文件的管理制度（10篇）

第第頁文件的管理制度（10篇）隨著社會一步步向前發(fā)展，很多情況下我們都會接觸到制度，制度一般指要求大家共同遵守的做事規(guī)程或行動準則，也指在肯定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或肯定的規(guī)格。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是為您精心整編的文件的管理制度（精選10篇），希望能夠幫忙到伙伴們。文件管理制度篇一為了進一步加強公文管理，規(guī)范公文審核會簽工作，提高公文質(zhì)量和依法行政水平，訂立本制度。第一條文件會簽制度是指制發(fā)文件時，如文件內(nèi)容涉及其他科室的職能和業(yè)務，由主辦科室提出，相關(guān)科室就公文相關(guān)事宜進行討論、協(xié)商并簽署看法的工作制度。第二條起草下列文件時，須進行會簽：（一）文件內(nèi)容涉及多部門法律法規(guī)和政策的；（二）業(yè)務涉及其他相關(guān)科室的（三）涉及全局性工作，需要相關(guān)科室?guī)椭模ㄋ模┚C合科室的文件涉及職能科室業(yè)務的（五）重要領(lǐng)導及分管領(lǐng)導認為有必需會簽的第三條會簽審核的內(nèi)容和要求（一）會簽審核的內(nèi)容1、文件是否必需，觀點是否正確、符合實際；2、文件是否符合國家現(xiàn)行的方針、政策、法律、法規(guī)；與市委、市政府和管委已經(jīng)發(fā)布、仍在執(zhí)行的政策、規(guī)定有無矛盾；是否符合現(xiàn)行財政政策和局相關(guān)制度、規(guī)定等；3、文件是否符合法定程序和權(quán)限；4、文件是否規(guī)范、科學，條理是否清楚、簡明扼要、合乎邏輯；遣詞造句是否符合語法、準確精煉；標點符合、數(shù)字計量、人名地名、專業(yè)術(shù)語等是否正確、規(guī)范。主送單位、抄送單位、密級、急緩程度，是否符合規(guī)定。（二）會簽審核的要求1會簽科室審核后，若認為符合有關(guān)法律和規(guī)定，應及時簽署同意看法；若認為有明顯欠妥的，要提出修改看法；若認為違法法律法規(guī)和政策的，不得會簽；協(xié)商后仍不能達成全都看法的，應簽署保存看法報局領(lǐng)導審定。第四條局內(nèi)文件會簽程序（一）需要會簽的文稿，經(jīng)主辦科室負責人審核后，由擬稿人負責送相關(guān)科室會簽。會簽科室要認真研究，及時出具會簽看法，由會簽科室重要負責人簽署看法、姓名和時間，并退回主辦科室。（二）會簽一般在1個工作日內(nèi)完成。涉及技術(shù)問題和緊急公文須按局領(lǐng)導要求時限完成。確需延長會簽時間的，會簽科室須及時告知主辦科室或公文審核科室，會簽時間不得超出3個工作日。（三）由主辦科室送分管領(lǐng)導審核簽發(fā)。第五條文件審核簽發(fā)程序以局名義制發(fā)的文件，由主辦科室分管領(lǐng)導簽發(fā)；分管領(lǐng)導如認為必需或牽涉其他領(lǐng)導分管業(yè)務的，須請相關(guān)領(lǐng)導會簽，會簽一般應在1個工作日內(nèi)完成，如分管領(lǐng)導外出且辦文較緊急，則由局長或主持工作的局領(lǐng)導簽發(fā)。第六條部門間聯(lián)合行文的會簽程序（一）由本局主辦的聯(lián)合行文（編本局文號），由主辦科室負責，經(jīng)有關(guān)科室會簽，分管領(lǐng)導審簽后，送有關(guān)部門會簽。（二）其他部門主辦的聯(lián)合行文（編外部門文號），由相關(guān)科室審核，送分管領(lǐng)導會簽。確須重要負責人會簽的，應將會簽看法報重要領(lǐng)導審核并會簽。會簽應在2個工作日內(nèi)完成。第七條凡領(lǐng)導已簽發(fā)的文稿，內(nèi)容不得隨便改動；確有改動必需的，須說明原因并請示簽發(fā)人批準。文件的管理制度篇二一、物業(yè)部服務中心管理員專職負責服務中心全部文件（通知、命令、公函、總結(jié)、報告、通報、會議記要等）及資料（技術(shù)圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等）的存檔，收集和保管。二、任何人借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。三、屬機密文件的`要妥當保管，不準散播內(nèi)容，不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱，不準復印，不準帶離辦公室。四、員工個人檔案屬秘密料子，他人無權(quán)翻閱，保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。五、文件資料要進行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母次序，還是按內(nèi)容，定時間等形式分類，其目的都是為了查找快速方便，因此都必須在檔案夾里清楚標明。六、要常常進行清理歸檔，以免資料聚積混亂，對過期的文件資料要急時清理，無保管必需的料子，經(jīng)物業(yè)部領(lǐng)導批準可做銷毀處理。文件的管理制度篇三1.目的：為適應當前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)省紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場合，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。3.職責3.1董事長負責批準企業(yè)綜合管理手冊。3.2總經(jīng)理負責批準各系統(tǒng)管理分手冊。3.3公司各分管領(lǐng)導對本系統(tǒng)文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關(guān)內(nèi)容。3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的`收發(fā)統(tǒng)一掌控管理。3.5企業(yè)管理部負責組織企業(yè)管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理方法、實施細則等管理性文件的適用性，負責山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱住址的管理工作。3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理方法、實施細則、作業(yè)引導書、目標指標等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標準規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理；3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱住址，并及時將文件傳遞到文件的使用場合。文件的管理制度篇四物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程1、目的通過對外來文件的有效管理，以保證分公司現(xiàn)場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。2、適用范圍分公司收到的上級公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標準、合同、用戶供應的圖樣和技術(shù)要求、認真的工作文件等。3、職責3、1行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。3、2工程部負責收集、整理國家標準、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。3、3物業(yè)部負責收集、整理服務收費、城建管理等行業(yè)性文件。3、4保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。3、5分公司總經(jīng)理負責批準外來文件在分公司的執(zhí)行。4、實施程序4、1文件的'識別4、1、1依據(jù)文件的種類，分為國家法律法規(guī)文件、國家標準和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標準等。4、1、2相關(guān)部門分別負責將與分公司業(yè)務范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應列明文件編號、名稱、發(fā)布日期。4、2文件的轉(zhuǎn)換行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄，分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核，由分公司總經(jīng)理批準。行政部負責把批準轉(zhuǎn)換的外來文件原件收集歸檔，并編制《外來文件清單》。4、3掌控發(fā)放行政部對所需要使用的文件加蓋受控章，并負責發(fā)放、借閱和保管，做好發(fā)放和借閱登記。當外來文件發(fā)生版本更替時，行政部負責更新《外來文件清單》。及時發(fā)放新版文件，收回舊版文件，并加蓋作廢章后銷毀或處理。5、相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格5、1《外來文件清單》5、2《公文處理方法》5、3《文稿簽發(fā)單》5、4《文件閱辦單》5、5《發(fā)放文件登記表》5、6《文件借閱登記表》文件管理制度篇五腫瘤醫(yī)院送閱、傳閱文件保密管理制度1、呈送領(lǐng)導人指示的文件，應進行登記，領(lǐng)導人批示后，應退還辦文部門，領(lǐng)導人之間不得橫向傳批文件，不應把批文直接交承辦單位。2、傳閱文件一律采取直傳方式，經(jīng)管文件的人員應逐件登記送閱文人，閱后退回，要清點份數(shù)，閱文人之間不得橫向傳閱。3、傳閱文件一般每次不得超出兩天，急件閱后即退，不得任意積壓與延長時間。4、傳閱夾內(nèi)的文件，不許隨便抽取。若因工作需要，必需經(jīng)收發(fā)人員同意，并辦理借閱手續(xù)。不得擅自擴大文件的傳閱范圍。5、文件閱畢后，必需簽注姓名（全稱）及時間。6、傳閱文件必需注意保管與愛惜，不得污損或丟失。7、凡發(fā)給領(lǐng)導干部私人圈閱的各類文件，在年終必需按規(guī)定清退。文件管理制度篇六1、目的：對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施掌控，確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執(zhí)行。2、適用范圍：適用于政府主管部門及上級公司、上級物業(yè)主管部門及其它管理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。3、引用文件：3、1質(zhì)量手冊第4、5章3、2iso9002標準第4、5章4、職責：4、1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責審批各類外來文件、責成有關(guān)部門處理。4、2綜合辦公室負責處理除工程維護和修理部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營管理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的外來文件，包含上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保管原始件，將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批，工程維護和修理部及經(jīng)營管理部的文件由綜合辦公室登記后保管一份原件。4、3各部門負責本部門業(yè)務往來中的外來文件及有關(guān)物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的接收，經(jīng)公司副總經(jīng)理批準后，負責依據(jù)領(lǐng)導的批示處理有關(guān)文件。5、工作程序：5、1外來文件的接收：5、1、1上級公司文件由綜合辦公室派專人領(lǐng)取，政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室，綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。5、1、2公司各部門的業(yè)務往來文件接收后，統(tǒng)一送交綜合辦公室進行分類，登記在《外來文件接收登記表》上。5、2外來文件的處理：5、2、1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦看法并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱，綜合辦公室依據(jù)批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門，并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。5、2、2外來的有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī)，經(jīng)總經(jīng)理批示后，由經(jīng)營管理部送交綜合辦公室并存檔，有關(guān)部門需要時，綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專用章，并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后，轉(zhuǎn)相關(guān)部門，并由綜合辦公室存檔。5、3外來文件的檔案管理：5、3、1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔看法，報公司領(lǐng)導批準后，對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進行銷毀，對有價值的文件進行裝訂成冊，并保管。5、3、2日常業(yè)務文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門看法后，提出實在處理措施報有關(guān)領(lǐng)導進行相應處理，建立文件處理檔案。5、3、3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監(jiān)督，并做好借閱登記。6、支持性文件與質(zhì)量記錄：6、1《外來文件接收登記表》ej—qr—qp6、3—016、2《外來文件處理表》ej—qr—qp6、3—026、3《外來文件銷毀登記表》ej—qr—qp6、3—036、4《文件/資料借閱登記表》ej—qr—qp6、1—016、5《文件/資料發(fā)放登記表》ej—qr—qp6、1—04文件的管理制度篇七1目的運用科學有效的管理方法，規(guī)范上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的掌控，從而保證質(zhì)量體系的有效運行。2適用范圍適用于上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的建立、使用和保管等等。3職責3.1管理部質(zhì)量主管負責全部質(zhì)量體系文件的掌控。3.2分公司內(nèi)部使用的作業(yè)引導書由部門內(nèi)部人員編制；管理處內(nèi)部使用的作業(yè)引導書由相關(guān)人員編制。3.3管理者分代表和相關(guān)主管人員負責分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進工作；管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。3.4分公司經(jīng)理負責分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準。4實施程序4.1質(zhì)量體系文件的建立4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件。質(zhì)量手冊和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。4.1.2管理處作業(yè)引導書4.1.2.1管理處作業(yè)引導書由管理處各部門相關(guān)人員編寫、排版、打印。4.1.2.2相關(guān)部門主管需要對作業(yè)引導書進行會審，分管副總經(jīng)理負責復審，總經(jīng)理負責審批。4.1.2.3質(zhì)量主管對文件進行編號及排版檢查，并辦理《作業(yè)引導書審批單》。a.編號方法為：wi—sh（xxx）—xx—xxx次序號文件類別名上海分公司xxx管理處代碼作業(yè)引導書代碼文件類別名有九類，分別為：fa（物業(yè)管理方案）、zh（綜合管理）、gc（房屋、設施、設備）、ag（消防、安管、車輛管理）、hj（環(huán)境管理）、kh（客戶服務、社區(qū)文化）、jy（經(jīng)營、財務管理）、bm（部門工作引導）、st（食堂）。b.排版格式見總公司《體系文件掌控程序》。4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分：33—01為綜合部，33—02為管理部，33—03為市場部，33—04為工程部，33—05為財務部，33—06為凱迪克大廈管理處。4.1.3物業(yè)管理方案4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫。4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核，總經(jīng)理復審后報總公司主管領(lǐng)導批準。4.1.3.3質(zhì)量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。4.2質(zhì)量體系文件的修改4.2.1在質(zhì)量體系文件的建立過程中，對審核和批準不通過的質(zhì)量體系文件要進行修改或重新編寫。4.2.2對投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過審批，審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。4.2.3文件修改時，由提出人填寫《體系文件修改申請單》，經(jīng)原文件審批人員審批后，由質(zhì)量主管將修改的'內(nèi)容加到正式文件中。4.2.4文件內(nèi)容修改后，對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。4.2.5當文件修改超出5次或修改內(nèi)容較多時，應換版。4.3質(zhì)量體系文件的使用4.3.1作業(yè)引導書的編制人員負責向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓，并對文件實施的情況進行檢查，質(zhì)量主管負責建立《體系文件目錄》。4.3.2全部質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放4.4.1質(zhì)量體系文件發(fā)放方式：質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務部門時，質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的文件，而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復印發(fā)放給相關(guān)部門。4.4.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領(lǐng)用人簽名登記。4.4.3除外來文件以外，發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件需在文件每頁的右上方（表格除外）加蓋紅色受控文件章。4.5質(zhì)量體系文件的借閱4.5.1除公司領(lǐng)導外，其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過質(zhì)量主管的批準，并填寫《文件借閱登記表》。4.5.2借出和歸還文件時，必需辦理清點手續(xù)，由質(zhì)量主管和借閱者當面核對清楚。4.5.3未經(jīng)批準不得對質(zhì)量體系文件進行復制。4.5.4文件如有丟失、損壞，需立刻采取相應措施，并追究當事人責任。4.6質(zhì)量體系文件的保管4.6.1管理處作業(yè)引導書保管一份原件，作業(yè)引導書的電子文檔要做備份。4.6.2質(zhì)量手冊、程序文件及管理處作業(yè)引導書原件存放于管理部文件架內(nèi)，應排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件由各部門自行保管，不得遺失。4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。4.6.4作廢的質(zhì)量手冊、程序文件要交還總公司質(zhì)量部，不得自行銷毀。4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)引導書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷毀，但須保管一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對作廢文件保管2年后可銷毀，并建立《作廢文件保管清單》。5質(zhì)量要求全部質(zhì)量體系文件都必需依照《體系文件掌控程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)引導書還需依照本文件的規(guī)定進行掌控。6監(jiān)督檢查總經(jīng)理負責依照《體系文件掌控程序》和本文件的要求對質(zhì)量體系文件的掌控進行監(jiān)督和檢查。7改進分析本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應及時修改，以保證質(zhì)量體系文件掌控的有效性。8記錄、標識8.1《作業(yè)引導書審批單》8.2《文件借閱登記表》8.3《受控文件發(fā)放記錄表》8.4《作廢文件保管清單》8.5《文件修改狀態(tài)頁》8.6《體系文件目錄》8.7《體系文件修改申請單》文件管理制度篇八1.山莊公文辦理包含分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。2.山莊收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦看法。3.總經(jīng)理批辦的公文，依據(jù)批示，由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領(lǐng)導均不得攜離酒店。5.各部門或個人對承辦的公文，必需認真負責，按規(guī)定期限及時辦理，不得拖延和積壓；對承辦批示存有異議，及時提出書面看法。6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對本身經(jīng)手處理的公文負有催辦義務，轉(zhuǎn)辦要及時，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。7.公文處理過程中，要做好平常歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關(guān)料子整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。8.山莊的全部人員調(diào)動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調(diào)動和離職手續(xù)；參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。9.行政辦公室沒有保管價值的文件，經(jīng)過辨別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。文件的管理制度篇九辦公室文件管理規(guī)定第一條：文件是轉(zhuǎn)達貫徹上級指示、精神，請示和回復問題，引導或商洽工作的緊要工具。第二條：文件實行統(tǒng)一管理；公文的管理，要做到規(guī)范、準確及時、安全。第三條：對文件中涉及公司應保密的事項，必需嚴守機密，不準隨便向他人泄露。第四條：辦公室文件等級擬定為：機密文件、一般文件。機密文件打印由總經(jīng)辦指定負責人打印，機密文件只印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。文件等級，由發(fā)文部門的主管領(lǐng)導依據(jù)文件內(nèi)容確定。第五條：發(fā)文的程序擬定為：擬搞、審核（文件審批表）、印發(fā)（總經(jīng)辦簽章、印發(fā)）、簽收（收文部門）、存檔。第六條：收文的。處理程序為：收文、分文、傳送、歸檔。第七條：各級領(lǐng)導對送來的文件要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件的，兩天內(nèi)批復。第八條：各級領(lǐng)導閱、批公文應認真認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署實在看法的，要明確、實在。第九條：公司全部發(fā)文，總經(jīng)辦應有存檔，并將文件原稿（經(jīng)審核稿）連同相