檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢及必備的功能需求

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢及必備的功能需求檔案管理是管理工作中的重要組成部分，僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足時代的需求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案，已經(jīng)成為提高檔案管理自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。國內(nèi)許多單位利用互聯(lián)網(wǎng)開展的檔案資訊網(wǎng)上服務(wù)，已成為提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。本文通過實例分析檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的功能需求、模塊設(shè)計以及分析了相對于傳統(tǒng)檔案管理所具有的優(yōu)勢，不久的將來，檔案數(shù)字化管理一定可以取得成功的結(jié)論。關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能需求1996年第十三屆國際檔案大會已美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案（Physicalarchive）和實態(tài)檔案庫（Physicalrepositoriesofarchives）相對應(yīng)的虛擬檔案（Virtualarchives）。由此，也就相應(yīng)地出現(xiàn)了“數(shù)字化管理”的“數(shù)字文梢”的系統(tǒng)，所謂“數(shù)字文檔”是將傳統(tǒng)的紙張文檔通過紙張掃描、圖像優(yōu)化、壓縮歸檔等數(shù)寧化技術(shù)加工成電子化的信息數(shù)據(jù)。將數(shù)字文檔進行高質(zhì)量保存和管理，實施知識增值，并提供在廣域網(wǎng)上高速橫向跨庫連接的電子存取服務(wù)。數(shù)字文檔的優(yōu)點是：收藏數(shù)字化、操作電腦化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息存貯自由化、資源共享化和結(jié)構(gòu)連接化。日前國內(nèi)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)普及，網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)在檔案管理中的運用，預示著檔案管理向數(shù)字化管理的發(fā)展方向。筆者首先就檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)具有的優(yōu)點進行評說，然后，針對目前一些地方在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)管理檔案時，只滿足于案卷目錄的文字輸入及一般的檢索功能，對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的功能需求以及模塊設(shè)計則涉及甚少，對這譯問題進行探討。一、檔案數(shù)字化管理相對于傳統(tǒng)模式所具有的優(yōu)勢數(shù)字化檔案管理優(yōu)點主要有：1、文件的遠程歸檔管理：現(xiàn)在信息量高速增長，這些信息能否及時歸檔保存，顯得尤其重要。有些信息檔案的丟失，是單位或者個人都無法承受的。換言之，就是檔案遠程歸檔的問題。例如：一個建筑公司，有分布各地的若干個工程項目部，可以通過數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)及時歸檔，徹底防范檔案的丟失問題。2、文件的遠程查詢：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，這樣可以大大地節(jié)約人們寶貴的時間資源，有些檔案可以不到現(xiàn)場就可以進行瀏覽，解決了檔案的遠程查詢問題?？梢赃M行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。一次查詢只需幾秒鐘；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也包含了完整具體的信息內(nèi)容。3、文件電子版的管理：現(xiàn)在大量的電子文件沒有經(jīng)過科學的管理，在每個計算機中順其自然地存在。電子文件的管理就迫在眉睫了。有研究表明：企業(yè)70%日常運作必須同各類紙質(zhì)和電子文檔聯(lián)系在一起；檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)將人、信息甚至鏈接整個虛擬數(shù)據(jù)庫里，能夠挖掘出大量的、具有潛在價值的信息，并將它轉(zhuǎn)化為知識財富。4、同時對檔案實體也起到了保護作用：傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用時需到庫房直接調(diào)用檔案原件，管理成本高，檔案容易受損，如：紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此傳統(tǒng)的檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案原件的調(diào)閱次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保護，確保檔案實體的安全。二、檔案管理對數(shù)字化管理的功能需求檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，首先要解決建設(shè)方提出的業(yè)務(wù)需求，基于傳統(tǒng)檔案專業(yè)管理需求，基于信息快速傳遞的時代需求，以及系統(tǒng)運營后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)分類保存和設(shè)定。市某建設(shè)單位在建立適用于本單位的多媒體資訊系統(tǒng)時，收集了諸多方面的信息，并拓展了設(shè)計思路，就該多媒體資訊系統(tǒng)在用戶功能需求以及系統(tǒng)模塊設(shè)計，詳細說明如下：（一）傳統(tǒng)檔案管理的基本功能需求：1.打印編目；2.檔案本地查詢；3.檔案整理組卷；4.匯總統(tǒng)計報表；（二）系統(tǒng)功能模塊設(shè)計：對上述功能需求進行集中和分塊，按照結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計的要求，整個系統(tǒng)功能模塊劃分二個層次。1）系統(tǒng)建立六大主要功能模塊：文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置。2）在建立之后的在日常運營中，將會面對大量的過程記錄信息以及各個環(huán)節(jié)的變更信息等，在上述六大主功能模塊下設(shè)置分功能模塊。諸如：3）系統(tǒng)管理模塊：案管理信息系統(tǒng)應(yīng)包括添加管理員用戶、修改管理員用戶的密碼和權(quán)限、刪除管理員用戶等；4）檔案資料信息管理模塊：檔案信息的輸入、查詢、修改和刪除，包括檔案文件編號、題名、密級、文件類別代碼、檔案載體編號、歸檔單位、關(guān)鍵詞、歸檔日期、經(jīng)辦人、文件的保管期限，是否有利用限制、是否在檔和備注等；5）利用者基本信息管理模塊：利用者基本信息的輸入、查詢、修改和刪除，包括利用者類別、編號、身份證號、姓名、性別、電話號碼、工作部門、辦理日期、借閱許可、經(jīng)辦管理員以及備注等，其中利用者編號、身份證號、姓名、性別是不可修改的；6）檔案資料借閱管理模塊：利用者使用檔案資料的借閱登記、刪除借閱，包括利用者編號、檔案資料編號、檔案資料名稱、借閱日期、經(jīng)辦管理員和備注等，并對是否有對該檔案資料借閱的權(quán)限進行核定；7）檔案資料歸還管理模塊：歸還檔案資料的記錄輸入和查詢，包括利用者編號、檔案資料編號、檔案資料名稱、歸還日期和備注等；8）系統(tǒng)日忐模塊：管理員所做的任何修改和刪除操作應(yīng)記錄在案，此記錄不可再進行修改和刪除，作為歷史記錄保存；建立對檔案信息操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制，設(shè)置符合安全要求的操作口志，隨時自動記錄實施操作人員時問、設(shè)備、項目、內(nèi)容等；9）工程圖紙管理模塊：檔案管理的一個重要的、新的領(lǐng)域。實現(xiàn)了DWC圖紙的雙圖快速對比分析，精確定位圖紙差異，并用警戒色提示和區(qū)分。兩圖自動疊加，直觀查詢差異原斟多圖同步瀏覽，方便在AutoCAD下對多張圖紙的對比查看。目前我國正處于信息時代，建立健全檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，文件庫和多媒體數(shù)據(jù)庫（照片、音頻、視頻等），通過與辦公系統(tǒng)（OA）的整合，實現(xiàn)辦公一體化，做到真正的資源共享，實現(xiàn)異地辦公。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的進一步發(fā)展，我們完全有理由相信，不久的將來，通過全