大會圓滿成功

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會場服務是保證會議順當進行并取得圓滿勝利的重要環(huán)節(jié)，會場服務工作內容許多，一般包括以下幾點：

1.引導座位大多數(shù)會議，與會者的座位都是事先支配的，與會者應當對號入座，或者將會場劃分為若干部分，以部門為單位集中就座。參與會議的人員事先可能不熟識會場，因此，會議工作人員要引導座位。這樣，既便利與會者，又維持了會場秩序，保證了會議效果。一些大型會議，會場較大，參與會議的人數(shù)也許多，更需要引導座位。為減輕會

會場服務是保證會議順當進行并取得圓滿勝利的重要環(huán)節(jié)，會場服務工作內容許多，一般包括以下幾點：

1.引導座位

大多數(shù)會議，與會者的座位都是事先支配的，與會者應當對號入座，或者將會場劃分為若干部分，以部門為單位集中就座。參與會議的人員事先可能不熟識會場，因此，會議工作人員要引導座位。這樣，既便利與會者，又維持了會場秩序，保證了會議效果。一些大型會議，會場較大，參與會議的人數(shù)也許多，更需要引導座位。為減輕會議工作人員的負擔，可以采納印刷“座次表”，在會場上設立指示標記、在簽到證或出席證上注明座次號碼等方式，引導與會者順當?shù)卣业阶约旱淖巍?/p>

2.分發(fā)會議文件的材料

會議中所需要的文件材料，會議工作人員應準時、精確?????地分發(fā)到每位與會者手中。分發(fā)會議文件和材料有兩種形式。會前分發(fā)文件和材料，可以在與會者進入會場時，由會議工作人員在會場入口處分發(fā)給每位與會者，也可以在開會之前按要求在每位與會者的座位上擺放一份文件材料。會中分發(fā)文件材料，可以把會議工作人員分派到各組，每人負責每組的文件材料的分發(fā)和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時間，收文時要登記，以免漏收。

3.內外聯(lián)系、傳遞信息

會議進行中，不是與外界隔絕的，需要會議工作人員進行內外聯(lián)系，傳遞信息。如有關部門的緊急狀況要轉達與會者，傳遞信件、電報、接電話等。在內外聯(lián)系、傳遞信息中，會議工作人員應當留意會議內容的保密，任何保密的會議內容不行泄露出去。

4.維持會場秩序

如制止與會議無關的人員進入會場，保證會議地點平安。會議進行時如發(fā)生混亂，會議工作人員要準時制作和調停。特殊是重要的密級較高的會議，防止在混亂中發(fā)生意外狀況。

5.處理臨時交辦事項

會議進程中，可能發(fā)生一些意想不到的臨時變動，會議工作人員應準時向領導請示，并對領導的指示實行應急措施，妥當處理。

6.其他服務工作

準時預備好會議期間所需的物品，如筆、墨、紙張等。保證會場光線，保持會場清潔衛(wèi)生，會場攝影留念等等。時間較長的會議還要預備好茶水。

（2）

會場服務工作是保證會議順當進行并取得圓滿勝利的重要環(huán)節(jié)，工作內容許多，一般包括以下幾個方面。

一、組織代表簽到

與會者或會議代表在進入會場時，一般要簽到。會議簽到是為了準時、精確?????地統(tǒng)計到會人數(shù)，便于支配會務工作。有些會議只有達到肯定人數(shù)才能召開，否則會議通過的決議無效。因此，會議簽到是一項重要的會前工作。

（一）簿式簽到。與會者在會務工作人員預先備好的簽到簿上，按要求簽置自己的姓名，表示到會。簽到簿上的內容一般有姓名、職務、所代表的單位等，與會者必需逐項填寫，不得遺漏。簿式簽到的優(yōu)點是利于保存，便于查找。缺點是這種方法只適用于小型會議，一些大型會議參與的人數(shù)許多，采納簿式簽到就不太便利。

（二）證卡簽到。會務工作人員將印好的簽到證事先發(fā)給每位與會者，簽證卡上一般印有會議的名稱、日期、座次號、編號等，與會者在簽證卡上寫好自己的姓名，進入會場時，將簽證卡交給會務工作人員，

表示到會。其優(yōu)點是比較便利，避開臨開會時簽到造成擁擠。缺點是不便保存查找。證卡簽到多用于大中型會議。

（三）會務人員代為簽到。會務工作人員事先制定好參與本次會議的花名冊，開會時，來一人就在該人名單后畫上記號，表示到會，缺席和請假人員也要用規(guī)定的記號表示。這種會議簽到方法比較簡便易行，但要求會務工作人員必需熟悉絕大部分與會者，所以這種方法只相宜于小型會議和一些常規(guī)性會議。對于一些大型會議，與會者許多，逐個詢問到會人員的姓名很麻煩，所以大型會議不相宜采納這種方法。

（四）座次表簽到法。會務工作人員根據(jù)會議模型，事先制定好座次表，座次表上每個座位按要求填上合適的與會者姓名和座位號碼。參與會議的人員到會時，就在座次表上消號，表示出席。印制座次表，與會者座次支配要求有肯定規(guī)律，如從×號到×號是某部門代表座位，將同一部門的與會人員集中一起，便于與會者查找自己的座次號。采納座次表簽到，參與會議的人員在簽到時，就知道了自己座位的排數(shù)和座號，起到引導的效果。

（五）電腦簽到。電腦簽到快速、精確?????、簡便，與會人員進入會場時，只要把特制的卡片放到簽到機內，簽到機將與會者的姓名、號碼傳到計算機中心，與會者的簽到手續(xù)就在幾秒鐘內辦完，與會人員到會結果由計算機精確?????、快速地顯示出來。電腦簽到是先進的簽到手段，一些大型會議都采納電腦簽到。

二、引導代表入座

參與會議的人員事先可能不熟識會場，因此，會務工作人員要把與會者引導到相應的座位上去。這樣，既便利與會者，又維持了會場秩序，保證了會議效果。一些大型會議，會場較大，參與會議的人數(shù)也許多，更需要引導座位。為減輕會務工作人員的負擔，可以采納印刷座次表，在會場上設立指示標記、在簽到證或出席證上注明座次號碼等方式，引導與會者順當?shù)卣业阶约旱淖巍?/p>

三、發(fā)放會議文件

會議中所需要的文件材料，會議工作人員應準時、精確?????地分發(fā)到每位與會者手中。分發(fā)會議文件和材料有兩種形式。會前分發(fā)文件和材料，可以在與會者進入會場時，由會議工作人員在會場入口處分發(fā)給每位與會者；也可以在開會之前，按要求在每位與會者的座位上擺放一份文件材料。會中分發(fā)文件材料，可以把會議工作人員分派到各組，每人負責每組的文件材料的分發(fā)和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角，寫明收文人和收文時間，收文時要登記，以免漏收。

對于某些保密程度較高的會議文件，要根據(jù)編號分發(fā)。會務人員分發(fā)這種保密文件時，要留意精確?????性、保密性以及登記手續(xù)的完整無誤。假如一次會議要發(fā)幾個保密文件，每個人拿到的會議文件上的編號應全都。這利于會議文件的管理與回收?？梢栽跁h文件上加蓋與會者姓名章或在會議文件上寫上與會者姓名，按人裝封分發(fā)。封上應加蓋密封章和限時章，同時要完善簽收手續(xù)。特殊重要的會議文件分發(fā)，還要采納回執(zhí)的方法，與會者收到會議文件后，在回執(zhí)上簽字，將回執(zhí)退回發(fā)文機關。

四、支配會議發(fā)言

有的會議在分組爭論的基礎上，還要組織大會發(fā)言。雖然支配大會發(fā)言的打算權屬于大會的有關領導同志，但是，會務工作人員可能被托付，先提出支配意見，供領導人審定。支配大會發(fā)言，要考慮如下幾個方面的問題：

1．留意地區(qū)的平衡。做到在一天的會議中，可以聽到不同地區(qū)的與會人員的發(fā)言，使與會者能更快地了解到全面的狀況。

2．留意高層領導與基層領導的平衡。高層領導的發(fā)言，可能內容全面，政治性、理論性較強；而基層領導或做詳細工作的與會者的發(fā)言，可能內容詳細，材料生動豐富。把這兩種與會者的發(fā)言適當?shù)卮┎逯洌墒箷h發(fā)言生動活潑，效果會更好。

3．留意主題平衡。每個與會者的發(fā)言都有主題思想。要支配符合會議總體精神的主題，但留意不要過分重復主題。相同內容的會議發(fā)言，不要緊連在一起，最好也不要放在同一天，以免影響與會者的心情，減弱會議效果?？傊严嗤瑑热莸臅h發(fā)言適當分開，使會議不致讓人感到單調、乏味。當然，假如有實際需要，例如為了加強某種聲勢，反映某種呼聲，還是可以把同一個方面的會議發(fā)言作集中支配的。會務工作人員支配會議發(fā)言都必需聽從于大會的總體目的。此外，會務工作人員還應當做肯定的促進

工作。如透露領導的意圖，了解會議發(fā)言人的預備狀況，支配好發(fā)言的挨次和發(fā)言時間等。

五、組織分組爭論

在大中型會議中，很多問題往往需要在小組中進行爭論，小組會經(jīng)常穿插在大會之間進行。有很多議題，一般是先把議題放到小組中充分醞釀和爭論，形成初步意見，然后再在大會上通過。

概括地說，把與會人員進行編組的基本方法有兩種：一是按地區(qū)進行編組；二是按專業(yè)進行編組。各組應事先指定召集人和記錄員。

為了準時地了解小組會中的爭論狀況，可派會務工作人員分別下到各小組中去，隨時了解會議分組爭論的動態(tài)，把握會議的進展狀況，發(fā)覺好的方法和建議，準時反映上來，用會議簡報、快報的形式進行溝通，因勢利導，以便把會議開得更好；如發(fā)覺問題，也能準時訂正。

六、做好會議記錄

會議記錄，是開會當場把會議的狀況如發(fā)言人姓名、會上的報告內容、爭論的問題、與會者的發(fā)言、通過的決議等照實地記錄下來的書面材料。

（一）會議記錄的要求。會議記錄要求精確?????、真實、清晰、完整。記錄人員應當有高度的政治責任心，以嚴厲?仔細的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要狀況，發(fā)言的主要內容和意見，必需記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清楚易認，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

（二）會議記錄的內容

會議記錄一般分兩個部分：第一部分，是記錄會議的基本狀況。主要有會議的名稱、