淺談以信息化建設(shè)提升企業(yè)檔案管理水平

淺談以信息化建設(shè)提升企業(yè)檔案管理水平論文關(guān)鍵詞：信息化檔案管理論文摘要：結(jié)合寧夏電力公司檔案信息化工作，介紹了檔案信息化建設(shè)取得的經(jīng)驗(yàn)和成果，并提出進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平的措施。1前言與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點(diǎn)，因此電子檔案對(duì)記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個(gè)不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺(tái)就是利用各個(gè)不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機(jī)關(guān)到地市、縣級(jí)供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內(nèi)部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營、電網(wǎng)建設(shè)等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。2基本情況寧夏電力公司從機(jī)關(guān)到地區(qū)級(jí)供電局、分公司，再到縣級(jí)供電企業(yè)共計(jì)39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機(jī)關(guān)與少數(shù)地區(qū)級(jí)供電局檔案信息管理僅有單機(jī)版管理軟件，實(shí)現(xiàn)條目級(jí)管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務(wù)手段落后。針對(duì)此情況，在國家電網(wǎng)公司建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟(jì)性技術(shù)論證于2007年及時(shí)向國家電網(wǎng)公司申報(bào)并獲得同意，并作為5家試點(diǎn)單位部署實(shí)施。2008年3月至2009年1月完成公司機(jī)關(guān)部署并驗(yàn)收。2009年5月至年底已完成l3家地市級(jí)供電局、分公司和25家縣級(jí)供電局的部署工作并投^運(yùn)行。3系統(tǒng)的建設(shè)日標(biāo)、部署模式3．1建設(shè)目標(biāo)建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全公司上、下級(jí)單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實(shí)現(xiàn)全公司3級(jí)單位統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范；實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實(shí)現(xiàn)上級(jí)檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)管和查看；將電網(wǎng)建設(shè)參建單位納入管理體系，更好地實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動(dòng)公司信息現(xiàn)代化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化建設(shè)。3．2部署模式公司采用服務(wù)器組和存儲(chǔ)設(shè)備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)和應(yīng)用服務(wù)。數(shù)據(jù)庫采用ORACLE10G數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應(yīng)用服務(wù)器采用wEBLOGIC9．2。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。4系統(tǒng)具備主要功能4．1檔案管理系統(tǒng)根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建模，并在此模型的基礎(chǔ)集成了寧夏電力公司業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，允許公司所屬各單位在此業(yè)務(wù)模型上進(jìn)行全宗的個(gè)性工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實(shí)物檔案部分?jǐn)?shù)字化后通過該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進(jìn)行網(wǎng)上借閱和利用。6系統(tǒng)投入運(yùn)行取得的效益從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務(wù)自動(dòng)化，同時(shí)為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進(jìn)的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復(fù)工作量，降低了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實(shí)現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費(fèi)用及時(shí)間將更為可觀。7通過系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)行的理論研究與實(shí)踐7．1室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息一體化管理通過檔案管理信息平臺(tái)的實(shí)施，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)信息和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)專業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡(luò)信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實(shí)現(xiàn)了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動(dòng)化管理。7．2對(duì)檔案資源的定義與接口實(shí)現(xiàn)在檔案管理信息平臺(tái)的實(shí)施中論證了通過對(duì)XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，并且能夠?qū)n案真實(shí)性、有效性、完整性進(jìn)行快速實(shí)時(shí)地在線校驗(yàn)提示。7．3檔案信息利用模式能夠完成檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享、電子文件的全文檢索、內(nèi)控檔案網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)行全公司調(diào)用。7．4檔案信息的安全管理面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的難度越來越大，系統(tǒng)除采用標(biāo)準(zhǔn)的目錄認(rèn)證、門戶登錄等工程通用的安全防護(hù)外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎(chǔ)上對(duì)權(quán)限控制進(jìn)行了進(jìn)一步的深化與細(xì)分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級(jí)別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強(qiáng)檔案信息的安全性。7．5永久、真實(shí)保存數(shù)字檔案的研究與實(shí)踐電子檔案信息的保管和維護(hù)與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護(hù)的難度。電子文件的保管從保護(hù)載體(磁性介質(zhì))轉(zhuǎn)為保護(hù)其內(nèi)容信息，保證內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、完整性和跨平臺(tái)的查閱，并通過拷貝與鏡像技術(shù)、遷移技術(shù)，以加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的研究與實(shí)踐。7．6解決了寧夏電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案電子化管理的難題系統(tǒng)針對(duì)離線參建單位和在線參建單位兩種模式進(jìn)行管理，對(duì)工程目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理，并對(duì)電子文件和竣工圖實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標(biāo)準(zhǔn)模式的案卷目錄、備考表等，還可進(jìn)行電子檔案跨全宗向運(yùn)行單位移交，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)滿足工程驗(yàn)收達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)需要。8幾點(diǎn)建議寧夏電力公司檔案信息管理平臺(tái)實(shí)施以來，能夠滿足企業(yè)內(nèi)部檔案管理各項(xiàng)工作的需要。但從長遠(yuǎn)發(fā)展看，還需加強(qiáng)幾個(gè)方面的工作。8．1加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的宣傳力度從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對(duì)檔案信息系統(tǒng)帶來的服務(wù)沒有分認(rèn)識(shí)到位，還需加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大檔案信息資源的使用。8．2加強(qiáng)歸檔接口完善工作加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與186業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國網(wǎng)公司要求，保證業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。8.3加強(qiáng)相關(guān)管理制度建設(shè)從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電力公司實(shí)際，制定相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)。8．4加強(qiáng)有關(guān)人員的培訓(xùn)力度從信息系統(tǒng)的使用和維護(hù)講，重點(diǎn)加強(qiáng)專、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專業(yè)水平培訓(xùn)；從使用角度講，需加強(qiáng)各單位、各部門的培訓(xùn)，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。8．5加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理還需完善數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份，加強(qiáng)設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。8．6加強(qiáng)館藏歷史檔案的數(shù)字化進(jìn)程有計(jì)