單一采購成功五要素

單一采購成功五要素建立信任，明確職責(zé)，買家主導(dǎo)整個(gè)過程。在公司設(shè)法提高外購程序的效率之時(shí)，有諸多原因能使單一采購〔solesourcing〕成為既節(jié)約本錢又節(jié)省時(shí)間的可行選擇。單一采購是指買家與一位效勞供應(yīng)商來定義、磋商并購置效勞的一種做法。以往，買家采用單一采購是因?yàn)樗群?jiǎn)單又迅速，不像多供應(yīng)商采購程序那樣，要分階段進(jìn)行，還要各個(gè)審查，顯得困難重重。而現(xiàn)在情況那么不同，采用單一采購大多是出于買家和效勞供應(yīng)商之間已經(jīng)建立的信任。就采購本錢和決策時(shí)間而言，與多供應(yīng)商采購相比，單一采購能發(fā)揮出巨大的潛在效率。然而，單一采購容易受一些問題的影響，買家必須早早著手解決這些問題，以確保最終取得成功。單一采購還是多方采購在下述情況下可以選擇單一采購方式：●快捷的程序至關(guān)重要?！裥诠?yīng)商的聲譽(yù)至關(guān)重要。●效勞供應(yīng)商具有獨(dú)特的能力；有時(shí)，供應(yīng)商能提供獨(dú)特的業(yè)務(wù)方案〔如講究效率，同時(shí)增加收入〕，或者能幫助買家改進(jìn)程序，增加價(jià)值?！駭M定的采購協(xié)議錯(cuò)綜復(fù)雜。這通常是由交易額的大小、與其他程序之間的相互依賴性或戰(zhàn)略重要性來決定?！衽c供應(yīng)商之間已經(jīng)有了"交織在一起的"聯(lián)盟關(guān)系〔如：效勞供應(yīng)商擁有關(guān)鍵的軟件或?qū)Ｓ袡?quán)〕?！褓I家和效勞供應(yīng)商的個(gè)人或兩家機(jī)構(gòu)之間有著高度的信任；這常常是以供應(yīng)商以往提供效勞的能力為根底的?！窆疚幕欣诓捎秒p方協(xié)作的單一來源?！褓I家與效勞供應(yīng)商之間存在廣泛的聯(lián)盟時(shí)機(jī)〔如：交叉銷售產(chǎn)品，管理銷售渠道或提供技術(shù)、研究能力〕。而買家在下述情況下會(huì)選擇多供應(yīng)商采購方式：●市場(chǎng)提供的效勞范圍清楚明確?！褓I方的重點(diǎn)在于：通過更大范圍的價(jià)值比較，以獲取最低價(jià)?！裨趯?duì)采購方式的選擇進(jìn)行嚴(yán)格的分析方面，買方本身能力欠缺，因而，需要對(duì)不同實(shí)力的效勞供應(yīng)商提供的多種解決方案加以比較評(píng)估?！裨冉⒌年P(guān)系中沒有占主導(dǎo)地位的關(guān)系可以左右采購方式的選瘛?P>●公司準(zhǔn)那么、政府政策或文化規(guī)定采用多供應(yīng)商采購方式。●變革管理和實(shí)施挑戰(zhàn)很小。●公司對(duì)任何一種單一采購均持極其疑心的態(tài)度，從而使決策過程減慢，采購程序的可信度也受到影響。有調(diào)查說明，公司在考慮單一采購時(shí)，與供應(yīng)商已有的關(guān)系和快捷程序的需要成了最有影響力的兩大因素。采用單一采購的所有決策中，有一半是基于這兩大因素做出的。買家透露，在考慮單一采購時(shí)，他們最不可能選擇的是那些拿著誘人的方案書找上門的效勞供應(yīng)商。考慮到外購過程中更換效勞供應(yīng)商會(huì)帶來高額本錢，因此，在原有的根底上開展與供應(yīng)商的關(guān)系可以使單一采購成功的時(shí)機(jī)增大，但單憑這一點(diǎn)還不能保證成功。對(duì)買家來講，成功的關(guān)鍵在于：切實(shí)制定一種嚴(yán)格有序的單一采購方式。以下一些做法很有必要：精心確定買家目標(biāo)和所需效勞。建立一個(gè)框架體系〔涉及財(cái)務(wù)和其他一些因素〕，以幫助雙方了解解決方案何時(shí)可以被接受。打好根底，以便雙方有效地管理解決方案的實(shí)施和不斷履行。通過建立這樣的程序，買方施加了一定的壓力，促使自身和效勞供應(yīng)商都不斷努力，提高工作效益，同時(shí)也加強(qiáng)了雙方之間富有成效的工作關(guān)系。單一采購五大要素下述五大因素可以使單一采購獲得成功，其中幾個(gè)因素雖然對(duì)多供應(yīng)商采購方式來講也很重要，但對(duì)單一采購來講，更是重中之重。1.開展關(guān)系。良好的關(guān)系具有多種特征，諸如相互尊重、盡可能協(xié)調(diào)好雙方利益的愿望、解決分歧的承諾和能力、對(duì)彼此意愿的信任等?？傊?，在外購時(shí)，供應(yīng)商要做的遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只是提供效勞。單一采購的一個(gè)目標(biāo)就是盡可能開展雙方的關(guān)系。由于買家和供應(yīng)商可以多花一些時(shí)間在一起，因此雙方開展關(guān)系的時(shí)機(jī)很多。例如，單一采購使買家有時(shí)機(jī)從供應(yīng)商處尋求解決問題的真知灼見，而非現(xiàn)成的解決方案。這些個(gè)性化的解決方案要求買家和供應(yīng)商之間互有透明度，進(jìn)行信息的交流溝通。通過這些交流，隨著買家不斷征求供應(yīng)商的意見、對(duì)供應(yīng)商信任度的增加，雙方的關(guān)系也在不斷開展。這些都為穩(wěn)固雙方的關(guān)系創(chuàng)造了時(shí)機(jī)，而這在多供應(yīng)商采購方式中是不可能有的。還有，談判的方式也為雙方奠定長久的關(guān)系提供了時(shí)機(jī)。雙方應(yīng)本著解決問題的觀點(diǎn)來建立關(guān)系，而不是采用投標(biāo)程序去激化分歧。在談判過程中雙方應(yīng)以利益為重。2.讓高層領(lǐng)導(dǎo)參與。單一采購更多依賴兩家機(jī)構(gòu)的最高層之間的信任。這一點(diǎn)之所以重要有幾個(gè)原因。特定的解決方案常常是按買家的需求量身定做的，包括實(shí)際提供的效勞和協(xié)議中的商業(yè)條款。因此，這些決策不僅需要供應(yīng)商和買家雙方最高層的許可同意，而且還需要他們理解并參與協(xié)議的具體內(nèi)容。高層管理人員一般都會(huì)授權(quán)下屬人員，讓他們對(duì)采購程序負(fù)責(zé)，這種習(xí)慣做法常常帶來麻煩。而且，如果沒有高層管理人員制定明確的方向并對(duì)決策負(fù)責(zé)的話，下屬經(jīng)理人往往會(huì)把單一采購程序演變成沒完沒了的基準(zhǔn)測(cè)試，"看看我們是否爭(zhēng)取到了公平的交易。"這種做法通常會(huì)得出模糊不清的結(jié)論，還會(huì)導(dǎo)致雙方企求的信任破裂。3.征得董事會(huì)同意。由于所討論的采購方式具有重要的經(jīng)濟(jì)影響，因此，還必須征得董事會(huì)的同意接受。單一采購很容易招致人們的批評(píng)指責(zé)，因?yàn)闊o論是效勞供應(yīng)商、效勞范圍、解決方案，還是價(jià)格，都讓買家無從選擇。單一采購還會(huì)因其缺乏客觀性而招致來自公司內(nèi)部的批評(píng)。但是，這一結(jié)論無視的是：買家與供應(yīng)商會(huì)一起花費(fèi)大量時(shí)間共同努力，為其特定需求設(shè)計(jì)解決方案。當(dāng)?shù)谝淮蜗驅(qū)Υ艘粺o所知或知之甚少的董事會(huì)介紹這種采購方式時(shí)，董事會(huì)的通常反響就是對(duì)該種方式的合理性提出質(zhì)疑。董事會(huì)關(guān)注的事情有：管理人員是否考慮了所有的選擇，采用的解決方案對(duì)買方機(jī)構(gòu)來講是否最具本錢效益，等等。為此，買家還要再去收集有關(guān)資料，有可能重新設(shè)計(jì)采購程序，以便從其他供應(yīng)商處獲取方案書。不可防止的結(jié)果是，買家在外購程序上不得不花費(fèi)額外的時(shí)間、精力和資源。當(dāng)董事會(huì)最終得出的結(jié)論與最初向他們介紹的情況一致時(shí)〔即針對(duì)公司的具體情況，單一采購是一種可行的方式〕，買家所花費(fèi)的時(shí)間和金錢往往比采用多供應(yīng)商采購方式花的還要多。為防止這一后果，采用單一采購之初，或在該程序開始之前，就應(yīng)征得董事會(huì)的同意，并給董事會(huì)提供對(duì)采購程序的設(shè)計(jì)施加影響的時(shí)機(jī)，或者至少要讓董事會(huì)覺得他們的參與必不可少。4.進(jìn)行比較，確保價(jià)值。買家必須采用一種復(fù)雜的外部比較分析程序以確保采購的公正性。買家要密切參與效勞范圍的開發(fā)和不斷改進(jìn)，還要知道從供應(yīng)商那里尋求的是什么效勞，需要多少效勞才能到達(dá)自己的目標(biāo)。買家和供應(yīng)商必須齊心協(xié)力，共同為供應(yīng)商設(shè)定特定的目標(biāo)，這就要求買家進(jìn)行一些分析，而如果買家有幾種解決方案可供比較的話，這些分析本來是可以省掉的。通過對(duì)可能的解決方案的每一局部進(jìn)行比較，供應(yīng)商能夠繼續(xù)有效地"競(jìng)爭(zhēng)"該項(xiàng)交易。買家有可能從協(xié)議的效勞范圍中抽掉局部或全部效勞，這給供應(yīng)商造成了壓力，可以確保供應(yīng)商以合理的價(jià)格盡可能提供最正確的解決方案。買家必須一開始就向供應(yīng)商明確表示，如假設(shè)目標(biāo)達(dá)不到，買家隨時(shí)可能采用多供應(yīng)商采購方式取而代之。5.具體明確－－－越具體越好。買家必須明確規(guī)定解決問題、分析問題和評(píng)估解決方案所采用的程序。這就要求買家控制整個(gè)程序，制定具體的里程碑和終極目標(biāo)。這樣，買家就能對(duì)交易過程中的決策和問題進(jìn)行控制。明確這一程序的目的是為了建立一個(gè)框架，在該框架下，雙方清楚地知道規(guī)定的里程碑和終極目標(biāo)，并且最終了解何時(shí)達(dá)成了公平交易。除了為該程序設(shè)定時(shí)間期限和目標(biāo)以外，買家應(yīng)該設(shè)定效勞范圍和效勞標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)節(jié)等級(jí)，這些細(xì)節(jié)等級(jí)可用來衡量雙方的關(guān)系成功與否。必須明確哪些程序是在效勞范圍之內(nèi)。這一點(diǎn)應(yīng)該由買家決定，盡管供應(yīng)商可以提出一些其他的方法。另外，買家還必須規(guī)定供應(yīng)商各種角色和職責(zé)的精確水平。例如，要求供應(yīng)商為其解決方案開發(fā)出責(zé)任矩陣，以幫助買家和供應(yīng)商迅速描述出一些關(guān)鍵責(zé)任，使買家明白該方案中哪些活動(dòng)要保存，哪些要舍棄，每種活動(dòng)的財(cái)務(wù)影響如何。此外，買家必須堅(jiān)持供應(yīng)商的方案書中明確規(guī)定衡量解決方案成功與否的標(biāo)準(zhǔn)。迫使雙方在具體的標(biāo)準(zhǔn)上達(dá)成一致，能使雙方都清楚明白。單一采購并非對(duì)每家公司來說都是最正確選擇。但是，如果情況適合的話，它不失為一種可行的方法。買家必須權(quán)衡許多因素：供應(yīng)商滿足特定需要的能力－－－提供現(xiàn)成的效勞，或是為顧客量身定做、設(shè)計(jì)解決方案；目前雙方關(guān)系的牢固程度；所需的效勞范圍；供應(yīng)商以后提供新的效勞的能力；以及單一采購在公司中的接受程度。單一采購容易出現(xiàn)哪些問題？單一采購可以提高采購效率，但它也會(huì)制造一些無法預(yù)料的障礙。決定采用單一采購只是漫長而昂貴的程序的開始，假設(shè)不加以精心管理，便會(huì)出現(xiàn)松散拖沓的局面。試想一下買家和效勞供應(yīng)商的目標(biāo)存在潛在的沖突。買家想要一種針對(duì)公司特定需求的個(gè)性化解決方案，而效勞供應(yīng)商那么希望所設(shè)計(jì)的解決方案能夠利用自己的能力和根底設(shè)施。再者，效勞供應(yīng)商為了迅速拿到意向書，常常會(huì)作出提供效勞的承諾。為什么要迅速呢？因?yàn)樾诠?yīng)商想要建立起情感上的承諾，而買家由于雙方已有的信任關(guān)系，通常無法拒絕與該供應(yīng)商簽約。效勞供應(yīng)商在開始階段進(jìn)展迅速，以加速內(nèi)容欠具體的意向書的訂立，這會(huì)導(dǎo)致訂立的協(xié)議能夠更好地滿足供應(yīng)商的需要，而非買家的需要。供應(yīng)商作出的"原那么上的承諾"在三個(gè)主要方面缺少具體的內(nèi)容：●協(xié)議的范圍和性質(zhì)●保證提供的效勞水平●買家和效勞供應(yīng)商如何分享由供應(yīng)商的解決方案帶來的價(jià)值。在上述情況下，效勞供應(yīng)商在談判中爭(zhēng)取到的條件將更為有利、更容易進(jìn)行，也不那么費(fèi)力－－－不管達(dá)成的條件和能提供的效勞是否完全滿足買家明確的和潛在的需求。最終，買家感覺自己被套在協(xié)議中，不太愿意與效勞供應(yīng)商重新進(jìn)行討論，以解決一些已發(fā)現(xiàn)的缺陷。一旦買家和供應(yīng)商重新進(jìn)行討論，談判就會(huì)陷入僵局，因?yàn)橘I家和供應(yīng)商都想把各自的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)參加協(xié)議中。這會(huì)大大減慢談判的進(jìn)程，常常會(huì)使供應(yīng)商掌握談判的主動(dòng)權(quán)，因?yàn)橘I家一心想著簽完協(xié)議盡快收?qǐng)?。如果談判速度真的減慢很多，那么，有可能出現(xiàn)兩個(gè)額外的難題。第一，談判進(jìn)程的減慢會(huì)使買家和供應(yīng)商對(duì)各自的重點(diǎn)和關(guān)心的事產(chǎn)生徘徊、游離。買家沒有了重點(diǎn)，就需要對(duì)采購工作的預(yù)期目標(biāo)和范圍重新解釋。于是形成了一個(gè)"活動(dòng)靶"，這在效勞供應(yīng)商看來，原先的采購工作的性質(zhì)已經(jīng)改變。此外，它還助長了買家內(nèi)部反對(duì)該采購方案的力量。這給那些反對(duì)力量提供了可乘之機(jī)，為協(xié)議的訂立設(shè)置了障礙。這會(huì)影響到該采購方案的范圍和目標(biāo)。第二