電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案管理探析

隨著增值稅電子發(fā)票的試行，電子發(fā)票開始逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，財務記賬方式也由此發(fā)生變化，推動了會計檔案保管方式變革。電網(wǎng)企業(yè)通過優(yōu)化會計檔案管理，應用電子會計檔案，可以在原有的基礎上降低企業(yè)財務管理成本，規(guī)避資源浪費問題，大幅提升整體工作效率，做到信息資源共享最大化，進而增強電網(wǎng)企業(yè)核心競爭力。一、電子會計檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的差異（一）儲存方式電子會計檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別在于存儲形式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲介質(zhì)為紙張，主要包括印制憑證、會計憑證與財務賬簿等，由人力負責裝訂與存檔，整體工作效率較為低下，而且容易產(chǎn)生錯誤。而電子會計檔案具有多樣化的存儲形式，除傳統(tǒng)模式的文字與數(shù)字外，還包括音頻與錄像等，可以全面化和系統(tǒng)化地記錄電網(wǎng)企業(yè)的各項經(jīng)濟活動[1]。（二）信息共享在信息共享層面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案表現(xiàn)為獨占性，而電子會計檔案則具有良好的共享性。當紙質(zhì)檔案被借閱后，在未歸還期限內(nèi)，他人無法使用，整體使用效率低下，所涉及的信息內(nèi)容只能獨享，經(jīng)濟價值受限。而電子會計檔案則具有良好的數(shù)據(jù)傳輸功能，可以在同一時間內(nèi)滿足各部門與人員的使用需求，提高檔案信息的共享化水平，促使電網(wǎng)企業(yè)會計信息更具有經(jīng)濟價值。（三）原始單據(jù)采集在原始單據(jù)采集層面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有滯后性，電子會計檔案則更具便利性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的后附原始單據(jù)一般為打印件或圖片，報銷人員從拿到原始單據(jù)到去企業(yè)財務部門報銷，整個過程需要耗費較長時間，無法在有限的時間內(nèi)完成財務信息合并，導致財務數(shù)據(jù)滯后。而電子會計檔案的原始憑證為電子憑證，加之我國目前大力鼓勵和支持使用電子發(fā)票，提高了獲取電子原件的便利程度，只需要幾秒鐘即可簽發(fā)和傳輸，極大地節(jié)省了相關資源，且電子會計數(shù)據(jù)歸檔效率更高。二、電網(wǎng)企業(yè)深化落實電子會計檔案的重要性隨著電子會計檔案的出現(xiàn)，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當前電網(wǎng)企業(yè)實際的檔案管理需求，需要積極創(chuàng)新和有效使用電子會計檔案管理模式，以此盡可能規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理模式的不足之處，最大化發(fā)揮電子會計檔案管理優(yōu)勢。（一）促使財務信息呈現(xiàn)方式更加多元在電網(wǎng)企業(yè)以往采取的傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案模式下，由于財務數(shù)據(jù)具有獨立性，找到財務數(shù)據(jù)之間隱含的內(nèi)在聯(lián)系，需要投入大量人力與物力資源，不僅會耗費過長時間，還非常容易出現(xiàn)誤差。電子會計檔案是以大數(shù)據(jù)和云平臺為基礎，能夠快速捕捉財務數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，并與非財務數(shù)據(jù)建立良好關系，自動生成帶有圖表的財務報表，十分清晰直觀地反映電網(wǎng)企業(yè)財務會計信息，為企業(yè)的財務管理決策提供重要支持。（二）減少信息傳遞成本投入在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)中每一部門使用財務信息需要提交紙質(zhì)書面申請，通過審批后才可去找財務人員，財務人員則需要在大量繁雜的庫房中尋找其所需財務信息，不僅工作量巨大，而且易出現(xiàn)誤差。電網(wǎng)企業(yè)通過采取電子會計檔案管理模式，只需要在互聯(lián)網(wǎng)中的電子會計檔案云平臺中輸入所需財務信息，就可以快速自動檢索出所需資料，大大節(jié)省信息檢索時間，并且可以為財務信息在電網(wǎng)企業(yè)中各個部門間的傳遞與分享提供便利，由此會計信息的經(jīng)濟價值被不斷強化，能夠為電網(wǎng)企業(yè)的長遠穩(wěn)定發(fā)展提供服務。（三）提高檔案管理流程規(guī)范化水平電網(wǎng)企業(yè)落實電子會計檔案管理，可實現(xiàn)會計憑證數(shù)據(jù)數(shù)字化，利用大數(shù)據(jù)技術準確匹配電子憑證和原始附件，完成會計賬簿和財務報表的自動化編制。合理應用電子會計檔案，能夠使電網(wǎng)企業(yè)傳統(tǒng)的人工會計信息分類方式向信息集成系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變。在信息集成系統(tǒng)中，財務人員只需要操作計算機即可高質(zhì)高效地完成電子會計檔案從裝訂到存儲的所有工作步驟，完整的檔案會均勻地分散在管理系統(tǒng)中，計算機可以在指令下合理調(diào)整工作目標設置和類目調(diào)整，使財會工作從傳統(tǒng)密集型向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，使檔案管理流程更加科學化與規(guī)范化。三、電網(wǎng)企業(yè)開展電子會計檔案管理的不足之處（一）不夠重視電子會計檔案管理電網(wǎng)企業(yè)通常對電子會計檔案管理重視不足，而是將更多的關注點集中在會計核算層面，投入較多的人力與物力資源。而且，電網(wǎng)企業(yè)檔案管理人員不具備電子會計檔案管理意識，未充分了解該工作的重要性和發(fā)展前瞻性，沒有對此項工作給予足夠的資源支持，導致電子會計檔案管理工作仍處于起步階段。（二）基礎條件較差電子會計檔案管理是一項需要長期堅持的綜合性工作，這就要求電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部的各個部門之間要保持良好的配合，最大化發(fā)揮其優(yōu)勢[2]。但現(xiàn)階段，由于電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部含有海量財務會計信息，各部門之間的配合不夠順暢，導致電子會計檔案管理缺少基礎支持。再加上電網(wǎng)企業(yè)不具備充足的配套基礎設施、軟硬件設施設備和局域網(wǎng)絡，所配備使用的計算機和軟件系統(tǒng)過于老舊，不利于電子會計檔案管理工作落實。（三）無法保證會計信息安全電網(wǎng)企業(yè)深化落實電子會計檔案管理，有助于提高財務管理質(zhì)量與效率，但是不可避免地會帶來一定的風險，特別是難以保證會計信息的安全。電子會計檔案管理中的核心問題在于信息安全，信息技術高速發(fā)展帶來便利的同時，所面臨的信息安全環(huán)境風險性更高，電網(wǎng)企業(yè)在開展此項工作的過程中容易被網(wǎng)絡攻擊，造成數(shù)據(jù)信息泄露或被盜，面臨較大風險。（四）未合理應用大數(shù)據(jù)技術雖然部分電網(wǎng)企業(yè)已經(jīng)開始開展電子會計檔案管理工作，但是由于未合理應用大數(shù)據(jù)技術，不具備良好的內(nèi)部數(shù)據(jù)信息收集能力，仍有部分會計檔案以紙質(zhì)版形式存在，不論是使用登記還是保存都需要消耗較長時間，不利于保障電子會計檔案管理的整體效率與質(zhì)量，并且會對電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部管理的標準規(guī)范化程度產(chǎn)生不良影響。（五）缺少相關專業(yè)人才現(xiàn)階段，電網(wǎng)企業(yè)開展電子會計檔案管理工作中還缺少相應的專業(yè)人才[3]。企業(yè)未配備專職的會計檔案管理人員，一般是由會計人員兼顧此項工作，而且傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)會計檔案管理工作無須計算機操作，只需要手工整理即可，對相關人員的綜合能力要求較低。而電子會計檔案管理則要求相關人員掌握財務會計知識、檔案管理知識、網(wǎng)絡安全知識以及計算機操作維護知識，若會計人員不了解這些知識，則會造成電子會計檔案管理專業(yè)化程度不高，檔案管理效果不理想。四、電網(wǎng)企業(yè)優(yōu)化電子會計檔案管理的有效措施（一）進一步強化基礎設施建設電網(wǎng)企業(yè)優(yōu)化電子會計檔案管理，首先要進一步完善基礎設施建設，重點集中在軟硬件設施引進和改善，電網(wǎng)企業(yè)應立足于自身實際情況和未來發(fā)展戰(zhàn)略要求來購買現(xiàn)代化的軟硬件設備，為電子會計檔案管理的有效落實打好堅實基礎。其次，電網(wǎng)企業(yè)還要營造穩(wěn)定且良好的電子化財會環(huán)境，以保障電子會計檔案信息的安全。具體來說，在建設電子會計檔案機房時，必須嚴格遵守相關標準和規(guī)范，確保機房內(nèi)部的網(wǎng)絡設施與軟硬件設備合乎要求，且可靠性和安全性過關。從服務器與檔案存儲器件層面來說，電網(wǎng)企業(yè)應大力引入虛擬化技術，利用虛擬化服務器對會計檔案實施虛擬化管理，提高檔案使用的安全性與便利性。除此之外，電網(wǎng)企業(yè)還應借助先進技術構(gòu)建完善的電子會計檔案數(shù)據(jù)庫，用于存儲相關檔案信息，之后可以更好地統(tǒng)一管理電子會計檔案。（二）構(gòu)建檔案分類檢索體系電網(wǎng)企業(yè)不同于普通企業(yè)，具有一定的特殊性，其電子會計檔案管理需要做到精細化分類管理，以提高管理的清晰化程度，確保后續(xù)應用更加高效。因此，構(gòu)建檔案分類檢索體系是電子會計檔案管理的重中之重。電網(wǎng)企業(yè)的檔案分類管理要能夠達到行業(yè)標準，高質(zhì)高效地完成電子會計檔案收集與存儲各個環(huán)節(jié)的工作，進一步提高檔案數(shù)據(jù)利用率。第一，構(gòu)建高質(zhì)量的檢索體系，幫助檔案人員快速捕捉與定位所需的檔案信息，為滿足電網(wǎng)企業(yè)生產(chǎn)建設中對財會數(shù)據(jù)的需求提供支持，進而為電網(wǎng)企業(yè)的長遠穩(wěn)定發(fā)展做好基礎保障工作。第二，組建管理小組。電網(wǎng)企業(yè)開展電子會計檔案管理，需要根據(jù)不同的方面與層次對檔案進行全面分類，為后續(xù)一體化管理做好準備，提高檔案管理的規(guī)范化程度，進一步推動企業(yè)檔案電子化建設。因為檔案有著眾多分類方式，所以電網(wǎng)企業(yè)在進行檔案分類整理的過程中，應立足于檔案信息時間和區(qū)域等層面，并且考慮到會計人員的檔案使用習慣與實際情況，在原先的基礎上增添設定更多類別的檢索圖，預留一定的空間，用于后續(xù)添加同類別的檔案資料。第三，根據(jù)檔案管理檢索體系分類標準與方法成立專門的檔案管理小組，負責全面記錄企業(yè)的實際電子會計檔案數(shù)量與狀態(tài)等基本情況，高質(zhì)量完成檔案專題分類工作。第四，為方便檔案后續(xù)的查詢與使用，電網(wǎng)企業(yè)進行電子會計檔案管理時，還要有針對性地增加設定相匹配的檔案屬性模塊，以持續(xù)提高檔案管理規(guī)范化程度[4]。（三）保證會計檔案存儲掃描工作質(zhì)量電網(wǎng)企業(yè)實施電子會計檔案管理會涉及眾多內(nèi)容與環(huán)節(jié)，其中，存儲掃描是核心部分。因此，優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，需要保證電子會計檔案存儲掃描工作質(zhì)量。第一，將會計檔案正式錄入管理系統(tǒng)之前，需要使用專業(yè)化工具，遵循檔案數(shù)字化管理規(guī)定的要求，及時高效開展檔案掃描處理工作，如可以使用掃描儀和射頻識別技術來全面掃描與整理老舊檔案資料。第二，企業(yè)應考慮到自身的具體情況，科學選取電子會計檔案存儲媒介，挑選出匹配程度最高的存儲媒介，通過專項工具完成存儲工作，進而延長電子會計檔案的保存期限，同時保證內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的安全。第三，為確保檔案存儲掃描工作質(zhì)量過關，電網(wǎng)企業(yè)檔案管理人員要樹立良好的責任意識，組織構(gòu)建管理責任獎懲機制，促使其能夠正確看待檔案存儲掃描工作。同時，根據(jù)崗位職責，明確界定每位檔案管理人員的工作權限，具體包括掃描權限、查閱權限以及管理權限等。（四）組織構(gòu)建電子會計檔案信息化系統(tǒng)為進一步提升電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部電子會計檔案應用水平，需要構(gòu)建電子會計檔案系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)技術的支持下，企業(yè)可以將內(nèi)部組織架構(gòu)中業(yè)務部門所形成的各種電子會計文檔和其他數(shù)據(jù)信息，動態(tài)性地轉(zhuǎn)移至企業(yè)電子會計文檔體系中。信息化管理系統(tǒng)是借助網(wǎng)絡技術和B/S結(jié)構(gòu)創(chuàng)建的，具備動態(tài)追蹤功能與事后監(jiān)督功能。第一，當產(chǎn)生經(jīng)濟業(yè)務后，相關人員要在此系統(tǒng)中填寫上傳報銷憑證，將發(fā)票單據(jù)轉(zhuǎn)化成影像資料，之后再歸類存檔。第二，在完成基本的記賬流程后，檔案管理人員能夠按照經(jīng)濟業(yè)務憑證統(tǒng)一整理電子影像和會計信息，生成與之對應的電子憑證索引，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務與電子會計檔案相關聯(lián)，方便后續(xù)信息查詢與監(jiān)督。充分發(fā)揮此系統(tǒng)各個模塊的功能，能夠確保電子會計檔案歸檔及時，應用便利。（五）強化電子會計檔案安全管理電網(wǎng)企業(yè)優(yōu)化電子會計檔案管理，應重點強化安全管理，采取得當?shù)陌踩芾矸雷o措施，定期升級相關設備，并完善安全管理制度，有效監(jiān)控電子會計檔案數(shù)據(jù)信息從搜集到存儲的整個過程。第一，電網(wǎng)企業(yè)要積極使用現(xiàn)代化的先進技術來組織構(gòu)建電子會計檔案安全防護模型，用于監(jiān)管和判別檔案是否出現(xiàn)過修改的情況，及時高效地標識修改位置，提高檔案的安全性。第二，實施電子會計檔案管理的過程中，對企業(yè)檔案管理人員加強保密培訓是檔案安全管理的重要一環(huán)。電網(wǎng)企業(yè)可以通過多元化的培訓方式，針對檔案保管室和檔案庫安全、檔案傳輸與移動安全以及檔案電子化管理安全開展培訓，強化檔案人員的數(shù)據(jù)保密意識與安全意識，促使檔案管理人員掌握加密傳輸和數(shù)據(jù)備份等技術，進而有效規(guī)避檔案數(shù)據(jù)信息泄露所帶來的嚴重后果[5]。第三，電網(wǎng)企業(yè)應將安全防護的重點集中在網(wǎng)絡布設層面，有針對性地設置網(wǎng)絡訪問權限，提高檔案安全水平。各崗位的檔案管理人員登錄電子會計檔案管理系統(tǒng)時要輸入賬戶與密碼，且訪問權限要有所差異，只能進入被允許訪問的區(qū)域。同時，企業(yè)還要著重控制網(wǎng)絡鏈接訪問，也就是說，要控制服務器登錄用戶，以便在第一時間準確識別并驅(qū)逐非法用戶。第四，應用電子會計檔案專用網(wǎng)絡，盡可能避免外部干擾，從源頭上避免病毒侵害。電網(wǎng)企業(yè)需要在網(wǎng)