建設工程監(jiān)理的信息管理與檔案資料管理

建設工程監(jiān)理的信息管理與檔案資料管理建設工程監(jiān)理的信息管理建設工程監(jiān)理的檔案資料管理

對于大型的建設工程項目，其所產(chǎn)生的信息數(shù)量巨大，種類繁多，為便于信息的搜集、處理、儲存、傳遞和利用，項目監(jiān)理機構信息管理人員可以通過以下形式進行建設工程監(jiān)理的信息管理工作。

（一）施工現(xiàn)場監(jiān)理會議

施工現(xiàn)場監(jiān)理會議是建設工程項目參加建設各方交流信息的重要形式，一般可分為監(jiān)理例會（每周一次）、專題工地會議。因工作急需，建設、承包、監(jiān)理單位均可提出召開臨時工地會議，以解決當時亟待解決的問題。參加監(jiān)理例會人員的名單，在第一次工地會議時就已確定，而專題工地會議和臨時工地會議的參加人員和會議內(nèi)容，應在會前商定。7.1建設工程監(jiān)理的信息管理

1．監(jiān)理例會（1）在建設工程施工過程中，總監(jiān)理工程師應定期召開監(jiān)理例會，原則上每周都要召開一次。（2）會議的議題應是當前施工中存在的突出的、亟待解決的問題，以及各方的意見選定，應聯(lián)系實際工作，突出重點。（3）項目監(jiān)理機構各有關人員應在會議召開前，按專業(yè)或職務分工對上次會議議決事項的執(zhí)行情況進行調(diào)查，并對本次會議擬提出的問題提出建議。在監(jiān)理例會召開之前由總監(jiān)理工程師主持召開項目監(jiān)理機構全體人員會議，對如何開好例會作出布置和安排。7.1建設工程監(jiān)理的信息管理

（4）由總監(jiān)理工程師指定專人，使用專用記錄本負責監(jiān)理例會的記錄，即會議紀要。根據(jù)記錄整理、編寫會議紀要。監(jiān)理例會的會議紀要需經(jīng)總監(jiān)理工程師審查確認后打印，對打印后的成品要認真審查核對。收到會議紀要文件的各方主體應辦理簽收手續(xù)。如對紀要內(nèi)容有異議時，應于收到文件后三日內(nèi)向項目監(jiān)理機構反饋。監(jiān)理例會的記錄本、會議紀要及反饋書面文件應作為監(jiān)理資料存檔備案。7.1建設工程監(jiān)理的信息管理

2．專題工地會議

專題工地會議是解決建設項目施工過程中的技術問題、安全問題、管理問題及專業(yè)協(xié)調(diào)工作而組織召開的會議。專題工地會議是由總監(jiān)理工程師根據(jù)工作需要召開，建設單位、承包單位若提出建議，總監(jiān)理工程師在審定同意后也可以召開。專題工地會議由總監(jiān)理工程師組織召開，其他有關單位人員參加，其會議記錄及會議紀要的編寫可參照監(jiān)理例會的有關規(guī)定執(zhí)行。7.1建設工程監(jiān)理的信息管理

（二）監(jiān)理日志、監(jiān)理日記及監(jiān)理報表（1）各項目機構的總監(jiān)理工程師代表或總監(jiān)理工程師指定人員，應每天填報“工程項目監(jiān)理日志”，記錄當日施工現(xiàn)場發(fā)生的一切情況及監(jiān)理工作情況。各監(jiān)理人員亦每日填報“監(jiān)理人員監(jiān)理日記”，記錄當日本人的監(jiān)理工作情況。監(jiān)理日志和監(jiān)理日記必須據(jù)實填報，并于次日交送總監(jiān)理工程師審閱。（2）各項監(jiān)理報表也是信息管理員獲取信息的重要來源，信息管理員要負責收集、整理有關信息，向監(jiān)理工程師匯報。7.1建設工程監(jiān)理的信息管理

（三）監(jiān)理月報

監(jiān)理月報的編寫是一項重要的信息管理工作，在建中的監(jiān)理工程信息，每月均應編制監(jiān)理月報，報送建設單位、監(jiān)理單位及有關部門。通過監(jiān)理月報，建設單位可了解工程項目本月份各方面的進展情況；監(jiān)理機構可向所屬監(jiān)理單位領導匯報本月份在工程項目的質(zhì)量控制、進度控制、成本控制、安全管理、合同管理、信息管理及組織協(xié)調(diào)參與各建設方之間關系的工作內(nèi)容，為下一階段工作制定計劃；若是有上級主管部門來項目監(jiān)理機構檢查工作，監(jiān)理月報也可作為提供工程概況、施工概況及監(jiān)理工作情況的說明文件。7.1建設工程監(jiān)理的信息管理

監(jiān)理月報由總監(jiān)理工程師指定專人負責，其編寫內(nèi)容應由本監(jiān)理單位規(guī)定，各專業(yè)監(jiān)理工程師和信息管理員負責提供本專業(yè)或職務分工部分的資料和數(shù)據(jù)，由總監(jiān)理工程師審閱。項目監(jiān)理機構全體人員共同動手，分工協(xié)作按時編制完成。

（四）監(jiān)理簡報

項目監(jiān)理機構定期或不定期編寫監(jiān)理簡報，報道施工現(xiàn)場的情況，及時報送有關單位和所屬監(jiān)理單位有關部門及領導。7.1建設工程監(jiān)理的信息管理

在進行建設工程監(jiān)理的工作期間，建設單位委托監(jiān)理工程師對建設工程實施過程中形成的與監(jiān)理相關的文件和檔案進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設工程監(jiān)理檔案資料管理的對象是監(jiān)理文件檔案資料，它們是建設工程監(jiān)理信息的主要載體之一。監(jiān)理文件檔案資料是監(jiān)理單位在工程項目實施監(jiān)理過程中所形成的各種原始記錄，它是監(jiān)理工作中各項控制和管理工作的依據(jù)和憑證。通過對監(jiān)理檔案文件資料的管理也反映了監(jiān)理人員的素質(zhì)與項目監(jiān)理機構的管理能力與管理水平。7.2建設工程監(jiān)理的檔案資料管理

1.監(jiān)理檔案資料管理的要求

監(jiān)理文件檔案資料的管理是監(jiān)理工作中內(nèi)業(yè)管理工作的最重要部分，各項監(jiān)理機構應予以極大的重視，監(jiān)理資料的管理應逐步走向科學化、程序化、計算機化。

（1）項目監(jiān)理機構的監(jiān)理資料管理工作由總監(jiān)理工程師總負責，各專業(yè)監(jiān)理工程師分工負責，由總監(jiān)理工程師指定人員專任或兼任資料管理員負實際責任。監(jiān)理單位的監(jiān)理文件資料管理工作由技術總負責人負責，文件檔案資料管理部門負責人負責具體管理工作，并對各項目監(jiān)理機構的監(jiān)理資料管理員負指導責任。7.2建設工程監(jiān)理的檔案資料管理

（2）完整、準確、真實、及時是對監(jiān)理資料的4個重要要求；及時完整、真實有效、填寫齊全、標識無誤、交圈對口、歸檔有序是監(jiān)理資料管理工作的基本要求。

（3）項目監(jiān)理機構應于工程竣工后3個月內(nèi)，由總監(jiān)理工程師組織監(jiān)理人員進行監(jiān)理資料的整理、編審和裝訂工作，由總監(jiān)理工程師簽字后作為監(jiān)理檔案移交給所屬監(jiān)理單位的檔案資料管理部門保管備查。7.2建設工程監(jiān)理的檔案資料管理

2.建設工程監(jiān)理檔案資料的傳遞過程

項目監(jiān)理部的信息管理部門是專門負責建設工程項目信息管理工作的，在工程建設過程中所有的監(jiān)理文件檔案資料，都應統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門，進行加工、收發(fā)和管理，如圖所示。信息管理部門是監(jiān)理文件和檔案資料傳遞渠道的關鍵環(huán)節(jié)。7.2建設工程監(jiān)理的檔案資料管理7.2建設工程監(jiān)理的檔案資料管理建設單位設計單位施工單位材料供應單位……信息管理部門合同管理部門投資控制部門質(zhì)量控制部門進度控制部門總監(jiān)理工程師總監(jiān)理工程師代表3.建設工程監(jiān)理檔案資料的內(nèi)容

建設工程監(jiān)理文件檔案資料一方面是監(jiān)理單位在開展監(jiān)理工作過程中的資料，另一方面是在建設工程項目竣工后應交給建設單位以及地方城建檔案管理部門備案的資料。對于在開展監(jiān)理過程中的資料，監(jiān)理單位的技術管理部門應根據(jù)本企業(yè)的管理情況制定本單位文件檔案資料管理的原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)出本企業(yè)的特色。7.2建設工程監(jiān)理的檔案資料管理

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