DB3209-T 1268-2024 紅色檔案數(shù)據(jù)著錄規(guī)范

01.140.20CCS

A

14DB3209 DB3209/T

1268—2024紅色檔案數(shù)據(jù)著錄規(guī)范Specification

data

description

of

鹽城市市場監(jiān)督管理局發(fā)

布DB3209/T

1268—2024本文件按照GB/T

—《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由新四軍紀(jì)念館提出。本文件由鹽城市市場監(jiān)督管理局歸口。司、山西同方知網(wǎng)數(shù)字出版技術(shù)有限公司、北京中科標(biāo)準(zhǔn)科技集團(tuán)有限公司、南京數(shù)字經(jīng)濟(jì)科技學(xué)會(huì)。本文件主要起草人：仇金標(biāo)、潘麟之、王然、梁雯雯、王金鑫、袁志穎、于雪哲、何琳、曹新九、王志民、姚國章、李曉慧、陳桂蓮、成鑫、郝振國、王宏昭、王鑫、李慈女、羅賢娟、曾小凡。DB3209/T

1268—20241范圍資料信息項(xiàng)著錄細(xì)則、附注項(xiàng)著錄細(xì)則、著錄控制項(xiàng)著錄細(xì)則、著錄示例及工作程序。本文件適用于各級(jí)各類紅色檔案館（室）、紅色文化紀(jì)念館對(duì)所藏各種類型的紅色檔案的著錄。2 規(guī)范性引用文件文件。GB/T

4880（所有部分）語種名稱代碼GB/T

15418 檔案分類標(biāo)引規(guī)則3 術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1紅色檔案

體的歷史記錄。3.2 description錄的過程。[來源：DA/T

18—2022，3.1]3.3著錄層級(jí) description

level順序編寫為卷宗號(hào)-大件號(hào)-小件號(hào)）。[來源：DA/T

18—2022，，有修改]3.4著錄單元 unit

of

descriptionDB3209/T

1268—2024[來源：DA/T

18—2022，3.2]3.5著錄項(xiàng)目 element

description揭示檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動(dòng)的記錄事項(xiàng)。[來源：DA/T

18—2022，3.5]3.6著錄條目

entry

of

description一個(gè)著錄單元所有著錄項(xiàng)目的組合。[來源：DA/T

18—2022，3.6]4 總則4.1 層級(jí)性根據(jù)檔案整理結(jié)果，從卷宗級(jí)到小件級(jí)分級(jí)著錄檔案信息，以反映部分與整體的層次結(jié)構(gòu)。4.2 一致性統(tǒng)一。4.3完整性和元數(shù)據(jù)等信息無缺損。4.4 實(shí)用性便于檔案使用者檢索和利用；著錄內(nèi)容務(wù)求直觀，方便檔案使用者識(shí)別和理解。4.5 動(dòng)態(tài)性著錄內(nèi)容的基礎(chǔ)上，補(bǔ)充變更情況。5 著錄項(xiàng)目5.1 本文件將著錄信息組織為以下

7

個(gè)大項(xiàng)：a)

標(biāo)識(shí)項(xiàng)：用于確認(rèn)著錄單元唯一性的具體特征的信息；b)

背景項(xiàng)：著錄單元來源和保管情況的信息；2020401040255301002010100115012501310145015255166017101812019255202021223023102410251026602830292030303110032303330表1表1 著錄項(xiàng)目清單DB3209/T

1268—2024c)

內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項(xiàng)：著錄單元的主題內(nèi)容和組織信息；d)

查閱與利用控制項(xiàng)：著錄單元可利用情況的信息；e)

相關(guān)檔案材料項(xiàng)：與著錄單元有重要關(guān)系的相關(guān)檔案材料的信息；f)

著錄控制項(xiàng)：檔案著錄條目的編制方式、編制時(shí)間以及編制人員方面的信息；g)

附注項(xiàng)：特殊信息和不適用于其他各項(xiàng)著錄的信息。5.2每一個(gè)大項(xiàng)下包括若干個(gè)著錄小項(xiàng)。對(duì)于一條著錄條目而言，有些著錄項(xiàng)目為必選，有些著錄項(xiàng)目為可選，應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況分析使用。5.3 不同著錄層級(jí)對(duì)應(yīng)的著錄項(xiàng)目應(yīng)符合表

1

的規(guī)定。紅色檔案著錄項(xiàng)目分為標(biāo)識(shí)、背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)、查閱與利用控制、相關(guān)資料信息、附注、著錄控制

7

個(gè)大項(xiàng)，

個(gè)小項(xiàng)。表

1

規(guī)定了著錄項(xiàng)及其約束性。6 著錄符號(hào)著錄內(nèi)容標(biāo)識(shí)符號(hào)如下：a)eq

\o\ac(□,

)“ ”用于代替一個(gè)殘缺或模糊不清的文字，三個(gè)□表示多個(gè)殘缺的文字；b)

“-”用于連接檔號(hào)、數(shù)字圖像號(hào)的各層級(jí)。34603510036603710038100391004010041255421004320DB3209/T

1268—20247 著錄用文字7.1 著錄漢文檔案時(shí)，應(yīng)使用規(guī)范的簡化漢字。檔案人名、地名中的文字在由繁化簡過程中產(chǎn)生歧義時(shí)可照錄原文字。7.2 著錄少數(shù)民族文字（外文）檔案時(shí)，依照少數(shù)民族文字（外文）書寫規(guī)則著錄，亦可根據(jù)實(shí)際需要翻譯成漢文著錄。7.3 應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字著錄檔案中的公元紀(jì)年時(shí)間、載體形態(tài)、檔案館代碼、分類號(hào)、圖像號(hào)、附注項(xiàng)中的數(shù)字。8 標(biāo)識(shí)項(xiàng)著錄細(xì)則8.1 檔案館代碼檔案館代碼是國家檔案主管部門為每個(gè)檔案館賦予的唯一代碼，應(yīng)照實(shí)著錄檔案館代碼。4420028.2 文件號(hào)編碼。8.3 檔案類型片、圖書、字畫等）2個(gè)大項(xiàng)。檔案類型是對(duì)各館館藏資源進(jìn)行主題分析，并依照紅色檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)分門別類后形成的類目標(biāo)記符號(hào)。8.4文種DB3209/T

1268—2024文種是指卷宗中文件種類的名稱，應(yīng)照實(shí)際情況著錄。文種包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、8.5文物類別8.5.1 按《博物館藏品保管手冊(cè)》確定的文物類別，包括玉石器/寶石、陶器、瓷器、銅器、金銀器、鐵器/其他金屬器、漆器、雕塑/造像、石器/石刻/磚瓦、書法/繪畫、文具、甲骨、璽印符牌、錢幣、牙骨角器、竹木雕、家具、琺瑯器、織繡、古籍圖書、碑帖拓本、武器、郵品、文件////化石、其他等。8.5.2如上述文物類別不能滿足文物收藏單位的分類要求或與文物收藏單位的實(shí)際情況有差別，可增加填寫文物收藏單位實(shí)際使用的文物類別。8.6 文件題名8.6.1 文件題名的界定別題名、全宗題名。文件題名一般指正題名，也可能同時(shí)存在并列題名、副題名或說明題名文字。8.6.2正題名 正題名是檔案的主要題名。應(yīng)在相應(yīng)的著錄層級(jí)上，擬寫或照原文記錄著錄單元的正題名。 文件題名的著錄應(yīng)符合以下要求：a)

紅色檔案的名稱應(yīng)嚴(yán)格依托于資料內(nèi)容，堅(jiān)持從資料內(nèi)容中提煉，有題名時(shí)，一般照原文著錄；b)

某某省人委國家資本主義辦公室關(guān)于某某縣七月十一日某工字第零六號(hào)來函所提問題的答復(fù)某某省人委c)

原題名中出現(xiàn)人名但人名不全時(shí)，宜補(bǔ)全缺少的人名，有別名的宜注明常用名；d)

主要內(nèi)容數(shù)據(jù)；

e)

同類數(shù)據(jù)存在題名重復(fù)時(shí)，使用數(shù)字、字母進(jìn)行區(qū)分；f)

無題名時(shí)依據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名，并加“[] 案卷題名宜照原文著錄。案卷題名不能揭示內(nèi)容或過于冗長時(shí)，應(yīng)重新擬寫，將原題名修改好后再著錄。類別題名一般包括責(zé)任者、問題和材料形式，問題可反映職能、活動(dòng)、主題、地點(diǎn)等。全宗題名即全宗名稱，應(yīng)照實(shí)著錄。8.6.3并列題名DB3209/T

1268—2024并列題名前加“==Manifest

8.6.4 副題名及說明題名文字 副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名宜照原文著錄，正題名能夠反映檔案內(nèi)容時(shí)，副題名不必著錄。 說明題名文字是在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等進(jìn)行說明的文字。必要時(shí)說明題名文字照原文著錄。 副題名及說明題名文字前加“：”。8.7 文件編號(hào)8.7.1文件編號(hào)是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。8.7.2文件編號(hào)應(yīng)照實(shí)著錄。1980

GB/T

9 背景項(xiàng)著錄細(xì)則9.1 責(zé)任者9.1.1 通則責(zé)任者是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人。責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，照原文著錄。 責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，應(yīng)逐一著錄著錄單元責(zé)任者，有多個(gè)時(shí)著錄主要責(zé)任者，立檔單位本身是[等]中，職責(zé)或身份之間以“，”相隔。所署責(zé)任者為別名、筆名時(shí)，應(yīng)照原文著錄，但應(yīng)將其真實(shí)名稱附后，并加“（）”。9.1.2 組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者的著錄應(yīng)符合以下規(guī)則：DB3209/T

1268—2024a)

組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者應(yīng)著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡稱。不同時(shí)期有不同名稱時(shí)，著錄文件形成時(shí)期使用的名稱，并將其當(dāng)前所用名稱附后，用“（）”進(jìn)行備注；b)

歷代政權(quán)組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者，著錄時(shí)其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“（）”。9.1.3 個(gè)人責(zé)任者個(gè)人責(zé)任者的著錄應(yīng)符合以下規(guī)則：a)

b)

文件所署個(gè)人責(zé)任者有多種職務(wù)時(shí)，應(yīng)著錄與形成文件相應(yīng)的職務(wù)；c)

少數(shù)民族個(gè)人責(zé)任者稱謂各民族有差異，著錄時(shí)遵照該民族的署名習(xí)慣；d)

e)

必要時(shí)著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加“（）”。CTAEinstein9.1.4 考證責(zé)任者無確切責(zé)任者時(shí)應(yīng)考證并按以下規(guī)則著錄，同時(shí)應(yīng)在附注項(xiàng)中注明考證前的原責(zé)任者和考證依據(jù)：a)

未署責(zé)任者的文件，應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特征考證出的責(zé)任者，并加“”；考證無結(jié)果時(shí)，以三個(gè)“□”代之；b)

[]”；c)

d)

考證出的責(zé)任者根據(jù)不足時(shí)，在其后加“?”，一并著錄于“[]”中。?]9.2來源方式其他。9.3 來源單位或個(gè)人9.3.1現(xiàn)收藏單位獲得藏品的來源單位名稱或個(gè)人姓名。9.3.2 搜集方式為“舊藏”的，來源單位是原收藏單位?；窗残滤能娷姴考o(jì)念館接收蘇中革命歷史紀(jì)念館的藏品，“蘇中革命歷史紀(jì)念館”即為藏品的來源單位。9.3.3搜集方式為“撥交”的，是經(jīng)主管部門批準(zhǔn)調(diào)撥或主管部門指定其他單位撥交，來源單位是原撥交單位。9.3.4搜集方式為“移交”的，來源單位是原移交部門。9.3.5搜集方式為“交換”的，是收藏單位之間的藏品交換，來源單位是與本館交換藏品的單位。DB3209/T

1268—20249.3.6 搜集方式為“揀選”的，是銀行、冶煉廠、造紙廠以及廢舊物資回收單位將揀選的紅色檔案移交給主管部門指定的博物館，來源單位是原移交單位。9.3.7搜集方式為“捐贈(zèng)”的，來源單位或來源人是原捐贈(zèng)單位或捐贈(zèng)人。9.3.8 搜集方式為“征集”的，來源單位或來源人是提供紅色檔案的單位或個(gè)人。9.3.9搜集方式為“采集”的，來源單位或來源人是采集紅色檔案的單位或個(gè)人。9.3.10 搜集方式為“匯編”的，來源單位或來源人是參與編寫紅色檔案的單位或個(gè)人。9.4 日期9.4.1 通則不包括文件題名中的日期著錄形式。9.4.2 日期表示方法

格式進(jìn)行著錄。1946-05-061978-12-0 檔案中的若有說明是舊歷/農(nóng)歷///民國等，應(yīng)照原文著錄，同時(shí)將對(duì)應(yīng)的公元紀(jì)年附后。1924-10-169.4.3 考證日期依據(jù)：a)

沒有形成日期的文件，根據(jù)其內(nèi)容、形式特征等考證出形成日期后著錄，并加“[]”；[1952-01-10]b)

文件形成日期不完整或部分日期字跡不清時(shí)，考證前仍照原文著錄，原日期中缺少或字跡不清部分以“□”補(bǔ)之；考證后，著錄考證出的日期，并加“[]”；1945[1945-08-15]eq

\o\ac(□,：)□□□1209[1969-12-09]19[193-12-04]c)

文件形成日期記載有誤或有疑義時(shí)，考證前仍照原文著錄；考證后，著錄考證出的日期，并加“[]”；1950-01-05[1951-01-05]d)eq

\o\ac(□,

)文件形成日期考證不出時(shí)，著錄為“ □□□□□□□”，或著錄文件上的收文日期、審核日期、印發(fā)日期等其他日期，但應(yīng)在附注項(xiàng)中注明著錄的是何種日期；e)

若考證出的形成日期根據(jù)不足時(shí)，在其后加“?”，一并著錄于“[]”內(nèi)。1947-05-[1947-05-05?]9.5制作工藝DB3209/T

1268—2024筆、設(shè)色等）、裝飾生成工藝（透雕、線雕、描彩等）、文字生成工藝（鑄造、鐫刻、手書、印刷等）等。9.6藏品級(jí)別根據(jù)文物藏品的歷史價(jià)值、藝術(shù)價(jià)值、科學(xué)價(jià)值確定的級(jí)別。文物藏品的級(jí)別可分為：一級(jí)文物、二級(jí)文物、三級(jí)文物、一般文物、未定級(jí)。10內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項(xiàng)著錄細(xì)則10.1 全文記錄著錄單元中全部的文字信息，用于全文檢索。該文字信息主要來源主要包括如下幾種情形：a)

數(shù)字化完成后的電子資料為雙層

PDF，系統(tǒng)從雙層

中進(jìn)行提??；b)

數(shù)字化完成后的電子資料為單層

PDF

或者圖片，系統(tǒng)通過

OCR

識(shí)別從電子資料中提?。籧)

電子資料為第三方資料，第三方提供對(duì)應(yīng)電子資料的全文文字信息。10.2語言10.1

間隔，語種代碼應(yīng)按照

4880（所有部分）的規(guī)定著錄。10.3 人名記錄著錄單元中具有檢索意義的人物姓名，必要時(shí)可同時(shí)著錄人物的身份證號(hào)碼、職務(wù)、出生地、工作簡歷等信息。涉及多個(gè)人物時(shí)，應(yīng)逐一著錄，并用“；”隔開。10.4 會(huì)議議時(shí)，應(yīng)逐一著錄，并用“；”隔開。10.5 稿本稿本是指檔案文件的文稿、文本和版本，應(yīng)照實(shí)際情況著錄。稿本包括草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本等。10.6 附件附件是指文件正文后的附加材料。文件正文后有附件的應(yīng)著錄附件題名，并符合的規(guī)則。“；”附注項(xiàng)中著錄附件的文號(hào)、責(zé)任者、日期等。10.7 文件路徑搜集的有用電子文獻(xiàn)資料的URL地址或者局域網(wǎng)內(nèi)部的特定網(wǎng)絡(luò)路徑。10.8 保管期限10.8.1 永久保存和定期保存，其中定期保存又分為保存

年和保存

年兩種。DB3209/T

1268—202410.8.2應(yīng)著錄原定的保管期限，保管期限有更改的，應(yīng)著錄新的保管期限。30

10.9頁數(shù)頁數(shù)用于記錄紅色檔案完成數(shù)字化后一共有多少頁，應(yīng)著錄具體數(shù)字。10.10載體形態(tài)著錄單元的載體類型、數(shù)量和單位以及規(guī)格：a)

載體類型：載體類型包括紙、照片、膠片、膠卷、磁帶等。以紙張為載體的檔案資料一般不予著錄，其他載體類型據(jù)實(shí)著錄；b)

數(shù)量和單位：用阿拉伯?dāng)?shù)字記錄著錄單元的數(shù)量，用檔案資料物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位記錄載體數(shù)量對(duì)應(yīng)的單位，如“頁”“卷”“冊(cè)”“張”“幅”“個(gè)”“片”“盒”“盤”等；c)

規(guī)格：記錄著錄單元載體的材質(zhì)、色彩、尺寸及型號(hào)等。

16

10.11計(jì)算機(jī)文件大小照實(shí)著錄，一般以

為計(jì)量單位。0.14MB10.12 計(jì)算機(jī)文件格式必要時(shí)著錄格式版本和格式描述。

ofdppt

jpgtiffpng

mpg

10.13生成方式則著錄：a)

著錄單元為電子檔案時(shí)，生成方式著錄為“原生”；b)

著錄單元為數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的數(shù)字副本時(shí)，生成方式著錄為“數(shù)字化”；c)

著錄單元為在尊重客觀事實(shí)基礎(chǔ)上經(jīng)剪輯或非線性編輯形成的電子檔案時(shí)，生成方式著錄為“編輯”。10.14 銷毀情況式。11 查閱與利用控制項(xiàng)著錄細(xì)則10DB3209/T

1268—202411.1密級(jí)11.1.1 秘密、機(jī)密、絕密、內(nèi)部五個(gè)等級(jí)：a)

b)

“秘密”是保密內(nèi)容的一部分，一旦泄露會(huì)使黨和國家遭受一定危害和損失；c)

“機(jī)密”是保密內(nèi)容的重要部分，包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要保密的，一旦泄密會(huì)使黨和國家遭受較大危害和較大損失；d)

“絕密”是保密內(nèi)容的核心部分，包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要絕對(duì)保密的，一旦泄密會(huì)使黨和國家遭受嚴(yán)重危害和重大損失；e)

“內(nèi)部”是沒有公布于社會(huì)的資料，只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。11.1.2 應(yīng)著錄文件形成時(shí)所確定的密級(jí)和保密期限，可同時(shí)著錄保密期限屆滿年月。已升密、降密、解密的文件應(yīng)著錄變更情況，例如新的密級(jí)、保密年限和解密日期等。10

10

2024

2020

11.2 公開屬性不予公開的著錄單元，宜在附注中注明理由。11.3總登記號(hào)在現(xiàn)收藏單位總登記賬上的登記號(hào)。11.4主題詞或關(guān)鍵詞11.4.1 中取自題名或正文用以表達(dá)檔案主題并具有檢索意義的非規(guī)范化的詞或詞組。11.4.2 本著錄項(xiàng)目可著錄主題詞或/和關(guān)鍵詞，主題詞宜按照《中國檔案主題詞表》及各行業(yè)相關(guān)規(guī)范化的詞表進(jìn)行標(biāo)引，關(guān)鍵詞可自由取詞，多個(gè)主題詞之間或多個(gè)關(guān)鍵詞之間以“；”相隔。11.5 分類號(hào)應(yīng)按照《中國檔案分類法》和GB/T

15418的規(guī)定著錄。M33+P1311.6 縮微號(hào)縮微號(hào)是檔案館（室）賦予檔案縮微制品的編號(hào)，應(yīng)照實(shí)著錄縮微號(hào)。83-4511.7 出版物名稱用于記錄刊登著錄單元的書籍、報(bào)紙、期刊、音像制品、電子出版物等在內(nèi)的出版物的名稱。11.8出版單位11DB3209/T

1268—2024發(fā)行出版物的出版單位，一般為出版社或研究機(jī)構(gòu)。11.9 出版物編號(hào)期刊報(bào)紙的刊號(hào)或圖書的書號(hào)等出版物的官方唯一編號(hào)，著錄時(shí)需標(biāo)明編號(hào)類別。1001-201XISSN11-1450/G29787504557865ISBN11.10 收藏單位當(dāng)前著錄紅色檔案的收藏單位，著錄格式同“5.3.2來源單位或個(gè)人”示例。11.11 存儲(chǔ)位置檔案資料，著錄其脫機(jī)載體類型、編號(hào)和存址。

10

350100-CD-00001

12 相關(guān)資料信息項(xiàng)著錄細(xì)則12.1 原件存放位置當(dāng)著錄單元是復(fù)制件或包含復(fù)制件時(shí)，著錄其在本機(jī)構(gòu)或別處是否存在原件以及原件的存放位置。

12.2 復(fù)制件存放位置當(dāng)著錄單元在本機(jī)構(gòu)或別處有相應(yīng)的復(fù)制件時(shí)，著錄其存放位置。

13附注項(xiàng)著錄細(xì)則13.1錄項(xiàng)目的順序著錄，著錄項(xiàng)目以外需解釋和補(bǔ)充的信息列在其后。每一條附注都應(yīng)分段著錄。13.2各著錄項(xiàng)目中需要注明的事項(xiàng)如下：a)

題名附注：注明同一文件的不同題名或其他稱謂；b)

日期附注：注明考證前的原日期和考證依據(jù)。當(dāng)著錄的日期為非形成日期時(shí)，應(yīng)注明為何種日期；eq

\o\ac(□,：)0824c)

責(zé)任者附注：注明考證前的原責(zé)任者、考證依據(jù)；12DB3209/T

1268—2024d)

稿本附注：著錄單元有不同稿本者應(yīng)予注明；e)

附件附注：注明有獨(dú)立檢索意義的附件的文件編號(hào)、責(zé)任者、日期等；f)

載體形態(tài)附注：記錄載體發(fā)生的重要變化，如破損、殘缺、變質(zhì)、字跡褪變和無法播放等情況；

g)

除上述附注內(nèi)容外，需要注明的其他事項(xiàng)。13.3著錄項(xiàng)目以外需要注明的事項(xiàng)如下：a)

著錄單元另有其他載體形式者應(yīng)予注明；b)

著錄單元經(jīng)考證為贗品者應(yīng)予注明；c)

著錄單元有重要批示的應(yīng)予注明；d)

除上述附注內(nèi)容外，需要注明的其他事項(xiàng)。14 著錄控制項(xiàng)著錄細(xì)則14.1著錄人員工作單位名稱之間以“，”相隔，多個(gè)著錄者信息之間以“；”相隔。王強(qiáng)，某某市環(huán)保局。張磊，某某省某某廳黨史資料室；劉亮，某某省黨史資料館。14.2 著錄日期著錄日期是完成著錄條目的日期。著錄條目有更新時(shí)，應(yīng)同時(shí)著錄更新日期。著錄格式同“日期”示例。15 著錄示例各著錄層級(jí)的著錄示例見附錄A。16 工作程序16.1基本流程面向紅色檔案數(shù)據(jù)著錄的基本流程如圖1所示。13DB3209/T

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圖1數(shù)據(jù)著錄基本流程16.2研讀分類法透徹地掌握其使用方法。16.3主題分析16.3.1概述應(yīng)充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)。通過分析題名、瀏覽正文、參考文件版頭和案卷封面，從而了解紅色檔案的中心內(nèi)容和涉及的主要問題，判明其屬性特征，以便正確歸類。16.3.2 分析題名準(zhǔn)確地、直接地揭示主題內(nèi)容，所以不能作為分類著錄的唯一依據(jù)，還應(yīng)瀏覽正文。16.3.3瀏覽正文通過分析題名不能確定紅色檔案的確切內(nèi)容和類別時(shí)，應(yīng)瀏覽資料的正文。重點(diǎn)閱讀文頭、文尾、段落題名，了解本檔案立檔的目的和意圖，從而確定紅色檔案內(nèi)容論述或涉及的主題。16.3.4 查閱文件版頭和案卷封面 發(fā)文機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、成文日期、蓋印與簽署。此外，附加標(biāo)記有密級(jí)、緩急時(shí)限、閱讀范圍等。14DB3209/T

1268—2024 錄、卷末備考表等。 對(duì)于了解文件的主題、起草目的、利用范圍、使用價(jià)值等，都能提供一定的參考。16.4判定類別索途徑。然后根據(jù)主題性質(zhì)，在excel中進(jìn)行相關(guān)著錄工作。16.5 審校正確無誤。審校程序分為自校、互校和總校：a)

自校：著錄審校的第一環(huán)節(jié)。著錄人員通過對(duì)自己著錄結(jié)果的校對(duì)，遇有分類分析不準(zhǔn)，前后不一致，應(yīng)及時(shí)予以糾正；b)

互校：著錄審校的第二環(huán)節(jié)。著錄人員通過對(duì)著錄結(jié)果的校對(duì)，糾正因個(gè)人理解不同引起的錯(cuò)誤，保持彼此之間著錄的一致性；c)

總校：著錄審校的最重要環(huán)節(jié)。在自校、互校后，必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉紅色檔案著錄工作的人員擔(dān)任總校。通過總校進(jìn)一步消除紅色檔案主題分析與著錄過程中的誤差，保證著錄15462001CP11551-0042-0001xxxx1970-