公司存貨管理制度

公司存貨管理制度第一章總則第一條目的為加強公司存貨管理，確保存貨賬實相符，加快存貨周轉(zhuǎn)速度，規(guī)范存貨管理流程，根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》的相關(guān)要求，結(jié)合公司《采購與付款管理制度》、《生產(chǎn)管理制度》、《銷售與收款管理制度》、《會計核算制度》以及公司實際情況，制定本制度。第二條定義本制度所稱存貨”是指在日常經(jīng)營中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程中耗用的材料或物料等，包括各類原材料、輔助材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、庫存商品以及包裝物、委托加工物資等。第三條適用范圍本制度適用于公司及控股子公司（本制度所稱控股子公司，是指公司持有其50%以上的股份，或者能夠決定其董事會半數(shù)以上成員的當選，或者通過協(xié)議或其他安排能夠?qū)嶋H控制的公司）。第二章職責(zé)分工與授權(quán)批準第四條職責(zé)分工崗位職責(zé)1、總裁?審批存貨管理的采購、保管、使用、處置等政策和制度?審查、審閱存貨管理重要財務(wù)報表?審批存貨管理賬目科目的增減和調(diào)整?審批盤盈盤虧的應(yīng)對策略和方法2、倉儲部長?審核倉庫物資管理臺帳?審核月收貨、出貨報告?審核并確認盤點報告?審核存貨補倉申請?審核存貨保險購買申請3、倉庫管理員?進行貨物驗收和出入庫手續(xù)辦理?填寫、更新倉庫臺帳、卡片?進行在庫存貨的日常盤點?編制在庫存貨的日常盤點表?參與月度盤點和年度盤點?提出倉庫補倉申請?提出庫存呆廢品處理意見?制作月收貨、出貨報告?辦理存貨保險申請手續(xù)4、質(zhì)量管理部?開展專業(yè)性要求較高的存貨出入庫驗收?抽查存貨的常規(guī)性檢驗工作5、生產(chǎn)管理部?定期檢查產(chǎn)品倉庫狀況?審核生產(chǎn)車間原材料申領(lǐng)單和采購申請單6、生產(chǎn)車間?將產(chǎn)品存入指定的倉庫?向倉庫領(lǐng)用生產(chǎn)原材料和其它半成品?提出生產(chǎn)所需原材料的采購申請?管理生產(chǎn)過程中的半成品、在產(chǎn)品和周轉(zhuǎn)材料7、采購部?審核存貨使用部門提出的采購申請?編制存貨采購的制度、預(yù)算、計劃?組織實施存貨采購的市場調(diào)研、詢價、比價、合同談判、合約簽署等工作8、財務(wù)部經(jīng)理?審核存貨采購、保管、使用、處置過程中形成的財務(wù)和會計報表?提出存貨賬目調(diào)整的政策?根據(jù)管理層的意見調(diào)整存貨賬目?組織開展年度存貨盤點和季度存貨盤點?參與決策存貨保險9、會計人員?編制存貨采購、保管、使用、處置形成的財務(wù)和會計報表?審核存貨采購費用和金額，支付存貨采購的貨款?復(fù)核倉庫臺帳和上報的倉庫出入庫單、盤點表、匯總表等10、存貨使用部門?審核本部門所用存貨申領(lǐng)單?填寫本部門所用存貨申領(lǐng)單?辦理本部門所用存貨的申領(lǐng)手續(xù)11、門衛(wèi)?檢查進出公司大門的存貨及出門證第五條收發(fā)管理要求1、辦理存貨入庫手續(xù)時，先進行質(zhì)量檢驗，待質(zhì)量檢驗合格后，庫管員必須依據(jù)送貨單所列存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量進行核對、清點，對于清點結(jié)果無誤的存貨，方可辦理入庫手續(xù)。2、對當月收到的外購存貨，經(jīng)清點和檢驗后符合要求的，應(yīng)當及時辦理入庫手續(xù)；對期末尚未取得發(fā)票但已辦理入庫手續(xù)的外購存貨，應(yīng)當按照暫估金額入賬。3、庫管員依據(jù)經(jīng)審批的領(lǐng)料單或出庫單如實發(fā)出存貨。若領(lǐng)料單據(jù)、出庫單據(jù)未經(jīng)相關(guān)人員審批，或者字據(jù)不清晰、有被涂改的痕跡，庫管員應(yīng)當拒絕發(fā)出存貨（上線ERP系統(tǒng)的情況下，全部通過ERP走線上流程，不使用紙質(zhì)單據(jù)）。4、發(fā)出存貨時，出貨順序應(yīng)當遵循先進先出”的原則。5、任何人在未辦理存貨出庫手續(xù)的情況下，不得以任何名義從倉庫內(nèi)取得存貨。第六條存放管理要求1、二齊、三清、四定位”二齊：存貨擺放整齊，庫容干凈整齊；三清：實物清（干凈）、數(shù)量清（準確）、標識清（清楚）；四定位：存放時按區(qū)（域）、按排、按（貨）架、按位（置）定位。2、庫管員日常對經(jīng)常發(fā)生變動的存貨要及時清點，若發(fā)現(xiàn)實物與儲位不一致，要及時糾正；若發(fā)現(xiàn)實物數(shù)量與系統(tǒng)賬、物料卡記載不一致以及存貨品質(zhì)問題，要及時查找原因并向上級匯報。第七條系統(tǒng)單據(jù)、賬務(wù)及物料卡管理要求1、涉及存貨出入庫的系統(tǒng)單據(jù)錄入及處理原則上要求當天按時完成。2、做好物料卡的日常登記工作，辦理存貨出入庫手續(xù)后，及時正確變更物料卡信息。3、每月的紙質(zhì)單據(jù)應(yīng)當分類并裝訂成冊，由指定的庫管員統(tǒng)一歸檔管理。作為輔助會計資料，紙質(zhì)單據(jù)的保管期限不得低于10年。第八條倉庫自盤管理要求1、各倉庫每月至少對存貨執(zhí)行一次自盤。2、對于存放在外地倉庫和在客戶處寄售的存貨，倉儲部應(yīng)當在月底前通過銷售部門、外地倉庫負責(zé)人與寄售客戶核對外地倉庫和寄售存貨的結(jié)存數(shù)。若核對結(jié)果有差異，會同銷售部門、外地倉庫負責(zé)人、寄售客戶對接人及時查明原因，經(jīng)倉儲部長審核和財務(wù)總監(jiān)審批后由相關(guān)部門作出處理。核對無誤的，寄售存貨應(yīng)當取得有對方單位簽字蓋章的對賬單，將原件報送財務(wù)部門，倉儲部和銷售部保留復(fù)印件。3、倉儲部應(yīng)當每月根據(jù)自盤結(jié)果編制盤點報表。在倉庫自盤過程中發(fā)現(xiàn)的盤點差異，應(yīng)當及時查明原因，將存貨盤盈盤虧的結(jié)果及原因記錄在盤點報表中。報表由盤點人員和倉儲部長簽字確認后，報財務(wù)部門審核，并由財務(wù)總監(jiān)審批，對差異作出賬務(wù)調(diào)整。4、倉儲部應(yīng)當定期將盤點報表整理歸檔，按照公司制定的《會計檔案管理制度》的規(guī)定保管。第九條寄售模式下存貨管理要求為了加強公司的存貨管理，及時掌握公司寄售存貨的準確情況，公司結(jié)合實際業(yè)務(wù)，制定了寄售模式下內(nèi)部控制管理制度，對寄售產(chǎn)品發(fā)貨、保管、領(lǐng)用及對賬、盤點等進行制度規(guī)范：1、寄售產(chǎn)品發(fā)貨公司根據(jù)客戶訂單需求，將產(chǎn)品送至客戶指定倉庫，客戶寄售庫負責(zé)人員根據(jù)送貨單對實物的數(shù)量、型號進行清點，經(jīng)核對無誤后辦理入庫，并在送貨單上簽字確認。公司ERP系統(tǒng)以調(diào)撥的方式錄入對應(yīng)的出貨數(shù)量并轉(zhuǎn)入寄售庫。2、寄售產(chǎn)品保管寄售模式下，公司的產(chǎn)品存放在客戶指定的倉庫中，與客戶的存貨嚴格分開。3、寄售產(chǎn)品領(lǐng)用及對賬客戶根據(jù)生產(chǎn)需要領(lǐng)用寄售產(chǎn)品，寄售客戶將領(lǐng)料信息以郵件的形式發(fā)送給公司對應(yīng)的銷售業(yè)務(wù)人員，每月將領(lǐng)料數(shù)量匯總表發(fā)給相應(yīng)銷售業(yè)務(wù)人員進行對帳，公司通過對賬確認客戶已使用產(chǎn)品數(shù)量情況。4、寄售產(chǎn)品盤點管理公司銷售業(yè)務(wù)員不定期去倉庫查看寄售產(chǎn)品存放情況，并于報告期各期末，對寄售庫庫存情況實施盤點。第十條倉庫的安全、衛(wèi)生管理要求1、每天按照衛(wèi)生值日表的安排對倉庫的存貨和設(shè)備實行清潔整理，達到整齊、整潔、干凈、衛(wèi)生、合理擺放的要求，符合5S（整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)）管理的規(guī)定。2、非倉庫人員不得隨意出入倉庫，如有需要，經(jīng)批準且做必要登記后方可入內(nèi)；庫管員于每天下班前檢查倉庫門窗是否已關(guān)閉，是否存在安全隱患，確保存貨的安全性。3、因裝卸存貨而發(fā)生的高空作業(yè)，必須符合國家高空作業(yè)管理要求，確保作業(yè)人員、存貨的安全。4、倉庫內(nèi)嚴禁吸煙，禁止一切明火。第三章倉庫管理工作流程第十一條原、輔材料外購入庫管理1、倉庫核對數(shù)量集團內(nèi)各公司材料倉庫收到外部供應(yīng)商發(fā)出的原、輔材料等物資后，應(yīng)當依據(jù)供應(yīng)商提供的送貨單，核對物資的品名、規(guī)格、數(shù)量，檢查物資包裝是否完好。經(jīng)核對相符的物資，及時安排存放于倉庫待檢區(qū)，通知品檢部門進行品質(zhì)檢測。2、辦理品檢手續(xù)品質(zhì)檢測合格后，由品檢部門在送貨單上蓋章或簽字確認，負責(zé)驗收的庫管員在送貨單上簽字確認。3、辦理入庫手續(xù)材料倉庫將檢測后的外購存貨辦理實物入庫，并在ERP系統(tǒng)中作采購入庫的數(shù)據(jù)處理生成入庫單據(jù)，會計人員據(jù)此進行賬務(wù)處理。4、驗退手續(xù)對于品名、規(guī)格、數(shù)量經(jīng)核對與送貨單不符以及質(zhì)量檢測結(jié)果不符合約定要求的物資，應(yīng)當及時通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商處理相關(guān)事宜。倉儲部接到采購部門要求辦理退貨手續(xù)的通知后，填寫退貨單，安排退貨。第十二條原材料內(nèi)部采購入庫管理集團內(nèi)各公司材料倉庫收到集團其他公司發(fā)出的原材料后，應(yīng)當依據(jù)內(nèi)部單位提供的《發(fā)貨清單》，核對原材料的品名、規(guī)格、數(shù)量，檢查材料的包裝是否完好。待庫管員驗收合格后，參照原材料外購入庫管理流程辦理入庫手續(xù)及倉庫賬務(wù)處理。第十三條原材料銷售出庫管理公司材料倉庫收到銷售的發(fā)貨通知，按收貨的外部客戶或集團內(nèi)公司的信息歸類整理，填寫《發(fā)貨清單》，安排發(fā)貨事宜，《發(fā)貨清單》的客戶聯(lián)隨貨物一并發(fā)出。庫管員在ERP系統(tǒng)中作原材料銷售出庫生成出庫單據(jù)，會計人員據(jù)此做賬務(wù)處理。第十四條原、輔材料的生產(chǎn)領(lǐng)用管理1、生產(chǎn)領(lǐng)料材料倉庫收到生產(chǎn)車間開具的領(lǐng)料申請單后，按照領(lǐng)料申請單所列物資的品名、規(guī)格、數(shù)量，整理準備生產(chǎn)所需物資并安排車間領(lǐng)料。庫管員在ERP系統(tǒng)中作生產(chǎn)領(lǐng)用生成出庫單據(jù)，會計人員據(jù)此進行賬務(wù)處理。2、生產(chǎn)余料退回材料倉庫收到生產(chǎn)車間的余料退回申請，應(yīng)當根據(jù)退料申請上的信息，核對退回原、輔材料的數(shù)量，辦理退料入庫手續(xù)和倉庫賬務(wù)處理。3、因物資品質(zhì)問題發(fā)生退料若是因物資品質(zhì)問題導(dǎo)致的生產(chǎn)車間退料，經(jīng)品檢部門檢測確認后，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如達成索賠協(xié)議，采購部門應(yīng)當將協(xié)議抄送財務(wù)部門，作為財務(wù)部門賬務(wù)處理的依據(jù)。材料倉庫辦理退料入庫手續(xù)，會計人員進行賬務(wù)處理。待倉儲部接到采購部門要求辦理退貨手續(xù)的通知后，填寫退貨單，安排退貨事宜。第十五條原材料內(nèi)部調(diào)撥管理因生產(chǎn)所需，在同公司所屬各工廠的材料倉庫之間進行的原材料調(diào)撥，由公司生產(chǎn)計劃部門統(tǒng)一安排。調(diào)出倉庫按照生產(chǎn)計劃部門的通知整理準備原材料，填寫調(diào)撥單，調(diào)撥單隨原材料發(fā)往調(diào)入倉庫。調(diào)入倉庫依據(jù)調(diào)撥單的信息核對收到的原材料數(shù)量，核對相符后，在調(diào)撥單上簽字確認，辦理調(diào)撥入庫手續(xù)。調(diào)入倉庫將調(diào)撥單留存一聯(lián)備查。第十六條產(chǎn)成品出入庫管理1、產(chǎn)成品生產(chǎn)入庫成品倉庫收到待入庫的完工產(chǎn)成品，與生產(chǎn)車間提供的成品入庫單上的信息核對產(chǎn)成品的品名、規(guī)格、數(shù)量。核對相符的，雙方簽字，辦理入庫手續(xù)，會計人員賬務(wù)處理。2、產(chǎn)成品銷售出庫成品倉庫接到業(yè)務(wù)部的發(fā)貨通知后，依據(jù)業(yè)務(wù)部提供的出貨通知單編制銷貨清單，辦理成品出庫手續(xù)，會計人員賬務(wù)處理。3、產(chǎn)成品銷售退回成品倉庫收到客戶退回的產(chǎn)成品后，由銷售部門的經(jīng)辦人員會同庫管員清點退回的產(chǎn)成品數(shù)量并在《退貨通知單》上簽字確認。成品倉庫辦理入庫手續(xù)，庫管員依據(jù)經(jīng)確認的《退貨通知單》作ERP系統(tǒng)的銷售退回處理生成紅字銷售出庫單據(jù)。倉庫通知品檢部門對退回的產(chǎn)成品進行品質(zhì)檢測，由品檢部門根據(jù)檢測結(jié)果作出后續(xù)處理。第十七條半成品內(nèi)部銷售出庫管理集團公司生產(chǎn)計劃部根據(jù)生產(chǎn)需求，安排轉(zhuǎn)移半成品至集團內(nèi)其他公司進行生產(chǎn)加工。半成品倉庫接到生產(chǎn)計劃部的通知后，依據(jù)車間填寫并經(jīng)工序主管簽字的《半成品轉(zhuǎn)移單》填寫銷售出庫單，安排半成品發(fā)出事宜。庫管員在ERP系統(tǒng)中作半成品銷售出庫處理。第十八條呆料、廢料、不合格品管理1、定義呆料，是指耗用量遠遠少于存量、庫存周轉(zhuǎn)率極低的物料。此類物料存在較長時間不作耗用的情況，但是其并未喪失原本具備的特性和功能。廢料，是指因失去原有的特性和功能而不再具有利用價值的物料。不合格品，是指經(jīng)過檢驗判定，質(zhì)量特性不符合相關(guān)技術(shù)要求而不能正常驗收入庫的產(chǎn)品。2、呆料管理與處置公司倉儲部每月對倉庫呆料清查一次，分析并編制呆料清單，提交生產(chǎn)計劃部門，由生產(chǎn)計劃部門牽頭組織處置事項。生產(chǎn)計劃部門分析后認為可以對外處置的呆料，由品質(zhì)部和技術(shù)部進行物料鑒定，銷售部協(xié)助尋找收購單位，生產(chǎn)計劃部門制定處置方案并提請審批。依據(jù)審批意見，銷售部門對呆料作出具體處置，庫管員做好ERP系統(tǒng)出庫處理，會計人員賬務(wù)處理。3、廢料、不合格品管理與處置公司生產(chǎn)車間每月末統(tǒng)計廢料、不合格品的數(shù)量，編制廢料、不合格品清單，由品質(zhì)部和技術(shù)部進行物料鑒定。由生產(chǎn)計劃部、倉儲部和銷售部門共同依據(jù)鑒定意見制定處置方案，提請審批。依據(jù)審批意見，銷售部門對廢料、不合格品作出相應(yīng)處理，庫管員做好ERP系統(tǒng)的處理記錄。4、處置的審批與監(jiān)督（1）呆料的賬面原值在5萬元以下的，由倉儲部部長、生產(chǎn)計劃部部長審核，財務(wù)總監(jiān)審批；賬面原值在5萬元（含）以上的，由倉儲部部長、生產(chǎn)計劃部部長、財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批。（2）不合格品的賬面原值在10萬元以下的，由倉儲部部長、生產(chǎn)計劃部部長審核，財務(wù)總監(jiān)審批；賬面原值在10萬元（含）以上的，由倉儲部部長、生產(chǎn)計劃部部長、財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批。（3）生產(chǎn)廢料處置，由倉儲部部長、生產(chǎn)計劃部部長審核，財務(wù)總監(jiān)審批。（4）呆、廢料及不合格品對外處置時，應(yīng)當經(jīng)過詢價、比價后擇優(yōu)處置。單次處置賬面金額或預(yù)計金額在5萬元（含）以上的，銷售部門應(yīng)取得三家或以上收購單位加蓋公章的報價單，根據(jù)比價結(jié)果選擇收購單位并擬定處置合同/協(xié)議，將處置合同/協(xié)議及所有報價單資料按照處置審批流程提請審批。（5）財務(wù)部門應(yīng)當對審定的處置合同/協(xié)議進行備案，監(jiān)督處置過程，對處置結(jié)果作出賬務(wù)處理。第十九條其他1、存貨發(fā)出時，安保人員（如門衛(wèi)）憑倉儲部出具的出庫單核對實物或出門證，核對結(jié)果相符的，方可放行。2、月末，集團內(nèi)關(guān)聯(lián)方單位的財務(wù)部門應(yīng)當核對關(guān)聯(lián)方交易數(shù)據(jù)以及最終對外銷售情況，若有差異，應(yīng)當及時查明原因，并為編制合并報表抵消關(guān)聯(lián)交易提供依據(jù)。第四章考核第二十條考核范圍1、公司審計委員會對總裁、財務(wù)總