文書工作與檔案管理第二版第六章

第六章文書的整理與歸檔

學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容知識(shí)框架圖本章點(diǎn)睛

知道文書整理的含義、整理歸檔的條件范圍和質(zhì)量要求，了解文書整理與歸檔的重要意義。熟悉文書整理工作的改革的內(nèi)容和具體要求理解文書整理的原則及文書工作改革的意義，認(rèn)識(shí)和區(qū)分文書“件”和“卷”、“案盒”、與“案卷”的區(qū)別。掌握文書整理與歸檔的方法和步驟。掌握分類方案編制要求，會(huì)編制文書整理分類。掌握文書系統(tǒng)整理的方法要求，會(huì)對(duì)案盒內(nèi)文件進(jìn)行排列、編號(hào)，會(huì)填寫文件目錄、備考表等。45321文書整理與歸檔的本質(zhì)是：便于保管和查找利用。第一節(jié)文書整理歸檔及意義第二節(jié)文書整理歸檔的范圍和原則要求第三節(jié)文書整理歸檔的方法和步驟第一節(jié)文書整理歸檔及意義

一、文書整理歸檔的含義二、文書整理歸檔的意義三、文書整理歸檔工作的改革本節(jié)點(diǎn)睛經(jīng)驗(yàn)包含著珍貴的學(xué)問。

——富蘭克林一、文書整理歸檔的含義文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的、應(yīng)作案保存的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整見理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過程。文書文件盒

檔案館所謂“辦理完畢”，并不是說文書內(nèi)容所涉及的事情已經(jīng)全辦完，而是指文書處理程序上已經(jīng)辦理完畢。確定各類不同文書的整理歸檔時(shí)間時(shí)應(yīng)把握以下四點(diǎn)，見圖6-1。

（一）歸整的文書，必須是辦理完畢圖6-1整理歸檔時(shí)不同的文書文書整理不能“有文必檔”，沒有查考利用價(jià)值的文書材料可以不整理歸檔。

（二）歸整的文書，有查考利用價(jià)值有查考利用價(jià)值的文書材料

歸整文書材料是指各種紙質(zhì)文件材料，特殊性文書如音像、錄音等不屬此整理范圍。（三）歸整文書材料的介質(zhì)文件材料

文件盒圖書歸整的文書，必須按照它們?cè)谛纬蛇^程中的自然聯(lián)系分類整理。應(yīng)把有密切聯(lián)的文件材料以“件”為單位進(jìn)行分類整理。（四）歸整文書的分類整理一份文件

文件分類歸檔一組文件歸整的文書，應(yīng)進(jìn)行裝盒（即檔盒），以便于保管和利用，同時(shí)將歸整裝盒的文書向檔案

部門進(jìn)行移交，即歸檔。（五）歸整文書的保管各種檔案盒

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理、歸檔，以保證檔案的齊全完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。這就說明了文書整理的法律依據(jù)和意義。二、文書整理歸檔的意義文書整理工作，主要是指文書的立卷工作。立卷的方式及文件整理分類的方式主要是采取按“六個(gè)特征”進(jìn)行立卷，見圖6-2。

圖6-2立卷及文件整理分類的方式所依據(jù)的特征三、文書整理歸檔工作改革

《規(guī)則》是我國文書檔案工作特別是文書整理工作改革的一項(xiàng)重大舉措，主要包括以下內(nèi)容，見圖6-3。圖6-3文書整理工作改革的重大舉措三、文書整理歸檔工作改革

新的《規(guī)則》以“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”為宗旨，即以“件”為單位進(jìn)行整理，取代以“卷”為單位進(jìn)行整理。這種文書整理方式的優(yōu)點(diǎn)是，見圖6-4。圖6-4以“件”取代“卷”的優(yōu)點(diǎn)（一）以“件”取代“卷”

整理的文書以“案盒”取代“案卷”，看起來只是形式問題，實(shí)質(zhì)上具有重要的意義，見圖6-5。圖6-5以“案盒”取代“案卷”的重要意義（二）以“案盒”取代“案卷”第二節(jié)文書整理歸檔的范圍

和原則本節(jié)點(diǎn)睛一、文書整理歸檔的范圍二、文書整理歸檔的基本原則和質(zhì)量要求學(xué)習(xí)知識(shí)要善于思考，思考，再思考。我就是靠這個(gè)方法成為科學(xué)家的。－－愛因斯坦文書整理的范圍是指機(jī)關(guān)在工作動(dòng)中形成的可以歸檔的文書材料，見圖6-6。一、文書整理歸檔的范圍圖6-6文書整理的范圍

文書整理的范圍具體包括，見圖6-7。圖6-7整理歸檔時(shí)不同的文書（一）應(yīng)該整理歸檔的件材料

不需要整理歸檔的文件，見圖6-8。

（二）無需整理歸檔的文件材料圖6-8不需要整理歸檔的文件材料文書整理歸檔的基本原則是：遵循文件形成的客觀規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分文書的不同價(jià)值，便于保管和查找利用。二、文書整理歸檔的基本原則和質(zhì)量要求

1.遵循文件形成的客觀規(guī)律文書是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的客觀、自然的反映，見圖6-9。（一）文書整理歸檔的基本原則圖6-9文書整理歸檔的客觀規(guī)律

2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系機(jī)關(guān)內(nèi)部之間聯(lián)系各個(gè)部門，每個(gè)機(jī)關(guān)都有自己的工作職能在整個(gè)國家機(jī)構(gòu)的組織體系中處于一定的地位見圖6-10。圖6-10機(jī)關(guān)之間的聯(lián)系

（一）文書整理歸檔的基本原則圖6-11機(jī)關(guān)內(nèi)部之間的聯(lián)系

一個(gè)機(jī)關(guān)不是孤立地進(jìn)行活動(dòng)的，就算是機(jī)關(guān)內(nèi)部之間也是有聯(lián)系的，見圖6-11。（一）文書整理歸檔的基本原則活動(dòng)和工作過程中的聯(lián)系，與文件之間自然的、歷史的聯(lián)系有如下關(guān)系，見圖6-12。圖6-12兩者之間關(guān)系

（一）文書整理歸檔的基本原則

3.區(qū)分文書的不同價(jià)值，機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的文件很多。文書的區(qū)分

文書的歸檔

文書的銷毀

（一）文書整理歸檔的基本原則

4.便于保管和查找利用，文書整理的根本目的，是便于保管和利用。所以，文書整理歸檔時(shí)，除了要保持完整、系統(tǒng)外，還要考慮保管和利用的方便。（一）文書整理歸檔的基本原則（二）文書整理歸檔的質(zhì)量要求

1.整理歸檔的文書應(yīng)齊全完整，見圖6-13。圖6-13文書齊全完整的含義

2.整理歸檔的文書要符合檔案保護(hù)的要求，主要指整理歸檔的文書材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等要符合經(jīng)久、耐用等要求，以利于能夠妥善的保管。

3.整理歸檔的文書材料的保管期限應(yīng)界定，根據(jù)文書檔案保管期限的規(guī)定，文書的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

（二）文書整理歸檔的質(zhì)量要求

第三節(jié)文書整理歸檔的方法

和步驟二、初步整理

本節(jié)點(diǎn)睛一、編制分類方案類目

四、歸檔

三、系統(tǒng)整理

知識(shí)本身并沒有告訴人們?cè)鯓舆\(yùn)用它，運(yùn)用的方法乃在書本之外。--培根

分類方案類目是指在一年的實(shí)際文書沒有形成之前，事先根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，在研究機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及分工情況的基礎(chǔ)上，預(yù)測(cè)下年度可能形成的文書，按照文書整理的原則，擬制出來的歸檔文書的類別和條目。一、編制分類方案類目（一）按保管期限分類

保管期限一般分為三種，見圖6-14。圖6-14保管期限的三種分類

（二）按年度分類

年度分類符合整理歸檔的時(shí)間規(guī)律，便于查找。年度以年為單位，歸檔文書按保管期限分開后，再考慮按年度分開，如：2005年、2006年等。按組織機(jī)構(gòu)分類即按機(jī)關(guān)部門名稱劃分，可采用各個(gè)組織機(jī)構(gòu)的名稱作為類名。每類可以編制一定的條目，每類形成的文件如果不多，也可不編條目。組織機(jī)構(gòu)可分為多種。（三）按組織機(jī)構(gòu)分類

組織處領(lǐng)導(dǎo)在旁聽宣傳處人員

科研處

計(jì)劃處人員在開會(huì)黨委辦公室人員技術(shù)處人員

按問題分類即按工作性質(zhì)及有關(guān)事項(xiàng)的不同進(jìn)行劃分。按問題分類的特點(diǎn)，見圖6-15。（四）按問題分類

圖6-15按問題分類的特點(diǎn)

按組織機(jī)構(gòu)分類和按問題分類兩種法，各機(jī)關(guān)可視具體情況進(jìn)行選定，見圖6-16。（四）按問題分類

圖6-16組織機(jī)構(gòu)分類和按問題分類兩種方法的選擇初步整理就是平時(shí)整理，即機(jī)關(guān)的文書部門把機(jī)關(guān)一年在工作中逐步形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文書整理工作放在平時(shí)有計(jì)劃地進(jìn)行。二、初步整理平時(shí)整理

文書人員要養(yǎng)成及時(shí)將處理完畢的文件歸整的習(xí)慣，并應(yīng)積極主動(dòng)地經(jīng)常催促承辦人清退辦理完畢的文件，一般有三種情況，見圖6-17。（一）及時(shí)的收集已經(jīng)處理完畢的文書材料

圖6-17文書的整理（一）及時(shí)的收集已經(jīng)處理完畢的文書材料

（二）細(xì)心裝訂裝訂文件應(yīng)按歸檔要求，對(duì)收集來的文件，以件為單位細(xì)心裝訂，不符合裝訂要求的要重新裝訂。具體方法要求是，見圖6-18。圖6-18裝訂涉及的方面在平時(shí)歸整過程中，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，通過檢查熟悉歸整的情況，糾正把文件歸錯(cuò)類別的現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)有的類別內(nèi)文件數(shù)量已經(jīng)很多，預(yù)計(jì)可能還會(huì)產(chǎn)生相當(dāng)數(shù)量的文件時(shí)，可增添一定數(shù)量的檔案盒并根據(jù)條目編寫新號(hào)。（三）定期檢查平時(shí)歸整與系統(tǒng)整理的關(guān)系，見圖6-19。

圖6-19兩者關(guān)系圖

三、系統(tǒng)整理

確定案盒內(nèi)文書是指在平時(shí)歸整的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每個(gè)案盒內(nèi)積累的文件，按照文書整理歸檔的原則和要求進(jìn)行調(diào)整，并進(jìn)行案盒內(nèi)文件的排列、編號(hào)，最后確定案盒內(nèi)歸檔文書。（一）確定案盒內(nèi)文書

《歸檔文件整理規(guī)則》要求文件的正與底稿、正文與附件、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文或去文與復(fù)文等應(yīng)視為一件。

1.檢查調(diào)整。確定案盒內(nèi)歸檔文書前要做好調(diào)整工作。發(fā)現(xiàn)不合理的地方，就要進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。檢查歸類的文件是否齊全，剔除重份的、不需要?dú)w檔的和沒有保存價(jià)值的文件；檢查該案盒內(nèi)的文件是否符合保管期限；檢查歸類是否合理，是否將相同事由的文件集中排列；檢查是否以“件”為單位；檢查盒內(nèi)文件數(shù)量是否適宜等。（一）確定案盒內(nèi)文書

2.案盒內(nèi)文件的排列，應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目即條款和條目?jī)?nèi)以“件”為單位進(jìn)行排列，具體排列有四種方式，見圖6-20。圖6-20案盒內(nèi)文件的排列

（一）確定案盒內(nèi)文書

3.案盒內(nèi)歸檔文件的編號(hào)，案盒內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)以分類方案和排列順序逐件編號(hào)，用以固定位置，統(tǒng)計(jì)數(shù)量，并便于保護(hù)文件和方便查找利用。文件編號(hào)以歸檔章的形式在每件文件首頁上端注明，見圖6-21。

圖6-21歸檔章式樣

（一）確定案盒內(nèi)文書

歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端空白處都可以，但在整個(gè)案盒文件中，其位置應(yīng)一致。歸檔章設(shè)置的必備項(xiàng)目及填寫方法，見圖6-22。（一）確定案盒內(nèi)文書

圖6-22歸檔章設(shè)置的必備項(xiàng)目及填寫方法

（二）填寫案盒事項(xiàng)

1.填寫案盒內(nèi)文件目錄表。在盒內(nèi)文件排列完畢后，需要另行制作盒內(nèi)文件目錄，用于介紹盒內(nèi)文件的成分和內(nèi)容。

件號(hào)。件號(hào)，即每件編一個(gè)號(hào)，填寫室編件號(hào)來文與復(fù)文作為、一件，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編號(hào)。

責(zé)任者。填文件的署者或發(fā)文機(jī)關(guān)，責(zé)任者名稱過長(zhǎng)，可寫通用的簡(jiǎn)稱。

文號(hào)。填寫制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度（用六角括號(hào)“”括入）、順序號(hào)三部分組成。（二）填寫案盒事項(xiàng)

文件標(biāo)題。填寫文件標(biāo)題，對(duì)于原無標(biāo)題的文件應(yīng)根據(jù)內(nèi)容補(bǔ)擬后填寫，自擬標(biāo)題外加方括號(hào)，以示同其他文件標(biāo)題的區(qū)別。日期。文件日期即文件制發(fā)日期，日期用8位阿拉伯?dāng)?shù)字來標(biāo)注年月日，如20030909，此號(hào)的含義即為2003年9月9日。

頁數(shù)。填寫每一件文件的總頁數(shù)，文件中有圖文的為一頁，空白頁不計(jì)數(shù)。

備注。填寫文件的變化和要說明的情況及問題。（二）填寫案盒事項(xiàng)

文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，一般一年一本，并編制封面。目錄封面可視需要設(shè)置檔單位名稱、如下等項(xiàng)目，見圖6-23。圖6-23文件目錄

（二）填寫案盒事項(xiàng)

2.填寫備考表。案盒的備考表放在案盒文件最后，說明盒內(nèi)文件的狀況，如該盒內(nèi)文件缺損、補(bǔ)充以及其他需要說明的問等。并填寫登記日期及歸檔文件整理完畢的日期、整理人、檢查人。整理人，即負(fù)責(zé)整理文件的人員姓名；檢查人，即負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。（二）填寫案盒事項(xiàng)

圖6-24備考表式樣（二）填寫案盒事項(xiàng)

3.填寫案盒封面、盒脊，調(diào)整后的文件按檔案室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并需要填寫檔案盒封面、盒脊。檔案盒（二）填寫案盒事項(xiàng)

歸檔就是指文書部門將系統(tǒng)整理后的案盒文件向檔案室進(jìn)行移交以便集中保管。國家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案室工作業(yè)務(wù)規(guī)范》具體規(guī)定了文書的歸檔制度，主要包括，見圖6-25。四、歸檔

圖6-25文書的歸檔制度

歸檔范圍即文書整理的范圍，凡屬整理歸檔范圍的文件，一律歸檔