甲供物資管理細則

PAGE1甲供物資管理細則《甲供物資管理細則》是工程管理之道高級研修班的主要成果文件之一。在編制過程中，我們堅持工程管理“路同軌，車同轍”的管理理念，以多種方式廣泛征求各大區(qū)及總部相關部室意見和建議，由研修班學員研究討論成稿。本細則旨在明確置地各層級及管理過程中各參與方的職責范圍，統(tǒng)一管理過程中的管理動作、輸出成果，強調各階段的管理要點。希望各大區(qū)相關部門對大區(qū)內的項目管理團隊進行交底培訓，并要求項目部按照本管理細則編制項目的甲供物資管理辦法，以實現(xiàn)項目甲供物資管理水平的提升，同時也促進項目開發(fā)目標的實現(xiàn)。隨著置地開發(fā)項目的不斷增多，本文件也將不斷進行豐富和完善。為了持續(xù)提升《甲供物資管理細則》的文件質量，請總部各部室、各大區(qū)、城市公司、項目部及各事業(yè)部在執(zhí)行本文件過程中，注意總結經驗，積累素材，可隨時將相關意見和建議反饋至總部工程管理部。我們會根據(jù)大家的反饋意見、建議，定期維護本文件，相關修訂的信息和內容將以公文形式及時下發(fā)?？偛抗こ坦芾聿抗泥]箱：本標準主編部門和主要編制人：主編部門：主要編制人：編制目的規(guī)范甲方項目部對甲供物資的供應管理，保證甲供物資的質量、數(shù)量及供應時間滿足工程進度及合同約定的要求。適用范圍適用于各大區(qū)開發(fā)項目的甲供物資的供應管理。術語介紹甲方：是指合同指明的執(zhí)行工程投資計劃并與承包商/供應商簽訂合同協(xié)議書的當事人供應商：與甲方簽署物資供應合同，負責為甲方提供物資供應的單位承包商：與甲方簽訂合同協(xié)議書，具有相應工程施工承包資質的當事人，即作為項目某指定甲供物資的使用單位甲供物資：是指甲方與供應商簽訂合同，并直接提供給承包商的物資，包括建筑材料、裝飾性材料、各類設備等（涉及酒店項目的專項FF&E及OS&E工程不在本細則規(guī)定范圍，相關管理流程可參見已下發(fā)酒店計劃運營管理制度之《FF&E及OS&E管理指引》），以下內容中“物資”均指甲供材料和甲供設備。職責總部工程管理部負責制定并發(fā)布《甲供物資管理細則》，考核并督促各大區(qū)落實。確定置地各項目甲供物資的管理動作，并提供相關模板。負責戰(zhàn)采物資在各大區(qū)/城市公司履約管理中的問題協(xié)調。在總部組織的置地各項目季度巡檢中，抽查項目甲供物資管理情況，并依據(jù)本細則標準進行評價。對重要的戰(zhàn)略物料進行質量飛行抽檢。大區(qū)/城市公司工程管理部根據(jù)總部甲供物資管理細則，督促及落實各項目甲供物資的管理工作。評審各項目工程管理規(guī)劃中關于甲供物資管理的專篇內容。對項目部的甲供物資管理工作進行監(jiān)督、檢查。負責大區(qū)和城市公司集采物資履約管理中的問題協(xié)調。項目部負責項目內甲供物資管理工作，根據(jù)甲供物資分判方案及工程特點，編制項目的甲供物資管理辦法，并納入工程管理規(guī)劃中并接受評審。涉及酒店項目甲供材封樣、供貨、驗收等涉及品質管理的環(huán)節(jié)，項目部應邀請大區(qū)酒店管理部一同參與。負責協(xié)調大區(qū)、城市公司設計部/酒店管理部和成本部參與項目甲供物資的封樣及進場驗收等相關工作。負責組織項目甲供物資的材料封樣、供應計劃編制、卸貨、進場驗收、材料抽檢等工作。管理程序封樣管理動作要領：①組織供應商進行甲供物資樣品呈送；②組織大區(qū)、城市公司設計部/酒店管理部、成本部、監(jiān)理單位對樣品進行審核和確認。實施階段：甲供物資供應商確定后輸出成果：甲供物資樣品、《甲供物資封樣樣品臺賬》（參見附件1）各方職責：供應商承包商監(jiān)理甲方樣品呈送樣品審核組織樣品審核確認管理要點：樣品宜由供應商免費提供，需計取費用或當作后續(xù)供應數(shù)量一部分的，應在合同中約定。提交的樣品應附必要的產品手冊，技術參數(shù)說明等文件，以便審核確認。項目部、設計部/酒店管理部、成本部和監(jiān)理共同審核樣品的質量、型號、各項技術參數(shù)等，經審核符合要求的樣品應由供應商及審核部門簽字認可后方可供應。所有甲供物資封樣時應在樣品上標示封樣標簽，標簽中應包含且不限于如下內容：工程名稱甲供物資的名稱甲供物資的型號、規(guī)格等使用部位各相關方簽字確認及日期，相關方一般包括建筑師、甲方、供應商項目部應在現(xiàn)場設立材料設備樣品庫，將已確認樣品作為甲供物資進場驗收的依據(jù)封存至樣品庫，并建立《甲供物資封樣樣品臺賬》。供應計劃管理動作要領：①組織承包商編制甲供物資供應計劃；②確認供應計劃完成時間；③組織相關方審核供應計劃；④發(fā)出采購指令實施階段：甲供物資樣品封樣后輸出成果：《甲供物資供應計劃表》（參見附件2）、《采購指令》各方職責：供應商承包商監(jiān)理甲方提供供貨各環(huán)節(jié)的周期信息供應計劃編制供應計劃審核供應計劃完成時間確認、供應計劃審核、發(fā)出采購指令管理要點：甲供物資供應計劃的提報時間應綜合考慮工程進度計劃、施工合同約定、施工圖及甲供物資的備料、加工、運輸周期以及計劃表的審批周期和現(xiàn)場實際的需求時間等關鍵因素。計劃到貨時間應精確程度不得超過十天。甲供物資供應商應提供供貨各環(huán)節(jié)的周期信息，包括材料的備料周期、加工周期、物流周期等，作為承包商編制甲供物資供應計劃，監(jiān)理及甲方審核甲供物資供應計劃的依據(jù)。戰(zhàn)略采購物資的供貨周期可參照《戰(zhàn)略采購物料供貨期》（參見附件3），項目部在使用過程中需要注意各戰(zhàn)采物資的有效日期。供應計劃管理流程：承包商編制并提交《甲供物資供應計劃表》→監(jiān)理單位審核確認→甲方項目部審核確認→成本部核對供貨合約，確認→項目部下發(fā)采購指令→項目部督促供應商按要求及時、保質、足量交貨，對供應結果進行跟蹤?！都坠┪镔Y供應計劃表》審核重點：計劃的數(shù)量、型號、技術參數(shù)。供貨時間：①避免計劃到貨時間太晚而影響現(xiàn)場施工進度；②避免計劃到貨時間太早，會增加現(xiàn)場的倉儲和成品保護壓力。擬用部位應與施工進度吻合。對于需承包商深化設計后方能下單的甲供物資，應組織設計部/酒店管理部對深化設計成果進行審核確認。應包含承包商的接收人員姓名、職務、聯(lián)系方式等信息。對計劃偏差和設計變更的處理：因計劃數(shù)量有誤造成甲供物資超供的，超供部分導致的損失責任由承包商負責；因計劃數(shù)量有誤造成甲供物資數(shù)量不足的，承包商可繼續(xù)向甲方申報需求計劃，但因甲供物資供應延遲導致工程工期延誤的責任由承包商承擔。因設計變更導致甲供物資用量增減或深化設計成果變化的，項目部在收到變更指令后必須立即知會成本部，并督促承包商在3日內提交甲供物資需求變化的申請，申請格式使用《甲供物資供應計劃表》，但需在備注欄中對此變更引起的甲供物資變化情況進行詳細說明，必要時需附計算資料等，仍參照首次程序進行供應計劃的審批。因深化設計錯誤導致甲供物資無法使用的，造成的經濟損失及因重新下單導致的工期延誤責任由承包商承擔，甲方同時立即督促承包商在5日內重新完成深化設計，編制《甲供物資供應計劃表》，組織相關部門進行審核。供貨管理動作要領：組織甲供物資加工前交底和加工期間檢查實施階段：甲供物資備貨、加工期間輸出成果：《加工交底記錄》、《加工廠檢查報告》、《駐場監(jiān)造報告》各方職責：供應商承包商監(jiān)理甲方材料加工配合檢查參與工廠檢查參與工廠檢查組織加工交底組織檢查工廠加工管理要點：涉及觀感的材料在首批材料生產加工前，由項目部組織設計部/酒店管理部對供應商進行生產交底（交底形式可根據(jù)實際情況決定）；項目部應每隔一定時間了解一次甲供物資生產進展，發(fā)現(xiàn)異常時應及時與供應商交涉；要求供應商提供加工全過程的可視化監(jiān)管。視甲供物資重要程度，并結合實際情況，項目部可組織成本部、設計部/酒店管理部赴供應商的材料工廠核查生產進度、加工質量及生產過程文件。供應商為經銷商的，應核查其材料訂購方面的文件；供應商代理進口材料的，應核查其材料訂購憑證、加工委托書、運輸、提單、進關、存貯等文件。對于石材等重要材料，必要時，項目部應派專人進行材料生產加工的全程駐場監(jiān)造。對于上述交底、檢查和駐場監(jiān)造工作，項目部應每次完成《加工交底記錄》、《加工廠檢查報告》、《駐場監(jiān)造報告》等文件的編制。卸貨和進場驗收動作要領：①組織安排卸貨場地及路線；②組織甲供物資進場驗收實施階段：甲供物資進場輸出成果：《甲供物資進場驗收單》（參見附件4）各方職責：供應商承包商監(jiān)理甲方物資供應、卸貨配合檢查物資檢查、接收、保管提供卸貨場地進場物資檢查組織進場物資驗收管理要點：供應商應在每批材料到貨前7天通知項目部，項目部在接到通知后應協(xié)調承包商安排卸貨場地，并組織人員做好甲供物資進場驗收準備。項目部應組織供應商提前到現(xiàn)場查看運輸通道、倉儲條件。卸貨管理：供應商負責卸貨，工程分判合同和物資采購合同另有規(guī)定者除外。驗收管理：項目部應組織供應商、承包商、監(jiān)理單位、設計部/酒店管理部、成本部等參與甲供物資的進場驗收工作，并在驗收合格后在《甲供物資進場驗收單》上填寫會簽意見。其中甲方留存的《甲供物資進場驗收單》中，應有一份傳遞給財務部門，用于賬務處理。甲供物資進場后首先檢查包裝是否完整，包裝所示的材料外觀特征與采購要求是否相符、包裝如有損壞需判斷是否影響材料的完整及數(shù)量的清點。驗收時主要對材料的質量和數(shù)量進行檢查，包括型號、規(guī)格、技術參數(shù)等，對于有封樣的材料，應與封樣進行比對。每批甲供物資進場時，應隨車攜帶材料供貨清單、材料的質保證明材料（包括合格證、質保書、檢測報告等）。材料如需送檢，由監(jiān)理單位見證取樣，由承包商按規(guī)定要求送檢，送檢費用按合同約定結算。在開箱（封）啟用材料時，若發(fā)現(xiàn)下述現(xiàn)象，需要特別注意：材料質量存有疑問；材料的規(guī)格、系列、顏色等與采購合同/封樣樣品不符；材料實際數(shù)量少于包裝所示數(shù)量；缺少附件、配件；開箱（封）時箱內材料已經損壞。聯(lián)合驗收簽字確認后，并不能免除供應商對材料后續(xù)發(fā)現(xiàn)的質量問題責任。如材料存在潛在的質量缺陷，難以通過基本檢查發(fā)現(xiàn)的，承包商應在材料使用前或具備質量驗證條件時對材料進行復驗，發(fā)現(xiàn)的質量問題仍由供應商承擔責任。照管：承包商對進場的物資（以《甲供物資進場驗收單》簽字為準）負有存儲、保管、看管、采取措施以防惡劣天氣及自然條件對物資造成損害的義務。對不合格的甲供物資，項目部責令立即退場。保管和使用動作要領：①監(jiān)督甲供物資使用；②備品備件移交；實施階段：甲供物資使用階段輸出成果：《甲供物資到貨臺賬》、《備品備件移交記錄表》（參見附件5、6）各方職責：供應商承包商監(jiān)理甲方使用指導備品移交甲供物資保管、使用監(jiān)督甲供物資使用監(jiān)督甲供物資使用組織備品移交管理要點：甲供物資的現(xiàn)場保管存放過程中要采取合理有效的保護措施。未經甲方同意，不得將甲供物資用作它途。組織供應商對甲供物資的使用、安裝作現(xiàn)場技術指導。項目部設專人負責甲供物資的監(jiān)控管理，建立《甲供物資到貨臺賬》，并定期向項目部和成本部反饋，實時監(jiān)控甲供物資到場數(shù)量。項目部在甲供物資供應完畢后，督促供應商依照合同約定，辦理備品備件的移交工作，并形成相應的《備品備件移交記錄表》（見附件6）。材料結算管理動作要領：審核所有簽認供貨、到貨清單實施階段：甲供物資供應完成輸出成果：甲供物資供貨、接收總量確認各方職責：供應商承包商監(jiān)理甲方提交甲供物資供貨總單提交甲供物資進場接收總單審核組織審核管理要點：甲供物資最后一批到貨后，項目部組織承包商在一周內將簽署的所有驗收、接收等憑據(jù)報送項目部，經項目部核對無誤后，交于成本部作為物資核算依據(jù)。由成本部與供應商辦理結算。附件1：甲供物資封樣樣品臺賬2：甲供物資供應計劃表3：戰(zhàn)略采購物料供貨期4：甲供物資進場驗收單5：甲供物資到貨臺賬6：備品備件移交記錄表附件1甲供物資封樣樣品臺賬項目名稱：序號材料/設備名稱材料/設備品牌供應商名稱材料產地技術參數(shù)使用位置擬用數(shù)量封樣日期封樣確認方備注說明：本表一式二份，由甲供物資責任人及資料室各存一份。表單所列明細可根據(jù)甲供物資的類型不同酌情自行調整。附件2甲供物資供應計劃表項目名稱：申請日期：材料名稱：編號：序號型號規(guī)格/技術參數(shù)計劃總量本次計劃供應量使用部位計劃到場時間備注接貨單位信息單位名稱接收人員姓名聯(lián)系方式承包商簽字：日期：監(jiān)理單位簽字：日期：甲方項目部簽字：日期：說明：本表一式四份，承包商和監(jiān)理單位各留存一份，甲方的項目部、成本部各留存一份?？闪砀轿镔Y明細清單作為本表單的附件，但需要備注項予以說明。表單所列明細可根據(jù)甲供物資的類型不同酌情自行調整。附件3戰(zhàn)略采購物料供貨期序號采購項目協(xié)議到期日緊急供貨期（樣板房）日歷天大批量供貨期日歷天1電梯2015年6月30日國產45天進口180天國產60天進口270天2開關插座2015年12月31日10303低壓配電元器件2016年1月30日15304空調冷水機組2016年12月30日/離心機70天、螺桿機55天，風冷模塊40天5冷卻塔2016年6月30日35456?；u2016年12月30日/307柴油發(fā)電機2016年5月30日/1008百尊燃氣具2016年12月30日10309潔具龍頭2015年8月30日104510風柜及風機盤管2016年12月30日風柜35天，風機盤管20天風柜45天，風機盤管30天11進口人造石材2015年8月30日/9012水泵2016年12月30日合資35-45天，國產20天合資45-60天，國產30天13電纜2015年9月30日104014母線2015年10月10日1525（測量完成正式下單）15可視對講設備2015年10月30日52016消防火災報警設備2016年7月31日105017五金2016年12月30日1035（國產）/50（進口）18T檔、A檔住宅項目戶式中央空調2016年12月30日103019閥門2016年12月30日153020室內燈具2016年12月30日/25說明：表中所述戰(zhàn)略采購物料的供貨期是至從訂單發(fā)出確認之日起至貨到工地的周期。項目部在使用過程中需要注意各戰(zhàn)采物資的有效日期。附件4甲供物資進場驗收單項目名稱：到貨日期：材料