檔案管理培訓

LOGO崗位職責基本原則特性作用檔案概述檔案管理培訓PPT模板檔案管理培訓壽險公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標準，明確責任，加強組織領(lǐng)導；匯報人：XXX匯報班級：X級X班目錄CONTENTS檔案概述01.檔案的特性和作用02.檔案工作管理體制和基本原則03.檔案管理員崗位職責04.文書檔案05.檔案的分類管理06.檔案的移交與借閱07.檔案的鑒定銷毀08.LOGO崗位職責基本原則特性作用檔案概述第一部分檔案概述壽險公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標準，明確責任，加強組織領(lǐng)導；PART01檔案概述公司在各項經(jīng)營活動和管理工作中直接形成的，有保存和利用價值、經(jīng)過整理的各種門類和載體的歷史記錄。公司檔案壽險公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標準，明確責任，加強組織領(lǐng)導；各機構(gòu)在工作中形成的各種門類和載體的檔案，均屬于陽光保險集團全宗，其最終處置權(quán)屬于某某保險集團股份有限公司。集團對檔案管理的要求LOGO崗位職責基本原則特性作用檔案概述第二部分檔案的特性和作用壽險公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標準，明確責任，加強組織領(lǐng)導；PART02檔案的特性（1）原始性（由原始文件直接形成

）（2）真實性（各項活動的真實記錄

）（3）多樣性（4）機密性（5）信息性（6）唯一性檔案的特性和作用檔案的作用（1）是本單位各項活動的歷史積和真實記憶；（2）是開展工作的憑據(jù)和參考；（3）是本單位的資產(chǎn)和資源；（4）是本單位整體管理體系的組成部分；（5）是保持可持續(xù)發(fā)展的重要保障.檔案價值實現(xiàn)的條件與環(huán)境單位領(lǐng)導和廣大職工的檔案意識大大加強；檔案科學管理水平和服務(wù)質(zhì)量不斷提高；檔案收集得齊全、完整、豐富；利用檔案有明顯的實際效果；保管檔案必需的人、財、物等基本條件有所保障。LOGO崗位職責基本原則特性作用檔案概述第三部分檔案工作管理壽險公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標準，明確責任，加強組織領(lǐng)導；PART03體制和基本原則檔案工作管理體制和基本原則檔案工作實行系統(tǒng)垂直管理體制。集團公司負責對集團全系統(tǒng)的檔案工作進行統(tǒng)一規(guī)劃和管理；各子公司根據(jù)集團公司的相關(guān)政策，負責本公司及所轄分支機構(gòu)檔案的管理工作；二級機構(gòu)負責所轄三級機構(gòu)檔案的管理工作。公司檔案管理體制統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理，確保各門類檔案的完整與安全，實現(xiàn)檔案的綜合管理和有效利用。各機構(gòu)必須指定專人負責檔案管理工作檔案管理基本原則檔案工作管理體制和基本原則總公司統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理管理體制1、總公司辦公室：為全系統(tǒng)檔案管理的牽頭部門，集中統(tǒng)一規(guī)劃、組織、指導檔案管理工作。2、根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則，集團公司、產(chǎn)壽公司總部檔案由本級公司綜合檔案室保存；各子公司二級機構(gòu)、三級機構(gòu)形成的檔案分別由本機構(gòu)保管。3、區(qū)縣及以下機構(gòu)的檔案上交所屬三級機構(gòu)保存。各級機構(gòu)檔案的移交、銷毀應(yīng)逐級上報審批。組織架構(gòu)LOGO崗位職責基本原則特性作用檔案概述第四部分檔案管理員崗位職責壽險公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標準，明確責任，加強組織領(lǐng)導；PART04（一）收集、整理、保管、統(tǒng)計本公司的檔案；收集、整理、保管與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的重要資料；（二）統(tǒng)一管理本公司各種門類和載體的檔案；（三）參加檔案的鑒定、移交、銷毀工作；（四）對各類檔案整理、歸檔及所屬單位的檔案工作進行指導、檢查、督促；（五）編制各種檢索工具，積極開展檔案編研及多角度、高層次、全方位的檔案利用工作；（六）對接收的檔案及時進行核對驗收，并做到有序存放，妥善保管，方便查找；（七）定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質(zhì)檔案及時進行修補和復制；（八）嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，不斷完善檔案工作制度，改善檔案保管條件，確保檔案的完整與安全。檔案管理員崗位職責各門類檔案歸口管理部門文書檔案：由辦公室負責收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀等日常工作，于每年六月份前完成前一年文件歸檔工作；會計檔案：由財務(wù)部負責收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀等工作，前一年的會計檔案應(yīng)由財務(wù)部保管一年后再移交辦公室統(tǒng)一管理；業(yè)務(wù)檔案：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門（如二、三級機構(gòu)的運營、銀保、團險、營銷等部門）指定專人負責收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀等工作；實物、聲像、照片檔案：由文化品牌部負責收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀等工作，并于每年三月份前將前一年檔案移交集團綜合檔案室（館）統(tǒng)一管理；基建檔案：集團基建項目由集團綜合部負責收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀等工作，并于項目完成三個月內(nèi)將該項目完整的檔案資料移交辦公室統(tǒng)一管理；各子公司、各級機構(gòu)基建項目由辦公室或人事行政部負責收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀等工作。各門類檔案歸口管理部門會計檔案主要包括1234會計憑證:主要指原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，銀行存款余額調(diào)節(jié)表。財務(wù)報表:主要指財務(wù)指標快報，月、季會計報表，年度會計報表及文字說明，職工開支花名表。會計帳簿:主要指現(xiàn)金銀行存款日記賬，明細賬，總賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿及外事的會計賬簿。其他會計文件材料:主要指會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行賬單及其他應(yīng)當保存的會計專業(yè)資料。如保單副本及附表；投保單及附表；保險費收據(jù)（存根聯(lián)）；保險合同或協(xié)議；中途退保的有關(guān)單證、附表、合同、協(xié)議等業(yè)務(wù)檔案主要包括（一）承保單證：業(yè)務(wù)檔案主要包括01人身險給付案：如給付申請書；出險事故通知書；現(xiàn)場勘查記錄；出險調(diào)查報告；證明材料；給付保險金通知書；起訴書、應(yīng)訴書、答辯狀、法院仲裁書、庭外調(diào)解協(xié)議書等；賠案02防災防損業(yè)務(wù)：如各種災害事故調(diào)研報告材料；災害事故發(fā)生的原因、損失范圍、時間、損失金額等情況記錄；防災防損費用支出、防損措施，辦法、成果等;賠案分公司業(yè)務(wù)檔案可采取外包方式解決，外包條件如下：（一）申請標準：業(yè)務(wù)檔案兩超過2萬份（以核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)掃描清單統(tǒng)計為準）；（二）外包單位選擇：建議聯(lián)系國家檔案局所屬的各地分支機構(gòu)；（三）外包協(xié)議簽訂：1、協(xié)議內(nèi)容必須包括定價、移交登記制度、檔案查詢、借閱、調(diào)閱制度、移交人檢查制度以及信息保密制度等；2、外包協(xié)議需通過KOA簽報，上報總公司審批。檔案外包實物、聲像、照片檔案主要指榮譽類、題詞類、紀念類等具有永久保存價值的各種物品。如:黨中央國務(wù)院頒發(fā)的獎狀、證書、錦旗等；重要領(lǐng)導書信、社會知名人士字畫；反映本大公司重大活動的紀念品、信物等。實物檔案主要是指照片、底片、錄音、錄像類等永久保存價值的各種材料。聲像、照片檔案（一）基建檔案是公司在基本建設(shè)及物業(yè)管理中產(chǎn)生、形成的，應(yīng)歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、聲像材料等形式與載體的文件材料的總稱。（二）基建檔案管理1、公司自建、合建及整棟建筑物購買項目，在工程竣工后，三個月內(nèi)（含購買合同簽訂時），由基建項目經(jīng)辦人負責收集齊全全套竣工檔案，向公司檔案室移交，辦理移交手續(xù)。2、各機構(gòu)辦公室或人事行政部負責收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀等工作?；n案LOGO崗位職責基本原則特性作用檔案概述第五部分文書檔案壽險公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標準，明確責任，加強組織領(lǐng)導；PART0522文書檔案是公司在公務(wù)、業(yè)務(wù)、黨務(wù)活動和各項管理工作中直接形成的具有查考和利用價值、經(jīng)過整理而保存的、以紙質(zhì)材料為載體的文件材料，包括收文、發(fā)文、簽報、傳真件及其他應(yīng)歸檔的非正式文件。文書檔案遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。文書檔案的整理原則文書檔案歸檔范圍（一）本公司形成的文件（二）上級機構(gòu)下發(fā)的文件（三）同級機構(gòu)和非隸屬機構(gòu)的文件（四）下級機構(gòu)的文件。公司形成的文件包括紙質(zhì)和電子兩種形式。具體包括：1、本公司召開各類會議的文件，重要會議的會議記錄、紀要等。2、本公司制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、與其他單位聯(lián)合制發(fā)的各類業(yè)務(wù)、各項工作方針政策、規(guī)章制度、決定、辦法及一般性管理文件。3、本公司各類業(yè)務(wù)規(guī)劃、方案、工作計劃、總結(jié)、報告。4、本公司各類統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料。5、本公司各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件及其背景材料。6、本公司各類案件查處、監(jiān)察活動及業(yè)務(wù)審計及其他檢查、調(diào)查形成的文件材料。7、本部門各種授權(quán)書、轉(zhuǎn)授權(quán)書。本公司形成的文件8、來信來訪處理形成的文件材料。9、本公司領(lǐng)導在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄等。10、本公司工作形成中的內(nèi)部簽報、重要的無文號文件材料、電報等。11、各類簡報、信息、動態(tài)等。12、公司取得各種榮譽的證書等。13、公司公務(wù)活動中的各類音像、影像資料的原始素材。14、本公司各類人員名冊。本公司形成的文件1、上級機構(gòu)召開的需要本公司貫徹執(zhí)行的會議文件。2、上級機構(gòu)制發(fā)的針對本公司主管業(yè)務(wù)或普發(fā)性非本公司主管業(yè)務(wù)但要執(zhí)行的文件。文書檔案上級機構(gòu)下發(fā)的文件1、同級和非隸屬機構(gòu)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作形成的文件。2、對本公司工作檢查形成的相關(guān)文件。3、同級和非隸屬機構(gòu)抄送本公司的需要執(zhí)行或查考的文件。同級機構(gòu)和非隸屬機構(gòu)的文件1、下級機構(gòu)報送的各類請示、報告、規(guī)章制度和備案性文件。2、重要的工作總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表等。下級機構(gòu)的文件LOGO崗位職責基本原則特性作用檔案概述第六部分檔案的分類管理壽險公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標準，明確責任，加強組織領(lǐng)導；PART06檔案門類的設(shè)置應(yīng)執(zhí)行集團公司統(tǒng)一的檔案分類規(guī)則，各子公司不得自行設(shè)置檔案門類。檔案的分類原則是：科學、實用，類目設(shè)置要遵循包容性、排他性、擴展性、穩(wěn)定性的原則。各門類檔案的收集、分類、整理、排列、編目等應(yīng)按照該門類檔案管理的業(yè)務(wù)標準和技術(shù)規(guī)范執(zhí)行。各二級機構(gòu)、三級機構(gòu)形成的檔案分別由本機構(gòu)保管。區(qū)縣及以下機構(gòu)的檔案上交所屬三級機構(gòu)保存。各級機構(gòu)檔案的移交、銷毀應(yīng)逐級上報審批。歸檔范圍內(nèi)的檔案不得分散保存在個人手中。各子公司及各級機構(gòu)在新租、新建、擴建辦公用房時，要將檔案庫房需求一并列入計劃，并按照國家有關(guān)部門的技術(shù)要求和規(guī)范建設(shè)檔案庫房。各機構(gòu)必須配備與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫房，購置必需的檔案柜架和裝具。要做好防火、防盜、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防鼠、防光等工作。檔案的分類管理LOGO崗位職責基本原則特性作用檔案概述第七部分檔案的移交與借閱壽險公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標準，明確責任，加強組織領(lǐng)導；PART07檔案的移交與借閱各子公司要嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，履行借閱手續(xù)。任何人員借閱檔案和歸還檔案時，需填寫《檔案借閱申請表》。檔案的現(xiàn)代化管理應(yīng)與辦公自動化同步發(fā)展。各級機構(gòu)應(yīng)盡可能采用先進的技術(shù)和管理手段，不斷提高檔案的科學管理水平。檔案的借閱各部門依據(jù)《檔案管理辦法》，參照文書檔案歸檔范圍和本部門的歸檔范圍，結(jié)合實際情況收集和整理各人手頭的檔案資料。移交檔案時需填寫《檔案移交清單》。檔案的移交LOGO崗位職責基本原則特性作用檔案概述第八部分檔案的鑒定銷毀壽險公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標準，明確責任，加強組織領(lǐng)導；PART0831檔案的鑒定銷毀機構(gòu)分立、合并、撤銷或設(shè)立臨時性機構(gòu)，要按照有關(guān)規(guī)定整理各門類檔案，任何個人不得帶走已歸檔檔案或應(yīng)歸檔的各類檔案資料。各級工作人員要參照《XX集團檔案管理辦法》執(zhí)行。檔案的鑒定銷毀檔案的鑒定銷毀檔案的鑒定銷毀各類檔案價值的鑒定，應(yīng)依據(jù)相應(yīng)門類檔案保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。檔案鑒定工作要在各級機構(gòu)總經(jīng)理