DB2101T 0101.9-2024 人力資源服務(wù)規(guī)范 第9部分：流動人員人事檔案管理服務(wù)

ICS03.080.20CCSA10

2101沈 陽 市 地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB2101/T0101.9—2024人力資源服務(wù)規(guī)范9Specificationforhumanresourcesservice—Part9:Specificationforpersonnelarchivemanagementserviceforthefloatingpopulation2024-03-11發(fā)布 2024-04-11實施沈陽市市場監(jiān)督管理局??發(fā)布DB2101/T0101.9—2024目 次前言 II引言 III范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語和定義 1基本要求 1從業(yè)人員 2檔案材料范圍 2服務(wù)內(nèi)容 2檔案統(tǒng)計 4人事檔案數(shù)字化服務(wù) 4服務(wù)促就業(yè) 4服務(wù)評價與改進(jìn) 4參考文獻(xiàn) 6IDB2101/T0101.9—2024前 言本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件為DB2101/T0101—2024的第9部分，DB2101/T0101—2024已經(jīng)發(fā)布了以下部分：——第1部分：基本要求；——第2部分：人力資源管理咨詢服務(wù)；345678——第9部分：流動人員人事檔案管理服務(wù)；——第10部分：職業(yè)指導(dǎo)服務(wù)。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由沈陽市人力資源和社會保障局提出并歸口，同時負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)的宣貫、監(jiān)督實施等工作。本文件起草單位：沈陽市就業(yè)和人才服務(wù)中心（沈陽市勞動人事爭議仲裁院）、華夏智鼎（北京）管理咨詢有限責(zé)任公司、北京人力資源服務(wù)行業(yè)協(xié)會、中國人才交流協(xié)會。文件發(fā)布實施后，任何單位和個人如有問題和意見建議，均可以通過來電、來函等方式進(jìn)行反饋。我們將及時答復(fù)并認(rèn)真處理，根據(jù)實際情況依法評估并復(fù)審。（遼寧省沈陽市沈河區(qū)青年北大街16號。（沈陽市勞動人事爭議仲裁院遼寧省沈陽市大東區(qū)大北街48號。IIDB2101/T0101.9—2024引 言（試行9部分：流動人員人事檔案管理服務(wù)》的編制。本文件與基本要求及其它8項服務(wù)規(guī)范共同構(gòu)成了《人力資源服務(wù)規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了流動人IIIDB2101/T0101.9—2024人力資源服務(wù)規(guī)范第9部分：流動人員人事檔案管理服務(wù)范圍（開展流動人員人事檔案管理服務(wù)。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T32623—2016 流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范GB/T33870—2017 干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DB2101/T0101.1—2024 人力資源服務(wù)規(guī)范 第1部分：基本要求術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。流動人員人事檔案personnelarchiveofthefloatingpopulation非公有制經(jīng)濟(jì)組織和社會組織聘用人員的人事檔案；辭職辭退、解除（終止）聘用（勞動）合同、（聘（勞動（境（境[來源：GB/T32623—2016，2.2，有修改]人事檔案數(shù)字化digitizationofpersonnelarchive采用掃描儀等設(shè)備對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可儲存在光盤、硬盤等儲存介質(zhì)上，并能被計算機識別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。[來源：GB/T33870—2017，3.1，有修改]基本要求流動人員人事檔案管理服務(wù)機構(gòu)包括縣級以上(含縣級)人民政府設(shè)立的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)，以及經(jīng)省級人力資源社會保障行政部門授權(quán)的單位。1DB2101/T0101.9—2024其他任何未經(jīng)授權(quán)的單位和個人不得開展流動人員人事檔案管理服務(wù)工作。從業(yè)人員從業(yè)人員除符合DB2101/T0101.1—2024第4章的要求外，還應(yīng)具備下列條件：具有大專及以上學(xué)歷，具有檔案管理專業(yè)知識和技能；嚴(yán)格遵守流動人員人事檔案管理規(guī)定和保密制度；熟悉人力資源和社會保障政策法規(guī)。檔案材料范圍檔案材料范圍按照GB/T32623—2016第4章執(zhí)行。服務(wù)內(nèi)容檔案接收和轉(zhuǎn)遞檔案接收單位集體委托存檔建立單位委托檔案管理服務(wù)關(guān)系應(yīng)符合下列要求：查驗委托存檔單位提交的證明材料和其他可供參考的材料；與委托存檔單位簽訂檔案管理服務(wù)協(xié)議。內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任及爭議處理辦法。接收單位集體委托檔案應(yīng)符合下列要求：審核委托存檔單位同意接收檔案的證明材料、存檔（經(jīng)辦）人員的有效身份證件、勞動合同或錄用手續(xù)、單位介紹信；審核提交材料無誤后，向存檔人員的原存檔單位出具調(diào)檔函；按照國家有關(guān)規(guī)定審核檔案材料；接收流動人員人事檔案時實行告知承諾制；審核合格辦理檔案接收手續(xù)，并登記備案，編號入庫。個人委托存檔個人委托檔案的接收應(yīng)符合下列要求：審核存檔人員有效身份證件、代辦人有效身份證件；審核提交材料無誤后，向存檔人員的原存檔單位出具調(diào)檔函；按照國家有關(guān)規(guī)定審核檔案材料；接收流動人員人事檔案時實行告知承諾制；對接收檔案登記備案，編號入庫。檔案轉(zhuǎn)出檔案轉(zhuǎn)出應(yīng)按下列要求辦理：確認(rèn)檔案接收單位檔案管理資質(zhì)、審核調(diào)檔函件、核實調(diào)檔人身份；2DB2101/T0101.9—202415檔案材料收集、鑒別和歸檔收集鑒別檔案材料應(yīng)符合下列要求：檔案材料應(yīng)為辦理完畢的正式材料，完整齊全、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，應(yīng)由材料制作單位注明復(fù)印時間并加蓋公章。對收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行分類并歸檔。對收集的檔案材料屬于歸檔范圍的，工作人員將檔案材料歸入本人檔案；不屬于歸檔范圍的，予以退回。不符合要求的歸檔材料，告知材料形成單位重新制作或者補辦手續(xù)。檔案的整理和保管檔案整理檔案材料按照一人一檔的方法整理。整理檔案材料依檔案材料形成的時間、材料內(nèi)容的主次關(guān)系排列，認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條例、精煉、實用的要求。對歸入檔案的材料要審核其是否完整、內(nèi)容是否真實、手續(xù)是否齊全。要根據(jù)材料的內(nèi)容和要根據(jù)材料形成的時間或材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式，編寫詳細(xì)的檔案材料目錄。材料載體變質(zhì)、字體褪色不清或破損時，應(yīng)采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印、裱糊等方法進(jìn)行搶救。復(fù)制材料要核對無誤，并注明復(fù)制單位和日期。裝訂前應(yīng)將材料上的大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥锊鸪?。然后理齊全卷材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。檔案保管檔案保管應(yīng)符合下列要求：應(yīng)建立與檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的堅固的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜或檔案密集架；GB/T32623—20168.2執(zhí)行；檔案庫、閱檔室和檔案管理人員辦公室應(yīng)分別配置；應(yīng)配置相應(yīng)的計算機管理、檔案整理裝訂、安全防護(hù)等設(shè)備；要建立檔案庫房的檔案出入庫制度、衛(wèi)生安全制度、工作交接制度和檔案排放查找方法。檔案查借閱檔案查借閱應(yīng)遵守下列程序和要求：查閱單位提交加蓋公章的單位介紹信，申明查閱理由，如實填寫流動人員人事檔案查閱申請表；2檔案管理服務(wù)機構(gòu)應(yīng)按照程序和權(quán)限審批同意；3DB2101/T0101.9—2024查閱人在規(guī)定時限內(nèi)完成查閱；檔案管理服務(wù)機構(gòu)對高級專業(yè)技術(shù)人員、涉及國家秘密的流動人員人事檔案要從嚴(yán)保管，嚴(yán)格查閱手續(xù)；任何個人不得查閱本人、配偶、直系血親、三代以內(nèi)旁系血親、近姻親人員的人事檔案；流動人員人事檔案一般不予外借。確因工作需要借閱的，借閱單位應(yīng)履行審批手續(xù)，在規(guī)定時限內(nèi)歸還。歸還時，檔案管理服務(wù)機構(gòu)應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料。出具相關(guān)證明依據(jù)檔案記載出具相關(guān)證明，包括：存檔證明、經(jīng)歷證明、親屬關(guān)系證明以及其他證明。出具相關(guān)證明應(yīng)按下列要求辦理：審核個人委托存檔人員有效身份證件；審核單位委托集體存檔的存檔（經(jīng)辦）人員的有效身份證件、單位介紹信；依據(jù)存檔情況，出具存檔證明；依據(jù)檔案材料記載內(nèi)容，出具經(jīng)歷證明、親屬關(guān)系證明以及其他證明。提供政審服務(wù)為相關(guān)單位提供政審（考察）服務(wù)，其中包括參軍、錄用、入黨、出國（境）、升學(xué)政審以及其他政審。提供政審服務(wù)按下列要求辦理：審核個人委托存檔人員有效身份證件；審核單位委托集體存檔的存檔（經(jīng)辦）人員有效身份證件，單位介紹信，政審函、政審（錄用）表格、因公出國任務(wù)批件和組團(tuán)名單；依據(jù)檔案材料記載出具政審證明，或填寫錄用政審表格、入黨政審表格等。存檔人員黨組織關(guān)系接轉(zhuǎn)存檔人員黨組織關(guān)系接收與轉(zhuǎn)出參照黨員管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案統(tǒng)計檔案統(tǒng)計按照GB/T32623—2016第10章執(zhí)行。人事檔案數(shù)字化服務(wù)人事檔案數(shù)字化服務(wù)按照GB/T33870—2017執(zhí)行。服務(wù)促就業(yè)除符合DB2101/T0101.1—2024第10章的要求外，簡化檔案流轉(zhuǎn)手續(xù)，提高人民群眾在就業(yè)過程中的便利性，促進(jìn)高質(zhì)量就業(yè)。服務(wù)評價與改進(jìn)4DB2101/T0101.9—2024服務(wù)評價與改進(jìn)除符合DB2101/T0101.1—2024第115個工作日內(nèi)予以反饋，對存在的問題應(yīng)采取措施進(jìn)行改進(jìn)。5DB2101/T0101.9—2024參 考 文 獻(xiàn)[1]流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定（人社部發(fā)〔2021〕112）[2]企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定（勞力字〔1992〕33）關(guān)于做好文件