國美電器貨款結(jié)算管理制度

貨款結(jié)算管理規(guī)定貨款結(jié)算管理規(guī)定歸屬體系：鵬潤投資〔國美電器〕經(jīng)營管理手冊―財務(wù)系統(tǒng)分冊文件編號：鵬潤－財－貨款結(jié)算001撰寫單位：鵬潤投資〔國美電器〕財務(wù)中心版本：第一版生效日期：2004年4月1日機密等級：□機密■一般合計頁數(shù)：22頁正文頁數(shù)：11頁 附件個數(shù)：6個制度正文目錄：目錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、考前須知107、附件10總裁審批管理研究室審核撰寫人1.目的：為了標(biāo)準(zhǔn)公司的貨款結(jié)算工作，加強總部對各分部結(jié)算工作的統(tǒng)一管理，為結(jié)算人員順利開展工作提供依據(jù)，特制定本規(guī)定。2.范圍：2.1適用范圍：本規(guī)定適用國美電器總部財務(wù)中心、采銷中心；分部財務(wù)及采銷部門。2.2發(fā)布范圍：鵬潤投資〔國美電器〕財務(wù)中心；采購中心；各分部。3.名詞解釋：無4．職責(zé)：無5.作業(yè)內(nèi)容：結(jié)算效勞標(biāo)準(zhǔn)A.熱情效勞、細(xì)心指導(dǎo)對來公司結(jié)算的供給商代表應(yīng)態(tài)度熱情，對不熟悉本公司結(jié)算流程的供給商代表要細(xì)心指導(dǎo)，杜絕生、冷、硬、蠻的態(tài)度；B.一視同仁、按規(guī)辦事嚴(yán)格遵守公司的結(jié)算操作規(guī)那么，配合供給商代表的結(jié)算工作，不可因人而異，給予不同的態(tài)度對待；C.準(zhǔn)確及時、廉潔公正在工作中耐心細(xì)致，按工作流程及時準(zhǔn)確的進行結(jié)算核對，合理安排，按期支付供給商貨款，不得無故拖欠或延期支付供給商貨款，不得吃、拿、卡、要，不得接受任何形式的回扣；D.全面維護公司利益每個工作人員應(yīng)將公司利益放在第一位，全力維護公司利益，對公司高度負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)有與公司規(guī)章制度相背離的問題，應(yīng)及時向上一級領(lǐng)導(dǎo)報告。公司購進貨物款項的結(jié)算，由財務(wù)部結(jié)算組統(tǒng)一管理、集中結(jié)算：公司所有貨款的用款方案編制與結(jié)算由分部財務(wù)部結(jié)算組專門辦理，其他部門不再與供給商辦理結(jié)算事宜；供給商進行貨款結(jié)算必須與公司簽有合同，才能辦理貨款結(jié)算事宜。供給商合同期滿未簽定新合同的，可按舊合同約定事項延期執(zhí)行；如無約定的，那么停止付款，或者按無合同付款流程向總部報批；供給商必須為一般納稅人，進行貨款結(jié)算必須遵守公司的稅票回收制度：A.代銷商品結(jié)算：必須有增值稅發(fā)票才能支付貨款，不開或錯開增值稅發(fā)票的不予結(jié)款。B.經(jīng)銷商品結(jié)算：不管同城、異地結(jié)算的供給商稅票必須堅持“一手錢一手票〞的原那么，如有特殊情況不能按時收回稅票的，由采購人員提出申請，說明理由并給出交付日，必須報總部采購中心、財務(wù)中心審核批準(zhǔn)前方能支付。針對一個供給商只能進行一次特批，累計有兩筆稅票未能收回的結(jié)算組必須立即停止對該供給商任何款項的支付，結(jié)算人員要給予嚴(yán)格控制。C.先款后貨：同城中的供給商，規(guī)定3天的回收期；異地的供給商，規(guī)定7天的回收期。時間從貨款付出后第二天算起，由相關(guān)采購人員負(fù)責(zé)，同時財務(wù)部門必須及時提醒、監(jiān)督。5.2.4貨款結(jié)算后應(yīng)付賬款余額不得小于殘次、退貨、各項應(yīng)收收入及合同約定的鋪底金額之和，清退的要留有足夠賬面金額結(jié)算會計要控制供給商的結(jié)算款項，對殘次、退貨較多的、或欲清退的供給商要保存足夠的賬面余額。合同約定有鋪底額的供給商，結(jié)款后余額不得小于鋪底金額；按合同約定賬期結(jié)算，不允許提前支付貨款：結(jié)算會計結(jié)款時必須審查貨款的賬期，嚴(yán)格按照合同規(guī)定的賬期進行結(jié)算，禁止提前支付貨款；嚴(yán)格實行按方案付款制度，超方案拒付，或者按方案外付款流程向總部報批；嚴(yán)格按照公司授權(quán)權(quán)限落實審批手續(xù)，審批手續(xù)不全的拒絕付款；對于返利、降價、退殘的收回，允許賬扣，對其他各項應(yīng)交營業(yè)稅工程的收入，按照合同規(guī)定的方式收取，采用賬扣方式進行結(jié)算的分兩種情況處理；Ａ．供給商提供全額稅票的，公司按凈額支付，公司給供給商開具效勞業(yè)發(fā)票。Ｂ.供給商提供凈額稅票的，必須加收17%的代繳增值稅款〔假定購進貨物含稅價10000元，應(yīng)扣收1000元，供給〕，我方不給對方開具任何發(fā)票，遇供給商不能支付17％稅金的，結(jié)算部門在支付貨款時必須報總部財務(wù)中心總經(jīng)理簽字前方可支付。其他相關(guān)事項各分部財務(wù)部必須將“結(jié)算效勞標(biāo)準(zhǔn)〞和“結(jié)算準(zhǔn)那么〞制作成展板，張貼于結(jié)算組辦公之處，并且展板上要留有總部財務(wù)中心資金管理部的投訴和投訴郵箱；總部財務(wù)中心資金管理部將及時處理各種供給商的投訴，定期對各分部的投訴情況進行通報.關(guān)于對賬時間和付款時間的規(guī)定.1對賬時間A.經(jīng)銷商品、代銷商品、帶貨安裝商品對賬時間統(tǒng)一為：上周五至本周四上午工作時間。〔經(jīng)銷的、電腦類產(chǎn)品周五上午也可以對賬〕B.代銷商品、帶貨安裝商品中結(jié)算期小于等于7天的供貨商對賬時間統(tǒng)一為：每周三全天。.2付款日期：方案內(nèi)付款各分部在每周集中在兩天進行支付，具體時間由各分部根據(jù)地區(qū)情況自行決定〔但不得安排周一〕，時間一經(jīng)確定不得隨意更改；先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨、方案外臨時付款可根據(jù)實際情況安排支付。結(jié)算操作流程.1經(jīng)銷商品結(jié)算操作流程經(jīng)銷商品入庫，財務(wù)確認(rèn)并打印?入庫單?結(jié)算聯(lián)結(jié)算會計查詢到帳期的貨款并通知供貨商來公司對賬。收入會計核算各項返利及其他各項應(yīng)收款項，結(jié)算會計打印?經(jīng)銷商品結(jié)算單?。結(jié)算會計周四編制“經(jīng)銷商品周付款方案匯總表〞，并在下班前上報總部資金管理部。資金管理部最遲于下周一下班前將審批后的“經(jīng)銷商品周付款方案匯總表〞回各分部。供貨商按照規(guī)定持增值稅發(fā)票到分部財務(wù)辦理貨款結(jié)算出納按照總部的審批結(jié)果支付貨款。代銷商品入庫，財務(wù)確認(rèn)并打印?入庫單?結(jié)算聯(lián)供貨商按照我公司的安排按時到分部財務(wù)結(jié)算組對帳。收入主管核算應(yīng)收返利、補利及其他應(yīng)收款項，結(jié)算會計打印?代銷商品結(jié)算單?。每周四結(jié)算會計編制下周“代銷商品周付款方案匯總表〞，并經(jīng)相關(guān)人員簽字后在下班前報總部資金管理部。資金管理部最遲于下周一下班前將審批后的“代銷商品周付款方案匯總表〞回各分部。供貨商按照我公司的規(guī)定持增值稅發(fā)票到分部辦理貨款，結(jié)算出納按照總部的審批支付供貨商貨款。.3先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨、超額度先款后貨商品結(jié)算操作流程市場部每周四下午向采購部提出下周的要貨需求，采購部采購員填報下周“先款后貨商品周付款方案〞。結(jié)算會計匯總編制“先款后貨商品周付款方案匯總表〞，經(jīng)相關(guān)人員簽字后于周四下午下班前上報總部資金管理部總部資金管理部于周五下班前將審批后的“先款后貨周付款方案匯總表〞轉(zhuǎn)總部采銷中心，由總部采銷中心總經(jīng)理審批后傳回分部采購部。分部采購部將審批結(jié)果送交分部財務(wù)部。市場部制作?要貨申請單?，采購部在ERP系統(tǒng)中下定單。結(jié)算會計依據(jù)采購部的“采購定單〞，在ERP系統(tǒng)中制作“預(yù)付款單〞。結(jié)算出納按照總部審批結(jié)果支付供貨商貨款。庫房收貨，財務(wù)確認(rèn)并打印?入庫單?結(jié)算聯(lián)。結(jié)算出納收到供給商的發(fā)票，審核發(fā)票無誤后錄入發(fā)票相關(guān)信息到票據(jù)管理中。結(jié)算會計確認(rèn)商品入庫并收到發(fā)票后，制作“經(jīng)銷商品結(jié)算單〞，核銷供貨商的預(yù)付款。.4帶貨安裝商品結(jié)算操作流程門店銷售帶貨安裝商品供貨商送貨到顧客家進行安裝，并按照我公司規(guī)定定期到分部客戶效勞部進行回訪確認(rèn)。結(jié)算會計與供貨商對帳，對帳后在ERP中辦理商品出庫。結(jié)算會計打印“帶貨安裝商品出庫匯總單〞交采購員制作定單。采購部依據(jù)結(jié)算會計打印的“帶貨安裝商品出庫匯總單〞制作“采購定單〞結(jié)算會計辦理商品入庫，并制作?代銷商品結(jié)算單?收入主管計算返利、補利及其他各種應(yīng)收款項，結(jié)算會計打印?代銷商品結(jié)算單?。結(jié)算會計每周四下午匯總編制“代銷商品周付款方案匯總表〞，經(jīng)相關(guān)人員審批后在下班前報總部資金管理部?？偛抠Y金管理部于下周一下班前將審批后的“代銷商品周付款方案匯總表〞回各分部。供貨商按照我公司的規(guī)定持增值稅發(fā)票按時到分部財務(wù)辦理貨款。.5方案外付款操作流程A.采購員填寫“方案外付款申請表〞B.分部財務(wù)審核“方案外付款申請表〞C.總部資金管理部審核“方案外付款申請表〞D.總部采購中心審批“方案外付款申請表〞后回分部采購部E.分部采購部送交分部結(jié)算組，分部結(jié)算組根據(jù)總部的審批支付貨款.6采購需要控制付款的報批流程A.分部采購部需要控制付款的由分部采購員填報“國美電器〔〕分部月第周采購控制付款申請明細(xì)表〞。B.總部采購中心審批“國美電器〔〕分部月第周采購控制付款申請明細(xì)表〞。C.總部資金管理部依據(jù)采購中心的意見審批分部的“周付款方案匯總表〞。分部付款信息的反應(yīng)每周五下午各分部根據(jù)總部審批的本周付款方案匯總表，結(jié)合本周的實際付款情況編制“國美〔〕分部月第周付款情況統(tǒng)計表〞。5貨款結(jié)算審批流程及權(quán)限規(guī)定.1每周付款方案的審批流程A.正常付款方案為按照公司結(jié)算管理制度規(guī)定到期對帳結(jié)算的付款?！膊缓瓤詈筘洝F(xiàn)款現(xiàn)貨、無合同付款以及諾基亞、西門子、摩托羅拉〕；B.各分部財務(wù)部每周按照制度同供給商對帳完畢后，匯總上報付款方案；總部財務(wù)中心資金管理部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在授權(quán)權(quán)限內(nèi)對付款方案進行審批、排款，詳細(xì)如下：單筆500萬元以上款項報總裁審批后執(zhí)行，單筆300萬以上500萬元〔含〕以下款項報副總裁審批后執(zhí)行，單筆200萬元以上300萬元〔含〕以下報采購中心副總經(jīng)理審批后執(zhí)行，單筆200萬元以下由財務(wù)中心資金管理部審批后執(zhí)行。D.分部財務(wù)部收到總部財務(wù)中心批復(fù)后的付款方案后，復(fù)印一份給分部采購部，以便采購人員掌握付款情況；E.采購人員對于付款有異議，需要延遲付款的，按照下文到期延遲付款流程報批后交分部財務(wù)部執(zhí)行；F.分部財務(wù)部按照審批后的付款方案以及采購部的延期付款審批單進行付款。.1.2先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨付款方案A.每周的先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨付款方案由分部采購人員根據(jù)下周實際經(jīng)營情況預(yù)計，并制表報送；B.總部財務(wù)中心資金管理部根據(jù)資金余缺情況和現(xiàn)有庫存情況進行審核后報總部采銷中心，由總部采銷中心總經(jīng)理審批后傳回分部；C.分部采購部根據(jù)已經(jīng)審批的額度，結(jié)合公司實際情況制作進貨訂單，經(jīng)廠家確認(rèn)貨源后，報分部財務(wù)部提請付款；D.分部財務(wù)部根據(jù)實際訂單金額，核查有無方案或是否超方案后付款。.1.3諾基亞、摩托羅拉、西門子的付款審批流程諾基亞、摩托羅拉、西門子為直供機型，執(zhí)行特殊的結(jié)算政策，不報方案。實際付款時，由總部專管員匯總各地訂單，經(jīng)廠家確認(rèn)后，報請物流公司付款；物流公司根據(jù)資金額度審核后，按照公司授權(quán)報請采銷中心審批，具體如下：匯總后單筆1500萬以上的報總裁審批后執(zhí)行；匯總后單筆700-1500萬元〔含〕的報付總裁審批后執(zhí)行；匯總后單筆700萬元〔含〕以下的報采銷中心總經(jīng)理審批后執(zhí)行；物流公司根據(jù)審批后的申請單進行付款，同時下發(fā)付款通知單通知各分部向物流付款；.2方案外付款報批流程分部采購人員根據(jù)實際經(jīng)營情況制作方案外付款申請單，報分部財務(wù)部審核；分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)經(jīng)理、采銷總監(jiān)、總經(jīng)理審核簽字后，上報總部財務(wù)中心資金管理部；總部財務(wù)中心審核后報總部采購中心審批，總部采購中心審批后回傳分部采購部，分部采購部根據(jù)審批后的付款申請單提請財務(wù)付款；總部采購中心根據(jù)授權(quán)權(quán)限進行審批，其中單筆100萬元以內(nèi)〔含〕的款項由采購中心副總負(fù)責(zé)簽批，單筆100萬元—200萬元〔含〕的款項由總部采銷中心總經(jīng)理審批，單筆200萬元以上的款項由副總裁審批。.3無合同付款的審批流程.3.1公司原那么上不準(zhǔn)無合同付款，有特殊原因的需報總部采銷中心審批；.3.2無合同付款申請由分部采購人員申請上報，經(jīng)財務(wù)中心資金管理部審核后報采銷中心審批；.3.3.采銷中心在授權(quán)權(quán)限內(nèi)審批，具體權(quán)限設(shè)置如下：A.單筆300萬元以上的由總裁審批；B.單筆50萬元-300萬元的由副總裁審批；C.單筆50萬元以下的由采銷中心總經(jīng)理審批；.3.4采銷中心審批完后回傳分部采購部，分部采購部憑審批后的單據(jù)提請財務(wù)付款。.4到期延遲付款的審批流程供給商的良好合作關(guān)系，不允許無故拖延廠家貨款，特殊情況的需報總部采銷中心審批；.4.2分部采購人員根據(jù)同廠家的合作情況，填報“控制付款申請表〞經(jīng)采銷總監(jiān)、總經(jīng)理審核后上報總部采銷中心；.4.3總部采銷中心總經(jīng)理對到期延遲付款具有審批權(quán)，經(jīng)審批后的申請表由采銷中心回傳分部采購部；“控制付款申請表〞交分部財務(wù)部，分部財務(wù)部立即停止該供給商的所有貨款結(jié)算。.5提前帳期付款的審批流程3%的付款〔含現(xiàn)款進貨〕分部采購部根據(jù)同供給商簽署的正式協(xié)議制作付款申請單，附協(xié)議復(fù)印件后報分部財務(wù)部審核，原件同時交財務(wù)一份存檔；財務(wù)審核后，分部采購部將付款申請連同協(xié)議交分部總經(jīng)理審批，總經(jīng)理根據(jù)授權(quán)權(quán)限有單筆50萬元〔含〕以下的款項審批權(quán)〔B類，其余參見授權(quán)書〕，超過審批權(quán)限的傳至總部財務(wù)中心資金管理部，資金管理部根據(jù)資金余缺情況和現(xiàn)有庫存情況進行審核，審核后轉(zhuǎn)總部采銷中心審批；總部采銷中心按照授權(quán)權(quán)限進行審批，具體權(quán)限如下：Ⅰ.單筆50萬元以上200萬元〔含〕以下的款項由總部采購中心副總審批；Ⅱ.單筆200萬元以上的款項由副總裁審批。總部采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此提請財務(wù)付款?！踩绔@取最高年返等〕分部采購部根據(jù)實際情況制作付款申請單，報分部財務(wù)部審核；分部財務(wù)審核后，分部采購部將付款申請傳至總部財務(wù)中心資金管理部，資金管理部根據(jù)資金余缺情況和現(xiàn)有庫存情況進行審核，審核后轉(zhuǎn)總部采銷中心審批；總部采銷中心按照授權(quán)權(quán)限進行審批，具體權(quán)限如下：單筆50萬元〔含〕以下的款項由總部采購中心副總審批；單筆50--200萬元〔含〕以下的款項由采銷中心總經(jīng)理審批；單筆200萬元以上的款項由副總裁審批；總部采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此提請財務(wù)付款。.6無稅票再次付款的〔對同一供給商，限一筆付款〕：無稅票再次付款的審批權(quán)為總部采銷中心副總經(jīng)理，由分部采購部提出申請，報總部資金管理部審核后轉(zhuǎn)至總部采銷中心審批，采銷中心審批后回傳分部采購部，分部采購部憑此向財務(wù)提請付款。.7付款后應(yīng)付帳款小于庫存以及應(yīng)收總額的；殘次庫存超標(biāo)的以及應(yīng)收收入延遲收取的一律授權(quán)給分部總經(jīng)理審批。.8相關(guān)人員的權(quán)責(zé)義務(wù)的明確財務(wù)人員對于各項業(yè)務(wù)具有監(jiān)督權(quán)、預(yù)警權(quán)，對于各項付款均需保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時清晰的表達(dá)自己的意見，說明同意付款或不同意付款，對于不同意付款的，要給出具體原因以便供相關(guān)人員審批決策時參考；公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于最終的付款按照授權(quán)權(quán)限具有審批權(quán)，并因此承當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任，對于付款后出現(xiàn)的問題負(fù)全部責(zé)任；由于收入的收取主要靠結(jié)算付款環(huán)節(jié)來對供給商進行控制，付款審批流程更改后，本著權(quán)責(zé)對等的原那么，收入的收取由總部財務(wù)中心收入管理部負(fù)責(zé)管理改由總部采購中心全面負(fù)責(zé)，分部采購人員負(fù)有收入收取的直接責(zé)任；收入主管審核結(jié)算付款單據(jù)時，要如實反映各項應(yīng)收數(shù)據(jù)，以供審批人員參考；由于庫存的控制〔包括滯銷、殘次〕主要靠付款環(huán)節(jié)來控制，付款審批流程更改后，本著權(quán)責(zé)對等的原那么，庫存的管理由總部采購中心全面負(fù)責(zé)，分部采購人員負(fù)有庫存管理的直接責(zé)任；分部財務(wù)部、總部財務(wù)中心資金管理部將負(fù)責(zé)經(jīng)常對滯銷、殘次庫存、各項收入〔商業(yè)折扣、合同內(nèi)收入、合同外收入等〕的收取情況進行調(diào)查分析、預(yù)警，以供公司領(lǐng)導(dǎo)作為獎懲依據(jù)及決策參考。5.4獎懲規(guī)定效勞獎懲規(guī)定.1懲罰規(guī)定：A.經(jīng)調(diào)查屬于效勞