食品原輔料采購管理制度

第3頁共4頁第4頁共4頁食品原輔料采購管理制度1目的為了對(duì)食品原輔料的采購過程進(jìn)行控制，保證所購的食品原輔料產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。2適用范圍適用于食品開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù)過程所需原輔料等材料的采購過程的控制。3職責(zé)3.1供應(yīng)鏈部負(fù)責(zé)開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù)過程所需食品原輔料物資等材料的采購。3.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商的付款。3.3質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)采購原輔料產(chǎn)品的驗(yàn)證。3.4采購部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商資信的收集、合格供應(yīng)商的篩選評(píng)價(jià)以及采購合同的簽訂，付款申請(qǐng)、發(fā)票的報(bào)銷。4控制要求和方法申請(qǐng)部門填寫“申請(qǐng)部門填寫“采購申請(qǐng)單”在“申請(qǐng)單”上標(biāo)注修改內(nèi)容；通知“在“申請(qǐng)單”上標(biāo)注修改內(nèi)容；通知“申請(qǐng)人”采購員依據(jù)“申請(qǐng)單”詢價(jià)交供應(yīng)鏈部相關(guān)采購員申請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字 與申請(qǐng)內(nèi)容不符 與申請(qǐng)內(nèi)容相符 將“將“申請(qǐng)單”交供應(yīng)鏈部領(lǐng)導(dǎo)簽字簽訂采購合同相關(guān)采購員執(zhí)行簽訂采購合同相關(guān)采購員執(zhí)行4.2供應(yīng)商評(píng)價(jià)與選擇按《供方評(píng)價(jià)與選擇管理辦法》執(zhí)行。4.3采購實(shí)施4.3.1采購申請(qǐng)單的要求4.3.1.1申請(qǐng)人填寫的“采購申請(qǐng)單”必須包括以下內(nèi)容：明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨時(shí)間、包裝要求及其他技術(shù)質(zhì)量要求。4.3.1.2“采購申請(qǐng)單”須經(jīng)需求部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可作為采購業(yè)務(wù)的原始依據(jù)。4.3.2采購申請(qǐng)單的處理4.3.2.1相關(guān)采購員接到“采購申請(qǐng)單”一個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)該“采購申請(qǐng)單”進(jìn)行處理，發(fā)出詢盤；若有特殊情況無法在一個(gè)工作日內(nèi)落實(shí)該“采購申請(qǐng)單”，也必須在一個(gè)工作日內(nèi)與申請(qǐng)人溝通，必要時(shí)可將溝通的主要內(nèi)容記入“采購申請(qǐng)單”備注欄內(nèi)。4.3.2.2采購人員須嚴(yán)格依據(jù)批準(zhǔn)后的“采購申請(qǐng)單”在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購，以確保采購產(chǎn)品符合規(guī)定要求。4.3.2.3對(duì)于由于特殊原因不予執(zhí)行的“采購申請(qǐng)單”，交還申請(qǐng)人。4.3.3采購合同簽訂大宗原輔料、包材、設(shè)備、生產(chǎn)材料等需簽訂采購合同，零星材料的采購可進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)直接采購。4.3.3.1采購合同應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)“采購申請(qǐng)單”擬定，詳細(xì)填寫內(nèi)容，內(nèi)容包括：產(chǎn)品名稱、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、包裝要求、交貨期及交貨方式、付款條件、付款期限，必要時(shí)可包含如下項(xiàng)目：驗(yàn)證方法、服務(wù)要求、出現(xiàn)質(zhì)量爭(zhēng)端、交貨延期、數(shù)量不足等情況的處理辦法及內(nèi)容。4.3.3.2采購合同經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋合同章后方可生效。4.4采購產(chǎn)品的驗(yàn)證按《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)和控制制度》的要求進(jìn)行入庫前的檢驗(yàn)。4.5品質(zhì)糾紛處理有關(guān)采購物料發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況的處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。4.5.1以雙方事先約定的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處置依據(jù)，并于《采購合同》上詳細(xì)說明，其中涉及交貨時(shí)間、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等的，原則上以本公司的要求為依據(jù)。4.5.2現(xiàn)貨供應(yīng)的不合格貨物，按《不合格品與潛在不安全產(chǎn)品控制程序》執(zhí)行。操作時(shí)可要求供應(yīng)商更換合格的物料，確屬供應(yīng)商無法更換、修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時(shí)，取消訂單，另覓供應(yīng)商。4.5.3破損短少情形，由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料，由供應(yīng)商原因造成之交貨延遲，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。4.5.4因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没虮竟井a(chǎn)品在銷售中發(fā)現(xiàn)不良后果，造成本公司的損失，依實(shí)際發(fā)生狀況向供應(yīng)商索賠。4.6付款4.6.1采購員根據(jù)已生效的采購合同，結(jié)合開票等實(shí)際情況，定期提交付款計(jì)劃，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，報(bào)總經(jīng)理審查簽字。4.6.2采購員根據(jù)付款計(jì)劃，填寫“借款單”，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理簽字后，交財(cái)務(wù)部辦理付款。4.6.3若遇特殊情況，未在付款計(jì)劃內(nèi)體現(xiàn)的急需付款的業(yè)務(wù)，采購員須填寫“特別付款申請(qǐng)”，連同“借款單”報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理簽字后，交財(cái)務(wù)部辦理付款。4.7報(bào)銷4.7.1采購員將購回物資辦妥入庫手續(xù)后，填寫“報(bào)銷單”，連同“入庫單”、發(fā)票經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交財(cái)務(wù)部審查簽字，最后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后即可報(bào)銷。4.7.2采購員報(bào)銷時(shí)必須提供合法的票據(jù)方可辦理報(bào)銷手續(xù)。5相關(guān)文件5.1《供方評(píng)價(jià)與選擇管理辦法》5.2《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)和控制制度》5.4《不合格品與潛在不安全產(chǎn)品控制程序》6記錄6.1采購申請(qǐng)單(格式見附錄A)6.2采購合同6.3借款單6.4特別付款申請(qǐng)6.5報(bào)銷單6.6入庫單附錄A采購申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期用途序