員工出差管理制度

PAGEXX集團管理制度PAGE10/10XX集團有限公司出差管理制度總則第一條為規(guī)范公司出差管理工作，保障出差手續(xù)辦理迅速、快捷，流程規(guī)范，促進業(yè)務工作開展，同時為加強出差費用管理，增收節(jié)支，特制定本制度。第二條本制度適用于出差員工在工作地以外公出所發(fā)生的國內、國際差旅費用，主要包括：往返交通費、住宿費、當?shù)亟煌ㄙM、餐費及其他日常支出（國際出差中包括簽證費）。出差管理原則第三條各級管理人員對所屬員工的出差負有直接管理職責，綜合部協(xié)助各級管理人員對員工出差進行管理。各級審批人負責按照本制度及審批權限，對員工出差申請、出差費用的真實性、合理性進行審批。第四條出差人員須在核定的預算范圍內，合理地安排業(yè)務活動。必須按照高效、經濟、安全、便捷的原則選擇交通工具、住宿地點、路線和時間，反對浪費行為，并對限額控制的差旅費用實行超支自理。第五條普通員工出差時限由部門經理視情況需要予以核定，部門經理出差時限由總經理視情況需要予以核定。第六條員工出差必須事先獲得批準或被安排出差。因突發(fā)事件或緊急公務情況，未能履行出差審批程序的，出差前可以通訊方式請示部門經理及總經理，經口頭批準后方可出差，同時報綜合部備案，出差后須立即補辦手續(xù)，對擅自主張以及未補辦手續(xù)者不予報銷差旅費，出差期間按照未出勤處理。第七條凡可通過視頻、電話會議等遠程手段或委托當?shù)仄脚_人員代為辦理等方式能解決的問題，原則上均不得安排出差。第八條出差人員在沒有完成預定任務的情況下，中途因個人原因需要回公司或去其他地點的，必須事先報部門經理及總經理批準，而且由個人負擔出差地返回公司或其他地點的差旅費。第九條員工出差期間因工作需要而延長出差時限的，須報請部門經理及總經理審核批準；因病或其他不可抗力因素需要延長出差時限的，須及時通知部門經理及總經理，報綜合部備案，并在出差結束后提供相關證明。未經許可逾期返回的，扣減其逾期天數(shù)的住宿費及出差補助。第十條出差時須按照規(guī)定標準乘坐交通工具、住宿，如無特殊原因，超出標準的部分，一律由個人負擔。第十一條使用公司車輛，請參考公司其它相關制度。第十二條員工出差期間不報支加班費。第十三條財務部負責按本制度的規(guī)定，復核差旅費借款及報銷申請是否符合要求。出差票據(jù)（車票、住宿票、雜費票、招待及其它發(fā)票）的真實性（含票據(jù)的真實、發(fā)生時間的真實、金額的真實）由財務依據(jù)公司財務制度、相關管理制度進行審查、審核。發(fā)現(xiàn)票據(jù)不符合規(guī)定或弄虛作假的，一律按廢票據(jù)處理，并酌情給予紀律處分。出差審批程序第十四條出差員工應提前3—5日在“XX集團智能網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)”的工作流發(fā)起“出差申請審批流程”（附件一），須注明出差事由、地點、行程、日期、隨行人員、交通工具、費用預借等必要項目；由部門經理及總經理審批，并報財務部與綜合部備案后方可辦理出差借款，及執(zhí)行出差任務。第十五條同一部門共同出差的，“出差申請”由主要責任人填報；其它部門協(xié)同出差的，“出差申請”由協(xié)同人員自行填寫。第十六條出差預計費用超過1000元的，可申請辦理出差借款。第十七條員工差旅費借款原則上應以選擇合理交通工具的往返路費、預估出差期間不同地點的路費和按照合理預估的住宿天數(shù)、住宿標準上限計算的住宿費為限：出差借款限額=人數(shù)×計劃出差天數(shù)×各項差旅費標準合計×1.2。出差時間規(guī)定第十八條出差時間核算（一）出差當日12：00以前出發(fā)按1天計算；（二）出差當日12：00以后出發(fā)按半天計算；（三）出差當日12：00以前返回按半天計算；（四）出差當日12：00以后返回按1天計算；（五）此處涉及的時間以飛機、車、船票等起／至時間提前／滯后2小時為準。交通工具選擇標準與規(guī)定第十九條出差交通工具選擇需根據(jù)業(yè)務重要程度、時間要求及路途長短等客觀因素確定。第二十條員工短途出差(單程距離在200公里以內)一般乘坐長途客車、火車前往，已經配有公務、自用車的員工短途出差，可按照公司相關用車規(guī)定前往。但存在下述情況之一時，經主管領導批準，可申請派用車輛：（一）符合配車標準，但尚未配備公務、自用車的人員短途出差；（二）同行人數(shù)超過2人，派車費用經濟時；（三）隨身攜帶物品較多或極為重要時；（四）乘坐長途客車或火車不方便，且需要速去速歸時。第二十一條長途出差（單程距離在200公里以上）乘坐火車、船、飛機的等級標準，按下列上限規(guī)定執(zhí)行：行政級別交通工具飛機高鐵火車輪船總（副）經理、總監(jiān)及以上級別經濟艙一等車廂軟臥、動車組一等車廂一等艙部門經理經濟艙二等車廂軟臥、動車組二等車廂二等艙其他人員經濟艙（經批準）二等車廂（經批準）硬臥、動車組二等車廂二等艙第二十二條乘飛機需經批準的標準：出差路途較遠（乘快車、動車、輪船連續(xù)八小時以上且沒有直達車、船)或出差任務緊急、乘其它交通工具來不及的，或相比其它方式總體可縮減出差費用的，經審批人批準方可乘坐飛機。第二十三條乘坐高鐵需經批準的標準：出差路途較遠（乘快車、動車、輪船連續(xù)八小時以上且沒有直達車、船)，乘坐高鐵費用低于飛機的，或出差任務緊急、乘快車、動車等其它交通工具來不及的，或乘坐高鐵相比其它方式總體可縮減出差費用的，經審批人批準方可乘坐高鐵。第二十四條飛機票一律由綜合部負責訂票工作，如特殊情況下需自行訂票的需經綜合部同意。因個人原因發(fā)生的退票費不予報銷，因公司原因發(fā)生的退票費，請在報銷時向財務人員提供審批人簽字的退票原因說明。第二十五條出差期間市內交通費報銷規(guī)定（一）機場及火車站往返的費用須提供相關票據(jù)，據(jù)實報銷。（二）出差期間在目的地發(fā)生的交通費，部門經理（含部門經理）以上人員可據(jù)實報銷，其他人員憑票報銷，上限40元/天。出差住宿標準與規(guī)定第二十六條出差住宿補貼標準：（一）副省、省級省會城市：總（副）經理、總監(jiān)及以上級別，實支/天；部門經理，300元/天；其他人員，250元/天。（二）地市、蘇浙廣發(fā)達縣市：總（副）經理、總監(jiān)及以上級別，實支/天；部門經理，250元/天；其他人員，200元/天。（三）省內以及縣級城市：總（副）經理、總監(jiān)及以上級別，實支/天；部門經理，200元/天；其他人員，150元/天。（四）總（副）經理及總監(jiān)最高上限額600元，更高級別人員不限。（五）2人或2人以上人員出差，級別不同住宿費按隨行兩人中較高級別人員的標準執(zhí)行:（六）住宿費在標準內憑票報銷，節(jié)約不歸己，超支自負。（七）因客觀原因需要而發(fā)生的超出本人標準的住宿費，由出差人另附情況說明，經上級領導審批，總經理批準后可據(jù)實報銷。（八）出差期間無須住宿或因工作關系獲得免費住宿的，不得報銷住宿費。無該次出差有效住宿單據(jù)的，視同取得免費住宿。第七章出差補助標準與規(guī)定第二十七條出差補助標準與規(guī)定：（一）公司因公出差補貼，包括伙食補貼，實行限額包干，按出差的實際天數(shù)計發(fā)。（二）出差補助標準統(tǒng)一定為：80元/天。（三）出差人員對外招待業(yè)務的，按發(fā)生因公招待餐費次數(shù)每次核減日餐費補助的40%；全天均有招待業(yè)務的，核減當日全部餐費補助；招待費另行審批報銷。（四）外出培訓或參加相關會議人員，交納的會務費、培訓費已經包含食宿費用的，不得再報銷該期間的住宿費和獲得出差補助。如會議組織者不統(tǒng)一安排食宿的，按出差標準執(zhí)行。第二十八條出差招待費補助規(guī)定：（一）出差期間，因公要請客用餐、交納費用等各種規(guī)定之外的開支，需先征得本部門經理及總經理同意再行開支。報銷時，報銷人應填制《費用報銷單》并按規(guī)定程序報銷。（二）出差人員因公交際應酬費用除部門經理及總經理核準部分由公司開支外，均應自理。第六章駐外員工補助標準與規(guī)定第二十九條駐外員工補助（一）駐外員工定義：外派到本公司任一工作地點（有辦公場所及宿舍），且在當?shù)剡B續(xù)工作時間超過10天的各級員工。（二）駐外津貼統(tǒng)一標準：60元/天（三）駐外員工不再享受第二十四條第二點相關出差補助規(guī)定。第三十條駐外員工休假（一）員工在駐外分公司每工作一年可享受20天帶薪駐外假，原則上外省3月一次，每次5天；本省1-2月一次，每次2天。往返交通費按公司財務報銷制度核定的標準報銷。（二）員工也可由家屬進行反向探親，報銷一個人往返的標準路費。（三）休假期間不享受駐外補助。（四）不休帶薪假堅持上班的駐外員工由公司進行補貼（不補路費）補貼標準：100元/天。（五）本人結婚、有供養(yǎng)關系的直系親屬喪事、家庭自然災害等特殊原因，經公司同意后，可報銷一次往返標準路費的60％。（六）具體休假時間根據(jù)工作需要由本人申請、經公司批準。原則上員工休假應服從公司安排，依次有序進行，不得影響工作。第三十一條駐外員工住院（一）異地辦理住院必須辦理急診入院；（二）在三個工作日內電話通知醫(yī)保中心備案；（三）出院后一個月內到醫(yī)保中心報銷。第七章境外及港澳臺差旅費標準第三十二條員工出差至境外及港澳臺地區(qū)辦理公司業(yè)務，需提前申請費用預算，并經上級領導批準，差旅費費用報銷額度上限為費用預算金額，出差至境外及港澳臺地區(qū)的期間無其他補貼。第三十三條境外及港澳臺地區(qū)出差需要進行匯率折算，能夠提供銀行兌換憑證的，可按照憑證所列匯率計算，其他情況按照出差期間平均匯率計算。第八章出差費用報銷規(guī)定第三十四條員工出差完畢，向直接上級提交《出差報告》并得到批準后，方可填制《差旅費報銷單》辦理報銷事宜。一同出差的，應一同或同時辦理報銷手續(xù)。差旅費的報銷程序如下：（一）出差人填寫差旅費報銷單，需要注明出差申請流水號；（二）部門經理審核；（三）財務審核；（四）總經理審批。第三十五條出差費用報銷手續(xù)，出差人員必須于返回公司五個工作日內完成。外派人員在每月規(guī)定的時間內將上月差旅補助方面的單據(jù)郵寄回公司報銷。第三十六條差旅費報銷票據(jù)：須依據(jù)合法票據(jù)，在規(guī)定的補助標準內實報實銷。不可用非出差城市、或非差旅費發(fā)票報銷領取差旅費。票據(jù)粘貼整齊，項目填寫清楚，填制的《差旅費報銷單》應全面反映差旅行程，形成完整的環(huán)形路線。否則財務人員有權不予報銷。第三十四條陪同領導（非直接負責人）、或是客戶出差，而發(fā)生差旅費用超標時，需在報銷單據(jù)中說明原因，并經隨行領導或部門經理確認批準。第三十五條出差員工超標準支出的差旅費用，除特殊情況特批外，一律按照公司相應標準報銷，超出部分由出差人個人承擔。第三十六條出差期間，因公要請客用餐、交納費用等各種規(guī)定之外的開支，先征得本部門經理及總經理同意再行開支。報銷時，報銷人應填制《費用報銷單》并按規(guī)定程序報銷，不能和差旅費票據(jù)粘貼在同一張報銷單上。第三十七條報銷時，財務人員按以下規(guī)定對有關單據(jù)費用進行處理：（一）交通費報銷以實際單據(jù)為準；確因業(yè)務需要乘坐市內出租車，出租車票應記載時間、始發(fā)地、到達地等內容。（二）出差期間因業(yè)務需要發(fā)生的傳真費、郵寄費，應在票據(jù)背面填寫清楚事由，據(jù)實報銷。（三）調入員工可報銷路費及行李托運費。享受安家費待遇的，不再報銷調入費用；應屆畢業(yè)生學校已發(fā)派遣費的，報銷符合標準的報到費用減去派遣費后的余額部分。第九章出差報告第三十八條員工出差或外派期間每到一地，須及時向直接上級報告所在地點、聯(lián)系方式及工作開展等事項，并請示關