銀行物業(yè)服務(wù)制度的建立和檔案管理

銀行物業(yè)服務(wù)制度的建立和檔案管理目錄第一節(jié)制度建立的原則 1一、外部合規(guī)性 1二、內(nèi)部合理性 1第二節(jié)制度的建立 1一、做好基礎(chǔ)調(diào)研工作 1二、開始制度編制 2三、制度評(píng)價(jià) 2四、制度優(yōu)化 3第三節(jié)檔案管理 3一、檔案資料管理工作內(nèi)容及要求 4二、檔案資料過程管理 4三、檔案資料的分類 6四、檔案資料管理的要點(diǎn) 10第一節(jié)制度建立的原則一、外部合規(guī)性外部合規(guī)性是指不違背外部的法律、法規(guī)，所以要求我們經(jīng)常要做外部法規(guī)的收集更新，國家政策的分析。要適時(shí)更新外部法律的發(fā)布情況，及時(shí)預(yù)測(cè)可能會(huì)出現(xiàn)的變化。二、內(nèi)部合理性內(nèi)部合理性是指制度編制要符合企業(yè)實(shí)際情況，不能隨便百度抄一個(gè)文件過來就用，要調(diào)整。就像軍事是為政治服務(wù)一樣，制度同樣是為管理服務(wù)的，對(duì)上，要符合企業(yè)價(jià)值觀體系；對(duì)下，符合業(yè)務(wù)流程實(shí)際操作情況。第二節(jié)制度的建立一、做好基礎(chǔ)調(diào)研工作調(diào)研工作具體包括：1.國家政策的變化；2.政府相關(guān)法規(guī)的情況；3.物業(yè)服務(wù)行業(yè)的變化；4.XX銀行的實(shí)際情況及甲方具體要求；5.基礎(chǔ)制度文件的實(shí)用性分析二、開始制度編制制度編制除了圍繞上述的兩個(gè)原則以外，還需確保制度的完善性和可持續(xù)性。三、制度評(píng)價(jià)1.合規(guī)性評(píng)價(jià)（1）以國家的法律法規(guī)和行政部門頒發(fā)的相關(guān)文件為依據(jù)，評(píng)價(jià)制度與法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定是否符合；（2）仔細(xì)對(duì)照招標(biāo)文件的要求，一一響應(yīng)；（3）收集行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保以不低于行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)開展工作。2.合理性（有效性）評(píng)價(jià)（1）定期對(duì)制度進(jìn)行梳理和優(yōu)化。我司進(jìn)駐后，半年內(nèi)將每個(gè)月進(jìn)行一次制度梳理和優(yōu)化，半年后，以季度為時(shí)間單位進(jìn)行制度梳理和優(yōu)化；（2）用開放的心態(tài)擁抱變化。我司一直以來堅(jiān)守“以客戶為中心”的原則，那么，客戶的需求發(fā)生變化，對(duì)于物業(yè)服務(wù)人員來說，唯一需要做的就是相應(yīng)的調(diào)整以適應(yīng)新的要求；（3）高度重視創(chuàng)新，用創(chuàng)新思維解決問題。3.完善性評(píng)價(jià)一方面，現(xiàn)有制定的制度是否已經(jīng)覆蓋了所有的服務(wù)工作，另方面，服務(wù)對(duì)象和工作本身是否發(fā)生了變化。這兩個(gè)因素就是制度完善性評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)。4.可持續(xù)性評(píng)價(jià)制度盡管可以修改，可以優(yōu)化，但制度本身具有的嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性、權(quán)威性決定了制度必須具有延續(xù)性，因此，在制度建立的過程中，必須高度重視制度的可持續(xù)性四、制度優(yōu)化與制度梳理的時(shí)間相一致，我司將在進(jìn)駐后半年內(nèi)每個(gè)月進(jìn)行一次制度優(yōu)化，半年后，每一季度進(jìn)行一次制度優(yōu)化，確保制度建設(shè)可以切實(shí)的支持高質(zhì)量的服務(wù)。第三節(jié)檔案管理根據(jù)XX銀行的物業(yè)服務(wù)要求，我司將管理與物業(yè)相關(guān)的工程圖紙、檔案竣工驗(yàn)收資料復(fù)印件并實(shí)施管理和服務(wù)工作中的各種制度、規(guī)程、流程、記錄、圖表、函件等進(jìn)行歸檔管理保存。物業(yè)檔案資料的建立與管理是物業(yè)服務(wù)的重要組成部分?？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理可以為專業(yè)的物業(yè)服務(wù)提供有力的支持。針對(duì)XX銀行的實(shí)際情況，我們擬采取系統(tǒng)化、電腦化的管理手段，對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行全面的收集和管理。在信息的收取時(shí)廣開信息渠道，存儲(chǔ)時(shí)做到內(nèi)容全面、豐富，收集時(shí)盡可能地完整。并樹立檔案管理的財(cái)富觀、資源觀和服務(wù)觀，使檔案管理真正為管理服務(wù)。一、檔案資料管理工作內(nèi)容及要求（一）工作內(nèi)容1.建立資料的收集、分類整理、歸檔管理和保密制度。2.建立一套完整的檔案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、項(xiàng)目故障與維修、保養(yǎng)、設(shè)備巡視等登記制度。3.保管好其它與檔案資料管理有關(guān)的事項(xiàng)資料。（二）工作要求1.必須保證甲方交給物業(yè)服務(wù)的檔案資料（包括設(shè)備維修、改造的案資料）的完整性、完好性。2.合同期滿我司應(yīng)及時(shí)將整理好的新物業(yè)檔案資料原件統(tǒng)一移交給采購人的綜合檔案室進(jìn)行分類、立卷、編號(hào)、歸檔，輸入計(jì)算機(jī)便于更科學(xué)的管理。3.充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提供檔案管理工作效率。4.利用已有檔案資料進(jìn)行總結(jié)，規(guī)劃。二、檔案資料過程管理檔案資料的管理流程：收集管理分類編號(hào)登記電腦錄入歸檔應(yīng)用。1.資料的收集（1）設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。（2）資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來源渠道，從時(shí)間上講是從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料；從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面，大到房屋本體，公共設(shè)施，小到一草一木都有詳細(xì)的資料收集。2.資料分類整理收集后的所有信息，統(tǒng)一由管理服務(wù)中心檔案室集中整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類合理。3.資料歸檔管理（1）歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)的分類與保存。根據(jù)實(shí)際需要，XX銀行的資料管理擬采用原始檔案和電腦雙軌制。采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)編號(hào)、造刪、編輯，并分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。（2）檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定：出室必須經(jīng)服務(wù)中心經(jīng)理同意經(jīng)登記后方可借出；入室時(shí)，須由專人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失；檔案管理員定期檢查資料保管情況，并及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)技術(shù)資料歸檔保存。（3）檔案的管理環(huán)境必須做到“四防”，即：防火、防潮、防發(fā)霉變質(zhì)、防蛀。4.檔案的借閱管理（1）物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心所有工作人員都有保護(hù)檔案、保守秘密的權(quán)利和義務(wù)。（2）查閱檔案，須按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還。（3）要愛護(hù)檔案，所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對(duì)檔案隨意更改，涂寫。（4）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。（5）檔案如有丟失、損壞或泄密，追究當(dāng)事者責(zé)任。（6）借閱者在歸還檔案時(shí)須填寫檔案利用效果記錄。（7）調(diào)離物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。三、檔案資料的分類（一）開發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料1.產(chǎn)權(quán)資料項(xiàng)目批準(zhǔn)文件用地批準(zhǔn)文件建筑執(zhí)照拆遷安置資料2.技術(shù)資料XX銀行規(guī)劃圖建筑施工圖竣工圖a.總平面圖b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告工程合同開、竣工報(bào)告工程預(yù)決算圖紙會(huì)審記錄工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）隱蔽工程驗(yàn)收簽證沉降觀察記錄竣工驗(yàn)收證明書鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書水電、衛(wèi)生器具等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告供水試壓報(bào)告3.物業(yè)資料XX銀行基本資料XX銀行分項(xiàng)資料商業(yè)配套資料娛樂設(shè)施資料（二）管理處自建檔案資料日常管理資料（1）環(huán)境管理記錄日常巡查記錄垃圾清運(yùn)記錄消殺記錄噪音檢測(cè)記錄（2）保安管理記錄日常巡查記錄交接班記錄值班記錄物資搬運(yùn)放行記錄緊急事件處理記錄車輛進(jìn)出記錄夜間查崗記錄（3）車輛檔案車輛詳細(xì)資料車位使用協(xié)議（4）裝修管理資料檔案（5）維修服務(wù)檔案維修委托單維修服務(wù)回訪記錄（6）收費(fèi)管理檔案管理費(fèi)收支公布表管理處與外單位簽訂的各類合同其它（7）設(shè)備管理檔案公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄設(shè)備設(shè)施巡視檢查記錄設(shè)備臺(tái)帳（8）員工管理檔案員工個(gè)人詳細(xì)資料員工培訓(xùn)考核記錄員工業(yè)績(jī)考核記錄員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄（9）培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄培訓(xùn)考核及跟查記錄軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄（10）行政文件政府部門文件公司規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件公司榮譽(yù)資料（11）其它四、檔案資料管理的要點(diǎn)1.重要的檔案資料（竣工資料）的交接必須經(jīng)過服務(wù)中心經(jīng)理或其指定責(zé)任人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。2.檔案保管由專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，做到檔案標(biāo)識(shí)清晰，分類明確，易查找；檔案出室由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任；檔案入室時(shí)經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件。3.檔案資料實(shí)行嚴(yán)格的借閱登記制度，歸還入檔時(shí)，必須經(jīng)過審核檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重的須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。4.檔案資料管理實(shí)行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由服務(wù)中心經(jīng)理或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效文件。5.檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料環(huán)境條件符合要求。6.采用各種形式的文檔儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法。7.盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和利用。8.電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期清除過期失效文件。9.原始文件按照文