期、文件訪問日期等文件目錄的分層要求：

文件檔案的目錄最好不要超過5層，超過5層后，不好檢索。其結(jié)構(gòu)最好同紙檔案架構(gòu)一致。44文件目錄如何實現(xiàn)按名存取當(dāng)用戶要求存取某個文件時，系統(tǒng)查找目錄文件，獲得對應(yīng)的目錄。在文件目錄中，根據(jù)用戶給定的文件名，尋找到對應(yīng)該文件的文件控制塊（文件目錄項）。通過文件控制塊所記錄的該文件的相關(guān)信息（如，文件信息存放的相對位置，或文件信息首塊的物理位置），依次存取該文件的內(nèi)容。45文件目錄結(jié)構(gòu)1、一級目錄：一級目錄為主文件目錄，用于管理所有用戶文件。缺點：1）、重名問題（當(dāng)多用戶共享一個目錄時）

2）、難以實現(xiàn)文件共享（異名共享問題）2、二級目錄：為用戶的文件目錄，用于管理每個用戶下的文件。3、樹形目錄結(jié)構(gòu)：二級目錄結(jié)構(gòu)推廣成多級目錄結(jié)構(gòu)。該結(jié)構(gòu)像一倒置的有根樹，從根向下，每個樹枝都是一個子目錄，而樹葉就是文件。所以又稱樹形目錄結(jié)構(gòu)。4、樹形目錄結(jié)構(gòu)的優(yōu)點：

1）、較好地反映現(xiàn)實世界數(shù)據(jù)集合之前的層次關(guān)系

2）、不同文件可以重名，只要不在同一個目錄中

3）、容易以目錄為單位進行文件的保護、保密和共享5、文件的全名，應(yīng)該從根目錄開始，到該文件名為止，目錄路徑+文件名。46文件組織與數(shù)據(jù)存儲與文件組織和存儲相關(guān)的概念

1、卷：是物理存儲介質(zhì)的單位，如一盤磁帶、一張光盤等。對于存儲介質(zhì)和存儲設(shè)備可分離的存儲器，物理卷和物理設(shè)備不總是一致。

2、塊：存儲介質(zhì)上連續(xù)信息所組成的一個區(qū)域，也叫物理記錄，是主存儲器與輔助存儲器進行信息交換的單位。

3、邏輯記錄：文件中按信息在邏輯上的含義劃分的一種信息單位。應(yīng)用程序處理的單位。

4、存儲記錄，指附加了操作系統(tǒng)控制信息的邏輯記錄。文件管理程序處理的單位。文件的邏輯結(jié)構(gòu)

1、從用戶的角度出發(fā)，在用戶概念中抽象信息的組織方式，以及用戶可見并可處理的數(shù)據(jù)集合。

2、文件按邏輯結(jié)構(gòu)分為兩種形式

1）、流式文件：指文件內(nèi)的數(shù)據(jù)不再組成記錄，只是依次的一串信息集合。數(shù)據(jù)不會再生。（無結(jié)構(gòu)）

2）、記錄式文件：是一種有結(jié)構(gòu)的文件，包含若干邏輯記錄。注：邏輯記錄是文件中按信息在邏輯上的獨立含意劃分的一個信息單位47文件的物理結(jié)構(gòu)：邏輯文件在物理存儲空間中的存放方法和組織關(guān)系。

1、文件的存儲結(jié)構(gòu)涉及：塊（物理記錄）的劃分、記錄的排列、索引的組織、信息的搜索。

2、常見的構(gòu)造物理結(jié)構(gòu)的方法有：*計算法：設(shè)計映射算法，如線性計算法、雜湊法將邏輯地址（記錄鍵）轉(zhuǎn)換成對應(yīng)的物理地址。*指針法：設(shè)置專門的指針，指明相應(yīng)記錄的物理地址，或表達各記錄間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

3、幾種常見的文件物理結(jié)構(gòu)：順序文件，連續(xù)存儲；連接文件直接文件非連續(xù)存儲索引文件文件組織與數(shù)據(jù)存儲48文件的組織與數(shù)據(jù)存儲順序文件：緊湊順序文件，邏輯記錄連續(xù)存儲在有儲介質(zhì)的相鄰物理塊上。幾種順序文件的變種：擴展順序文件、連接順序文件、劃分順序文件。連接文件：使用連接字或指針來表示文件中各記錄之間的串聯(lián)關(guān)系，又稱串連文件。特點：邏輯記錄順序于物理記錄順序，增、刪、改方便，但性能較低。直接文件：在記錄的關(guān)鍵字與其存儲的物理地址之間建立某種對應(yīng)關(guān)系（通常采用散列函數(shù)），又稱散列文件。關(guān)健問題：對應(yīng)關(guān)系的沖突問題。直接散列法：將記錄鍵作為記錄的存取地址。索引文件：系統(tǒng)為每個文件建立一張索引表，每個表目標(biāo)包含一個記錄鍵（或邏輯記錄號）及其對應(yīng)的存儲地址。索引可分為：稠密型索引、稀疏型索引。文件目錄項記錄1記錄2…….……記錄N塊塊塊地址關(guān)健字或邏輯記錄號49文件系統(tǒng)的其他功能文件卷的安裝和使用

1、文件卷，又稱文件子系統(tǒng)，存放文件和目錄信息，也存放文件屬性、空閑區(qū)域信息。通常，存儲介質(zhì)的物理單位為一個卷。（硬盤的一個分區(qū)為一個卷）

2、Windows/Dos系統(tǒng)中，不需用戶顯示地進行文件卷安裝操作。

3、Unix/Linux系統(tǒng)中，每個文件卷需要安裝才能使用。文件系統(tǒng)可分為基本文件系統(tǒng)和可裝卸的子文件系統(tǒng)兩部分。（mount操作）文件共享

1、文件共享是指不同用戶（進程）間共同使用同一個文件。

2、文件共享還可以節(jié)省大量的外存空間，有效減少文件復(fù)制而增加的訪問外存次數(shù)。

3、UNIX系統(tǒng)中常見的共享文件方式：靜態(tài)共享、動態(tài)共享、符號連接共享。50文件系統(tǒng)的其它功能一、輔存空間管理：

1、輔存空間常見的分配方法

1）、連續(xù)分配，文件被存放在輔存空間的連續(xù)存儲區(qū)。

2）、非連續(xù)分配：按塊（扇區(qū)）為單位非連續(xù)分配；按簇為單位的非連續(xù)分配。

2、文件存儲空間管理方法：位示圖、空閑區(qū)表、空閑塊鏈、成組空閑塊鏈。二、虛擬文件系統(tǒng)：

1、目標(biāo)：同時支持多種文件系統(tǒng)系統(tǒng)中可安裝多個文件系統(tǒng)為用戶提供一致的接口提供網(wǎng)絡(luò)共享文件支持可擴充新的文件系統(tǒng)

2、基本思路：

1）、對多個文件系統(tǒng)的共同特征進行抽象組合，形成一個與具體文件系統(tǒng)無關(guān)的虛擬層，并在此層上定義對用戶的一致性接口。

2）、在文件系統(tǒng)具本實現(xiàn)層，使用類似開關(guān)的技術(shù)進行文件系統(tǒng)的轉(zhuǎn)接。51保管要求歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件

1、歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃及觸摸記錄涂層。

2、單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

3、存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強磁場、強熱源、并與有害氣體隔離。

4、環(huán)境溫度17～20℃；相對濕度35～45%。

5、磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

6、對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年一次。原載體同時保留時間不少于4年。

7、光盤擦拭時，應(yīng)用專業(yè)的擦拭工具。如麂皮。

8、移動硬盤存放時，須把數(shù)據(jù)線拔掉，把插口粘起，用防靜電的袋子裝起來。（也可用自封口塑料袋）52照片檔案的保管底片袋：應(yīng)使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其pH值應(yīng)在7.2-9.5之間，α-纖維素含量應(yīng)高于87%。底片袋子應(yīng)使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。底片冊、照片冊：所有封面、封底、芯頁均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其pH值應(yīng)在7.2-9.5之間，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如存儲柜、抽屜、有門的書架或文件架等。儲存柜應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。儲存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對儲存的底片、照片無有害影響。照片放置時，不能面對面或背對背，以防粘滯損壞。對儲存柜架進行排列時，應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。53磁性載體檔案的管理與保護磁性載體文件系指磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。長期儲存的磁性載體檔案的信息要經(jīng)過清潔的設(shè)備錄制。儲存前，檢查磁帶纏繞是否規(guī)整，邊緣有無損壞，并應(yīng)將磁帶在存儲環(huán)境中平衡1-3天，然后在全長度上使用清潔機慢速、均勻、連續(xù)的重新纏繞，纏繞張力為1.7-2.2N（牛頓）。應(yīng)將磁帶在干燥的環(huán)境中（相對濕度小于40%）快封到塑料袋中或密封容器中，以防粘合劑、潤滑劑揮發(fā)。溫濕度變化范圍：溫度應(yīng)在15-27℃，相對濕度40-60%。在此范圍內(nèi)選定一組值，選定后，在24小時內(nèi)溫度變不得超過+/-3℃；相對濕度變化不得超過+/-5%。最佳環(huán)境溫度是18℃，相對濕度是40%。54清潔及防水、防火要求不要用手觸摸磁帶（軟磁盤），應(yīng)戴非棉制手套操作；不要使磁帶（軟磁盤）接觸不清潔表面，如地面、桌面等。裝磁帶（軟磁盤）的裝具，應(yīng)潔凈無塵。庫房地面不應(yīng)打蠟和鋪地毯。吸塵器的排出氣應(yīng)通向?qū)Ｓ萌萜骰驇旆客?。庫房中禁止使用打印機。庫房內(nèi)的設(shè)備要避免水淹，磁帶架最低一層擱板應(yīng)高于地面30cm以上。庫房及裝具應(yīng)使用耐火材料，庫房內(nèi)及附近不得有易燃物品。庫房內(nèi)嚴(yán)禁出現(xiàn)明火。庫房中應(yīng)配備CO2滅火器。（干粉滅火器）庫房物品如紙張、木材、洗滌液等應(yīng)盡量少，并且應(yīng)擺放整齊，不能有路障。重要檔案應(yīng)專柜存放。55防磁要求磁性載體檔案與磁場源（永久磁鐵、馬達、變壓器等）之間的距離不得少于76mm?？墒褂密洿盼镔|(zhì)（軟鐵、鐵鎳合金等）構(gòu)成容器或箱柜，對磁場進行屏蔽。磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應(yīng)距容器內(nèi)壁至少26mm。使用無屏蔽的容器運輸時，磁性載體檔案距容器外壁至少76mm。不得將任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)龋霂旆?。在存放重要檔案的庫區(qū)，應(yīng)設(shè)置測磁設(shè)備，以防止有隱藏磁場存在。檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離變壓房。56工作間要求工作間應(yīng)是清潔的，且溫、濕度可控。工作間應(yīng)使用穩(wěn)壓、穩(wěn)頻電源。直接工作區(qū)內(nèi)禁止吸煙、喝飲料及進食。卷軸（包括空軸）應(yīng)放在專門的保護容器內(nèi)不應(yīng)把磁帶（軟磁盤）放在熱的地方，比如接近熱源或陽光直射處。定期對工作間的磁帶機、軟盤驅(qū)動器的機械、電氣部分進行系統(tǒng)的檢查。應(yīng)保持磁帶機、軟盤驅(qū)動器中全部磁帶、軟磁盤接觸面的清潔。工作間應(yīng)備有磁帶清洗機和檢驗器，并用來清潔和卷繞磁帶。載體文件目錄清單應(yīng)含：盤帶號、序號文件、題名檔號57Thanks

檔案管理管理培訓(xùn)

第一部分：◆檔案概述檔案起源檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。檔案演變古老型載體檔案：甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案。傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。檔案定義檔案含義檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。檔案的來源——國家機構(gòu)、社會組織和個人；社會活動。檔案的條件——保存?zhèn)洳榈臍v史文件。第二部分：◆文書檔案管理檔案的收集檔案的整理歸檔范圍：凡是反映本機關(guān)工作、生產(chǎn)活動，有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是歸檔的主體。歸檔時間：一般在次年上半年向檔案部門移交。國家檔案局《機關(guān)檔案工作條例》（1983）一、檔案的收集歸檔手續(xù)：案卷目錄的移交，交接雙方簽字。歸檔案卷的質(zhì)量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。一、檔案的收集檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。整理原則二、檔案的整理：年度分類法組織機構(gòu)分類法問題分類法常用的檔案分類法二、檔案的整理立卷

立卷工作的內(nèi)容：組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的排列與編號、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝封。立卷六特征：問題、作者、文種（名稱）、時間、地區(qū)、收發(fā)文機關(guān)二、檔案的整理二、檔案的整理整理方法裝訂：按件裝訂分類：年度-機構(gòu)（問題）-保管期限編號：文件首頁上端加蓋歸檔章（全宗號、年度、保管期限、件號)

編目：逐件編目裝盒：按件號順序裝盒第三部分：◆企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案：是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。

企業(yè)檔案黨群工作行政管理經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理科學(xué)技術(shù)研究基本建設(shè)設(shè)備會計檔案聲像檔案榮譽實物檔案電子檔案其他建立檔案工作體制制定檔案工作管理制度配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施檔案業(yè)務(wù)工作

一、建立檔案工作體制

一、建立檔案工作體制檔案部門各部門檔案工作領(lǐng)導(dǎo)各部門檔案工作人員分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)二、制定檔案工作管理制度

要求：

1、制定本企業(yè)檔案工作的各項規(guī)章制度不能有悖于國家、本系統(tǒng)、本地區(qū)關(guān)于檔案工作的有關(guān)規(guī)定，同時內(nèi)容即要全面又要有針對性。

2、要了解本企業(yè)管理及檔案形成的特點，充分征求企業(yè)內(nèi)部有關(guān)部門的意見，與他們密切配合，使制定的規(guī)章制度及內(nèi)容更加切合本單位的工作實際。二、制定檔案工作管理制度內(nèi)容：工作規(guī)章。包括企業(yè)檔案工作規(guī)定（內(nèi)容要包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案。管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、電子文件管理制度、科技檔案補充更新制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、庫房管理制度。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。包括檔案整理規(guī)則、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)長遠(yuǎn)規(guī)劃。二、制定檔案工作管理制度

企業(yè)下達項目計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結(jié)與項目文件材料完成歸檔同步。二、制定檔案工作管理制度三納入將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制。四參加四同步企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建項目驗收；設(shè)備開箱驗收或引進項目接收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：檔案庫房、檔案、人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架、檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備考表、登記表、裝訂線、裝訂機、夾子、錐子、鉛筆等）。檔案庫房內(nèi)要配備：防盜、防塵、防潮、防光、防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防”設(shè)施。三、配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施四、檔案業(yè)務(wù)工作

檔案收集檔案整理四、檔案業(yè)務(wù)工作

（一）檔案收集

四、檔案業(yè)務(wù)工作收集的定義：檔案的收集就是檔案室按照有關(guān)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機關(guān)、部門、個人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有計劃地集中保存的工作。（1）管理類檔案收集工作的要求歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并能反映企業(yè)的業(yè)務(wù)活動。要加強收集工作的調(diào)查。四、檔案業(yè)務(wù)工作收集工作的要求（2）科技檔案收集工作的要求要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則。要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。要保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確。收集工作的要求四、檔案業(yè)務(wù)工作

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