會議策劃之會場的選擇

第頁會議策劃之會場的選擇篇一：會議策劃會場的選擇

會議策劃之會場的選擇

不同類型的會議，其選擇的場地風(fēng)格也不盡一致；同時，會議場地的軟硬件條件是否能符合會議要求也值得深入研究，這需要會務(wù)組人員花費較多的心思去比較和確定。作為室內(nèi)會議的補充和拓展，文化體驗活動也需要確定一系列的事宜?？傊_定一場會議的室內(nèi)外活動，要提前踩點和考察。

在前期策劃階段確定會議舉辦城市或者地區(qū)之后，就該著手選擇具體的會場了。一般而言，對于學(xué)術(shù)型會議，學(xué)校報告廳，酒店，或者會展中心都是不錯的選擇。但具體將會場定制哪里，還需要綜合考慮一下因素。

一，會議規(guī)模

所選擇的會場要保證能容納預(yù)計的全體參會人員，工作人員以及媒體記者等，但也不宜過大，這樣會顯得會議現(xiàn)場空蕩。比如說，會議預(yù)計邀請的所有參會人員為100人，那么該會場容納人數(shù)應(yīng)該在120～140人之間為宜。另外，如果會議議程安排了不同的議題同時進行，就要安排兩個及以上的會場。并且，這些會場最好是相鄰，方便參會人員根據(jù)自己感興趣的議題選擇會場。

對于有領(lǐng)導(dǎo)出席的會議，需要安排一間大小適中的貴賓會見室，并且會見室到會場的距離不宜過遠(yuǎn)。

二，會議預(yù)算

選擇會場時，應(yīng)時刻考慮到會議預(yù)算。如果預(yù)算比較充裕，可以選擇在比較舒適方便的酒店或者會展中心舉辦會議；如果預(yù)算吃緊，可以考慮與院校合作，借用其報告廳或者會堂舉辦會議。總之，盡量在預(yù)算之內(nèi)，租賃到性價比最高的會場。

三，交通便利性

選擇會場不能不考慮其交通便利性。理想的情況是會場與嘉賓入住的房間中同一家酒店，或者是與酒店相連的會展中心，嘉賓可以很方便地與會。但如果會場離嘉賓入住的酒店，賓館有一定的距離，那就必須考慮到會場的交通是否便利，嘉賓能否在較短時間內(nèi)步行，乘坐公共交通工具或者開車到會場，會場周圍是否有足夠的停車位等諸多問題。

四，會場設(shè)施

會場內(nèi)的設(shè)備設(shè)施也是一個需要考慮的方面。建議組委會成員到會場進行實地勘察，確保會場具備會議舉辦時所需的燈光，音響，背板架，投影儀，led屏，桌椅等設(shè)備。同時，也可以要求對方提供備用設(shè)備已被不時之需。

五，會議風(fēng)格

除了上訴幾點之外，具體會場的選擇還不能忽視會議風(fēng)格這個因素。不同風(fēng)格和性質(zhì)的會議選擇相應(yīng)的會場才能相得益彰，取得理想的會議效果。如果舉辦的是非常嚴(yán)肅的大型學(xué)術(shù)型會議，那么應(yīng)盡量選擇大氣，莊重，寬敞的會議場所；如果舉辦的是輕松的學(xué)術(shù)沙龍，那么一處格調(diào)高雅，服務(wù)周到的會所或者有特色的風(fēng)景區(qū)休養(yǎng)館將是不錯的選擇。總之，合適的就是最好的，會場選擇亦是如此。

篇二：會議營銷會場的選擇與布置

會場選擇

會場選擇應(yīng)考慮以下因素：

1、會場的地理位置，包括交通是否便利、環(huán)境是否雅致。

2、會場應(yīng)盡量選擇在當(dāng)?shù)刂容^高的場所。

3、會場的容量要大，能給顧客提供一個寬松、愉悅的購物環(huán)境。

4、配套設(shè)施是否完善、服務(wù)是否周到。

即會場選擇應(yīng)注意提升活動的整體規(guī)格和層次，體現(xiàn)公司的企業(yè)形象。選擇在當(dāng)?shù)刂容^高、檔次較高，交通方便的星級酒店，根據(jù)聯(lián)誼會規(guī)模，選擇其中較大面積的會議室、宴會廳、多功能廳作為會議場所。要求會場寬敞明亮、視野開闊、窗明幾凈、空氣流通，保證活動的總體效果。進入會場的方向性通道必須安排明顯指示牌，以引導(dǎo)顧客順利進入會場。如開會后認(rèn)為效果不錯，可與其負(fù)責(zé)人商談長期將之作為會議定點場所，這樣在價格上可得到較大的優(yōu)惠。

會場布置

1.宣傳輸出。選擇會場中活動面積較寬闊一個角落，用于擺放公司企業(yè)文化易拉寶，讓顧客充分了解公司與產(chǎn)品等各方面信息，從而更加相信公司、相信產(chǎn)品。

（1）會場主席臺前懸掛橫幅：xxx主題設(shè)置相應(yīng)的背景板；

（2）會場四周宣傳橫幅的內(nèi)容及數(shù)目視會場空間的情況而定；

（3）會場外懸掛的宣傳橫幅跟主題一致突出本場活動的買點；

（4）配合掛圖在適當(dāng)?shù)牡胤綇堎N宣傳海報，與橫幅形成呼應(yīng)。

2、座位布置

（1）為達到場地的最大利用率，一般選擇長條桌，整個會場排成井字形，擺放距離要適中，會場中間要留出通道，便于來往活動。

（2）在長條桌兩側(cè)放置座位，員工自行合理安排顧客座位，便于員工與顧客相互交流、溝通。

（3）每個桌上擺放鮮花烘托氣氛，以及“顧客滿意是企業(yè)的生命之源”，“歡迎您為我們的服務(wù)提出寶貴的建議與意見”的標(biāo)識牌以及水果、茶水、公司的宣傳資料。

（4）每一位顧客準(zhǔn)備一個貴賓卡，使其有一種榮譽感。

（5）發(fā)言的榮譽顧客除貴賓卡以外還必須加配飄帶，如果是夫婦同來，應(yīng)同時配帶（會務(wù)部準(zhǔn)

備空白貴賓卡備用）。

3.會場設(shè)施

（1）投影屏幕

為配合講座效果，要求投影屏幕要具有相應(yīng)的大小（一般3m×3m）。

如果場地過大，應(yīng)使用尺寸更大的屏幕，以保證現(xiàn)場講座時，顧客的視覺效果達到最佳。

（2）視聽效果

會場燈光音響必須事先調(diào)好，以配合節(jié)目表演、專家講座的效果；講座時燈光要暗，要保持場內(nèi)安靜，使顧客注意力集中到屏幕上；表演節(jié)目、游戲時場內(nèi)應(yīng)燈光明亮、溫馨，樂曲以輕音樂、經(jīng)典名曲為宜；現(xiàn)場音響的控制必須得到專業(yè)人士的緊密配合，保證不會造成節(jié)目和氣氛的脫節(jié)。燈光要有可控性，便于調(diào)動顧客的注意力。對于200人以上的會議，投影屏幕最少保證4m×4m的面積。視聽效果往往是現(xiàn)場調(diào)動顧客注意力的有效手段之一，聲勢和氣氛幾乎都是靠視聽效果烘托渲染的，能否在現(xiàn)場制造出沸點效應(yīng)也與之有著直接關(guān)系。

布置細(xì)節(jié)要求

1、迎賓區(qū)：

（1）、禮儀小姐身披綬帶，對顧客應(yīng)主動上前迎接，攙扶老人，將其領(lǐng)到簽到區(qū)；

（2）、迎賓區(qū)入口處應(yīng)有醒目的引導(dǎo)牌。

2、簽到區(qū)：

（1）、簽到區(qū)一般位于會場的入口處；

（2）、簽到區(qū)要求干凈、整潔、最好有臺布；

（3）、要收集邀請函并發(fā)放資料袋和幸運抽獎券。

3、測試區(qū)：

（1）、測試區(qū)桌面上的儀器要求擺放井然有序；

（2）、測試桌上要干凈、整潔不能出現(xiàn)雜物，測試桌上最好使用印有企業(yè)標(biāo)志的桌布；

（3）、測試區(qū)與講座區(qū)分開，不能在同一區(qū)域中，容易引起混亂；

（4）、測試時間。（講座和觀看錄象時決不允許測試）

4、條幅：

（1）、條幅的顏色要烘托現(xiàn)場氣氛；

（2）、活動的大門口、出口處的正上方、入口處的對面、主席臺的正上方都可以懸掛條幅（主席臺的正上方要懸掛帶有活動主題的條幅）；

（3）、如果會場懸掛各種條幅，內(nèi)容、色彩、字體要協(xié)調(diào)一致；

（4）、條幅制作要干凈、整潔、醒目。

5、投影屏幕：

（1）、拜訪醒目：規(guī)格統(tǒng)一，便于每一位顧客舒服、清楚的看到幻燈內(nèi)容；

（2）、屏幕與投影中間無障礙；

（3）、屏幕懸掛要處于背光區(qū)。

6、樣品展示：

（1）、產(chǎn)品模型、或樣品要醒目、突出、整齊；

（2）、樣品要干凈、整潔；

（3）、樣品區(qū)的目的在于展示產(chǎn)品，不同于售貨區(qū)，因此樣品展示區(qū)要設(shè)在較醒目的位置。

7、禮品區(qū)：

（1）、禮品在主席臺旁，形成視覺效果。同時與售貨區(qū)相鄰利于銷售；

（2）、禮品要大而醒目，包裝彩帶；

（3）、禮品價值要體現(xiàn)。

8、售貨區(qū)：

（1）、要求產(chǎn)品擺放整齊，產(chǎn)品展示要醒目并包裝禮帶；

（2）、售貨桌上最好使用印有企業(yè)標(biāo)志的桌布；

（3）、桌子正上方要懸掛有“售貨區(qū)”的展示牌；

（4）、寫優(yōu)惠政策的海報要貼在售貨區(qū)的后上方，位置要醒目，內(nèi)容書寫要整齊大方，內(nèi)容應(yīng)包括優(yōu)惠政策、饋贈禮品的種類；

（5）、要注意聯(lián)誼會售貨的安全性。首先要考慮聯(lián)誼會舉辦的場所，最理想的是在公司內(nèi)部的大型服務(wù)中心或者是在酒店賓館舉行，但事前要辦理產(chǎn)品展銷會手續(xù)。

9、顧客區(qū)：

（1）、要井然有序，每桌7人（含一名銷售代表）；

（2）、顧客區(qū)的布置要便于顧客觀看投影和錄象。

9、主持人區(qū)。會場一定要給主持人留出寬敞的空間，以保證做游戲時有足夠的場地。最好能夠采用紅色地毯，襯托會場隆重性。

10、板陳列區(qū)：

（1）、陳列要求：醒目、有序、整體統(tǒng)一；

（2）、同時展區(qū)要求燈光明亮；

（3）、展板最好陳列在進出口處。

（4）、展班設(shè)計以企業(yè)介紹、產(chǎn)品功能、文化宣傳等內(nèi)容。

12、專家咨詢處：

（1）、專家咨詢處桌上最好使用印有企業(yè)標(biāo)志的桌布；

（2）、咨詢桌上要印有“醫(yī)學(xué)顧問”的職稱（如：xxx教授、xx主任醫(yī)師）；

（3）、桌子正上方要懸掛印有“咨詢區(qū)”的展示牌，專家咨詢處展牌懸掛要醒目；

（4）、咨詢處與購物區(qū)相鄰。

篇三：會議服務(wù)場地的選擇是非常重要的一個環(huán)節(jié)

會議服務(wù)場地的選擇是非常重要的一個環(huán)節(jié)

—明陽天下會議服務(wù)公司

說起會議，我們第一點想到的就是場地問題，在那里開會。這是一個關(guān)鍵的元素。一個好的會議會展場所對會議的整體形象和質(zhì)量起著顯著的效果，對于場地的選擇，明陽天下會議服務(wù)公司本著與人為本的原則：

1、通過與您溝通，為您找尋一個適當(dāng)?shù)暮虾跎矸莸匚坏亩沂呛线m預(yù)算的場所。

2、負(fù)責(zé)為您租租訂會議或展覽場所，布置場地和撤場。同時規(guī)劃休息室及貴賓室等。

3、為了讓您更清楚的了解整個會議情況，我們?yōu)槟峁龅牟贾迷O(shè)計平面圖，立體圖，設(shè)計配置圖等。這樣可以方便您善用場地周邊的條件來進行整體規(guī)劃。

規(guī)劃

1、協(xié)助組委會，大會秘書處的成立。

2、會議議程表的撰寫，中文英文還是中英文。

3、參會人員的邀請函，發(fā)言者的講稿設(shè)計。

4、搞要的規(guī)劃，表格設(shè)計，審稿流程。

5、現(xiàn)場的會議記錄。

6、如何邀請首長蒞臨演講。適合邀請那一位呢。致詞稿怎么撰寫。

7、會議和展覽要如何制造連接線，動線如何安排，才能使與會者和參展者能相互交流。

印刷品

1、協(xié)助您進行大會cis的設(shè)計規(guī)劃，設(shè)計出貼切表達主辦者的專業(yè)，創(chuàng)意，熱情的logo。

2、協(xié)助您創(chuàng)意設(shè)計大會手冊，論文集，邀請卡，出席證，大會的信紙信封等。