第六章2大型團隊的接待課件

六、大型團隊的接待（一）接受任務(wù)（接待準備）1精選課件ppt1、信息準備（了解來賓）

1）來賓的基本情況：

單位、姓名、身份(職務(wù)、級別)、人數(shù)(男、女)、民族、來意、大體停留時間等等。抵達日期、具體時間，乘坐的交通工具及班次。

級別)、2精選課件ppt2）接待材料準備。有關(guān)文字材料：如匯報材料、發(fā)言材料、參考材料、標語、歡迎詞、祝酒詞、答謝詞、協(xié)議書、會議紀要等。如談判：來訪客商的基本情況；來訪客商的資信情況及技術(shù)；法律、財會、市場行情等信息資料。3精選課件ppt---確定接待規(guī)格分為高格接待、低格接待和對等接待三種。從主要陪同人員比來賓的職位高或低而言：(1)高格接待：適用于上級領(lǐng)導(dǎo)派工作人員來了解情況、傳達意見，兄弟單位派人來商量要事，下級同志上訪、有重要的事情向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報等。(2)低格接待：如上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門領(lǐng)導(dǎo)到基層視察、調(diào)查研究，外地參觀學(xué)習(xí)團或旅游團來單位參觀游覽。(3)對等接待：這是最常用的接待規(guī)格。4精選課件ppt2、方案準備（制定計劃）一般包括接待方針、接待規(guī)格、接待組織、活動方式、日程安排、食宿標準、陪同人員、參觀游覽、交通用車、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、經(jīng)費預(yù)算等內(nèi)容。

5精選課件ppt3、布置與檢查(預(yù)訂食宿)召開接待會議:布置接待任務(wù)，分發(fā)接待方案，明確各自職責(zé)，聽取各單位對接待方案的意見，并協(xié)商解決一些問題。秘書部門除了自己作好準備外，還應(yīng)對有關(guān)單位的準備情況進行督促檢查，抓好落實。

6精選課件ppt（二）接待的實施

１、迎接及安排來賓（迎接來賓）前往機場、車站或碼頭迎接?！Y儀規(guī)范：問候、歡迎，介紹，行李，乘車，賓館，用餐

7精選課件ppt２、看望及商定活動日程（商議日程）

客人到達后的當(dāng)天，秘書應(yīng)安排單位領(lǐng)導(dǎo)前往客人下榻的地方看望。一是表示歡迎和問候，簡要介紹本單位的情況二是進一步了解客人的意見和要求，對后期的訪問活動安排進行協(xié)商或確認。

8精選課件ppt３、禮節(jié)性拜會（內(nèi)賓可免）按照大體對等的禮儀原則，由適當(dāng)?shù)呢撠?zé)人出面正式會見客人。座次禮儀：9精選課件ppt4、宴請1（一般內(nèi)賓無）

①周密安排（規(guī)格種類、作陪人員、宴請地點）②發(fā)出邀請“請柬”。③定制菜單④安排桌次、席位中式宴會的桌次安排中式宴會的席位安排西式宴會的席位安排10精選課件ppt宴請2

⑤敬酒與勸酒●敬酒有序，主次分明●語言詼諧，增加酒興

●勸酒適度，盡興而歸⑥熱情迎送11精選課件ppt５、按日程開展活動如正式會談：簽訂協(xié)議：12精選課件ppt參觀游覽

①選定游覽項目②安排落實③陪同介紹④攝影13精選課件ppt贈禮（紀念性、象征性、文化性），等.

14精選課件ppt秘書部門的任務(wù)主要是組織協(xié)調(diào)和督促檢查，并協(xié)助做好接待中的輔助工作：如安排場地、車輛、引見、記錄、接送和安全保衛(wèi)工作等。15精選課件ppt６、歡送來賓

應(yīng)提前為客人預(yù)訂好返程車船機票，并預(yù)約送客車輛，如有必要應(yīng)安排領(lǐng)導(dǎo)前往送行。話別時，應(yīng)主動征詢客人對接待工作的意見和建議。16精選課件ppt（三）接待總結(jié)（接待小結(jié)）如總結(jié)本次接待工作的經(jīng)驗、教訓(xùn)；對參加接待的部門和人員進行講評；向領(lǐng)導(dǎo)者報告情況；結(jié)算費用；對接待中