董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、領(lǐng)導(dǎo)出差服務(wù)流程完整版

PAGE1董事長(zhǎng)出差服務(wù)流程一、出差前準(zhǔn)備工作1.出差信息確認(rèn)在接到出差通知后，要及時(shí)詢問出差事由、目的地、出發(fā)時(shí)間、返回時(shí)間、攜帶物品，文件，隨行人員，會(huì)見人員，對(duì)方聯(lián)系人員（提前確認(rèn)會(huì)面的時(shí)間地點(diǎn)）。2.制定出差計(jì)劃2.1出行策劃飛機(jī)出行：查詢往返出差目的地的全部航班信息，時(shí)間、航班號(hào)、豪華頭等艙、頭等艙、經(jīng)濟(jì)艙等金額并明確所需要購買的機(jī)票張數(shù)?；疖嚦鲂校夯疖噾?yīng)乘坐一等座以上，優(yōu)先選擇靠窗位置，特殊情況如疫情期間優(yōu)先安排商務(wù)座，火車票的預(yù)定需要注意是電子票還是要取紙質(zhì)票。自駕出行：（自駕車型的要求等）自駕出行前要讓駕駛員給車做全面的檢查，尤其是輪胎。出發(fā)前應(yīng)做好路線規(guī)劃，提前與駕駛員確認(rèn)，避免堵車。上車后董事長(zhǎng)坐在司機(jī)后面的位置。2.2住宿策劃應(yīng)根據(jù)出差目的地的信息，在周邊范圍內(nèi)查找四星級(jí)以上酒店信息,信息內(nèi)容包括：房型、價(jià)格、相關(guān)服務(wù)等信息；如是接待方負(fù)責(zé)住宿，則要和接待方負(fù)責(zé)人核實(shí)董事長(zhǎng)居住房間信息。董事長(zhǎng)出差期間住宿標(biāo)準(zhǔn)，原則上住四星級(jí)以上酒店，要配健身房。2.3用餐策劃在酒店入住后第一時(shí)間告訴董事長(zhǎng)餐廳的位置，及時(shí)告知領(lǐng)導(dǎo)。就餐時(shí)，應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)的忌口，多點(diǎn)一些清淡的菜系。禁止在就餐過程中吸煙喝酒。2.4會(huì)務(wù)策劃會(huì)務(wù)前，重點(diǎn)做好會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備（領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議文件、相關(guān)材料）、會(huì)場(chǎng)布置工作（設(shè)備、投影、話筒等）；會(huì)務(wù)中，發(fā)放會(huì)議材料，做好會(huì)議紀(jì)要，攝像等工作；會(huì)務(wù)后，整理會(huì)議記錄、起草會(huì)議紀(jì)要、撰寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、發(fā)布會(huì)議新聞。給董事長(zhǎng)確認(rèn),審核通過后馬上確認(rèn)好乘務(wù)信息，同時(shí)將已確定的乘務(wù)信息發(fā)送給董事長(zhǎng)、隨行人員、司機(jī)和接待方負(fù)責(zé)人。3.出行安排4.出行前物品檢查董事長(zhǎng)出差所攜帶物品一般可分為業(yè)務(wù)文件、出差資料、辦公用品、個(gè)人用品四類，例如表1-1。業(yè)務(wù)文件，如邀請(qǐng)函、講話稿、公司簡(jiǎn)介、商務(wù)文件、預(yù)洽談單位的資料、通信錄、介紹信、名片等。差旅資料，如目的地介紹、旅行指南、機(jī)票、車票等。辦公用品，如產(chǎn)品樣品、筆記本（紙質(zhì)）、IPad、書刊。私人物品，如身份證、健身運(yùn)動(dòng)服、充電寶、常備藥品（眼藥水）、水杯（配備白開水）。5.根據(jù)查詢的航班信息和酒店情況統(tǒng)一匯總報(bào)董事長(zhǎng)審核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確定后制定行程表。行程計(jì)劃表一般包括以下三個(gè)方面內(nèi)容。出行提示。主要是行程出發(fā)、到達(dá)、返回時(shí)間，送、接安排，乘坐交通工具，會(huì)見人員的先后順序，出差地氣候特點(diǎn)等出行有關(guān)事項(xiàng)。出差行程表。將出差期間的時(shí)間、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)人員等內(nèi)容整合在一張表中，簡(jiǎn)便直觀。出差行程表打印三份，一份公司保留，一份上司及隨性人員攜帶，一份秘書保管。所需資料清單及經(jīng)費(fèi)預(yù)算。經(jīng)費(fèi)預(yù)算包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)等。二．出差中的工作安排（一）前往機(jī)場(chǎng)1.根據(jù)所訂機(jī)票的航班信息，應(yīng)保證提前一個(gè)小時(shí)到機(jī)場(chǎng)換登機(jī)牌；一般情況下，去首都機(jī)場(chǎng)開車是30分鐘行程，回來是20-25分鐘行程。若是預(yù)約機(jī)票要提前在網(wǎng)上辦理值機(jī)手續(xù)，并將值機(jī)后的二維碼提前發(fā)給董事長(zhǎng)。值機(jī)要選靠窗靠后的位置，不要靠近機(jī)翼附近。2.根據(jù)行程安排行政秘書和司機(jī)應(yīng)提前30分鐘到達(dá)董事長(zhǎng)家里，發(fā)短信告知，并于距離出發(fā)前10-15分鐘以電話形式提醒，要給領(lǐng)導(dǎo)留出拿行李的時(shí)間，確保提前一個(gè)小時(shí)到達(dá)機(jī)場(chǎng)。3.出發(fā)前，董事長(zhǎng)會(huì)以（短信/電話）形式告知秘書，上樓拿行李，此時(shí)，秘書要及時(shí)到樓上并在門外等候。4.如在外地出差，則要認(rèn)真核對(duì)目的地到機(jī)場(chǎng)時(shí)間，根據(jù)時(shí)間安排應(yīng)提前半小時(shí)提醒董事長(zhǎng)做好告別準(zhǔn)備；保證提前一個(gè)小時(shí)到機(jī)場(chǎng)換登機(jī)牌。5.到機(jī)場(chǎng)后，要及時(shí)下車開門，迎董事長(zhǎng)下車，然后拿上行李和公文包進(jìn)入機(jī)場(chǎng)候機(jī)大廳，拿身份證去辦理登機(jī)牌。6.一定要到服務(wù)臺(tái)辦理登機(jī)牌，選擇頭等艙（豪華頭等艙）的頭排靠窗位置；如是兩位以上領(lǐng)導(dǎo)同行，則訂頭等艙，并盡量安排在一起，方便工作交流和溝通；隨從秘書辦理登機(jī)牌時(shí)，應(yīng)辦理盡量靠近頭等艙的位置，方便下飛機(jī)時(shí)到董事長(zhǎng)處拿行李；辦好登機(jī)牌后，要詢問機(jī)場(chǎng)工作人員安檢口、登機(jī)口位置和距離；如距登機(jī)口較遠(yuǎn)要安排機(jī)場(chǎng)車輛接送。7.辦理登機(jī)牌后，可馬上打印行程單，如為往返機(jī)票可一起打印出來做報(bào)銷憑證。8.豪華頭等艙/頭等艙：過安檢時(shí)行政秘書應(yīng)跟隨董事長(zhǎng)一起從頭等艙安檢通道安檢（頭等艙安檢通道人少時(shí)，安保秘書應(yīng)跟隨董事長(zhǎng)一起從頭等艙安檢通道安檢；若頭等艙安檢通道人比較多，安保秘書應(yīng)自行從經(jīng)濟(jì)艙安檢通道安檢，在頭等艙休息室等候董事長(zhǎng)）。9.到休息室后，要安排好董事長(zhǎng)休息，根據(jù)需求提供茶水（紅茶）、飲料（橙汁）和點(diǎn)心等；在條件允許的情況下，行政秘書和安保秘書一定要在董事長(zhǎng)身邊（或視線范圍內(nèi)）；如休息室只限一人隨行進(jìn)入時(shí)，則由行政秘書跟隨進(jìn)入并在董事長(zhǎng)身邊（或視線范圍內(nèi)），安保秘書在休息室門口（視線范圍內(nèi)）適當(dāng)位置等候，方便工作安排和協(xié)調(diào)。10.司機(jī)將董事長(zhǎng)送到機(jī)場(chǎng)后，應(yīng)在董事長(zhǎng)進(jìn)入機(jī)場(chǎng)（10-15分鐘后/得到離開通知）后才能離開機(jī)場(chǎng)，避免有突發(fā)事情發(fā)生，行政秘書要適時(shí)提醒，避免司機(jī)遺忘。11.如在外地沒有公司車輛，應(yīng)提前預(yù)約，注意預(yù)約車輛須為專車（非特殊情況不要打的）。(二)關(guān)于登機(jī)1.根據(jù)所乘航班信息；及時(shí)關(guān)注登機(jī)時(shí)間（或廣播）做好登機(jī)準(zhǔn)備。2.登機(jī)時(shí)間臨近或廣播通知登機(jī)時(shí)，要提醒董事長(zhǎng)做好登機(jī)準(zhǔn)備，同時(shí)攜帶好行李由機(jī)場(chǎng)車輛送達(dá)登機(jī)口；如果此時(shí)董事長(zhǎng)在打電話或談事情，則應(yīng)酌情進(jìn)行提醒，不能誤機(jī)。3．登機(jī)需乘擺渡車時(shí)，行政秘書應(yīng)跟隨董事長(zhǎng)一起乘擺渡車；若條件不允許，行政、安保秘書應(yīng)拿上董事長(zhǎng)行李乘擺渡巴士。4.在登機(jī)后，要先協(xié)助董事長(zhǎng)就座，放好董事長(zhǎng)的個(gè)人物品，得到允許后再去找自己的座位就座。5.在登機(jī)前后要合理安排時(shí)間，給董事長(zhǎng)夫人和董辦主任發(fā)信息告知行程。（三）關(guān)于抵達(dá)1.在飛機(jī)到達(dá)目的地降落后，就要做好下機(jī)準(zhǔn)備，打開通訊設(shè)備，利用飛機(jī)滑行期間，迅速前往頭等艙（或豪華頭等艙），迎接董事長(zhǎng)，攜帶好行李和衣物等，陪同董事長(zhǎng)出站。2.在飛機(jī)著陸后的滑行期間，要及時(shí)聯(lián)系接機(jī)司機(jī)，確定具體位置。3.董事長(zhǎng)每次出差回北京，在進(jìn)入北京后隨行秘書要向董事長(zhǎng)夫人發(fā)送信息告知董事長(zhǎng)到家時(shí)間及是否回家用餐等信息。（四）關(guān)于接機(jī)1.要根據(jù)往返兩地的天氣情況，通知司機(jī)攜帶相關(guān)衣物和物品，或根據(jù)需要攜帶藥品等。2.聯(lián)系接機(jī)時(shí)：如是一個(gè)司機(jī)接機(jī)：應(yīng)提前聯(lián)系，明確司機(jī)所在位置，爭(zhēng)取出來機(jī)場(chǎng)后直接上車，不停留；如人多應(yīng)安排大車或多輛車；看情況最好兩個(gè)人接站，一個(gè)進(jìn)去接，司機(jī)外面等。3.上車后詢問董事長(zhǎng)行程安排，及時(shí)和相關(guān)人員聯(lián)系，做好工作安排。（五）關(guān)于酒店1.出差期間：不論何時(shí)、何地，要保證董事長(zhǎng)居住的房間是四星級(jí)以上的酒店（配備健身房）或豪華型套房（根據(jù)需要），即：房間內(nèi)要有臥室和客廳，能便于董事長(zhǎng)接待客人或開會(huì)使用。2.酒店要求不能位于噪雜地段，董事長(zhǎng)居住的房間環(huán)境應(yīng)保持安靜且為無煙房。入住前需要詢問前臺(tái)房間是否安靜，如果接待方預(yù)訂的房間不符合要求，則要馬上聯(lián)系重新訂房，要知道目的和結(jié)果是什么。3.隨行人員應(yīng)和董事長(zhǎng)住同一酒店。4.董事長(zhǎng)進(jìn)房間后，要給董事長(zhǎng)換上拖鞋，然后燒水沏茶，通常情況下董事長(zhǎng)只喝自己攜帶的茶葉，酒店里提供的茶葉一般不喝（出差期間配備水杯，全程配備白開水）；如有需要及時(shí)聯(lián)系服務(wù)臺(tái)提供免費(fèi)瓶裝水；落實(shí)早餐時(shí)間和地點(diǎn)，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地查看和確定房間到餐廳、健身房的路線，提前告知董事長(zhǎng)。4.董事長(zhǎng)的行李箱要按要求（正面向上，橫向）放在行李臺(tái)上，方便拿取。公文包放在軟質(zhì)體（皮椅、沙發(fā)等）上，切記不可放在硬質(zhì)的東西上；在拿行李箱的時(shí)候，應(yīng)避免和硬質(zhì)物體接觸，以免劃傷。5.一切工作安排妥當(dāng)后，要根據(jù)董事長(zhǎng)的行程計(jì)劃或工作安排，做好約見人員的聯(lián)絡(luò)工作；董事長(zhǎng)會(huì)客期間或經(jīng)董事長(zhǎng)同意后，隨行秘書應(yīng)在（房間外/酒店大堂）等候指示。6.每次出差到酒店應(yīng)詢問提供當(dāng)?shù)氐貓D，標(biāo)注酒店所在區(qū)域；如果酒店不提供，則應(yīng)立即購買一份使用。7.在外出差期間：為保證董事長(zhǎng)身體健康、精力充沛和高效的工作，行政秘書應(yīng)及時(shí)提醒董事長(zhǎng)進(jìn)行午休；董事長(zhǎng)午休前，行政秘書要在房間沖半杯茶水放在工作臺(tái)，等董事長(zhǎng)睡醒后再?zèng)_半杯熱水，要使茶水的溫度能夠保證直接飲用。董事長(zhǎng)如需服藥或營(yíng)養(yǎng)品，確保按時(shí)提醒。（六）出差中的其他注意事項(xiàng)1.在出差過程中乘坐火車或者飛機(jī)時(shí)，董事長(zhǎng)在閉目休息，非緊急情況不得打擾?；疖噾?yīng)乘坐一等座以上，特殊情況如疫情期間優(yōu)先安排商務(wù)座，火車票的預(yù)定需要注意是電子票還是要取紙質(zhì)票。2.每次出差前一天，要明確告知董事長(zhǎng)出發(fā)時(shí)間、地點(diǎn)，車輛安排等信息并提醒董事長(zhǎng)攜帶相關(guān)證件、文件、個(gè)人物品、洗漱用品等。若出門未帶身份證：在火車站和機(jī)場(chǎng)可以專門打印臨時(shí)身份證，可以提前打印。3.每次出差要明確行程的目的、對(duì)接人、需準(zhǔn)備的資料。4.出差期間，董事長(zhǎng)的公文包一定要看管好，不論在何種情況下要做到包不離人。5.董事長(zhǎng)在外出會(huì)客和洽談期間，行政秘書要認(rèn)真看護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人物品，在離開時(shí)要協(xié)助董事長(zhǎng)收拾好東西后再離開。6.出差期間，做為隨行秘書要和董事長(zhǎng)保持合適距離，永遠(yuǎn)保持在董事長(zhǎng)視線范圍之內(nèi)的位置。7.每次出差董事長(zhǎng)到達(dá)目的地時(shí)，隨行秘書需短信告知董事長(zhǎng)夫人，安全到達(dá)目的地，報(bào)一下平安。8.餐飲方面：若宴席由我方準(zhǔn)備，多點(diǎn)一些清淡的菜系。非特殊情況，提醒禁止飲酒。三．出差后的工作安排及時(shí)向董事長(zhǎng)匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘錄）各種差旅費(fèi)用報(bào)銷跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜附件：表1領(lǐng)導(dǎo)出差資料和物品一覽表類出差用品檢查重點(diǎn)業(yè)務(wù)文件1邀請(qǐng)函講話稿公司簡(jiǎn)介2宣傳資料