主要檔案管理方法和措施

檔案管理的重要手段和措施一、檔案管理目的工程項(xiàng)目檔案的價(jià)值使檔案管理在項(xiàng)目管理內(nèi)容中顯得尤為重要，同步文獻(xiàn)檔案控制是IS09000所規(guī)定的一種基本要素，也是項(xiàng)目管理不可或缺的方面，規(guī)范、有效的檔案管理工作保證了都市建設(shè)檔案的完整性、系統(tǒng)性和國(guó)家有關(guān)規(guī)范和法律規(guī)定。二、檔案管理根據(jù)1第十一條規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織必須2第六十七條規(guī)定：建設(shè)單位未在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)市、縣人民政府城鎮(zhèn)規(guī)劃主管部門(mén)責(zé)令限期補(bǔ)報(bào)，逾3程或其他技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收的時(shí)候，要有科技檔案部門(mén)參與，對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文獻(xiàn)材料加以驗(yàn)收。沒(méi)有技文獻(xiàn)材料的項(xiàng)目，不能驗(yàn)收。4①完畢建設(shè)工程設(shè)計(jì)和協(xié)議約定的各項(xiàng)內(nèi)容；②有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料；驗(yàn)匯報(bào)；格文獻(xiàn)；定，及時(shí)搜集，整頓建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文獻(xiàn)資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工后，及時(shí)向建設(shè)行政主管部門(mén)或者其他有關(guān)部門(mén)移交建設(shè)項(xiàng)目檔案的，責(zé)令其改正，處1萬(wàn)5第八條明確指出：列入城建檔案接受范圍的工程，建設(shè)單位在第九條指出：建設(shè)單位在獲得工程檔案承認(rèn)文獻(xiàn)后，方可組織工程竣工驗(yàn)收。建設(shè)行政主管部門(mén)在辦理竣工驗(yàn)收立案時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)工程檔案承認(rèn)文獻(xiàn)。6《都市地下管線(xiàn)工程檔案管理措施》(建設(shè)部第136號(hào)令)第十條規(guī)定：建設(shè)單位在地下管線(xiàn)工程竣工驗(yàn)收立案錢(qián)，應(yīng)當(dāng)(1)地下管線(xiàn)工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文獻(xiàn)、監(jiān)理文獻(xiàn)、施工文獻(xiàn)、竣工驗(yàn)收文獻(xiàn)和竣工圖；(2)地下管線(xiàn)竣工測(cè)量成果；施工單位在施工中損害地下管線(xiàn)的，建設(shè)單位依法承擔(dān)對(duì)應(yīng)的責(zé)任。”7第七條都市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)接受和管理下列檔(一)都市建設(shè)工程檔案；1、工業(yè)、民用建筑工程；2、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；定的原則以及措施的規(guī)定搜集、整頓建設(shè)工程(包括配套工程，下同)檔案，并向都市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交。前款所稱(chēng)建設(shè)工程檔案，包括工程項(xiàng)目前期、施工及竣工所料可以移交副本。證前，應(yīng)當(dāng)與工程所在地都市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)簽訂建設(shè)工程檔案承諾都市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期將建設(shè)工程檔案承諾書(shū)簽訂狀況，報(bào)工程所在地建設(shè)行政主管部門(mén)和檔案行政主簽訂《建設(shè)工程竣工檔案移交承諾書(shū)》區(qū)城建檔案館《浙江省都市建設(shè)檔案管理措施》(浙江省人民政府令第217號(hào))資料齊全后當(dāng)場(chǎng)辦理序號(hào)領(lǐng)取/辦理部門(mén)填寫(xiě)《建設(shè)工程竣工檔案移交承諾書(shū)》份(必須加蓋公章)規(guī)劃許可證復(fù)印件一份(包括附件、附劃審批圖需要提供的其他資料7窗口辦理辦理《建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)送申請(qǐng)表》,和城建檔案管理部門(mén)簽訂《建設(shè)工項(xiàng)目代建單位備、工藝和涉外文獻(xiàn)項(xiàng)目代建單位負(fù)責(zé)搜集、積累勘察、設(shè)計(jì)文獻(xiàn)，并按規(guī)定在項(xiàng)目竣工前向項(xiàng)目代建單位移交項(xiàng)目施工及分包項(xiàng)目所有文獻(xiàn)的搜集、積累、整頓，并規(guī)定在項(xiàng)目竣工前向項(xiàng)目代建單位移交包商試運(yùn)行過(guò)程中文獻(xiàn)、資料的搜集和積累項(xiàng)目代建單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)搜集竣工驗(yàn)收過(guò)程的文獻(xiàn)施工承包商關(guān)檔案資料，并確定需向檔案管理部門(mén)移交部分，作好檔案移交的準(zhǔn)備工作項(xiàng)目代建單位將檔案管理目的作簽約階段督促協(xié)作單位任命項(xiàng)目啟動(dòng)階段檔案搜集、積累以月為周期檢查各項(xiàng)目實(shí)行過(guò)程項(xiàng)目檔案的匯總確定需移交城建檔竣工驗(yàn)收前檔案移交根據(jù)檔案移交證明及消防、環(huán)境保護(hù)、竣工驗(yàn)收后(一)建立系統(tǒng)、完善的信息網(wǎng)3、建立信息公布制度。將工程信息進(jìn)行整頓(二)信息及檔案管理的措施(1)立卷應(yīng)遵照工程文獻(xiàn)形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)文獻(xiàn)的有(2)一種建設(shè)工程由多種單位工程構(gòu)成時(shí)，工程文獻(xiàn)應(yīng)按單位工程組卷。(3)工程文獻(xiàn)可按建設(shè)程序劃分為：工程準(zhǔn)備階段文獻(xiàn)、監(jiān)理文獻(xiàn)、施工文獻(xiàn)、竣工圖、竣工驗(yàn)收文獻(xiàn)5部分。(4)招標(biāo)人、使用方、施工方負(fù)責(zé)立卷范圍按余杭區(qū)城建檔案館制定的《余杭區(qū)建設(shè)工程檔案編制指南》執(zhí)行。①工程準(zhǔn)備階段，由招標(biāo)人、使用方按項(xiàng)目立卷；實(shí)行階段，由招標(biāo)人、使用人按單位工程立卷的竣工驗(yàn)收文獻(xiàn)。②由施工方按單位工程立卷：施工及驗(yàn)收記錄、竣工圖。施工單位根據(jù)《工程竣工檔案驗(yàn)收小結(jié)提綱》的規(guī)定，編寫(xiě)工程竣工驗(yàn)收小結(jié)，施工單位負(fù)責(zé)人簽名，加蓋公章，以備驗(yàn)收。驗(yàn)收后，工程竣工驗(yàn)收小結(jié)交項(xiàng)目代建方。③由項(xiàng)目代建方按單位工程立卷：監(jiān)理文獻(xiàn)，在施工監(jiān)理中形成的資料檔案十分重要，除部分資料交由施工單位組卷外，均應(yīng)分類(lèi)裝訂，監(jiān)理文獻(xiàn)可先按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段組卷，竣工后移交一套原件給招標(biāo)人、使用方存檔。負(fù)責(zé)嚴(yán)格審核竣工檔案的質(zhì)量。填寫(xiě)《工程質(zhì)量保證資料審查記錄》,一式三份，總監(jiān)理工程師簽字后，一份交項(xiàng)目代建方，一份交施工方，監(jiān)理方留存一份。監(jiān)理方工程師審核竣工圖后，應(yīng)在竣工圖上簽字并加蓋監(jiān)理單位公章。④監(jiān)理方抽檢材料、測(cè)量檢測(cè)資料和立案需填寫(xiě)的表格按標(biāo)段另行組卷，其中除材料質(zhì)檢匯報(bào)入施工單位檔案外，監(jiān)理單位在工程監(jiān)理工程中所形成的所有資料，如監(jiān)理規(guī)劃、會(huì)議紀(jì)要、月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)等按所管標(biāo)段分類(lèi)整頓裝訂成冊(cè)。(此部分工作根據(jù)招標(biāo)文獻(xiàn)以及《項(xiàng)目代建協(xié)議》的規(guī)定由項(xiàng)目代建方完畢，詳細(xì)實(shí)行由項(xiàng)目代建方負(fù)責(zé))(三)項(xiàng)目前期報(bào)建階段檔案資料目錄清單備注項(xiàng)目前期立項(xiàng)(1)項(xiàng)目提議書(shū)及批復(fù)文獻(xiàn)(2)可行性研究匯報(bào)、環(huán)境影響匯報(bào)、論證及評(píng)估等文獻(xiàn)(3)設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)及批復(fù)(4)建設(shè)用地選址意見(jiàn)書(shū)及批復(fù)(5)國(guó)家土地使用證及地形圖(6)建設(shè)用地規(guī)劃許可證及核準(zhǔn)的地形圖(7)建設(shè)工程規(guī)劃許可證及核準(zhǔn)的總面積、紅線(xiàn)圖獻(xiàn)和資(1)工程水文、地質(zhì)勘察匯報(bào)(2)地質(zhì)圖(3)規(guī)劃設(shè)計(jì)文獻(xiàn)(4)方案設(shè)計(jì)(5)初步設(shè)計(jì)和工程總概算(6)施工圖時(shí)機(jī)和工程預(yù)算(7)工程構(gòu)造設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)及闡明書(shū)土建部分1、施工技術(shù)文獻(xiàn)(1)施工協(xié)議(2)施工預(yù)算(3)動(dòng)工、竣工匯報(bào)(4)施工定位測(cè)量記錄、測(cè)量復(fù)核單及成果圖(5)工程質(zhì)量檢查及驗(yàn)收記錄；單位工程質(zhì)量綜合評(píng)估表等2、施工材料質(zhì)量保證文獻(xiàn)(1)原材料匯總表及質(zhì)量證明單、試驗(yàn)匯報(bào)(2)施工試驗(yàn)匯總表及試驗(yàn)匯報(bào)(3)預(yù)制構(gòu)建件明細(xì)表及合格證、試驗(yàn)匯報(bào)水、衛(wèi)部分(1)施工協(xié)議(2)施工預(yù)算(3)動(dòng)工、竣工匯報(bào)(4)室外管線(xiàn)測(cè)量記錄(5)功能試驗(yàn)記錄及質(zhì)量評(píng)估(6)隱蔽工程驗(yàn)收記錄(7)材料、設(shè)備明細(xì)表及檢查記錄(8)管線(xiàn)征詢(xún)匯報(bào)單、管線(xiàn)、設(shè)備報(bào)裝單電力部分通風(fēng)與空調(diào)部分智能化系統(tǒng)部分設(shè)計(jì)變更根據(jù)性文獻(xiàn)監(jiān)理文獻(xiàn)(1)監(jiān)理規(guī)劃(2)施工進(jìn)度控制類(lèi)文獻(xiàn)(3)施工質(zhì)量控制類(lèi)文獻(xiàn)(4)工程造價(jià)控制類(lèi)文獻(xiàn)(5)工程竣工總結(jié)(6)質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)匯報(bào)理類(lèi)資1、招投標(biāo)文獻(xiàn)、協(xié)議文獻(xiàn)類(lèi)2、項(xiàng)目進(jìn)度控制類(lèi)3、項(xiàng)目費(fèi)用控制類(lèi)4、項(xiàng)目材料控制類(lèi)5、項(xiàng)目質(zhì)量控制類(lèi)6、項(xiàng)目財(cái)務(wù)類(lèi)7、匯報(bào)總結(jié)類(lèi)8、信息溝通類(lèi)1、工程竣工匯報(bào)2、工程決算3、各專(zhuān)業(yè)竣工驗(yàn)收鑒定證書(shū)5、試運(yùn)行有關(guān)文獻(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)1、工程現(xiàn)場(chǎng)原地物、地貌照片、錄像2、建筑物建成后的照片、錄像3、工程建設(shè)重要過(guò)程的照片和錄像竣工圖1、平面布置圖2、建筑、構(gòu)造竣工圖(含樁位布置圖)3、大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖4、大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖5、弱電、給排水、智能化、暖通專(zhuān)業(yè)竣工圖6、建設(shè)用地范圍內(nèi)如下綜合管網(wǎng)七、我企業(yè)代建過(guò)程中需提供的文獻(xiàn)—實(shí)行“隱蔽工程陽(yáng)光化”制度1、定期信息文獻(xiàn)根據(jù)建設(shè)管理服務(wù)工程項(xiàng)目、范圍及內(nèi)容。隨工程施工進(jìn)度向綜合管理部門(mén)和業(yè)主報(bào)送建設(shè)管理服務(wù)月報(bào)，其重要內(nèi)容為：①施工質(zhì)量狀況：原材料質(zhì)量及檢查狀況；②工程進(jìn)度狀況；③進(jìn)場(chǎng)施工機(jī)械設(shè)備及勞動(dòng)力動(dòng)態(tài)；④協(xié)議變更和工程變更狀況；⑤工程款支付狀況；⑥建設(shè)管理服務(wù)工程狀況；⑦工程建設(shè)大事記。2、根據(jù)建設(shè)管理服務(wù)工程進(jìn)展?fàn)顩r的不定期匯報(bào)①有關(guān)工程優(yōu)化設(shè)計(jì)或變更或施工進(jìn)展的提議；②資金、資源投入及合理配置的提議；③工程進(jìn)展預(yù)測(cè)分析匯報(bào)；④合理規(guī)定提交的其他匯報(bào)；⑥工程分階段驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收建設(shè)管理服務(wù)工作匯報(bào)。3、建設(shè)管理服務(wù)過(guò)程文獻(xiàn)①施工措施計(jì)劃批復(fù)文獻(xiàn)；②施工進(jìn)度調(diào)整批復(fù)文獻(xiàn)；③項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要文獻(xiàn)；④其他項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)往來(lái)文獻(xiàn)；⑤質(zhì)量事故處理文獻(xiàn)。4、實(shí)行隱蔽工程陽(yáng)光化制度在所有隱蔽工程組織驗(yàn)收時(shí)，我們將鋼筋工程、給排水管安裝線(xiàn)路、電氣套管埋設(shè)等所有采用動(dòng)態(tài)攝像的手段全過(guò)程記錄，隱蔽工程的影像資料作為管理檔案內(nèi)容存檔。既為后期維修提供根據(jù)，又為隱蔽工程的施工提供了良好的監(jiān)督。八、項(xiàng)目檔案文獻(xiàn)質(zhì)量規(guī)定1、項(xiàng)目檔案文獻(xiàn)應(yīng)具有書(shū)面打印文獻(xiàn)和電子文獻(xiàn)兩種格式；2、字跡清晰，圖樣清晰，圖標(biāo)整潔，簽認(rèn)手續(xù)完備；3、書(shū)面材料不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色不適宜保留的4、復(fù)印、打印文獻(xiàn)及照片的字跡、線(xiàn)條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的規(guī)定；5、錄音、錄像文獻(xiàn)應(yīng)保證載體的有效性；6、長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文獻(xiàn)應(yīng)使用不可擦除光盤(pán)。項(xiàng)目代建單位在組織工程竣工前，提前對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，保證一次移交到檔案部門(mén)，并且協(xié)助正式立案，驗(yàn)收內(nèi)容如1、工程檔案與否齊全、系統(tǒng)、完整2、工程檔案與否整頓立卷、立卷與否符合《都市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》3、工程檔案的內(nèi)容與否真實(shí)、精確的反應(yīng)工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際活動(dòng)4、工程檔案簽章手續(xù)與否完備，竣工圖編制與否符合規(guī)定房三樓建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)與我館簽訂《建設(shè)工程竣工檔案承諾書(shū)》,在工程項(xiàng)目正式驗(yàn)收合格之日起三個(gè)月內(nèi)將所有工程竣工檔案移交我館，檔案所有移交并審核合個(gè)階段中所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保