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文檔簡介
ICS03.080.01
A14
備案號:62021-2019DB21
遼寧省地方標(biāo)準(zhǔn)
DB21/T3112—2019
貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范
Specificationforbusinessfilemanagementoffreightfowards
DB21/T3112—2019
貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的建立要求和管理要求。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的建立和管理。
2規(guī)范性引用文件
下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的,凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
GB/T22154國際貨運(yùn)代理服務(wù)質(zhì)量要求
3業(yè)務(wù)檔案建立要求
3.1業(yè)務(wù)檔案創(chuàng)建時間
自接到訂艙委托時,分配工作號,該工作號即為該票業(yè)務(wù)的檔案號碼。
3.2業(yè)務(wù)檔案主要內(nèi)容
應(yīng)包括業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)單、訂艙委托、提單復(fù)印件(簽單章齊全或有電放章或有電放通知)、費(fèi)用確認(rèn)單
/賬單、其他相關(guān)文件如配艙回執(zhí)、各類保函、提單確認(rèn)件、重要往來郵件包括報價及操作指令等打印
文本、箱單、發(fā)票、報關(guān)單復(fù)印件等。
3.3業(yè)務(wù)檔案裝訂順序
按順序依次為業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)單、費(fèi)用確認(rèn)單/賬單、正本或電放提單復(fù)印件、提單確認(rèn)件、各類保函、
訂艙回執(zhí)、訂艙委托書、客戶委托書、報關(guān)單復(fù)印件等、報價單及重要往來郵件等。
3.4業(yè)務(wù)檔案歸檔時間
宜在業(yè)務(wù)完畢后進(jìn)行,業(yè)務(wù)完畢的判斷節(jié)點(diǎn)以收付款完結(jié)、提單簽放、貨物交運(yùn)為依據(jù)。檔案管
理部門應(yīng)在操作完成后的一個月內(nèi)將業(yè)務(wù)檔案歸檔完畢。
3.5業(yè)務(wù)檔案歸檔要求
3.5.1應(yīng)按照海運(yùn)出口整箱、拼箱;海運(yùn)進(jìn)口整箱、拼箱;空運(yùn)出口;空運(yùn)進(jìn)口等不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行
分類歸檔。當(dāng)單個業(yè)務(wù)類型當(dāng)月票數(shù)低于20票,可與同類業(yè)務(wù)合并歸檔。
3.5.2歸檔順序應(yīng)按業(yè)務(wù)日期及如下規(guī)則排序:
a)按業(yè)務(wù)日期由早到晚,由下到上排序;
b)當(dāng)業(yè)務(wù)日期相同時,按工作號字頭由A到Z,由下到上排序;
c)當(dāng)業(yè)務(wù)日期及工作號字頭都相同時,按工作號尾號由小到大,由下到上排序。
3.5.3每檔案袋宜封存15至40票,可根據(jù)具體單據(jù)量安排。
3.5.4業(yè)務(wù)檔案袋外應(yīng)標(biāo)注業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)日期范圍及總票數(shù)。
DB21/T3112—2019
示例:海運(yùn)出口整箱,2018年1月24日至1月30日,共25票。
3.5.5業(yè)務(wù)檔案袋內(nèi)首頁應(yīng)隨附檔案明細(xì),可參見附錄A。
3.5.6檔案明細(xì)應(yīng)保留電子版匯總,以便移交檔案時簽收。
3.5.7歸檔月份周期應(yīng)與業(yè)務(wù)周期一致。
3.5.8檔案管理人員應(yīng)按上述要求及時將檔案文件整理完畢,移交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核并簽字
確認(rèn),并在標(biāo)明歸檔時間后進(jìn)行統(tǒng)一封存保管。
4業(yè)務(wù)檔案管理要求
4.1檔案封存
檔案管理部門負(fù)責(zé)人或代為行使檔案管理權(quán)限的人員負(fù)責(zé)檔案整理封存,確保檔案的完整性、歸
檔的及時性。
4.2檔案移交
應(yīng)符合GB/T22154的要求,檔案留存時間為兩年,宜以季度為單位進(jìn)行匯總,并定期移交檔案管理
部門。
4.3檔案借閱
檔案借閱由借閱人提出申請,經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后,向檔案管理人員借閱。檔案管理
人員做好借閱記錄,并按規(guī)定填寫留存《檔案借閱記錄表》(可參見附錄B),借閱檔案原件應(yīng)在當(dāng)日
內(nèi)歸還于檔案管理人員,如需繼續(xù)參閱,可將原件復(fù)印,且借閱人不得隨意傳播借閱內(nèi)容。
4.4檔案銷毀
4.4.1銷毀范圍
包含下列情況:
a)業(yè)務(wù)發(fā)生日起超過五年以上(含五年)的業(yè)務(wù)檔案;
b)涉及法律糾紛或訴訟的業(yè)務(wù)檔案不得銷毀,檔案原件應(yīng)第一時間交由法務(wù)相關(guān)部門,與案件檔
案并存,檔案管理部門留存復(fù)印件或掃描件;
c)涉及特殊性的業(yè)務(wù)檔案不得銷毀,檔案原件應(yīng)第一時間交由檔案管理部門留存,其他部門留存
復(fù)印件或掃描件。
4.4.2銷毀流程
4.4.2.1由檔案管理部門按報文模板并隨附《銷毀業(yè)務(wù)檔案明細(xì)》報文提報,可參見附錄C及附錄D,
經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審批,由法務(wù)部門審批后報單位負(fù)責(zé)人最終批復(fù)意見。
4.4.2.2應(yīng)采用焚燒或粉碎銷毀。
4.4.2.3銷毀檔案時應(yīng)由兩人或兩人以上同行,原則上經(jīng)辦人應(yīng)為業(yè)務(wù)檔案管理部門相關(guān)人員。經(jīng)辦
人應(yīng)確保所處理的檔案被徹底銷毀,未向本單位以外泄露任何信息。
4.4.2.4銷毀執(zhí)行完畢后,檔案管理人員在《銷毀業(yè)務(wù)檔案明細(xì)》中將銷毀經(jīng)辦人及實(shí)際銷毀時間填
寫完整,并將原件與業(yè)務(wù)檔案一并存檔。
DB21/T3112—2019
AA
附錄A
(資料性附錄)
檔案明細(xì)表
______年_____月單單位:部門:
序號業(yè)務(wù)日期工作號客戶名稱業(yè)務(wù)員檔案管理人員備注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
交接人:簽收人:日期:
DB21/T3112—2019
附錄B
(資料性附錄)
檔案借閱記錄表
______年_____月單單位:部門:
序號檔案借閱人借閱時間借閱事由檔案文件明細(xì)檔案管理人員返還時間
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
交接人:簽收人:日期:
DB21/T3112—2019
BB
附錄C
(資料性附錄)
報文模板
關(guān)于XX單位業(yè)務(wù)檔案銷毀的請示
申請銷毀原因:
申請銷毀范圍:
銷毀辦法:
銷毀擬實(shí)施時間:
銷毀經(jīng)辦人:
申請單位:
申請時間:
DB21/T3112—2019
CC
附錄D
(資料性附錄)
銷毀業(yè)務(wù)檔案明細(xì)表
______年_____月單單位:部門:
序號業(yè)務(wù)日期工作號客戶名稱業(yè)務(wù)員檔案管理人員備注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
溫馨提示
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