會議管理制度(2005年頒布)

總則為促進公司會議管理的規(guī)范化，提高公司的整體工作效率，特制定本制度。本制度起規(guī)范、指導(dǎo)公司級會議和部門級會議的作用，對于部門級會議，應(yīng)由各部門自行按本制度的要求制訂部門會議管理辦法。會議分類本制度中會議按時間屬性分成例會和臨時會議。例會是指定期性會議，除此之外都按臨時會議處理。本制度中會議按層級屬性分成公司級會議、部門級會議。公司級會議是指參加會議的人員牽涉到一個以上的部門，部門級會議是指參加會議的人員只涉及一個部門。本制度視項目組為部門，如果參加項目組會議的成員同屬一個項目組,但有來自不同部門人員時，仍按部門級會議處理，各項目組應(yīng)在項目成立時制定項目組會議管理辦法。會議管理公司級會議管理：總經(jīng)理辦公會議（周例會）：定于每周一早上9：30分召開，參加人員為各副總經(jīng)理、總經(jīng)理直轄部門經(jīng)理及法務(wù)顧問，臨時參加人員由總經(jīng)理確定，例會由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理主持；月度經(jīng)營會議（月度例會）：定于每個月度最后一個星期的周例會時間召開，與該周例會合并進行，參加人員為各副總經(jīng)理、總經(jīng)理直轄部門經(jīng)理及法務(wù)顧問，臨時參加人員由總經(jīng)理確定，例會由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理主持；半年度經(jīng)營會議（半年度例會）：定于每年7月份召開，具體日期和方案由6月份的月度經(jīng)營會議決定；年度經(jīng)營會議（年度例會）：定于每年12月份召開，具體日期和方案由11月份的月度經(jīng)營會議決定；全體員工大會（年度例會）：由人事行政部負(fù)責(zé)召集，定于每年1月份舉行，具體日期和方案分別由人事行政部在上年度12月份月度經(jīng)營會議決定。部門級會議各部門每個月至少召開一次。會議召集人或主持人如因工作需要或特殊情況不能及時與會，則應(yīng)提前指定委托人，委托人具有與召集人或主持人同等的權(quán)利和義務(wù)。參加會議的人員不得遲到、早退和缺席；會議參加人員應(yīng)于開會前在《會議記錄》上簽到。不能如期出席會議的，應(yīng)及時向會議主持人請假并委托一名代表參加。與會人員在會場內(nèi)不得隨意走動、與會人員不得高聲喧嘩或是議論與會議議題無關(guān)的內(nèi)容；不得使用手機、個人播放器等與會議無關(guān)的音響。保守會議秘密，對于在會議中涉及到的一些公司機密，不得私自泄露。每次會議都應(yīng)由會議召集人指定專人進行會議記錄，會議記錄人員應(yīng)于會后當(dāng)天或一個工作日內(nèi)根據(jù)《會議記錄》完成《會議紀(jì)要》并于會后一個工作日內(nèi)發(fā)送給各與會人員。對于部門內(nèi)部會議，各部門應(yīng)于會后三個工作日內(nèi)將《會議紀(jì)要》審批件提交人事行政部備案。對于每次會議的決議，都應(yīng)將規(guī)定的責(zé)任人及配合人員體現(xiàn)在《會議紀(jì)要》中，對于每次會議決議的執(zhí)行情況，責(zé)任人應(yīng)在下次例會中向會議召集人或主持人匯報。凡涉及費用支出的會議，均應(yīng)在會前提請費用預(yù)算，費用預(yù)算由總經(jīng)理最后審批。參加會議的人員遲到或早退的，一次罰款20元人民幣；對于無故缺席會議的人員，一次罰款50元人民幣；會議進行當(dāng)中，手機響鈴、接聽或打出電話一次罰款20元人民幣。對于泄露公司秘密者，一次罰款100元人民幣，并視情況要求賠償，賠償金額按公司損失金額計算。以上罰款所得用于員工活動基金。附則本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋、修訂和完