企業(yè)常用公文寫作知識

公文寫作培訓中心史蒙蒙2012-3項目名稱主要內(nèi)容公文分類上行文、平行文、下行文公文的基本格式眉首、主體、版記、例文公文的表達方式敘述、說明通知作用、指示性、知照性通知、寫作要領、例文請示定義、特點、分類、組成要素、寫作注意事項報告定義、特點、種類函作用、種類、體例格式、寫作要領通訊稿定義、特點、寫作要領會議紀要定義、寫作要領公告定義、寫法電子公文寫作要素、文本格式、注意事項總結(jié)寫法、注意事項2024/3/32公務文書簡稱公文。一般來說，在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務公文，主要分為通知

、請示、報告

、函、通訊稿

、會議紀要

、公告、電子公文、總結(jié)等前言公文分類上行文：請示、報告、意見等。平行文：主要是函。下行文：命令（令）、決定、公告、通告、通報、批復、意見、會議紀要等。下行文占公文種類的80%。2024/3/34公文基本格式

按照行政公文的格式，公文包括眉首、主體、版記三部分：

5眉首發(fā)文機關、文號、簽發(fā)人、份號、密級、急度主體公文標題、主送機關、正文、附件、成文日期、附注版記

主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期印刷份數(shù)2024/3/36一、表達方式

表達方式指的是文章使用語言表達思想的不同方式，具體可以劃分為敘述、描寫、說明和議論。

其中，敘述是最基本、最常見的方法。a、敘述

要求：1、人稱明確：敘述的人稱就是指作者在敘述中的立足點和角度。（第一人稱、第三人稱）

2、頭緒清楚。

3、交代明白（時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果）

4、詳略得當：切忌平鋪直敘、記流水帳，要突出重點。b、說明

要求：

1、分清角度，講究條理

2、置身局外，態(tài)度客觀

3、抓住特征，解說明白

4、言簡意明，通俗易懂

二、常用公文的寫作技巧

一、通知

二、請示三、報告

四、函五、通訊稿

六、會議紀要

七、公告八、電子公文九、總結(jié)1、通知

通知的作用：批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項、任免人員，用通知。

包括轉(zhuǎn)發(fā)性、指示性、知照性通知三類

11“輕騎兵”類別項目內(nèi)容指示性通知通知緣由“特通知如下”、“特作如下通知”通知事項正文主項執(zhí)行要求即正文結(jié)尾：常以“以上通知，請認真研究執(zhí)行”、“以上通知，希望遵照辦理”收束全文知照性通知定義

常用于發(fā)布規(guī)章、設立或撤銷機構(gòu)、任免和聘用干部、遷移辦公地址、啟用或更換印章、召開會議等其行文簡潔明快，內(nèi)容單一集中，篇幅較短。寫作要領通知緣由+通知事項，重在知照，不提出執(zhí)行要求，常以“特此通知”的尾語收束全文。2024/3/312

通知的寫作要領：

著重點是一個“知”字：要簡短明了、通俗易懂。13142、請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。

請示的特點：

針對性，呈批性，單一性，時效性15根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

一、

請求指示性請示；

二、

請求批準性請示；

三、

請求批轉(zhuǎn)性請示；

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：

一、

首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內(nèi)容。

17標題書寫方式舉例發(fā)文機關名稱+事由+文種《***關于********的請示》事由+文種《關于*******的請示》

二、

正文，一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

結(jié)語的習慣用語有“當否，請批示”、“妥否、請批復”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行”。

三、

尾部，主要為落款與成文時間兩部分。

18卒章顯志式：（先述緣由、后寫事項）開門見山式：（先寫事項、后述緣由）2024/3/319寫請示，最重緣由。要把握三點：合情合理合法；具體充分；清楚明白。

應注意的問題

：

一、

一文一事的原則。

二、

材料真實，不要為得到領導批準而虛構(gòu)情況。

三、

理由充分，請示事項明確。

四、

語氣平實、懇切，以引起上級的重視。203、報告

下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。

“下情上達”是制發(fā)報告的目的。

21

報告的特點：

一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。

二、報告中一般不提建議或意見。

22三、報告在內(nèi)容上可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復雜。

四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯(lián)系的一種重要形式。報告的種類

從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。

呈報性報告

呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關的事宜。

例行工作報告

例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用

支出報告等。

25報告正文常用結(jié)束語工作報告、情況報告：特此報告答復性報告：專此報告忌用：“以上報告當否，請指示”“以上報告如有不當，請指正”

264、函作用：

不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項，用函。函屬于知照性公文。27

函的分類：從內(nèi)容上分：商洽性函、詢問性函、答復性函、請求性函

從行文方向的不同分：發(fā)函和復函。28函的體例格式：函的正文結(jié)構(gòu)，由函請（復）緣由、函請（復）事項與尾語組成。1、函請（復）緣由：即正文開頭，要寫明發(fā)函的原由和目的。

（復函一般為“X年X月X日來函（文號）收悉”）29

2、函請（復）事項：即正文主項。3、尾語：即正文結(jié)尾。發(fā)函用“即請函復”、“專項函達”等；復函用“特此函復”、“此復”等。30函的寫作要領：

函的行文要求簡潔明快，語言質(zhì)樸，直述直陳；此外還要注意：1、用語講究分寸2、簡明扼要315、通訊稿

通訊，是運用敘述、描寫、抒情、議論等多種手法，具體、生動、形象地反映新聞事件或典型人物的一種新聞報道形式，屬記敘文的一種。2024/3/332通訊稿的特點

（1）嚴格的真實性；

（2）報道的客觀性；

（3）較強的時間性；

（4）描寫的形象性。2024/3/333通訊的寫作方法：

第一，主題要明確；

第二，材料要精當；

第三，寫人離不開事，寫事為了寫人；

第四，角度要新穎。2024/3/3346、會議紀要

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

35

類別項目內(nèi)容首部標題會議名稱和文種，如《*****公司******會議紀要》正文前言概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。過渡語：“現(xiàn)將這次會議研究的幾個問題紀要如下：”或“現(xiàn)將會議主要精神紀要如下：”主體核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果尾部署名和成文時間2024/3/336會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。

各部分的寫作要求如下：

注意事項撰寫會議紀要應當注意的兩個問題：

一是概括要全面，要如實反映會議精神。不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。

二是要具備一定的分析、綜合能力和表達能力。只有這樣，表述上才能做到重點突擊，條理清晰，文字簡練。2024/3/3377、公告

用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項的公文。

寫法：

公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。

38標題分類內(nèi)容完全標題發(fā)文機關+事由+文種不完全標題發(fā)文機關+文種文種；如《公告》39標題之下，有時可依公告單獨編號二、

正文

（主旨+說明）

主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。

說明寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般用"特此公告"作為結(jié)語。

2024/3/340

三、

落款及日期

公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。

重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應標明發(fā)文地點。2024/3/3418、電子公文電子公文的寫法

主要由主題、事項或附件落款組成。

一、

收件單位/人

二、

抄送單位/人

三、

主題：相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。

2024/3/342

四、

事項：公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項等（與日常公文寫作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。

五、

落款：署名及成文時間

。2024/3/343文本格式：1、郵件開頭的稱謂頂格寫；2、問候語段首縮進兩個字體；3、主題必須簡潔、全面、準確；4、正文部分另起一行，段首縮進兩個字體，全文行間距統(tǒng)一為1.5倍行距；5、字體統(tǒng)一使用宋體，小四號，黑色，如需著重標記的內(nèi)容請使用紅色字體，加粗；2024/3/344名稱相關規(guī)定敬語請多使用貴部門\門店、您好、請、謝謝等敬語郵件用語用語要求嚴謹、正式，切忌隨意、俚語或者晦澀難懂等易引起誤會的表達重要性等級重要或緊急的郵件前加“重要性高-！”，以便于對方識別和引起重視2024/3/3459、總結(jié)(1)標題：分為單標題和雙標題兩種。

單標題又可分為公文式標題和文章式標題公文式標題：單位名稱+時限+總結(jié)內(nèi)容。如標題下或文末有單位署名，標題可省略單位名稱等。文章式標題：一般是直接標明總結(jié)的基本觀點，常用于專題總結(jié)。

2024/3/3