建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范院長辦公室課件

建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范院長辦公室課件歸檔要求檔案整理規(guī)范檔案利用與保管電子檔案管理檔案管理制度contents目錄歸檔要求01根據(jù)項目性質(zhì)、規(guī)模和特點，明確需要歸檔的文件類型和內(nèi)容，包括但不限于規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、驗收等各階段的文件資料。避免將一些不重要或重復的文件納入歸檔范圍，以提高歸檔效率和檔案質(zhì)量。歸檔范圍排除非必要文件確定歸檔范圍在項目各階段結束后，相關責任人應及時整理和歸檔文件，避免拖延和遺漏。及時歸檔定期對項目文件進行檢查，確保所有應歸檔的文件都已按時歸檔。定期檢查歸檔時間歸檔質(zhì)量要求確保歸檔文件內(nèi)容完整，無缺失或遺漏。確保歸檔文件內(nèi)容準確無誤，與實際情況相符。確保歸檔文件格式規(guī)范，易于閱讀和檢索。確保歸檔文件存儲安全，防止損壞、丟失或被非法篡改。完整性準確性規(guī)范性安全性檔案整理規(guī)范02將檔案按照項目的不同階段進行分類，如立項、設計、施工、竣工等。按項目階段分類按專業(yè)分類按文件類型分類根據(jù)項目的專業(yè)特點，將檔案按照不同的專業(yè)領域進行分類，如建筑、結構、給排水、電氣等。將檔案按照不同的文件類型進行分類，如設計圖紙、施工記錄、驗收報告等。030201檔案分類根據(jù)檔案的編制時間或完成時間進行排序，確保檔案的先后順序清晰。按時間順序排序根據(jù)檔案的重要程度進行排序，重要的檔案應優(yōu)先整理和歸檔。按重要程度排序根據(jù)檔案之間的邏輯關系進行排序，確保檔案之間的關聯(lián)性和系統(tǒng)性。按邏輯順序排序檔案排序

檔案編號唯一性編號確保每個檔案的編號是唯一的，避免出現(xiàn)重復編號的情況。簡明扼要編號應簡明扼要，易于識別和記憶?？勺匪菪跃幪枒銐虻男畔ⅲ员隳軌蜃匪莸骄唧w的檔案內(nèi)容和相關責任人。檔案利用與保管03檔案利用方式檔案利用權限檔案利用程序檔案利用效果檔案利用01020304提供檔案原件、復制件，或者提供檔案信息加工品。根據(jù)檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，確定不同的利用權限、范圍和審批手續(xù)。提出檔案利用申請、審核申請、提供檔案、反饋意見。提高檔案利用的效益，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供有效服務。明確檔案保管責任主體，建立健全檔案保管制度。檔案保管責任配置適宜安全保存檔案的庫房，具備合理的布局和適宜的環(huán)境條件。檔案保管設施采用科學合理的保管方法和手段，確保檔案安全、完整、可用。檔案保管方法建立檔案保管記錄制度，對檔案保管情況進行全面記錄和定期檢查。檔案保管記錄檔案保管對無保存價值的檔案進行銷毀，確保檔案安全保密。檔案銷毀原則提出銷毀申請、審核申請、進行銷毀、做好記錄。檔案銷毀程序采用物理或化學方法徹底消除檔案信息，確保不可恢復。檔案銷毀方式明確檔案銷毀責任主體，建立健全檔案銷毀制度。檔案銷毀責任檔案銷毀電子檔案管理04根據(jù)電子檔案的內(nèi)容，將其分為不同的類別，如行政管理、人事管理、財務管理等。按內(nèi)容分類按時間分類按重要性分類按來源分類按照電子檔案的創(chuàng)建時間進行分類，如年度分類、季度分類等。根據(jù)電子檔案的重要性程度進行分類，如重要、一般、不重要等。按照電子檔案的來源進行分類，如內(nèi)部文件、外部文件等。電子檔案分類根據(jù)電子檔案的類型和數(shù)量，選擇合適的存儲介質(zhì)，如硬盤、光盤、云存儲等。選擇合適的存儲介質(zhì)定期對電子檔案進行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。定期備份確保存儲介質(zhì)處于干燥、防塵、防震的環(huán)境中，以保證電子檔案的長期保存。存儲環(huán)境要求采取加密、權限控制等措施，確保電子檔案的安全性。存儲安全保障電子檔案存儲備份策略制定根據(jù)電子檔案的重要性和數(shù)量，制定合理的備份策略，如全量備份、增量備份等。備份方式選擇選擇合適的備份方式，如本地備份、異地備份等，確保數(shù)據(jù)安全。備份周期確定確定合理的備份周期，如每日備份、每周備份等?；謴陀媱澲贫ㄖ贫ㄔ敿毜幕謴陀媱?，包括備份數(shù)據(jù)的檢查、恢復流程和恢復后的驗證等。電子檔案備份與恢復檔案管理制度05010204檔案借閱制度檔案借閱應履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，經(jīng)相關負責人審批。檔案借閱僅限于本院工作人員，外單位人員借閱需經(jīng)院長審批。借閱檔案需按時歸還，逾期不歸還者，應追究責任。借閱人員應對所借檔案妥善保管，不得私自轉(zhuǎn)借或復制。03檔案保密是檔案管理的重要原則，所有檔案均應嚴格保密。檔案管理人員和借閱人員均應承擔保密義務，不得私自泄露檔案內(nèi)容。對于涉及國家機密、商業(yè)機密和個人隱私的檔案，應采取特殊保密措施。檔案保密情況應定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。01020304檔案保密制度檔案鑒定是確定檔案價值的關鍵環(huán)節(jié)，應定期對檔案進行鑒定。無保存價值的檔案應按規(guī)定程