高效會(huì)議管理培訓(xùn)課件

3/4/20243/4/2024會(huì)議的意義幫助群體溝通關(guān)鍵詞：我存在，故我開會(huì)3/4/2024會(huì)議的目的關(guān)鍵詞：萬(wàn)會(huì)朝宗—解決問(wèn)題3/4/2024會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理

3/4/20241.會(huì)議召開頻率頭兒，我們每天開會(huì)，許多實(shí)際工作都沒時(shí)間做

是啊，這樣下去怎么得了，得開個(gè)會(huì)研究一下3/4/20241.會(huì)議召開頻率①固定的公司會(huì)議、部門會(huì)議3/4/20241.會(huì)議召開頻率②全體會(huì)議3/4/20241.會(huì)議召開頻率③處理突發(fā)事件的會(huì)議3/4/20241.會(huì)議召開頻率④一對(duì)一會(huì)議3/4/20242會(huì)議召開時(shí)間①日期3/4/20242會(huì)議召開時(shí)間②時(shí)間如果午餐時(shí)間開會(huì)？3/4/20242會(huì)議召開地點(diǎn)

選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅是一個(gè)舒適的問(wèn)題，而且要使與會(huì)者感覺到這個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合。若會(huì)議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的；同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室召開正式會(huì)議。3/4/20242會(huì)議召開地點(diǎn)①在辦公室召開會(huì)議優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)缺點(diǎn)：可能會(huì)有電話干擾，或者有人打擾。3/4/20242會(huì)議召開地點(diǎn)②在會(huì)議室召開會(huì)議優(yōu)點(diǎn)：干擾相對(duì)較小缺點(diǎn)：會(huì)務(wù)準(zhǔn)備負(fù)擔(dān)大3/4/20242會(huì)議召開地點(diǎn)③在咖啡屋召開會(huì)議優(yōu)點(diǎn)：氣氛輕松，適合于簡(jiǎn)單溝通、頭腦風(fēng)暴缺點(diǎn)：不適合于主題嚴(yán)肅、復(fù)雜的會(huì)議，不利于形成決議3/4/20242會(huì)議召開地點(diǎn)座位安排的藝術(shù)3/4/20243開會(huì)對(duì)象的選擇3/4/20243開會(huì)對(duì)象的選擇哪些人必須來(lái)開會(huì)？3/4/20244主持者的技能

如果會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，就無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。主持人3/4/20244主持者的技能①責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保持中立態(tài)度3/4/20244主持者的技能②對(duì)參會(huì)者的表情準(zhǔn)確辨別3/4/20244主持者的技能②對(duì)參會(huì)者的表情準(zhǔn)確辨別3/4/2024③應(yīng)對(duì)不同風(fēng)格的與會(huì)者與蟬相遇蟬的癥狀：講與主題無(wú)關(guān)的故事講得模糊而不具體明確拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策：采用非語(yǔ)言性暗示探詢、總結(jié)、測(cè)試其理解成度善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言3/4/2024③應(yīng)對(duì)不同風(fēng)格的與會(huì)者與鯊魚相遇鯊魚的癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對(duì)策：理解對(duì)方的想法或情緒重申會(huì)議中無(wú)論什么意見都可以提但正面的建議會(huì)更受歡迎采用非語(yǔ)言性方式打斷3/4/2024③應(yīng)對(duì)不同風(fēng)格的與會(huì)者驢的癥狀：過(guò)于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面“墻”不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題主持人對(duì)策：突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問(wèn)題短暫沉默與驢相遇3/4/2024③應(yīng)對(duì)不同風(fēng)格的與會(huì)者兔子的癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議主持人對(duì)策：突出他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施與兔子相遇3/4/2024③應(yīng)對(duì)不同風(fēng)格的與會(huì)者螃蟹的癥狀：開會(huì)時(shí)還在做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話打瞌睡，走神主持人對(duì)策：對(duì)開小會(huì)者，主持人停止說(shuō)話或者示意發(fā)言者暫停，使會(huì)議短暫沉默問(wèn)他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論，然后集中討論對(duì)打瞌睡者，可中間休息5分鐘，并加快會(huì)議議程與螃蟹相遇3/4/2024④會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問(wèn)題

當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與會(huì)者會(huì)找借口，如“我忘了”、“這不是我的責(zé)任”。作為主持人，你可以在這位與會(huì)者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作，或者將任務(wù)轉(zhuǎn)給其他人做。

借口3/4/2024④會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問(wèn)題

有的與會(huì)者會(huì)試圖暗中破壞會(huì)議，所以會(huì)議未能達(dá)到規(guī)定的目標(biāo)。身為主持人，你可以通過(guò)揭露她的策略來(lái)制止她。如果與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議，就休會(huì)。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會(huì)議。設(shè)伏3/4/2024④會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問(wèn)題

有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議中所提出的觀點(diǎn)會(huì)采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度，并挑起爭(zhēng)論。作為主持人，你可以以會(huì)議目的和達(dá)成一致的需要來(lái)提醒反對(duì)者。也可以緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會(huì)者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘咴诓粨p害反對(duì)者的情況下引入幽默，以緩和局面。對(duì)抗3/4/2024④會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問(wèn)題

若雙方的討論變的過(guò)分激烈，就站起來(lái)重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來(lái)。你站著，高高在上的位置會(huì)使你顯出更大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語(yǔ)調(diào)。

3/4/2024④會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問(wèn)題

與會(huì)者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會(huì)議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求該與會(huì)者離開。你也可以休會(huì)，而且不確定重新集合的時(shí)間。嚴(yán)重混亂3/4/20245參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，將致使會(huì)議失敗。3/4/20245參會(huì)者的技能①收集信息，積極準(zhǔn)備閱讀會(huì)議議程和相關(guān)資料收集發(fā)言素材，準(zhǔn)備發(fā)言提綱3/4/20245參會(huì)者的技能②保持開放心態(tài)，認(rèn)真傾聽3/4/20245參會(huì)者的技能③圍繞議題，積極參與

禮貌發(fā)言，尊重他人

3/4/20245參會(huì)者的技能④記錄與總結(jié)3/4/20246會(huì)議準(zhǔn)備工作會(huì)務(wù)條件不充足，將延遲會(huì)議召開時(shí)間，降低會(huì)議效率；3/4/20246會(huì)議準(zhǔn)備工作1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知3/4/20247會(huì)議記錄的技巧重要會(huì)議要錄音，日后不用的錄音等于浪費(fèi)時(shí)間主持人，不要兼任會(huì)議記錄者工作。會(huì)議記錄盡可能維持在一頁(yè)紙內(nèi)會(huì)議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會(huì)議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處；列出會(huì)議重點(diǎn)；工作分派情況及完成日期盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會(huì)議記錄發(fā)給與會(huì)者3/4/20248主持人會(huì)后跟進(jìn)請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表針對(duì)評(píng)估意見采取改進(jìn)措施聯(lián)絡(luò)缺席的同事，詢問(wèn)缺席的原因跟進(jìn)計(jì)劃，如有需要立刻召集另一次會(huì)議會(huì)議后檢討得失，如有需要找高層協(xié)助跟跟跟3/4/2024例會(huì)容易出現(xiàn)的問(wèn)題：

1.內(nèi)容不固定，主持人請(qǐng)假時(shí)，代理人主持的會(huì)議質(zhì)量更差。9例會(huì)召開技巧2.遺留問(wèn)題逐漸解決，但越來(lái)越感覺會(huì)議變成形式。3/4/2024對(duì)策：

1.參會(huì)者事先提交工作報(bào)告到主持人。9例會(huì)召開技巧2.工作報(bào)告應(yīng)格式化，關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的完成情況，例行檢查工作的結(jié)果，上次會(huì)議決議或計(jì)劃的完成情況為必備內(nèi)容。3.關(guān)注本階段成績(jī)，也要關(guān)注各階段的變化趨勢(shì)。4.培訓(xùn)等工作是可以長(zhǎng)期布置的任務(wù)。3/4/2024①是否形成清晰決議？10會(huì)議效果評(píng)估3/4/2024達(dá)成決議－彼得德魯克決議法用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)估計(jì)各提案之獲益率評(píng)估有無(wú)采集更多資料的需要征求反對(duì)意見以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同單位對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督3/4/2024②會(huì)議時(shí)間是否充分利用時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋會(huì)議秘書工作＋會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）金錢成本＝開會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資直接成本＝會(huì)議