合同中的文件存檔要求

合同中的文件存檔要求協(xié)議書甲方：（公司名稱）地址：（公司地址）聯(lián)系人：（聯(lián)系人姓名）電話：（聯(lián)系人電話）乙方：（公司名稱）地址：（公司地址）聯(lián)系人：（聯(lián)系人姓名）電話：（聯(lián)系人電話）鑒于甲方與乙方擬就標(biāo)的物進(jìn)行合作，特制訂本《合同中的文件存檔要求協(xié)議書》（下稱“本協(xié)議書”），雙方經(jīng)友好協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議：第一條定義1.1文件存檔：指合同簽訂完成后產(chǎn)生、包括但不限于合同文本、附件、交流郵件等相關(guān)文件的保存和管理。第二條存檔要求2.1存儲介質(zhì)：合同文件應(yīng)在紙質(zhì)版和電子版兩種介質(zhì)上進(jìn)行存儲，以確保信息的完整和可靠性。2.2存儲位置：紙質(zhì)版文件應(yīng)存放在雙方指定的保密柜或保險箱內(nèi)。電子版文件應(yīng)妥善存儲于甲方和乙方的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或云存儲系統(tǒng)，確保文件隨時可訪問和檢索。2.3存檔備份：甲乙雙方應(yīng)對合同文件進(jìn)行定期的備份，以防止意外數(shù)據(jù)丟失或破壞。2.4存檔時限：合同文件的存檔時限應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。合同文件在存檔期滿后，應(yīng)按照國家規(guī)定進(jìn)行核準(zhǔn)銷毀、歸檔或保留。第三條文件檢索3.1甲方和乙方應(yīng)共同建立合同文檔索引，確保電子存儲系統(tǒng)的文件命名、分類和編號統(tǒng)一規(guī)范。3.2甲方和乙方均應(yīng)授權(quán)相關(guān)部門或人員查詢和檢索合同文件，以確保合同文件能夠快速、準(zhǔn)確地被找到。3.3在文件存檔期限內(nèi)，如甲方或乙方需要索取文件的原件或副本，應(yīng)提前書面通知對方，并由雙方共同確認(rèn)提取手續(xù)及文件正確性。第四條保密條款4.1甲乙雙方應(yīng)對涉及商業(yè)秘密、保密信息的文件存檔和檢索過程保密。4.2甲乙雙方保證在本協(xié)議有效期內(nèi)不將文件提供給任何未經(jīng)授權(quán)的第三方，除非獲得對方的書面同意或依法律法規(guī)的規(guī)定。第五條爭議解決5.1對于因本協(xié)議執(zhí)行所引發(fā)的任何爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決。5.2如協(xié)商不成，任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。第六條其他約定6.1本協(xié)議采用中英雙語版本，雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。6.2本協(xié)議自雙方蓋章之日起生效，至合同文件的存檔時限屆滿之日終止。本協(xié)議書通過雙方簽字、蓋章的方式進(jìn)行確認(rèn)，并于日期年月日生效。甲方：（蓋章）法定代表人