矩陣型組織結(jié)構(gòu)在審計項目管理中的應(yīng)用

審計園地2012PAGE2—PAGE5—矩陣型組織結(jié)構(gòu)在審計項目管理中的應(yīng)用在債務(wù)審計、經(jīng)濟責任審計、財政審計大格局等需要進行大規(guī)模資源整合的項目中，當前以處室為單位的行政組織架構(gòu)與全局性大項目所要求的組織管理模式還不完全適應(yīng)，在一定程度上存在著窩工、效率低下、苦樂不均等問題。如何通過科學配置審計資源來提高效率，是審計現(xiàn)場管理的一個重點和難點。因此，審計項目管理模式的創(chuàng)新勢在必行，這也是更好地推動和服務(wù)國家治理的需要。一、職能型審計項目組織結(jié)構(gòu)存在的問題當前，在審計項目中，大多采取的是職能型組織結(jié)構(gòu)，即由某個審計業(yè)務(wù)部門具體組織某一項目的實施，該部門的負責人就是這個項目的行政上級。在審計機關(guān)發(fā)展的初期，審計項目規(guī)模較小，采取職能型組織結(jié)構(gòu)有其必然性。一方面，可以不斷強化審計機關(guān)內(nèi)部的專業(yè)化分工，增加部門內(nèi)部對某一專業(yè)領(lǐng)域的知識積累，提升審計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；另一方面，審計人員通過依托一個相對穩(wěn)定的職能部門，可以獲得一條順暢的晉升途徑。但是，當前的審計項目和被審計對象逐步呈現(xiàn)出大型化和復雜化的特點，例如，財政審計大格局涉及財政審計、農(nóng)業(yè)審計、資源環(huán)保審計、行政事業(yè)審計等多個業(yè)務(wù)部門；作為經(jīng)濟責任審計重點的國有企業(yè)具有規(guī)模大、跨地區(qū)、跨行業(yè)的特點，組織結(jié)構(gòu)復雜，業(yè)務(wù)量、資金量龐大，審計組通常由若干個審計小組組成，審計地點呈分散化、異地化。這種結(jié)構(gòu)因而也出現(xiàn)了明顯的不足：（一）容易形成職能孤立，協(xié)調(diào)較為困難。這種方式組織的人員趨向于只關(guān)注本部門，在完成指派任務(wù)時忽略其他部門的要求。由于孤立的職能群體考慮整個組織與目標時的角度受到限制，因此想達到跨部門的協(xié)作相當困難。例如，在大型審計項目中，牽頭審計業(yè)務(wù)處室負責人通常是項目聯(lián)絡(luò)員或項目協(xié)調(diào)員，雖有一定的決策權(quán)，但也僅限于可以定期組織項目調(diào)度會議之類的工作，在人員和其他資源配置、審計項目管理等方面的協(xié)調(diào)難度較大；參與審計的各個業(yè)務(wù)處室更為注重的往往是所分工的審計領(lǐng)域，整個項目的目標則往往被忽略。主要表現(xiàn)在處室之間缺乏有效溝通，合作意識不強，習慣于各自為戰(zhàn)，人力資源整合的效果受到影響。（二）不能很好地適應(yīng)復雜性和技術(shù)性強的項目要求。隨著審計不斷開辟新的領(lǐng)域，復雜性增強的同時，對審計技術(shù)的要求越來越高，需要精通財政、金融、企業(yè)、資源環(huán)境、工程技術(shù)、財務(wù)會計的多種類型專業(yè)人員。因此，審計項目組長需要將跨組織的成員集中起來，迅速組成高效的團隊，實現(xiàn)項目的成功。而這種項目通常需要多個部門的共同合作，但這種組織結(jié)構(gòu)在跨部門之間的合作與交流方面存在一定困難。（三）不能很好解決審計任務(wù)繁重與人員不足之間的矛盾。當前，審計任務(wù)繁重、人員短缺成為不爭的事實，單靠一個部門的人員來完成工作，往往存在心有余而力不足的情況，難以實現(xiàn)對集體行動中機會主義的遏制以及公共利益持續(xù)發(fā)展。目前，多中心理論被廣泛運用于各種公有資源和公共事務(wù)的治理中。在審計項目組織結(jié)構(gòu)中，也可以借鑒該理論來創(chuàng)建多個分權(quán)管理中心（項目審計組），各中心有著自我秩序和自我生長的自組織行為，各中心的協(xié)同行為超越各要素自身的單獨作用，形成整個系統(tǒng)的統(tǒng)一作用和聯(lián)合作用。4．審計項目之間存在著共享資源的壓力。通常情況下，實行矩陣式組織的企業(yè)一般是中等規(guī)模，擁有中等數(shù)量的產(chǎn)品線，而且在不同產(chǎn)品共同靈活地使用人員和設(shè)備方面組織有很大壓力。這樣的結(jié)構(gòu)在工作目標日漸復雜、需要大量的資源共享的情況下是有其獨特優(yōu)越性的。審計機關(guān)在規(guī)模和審計項目的數(shù)量上均屬于中等水平，在當前形勢下，不能大到為每個項目安排足夠的審計人員，于是審計人員只能以項目服務(wù)的形式被安排承擔審計任務(wù)，審計項目之間存在著共享稀缺資源的壓力。因此，對于審計機關(guān)而言，在審計項目中實行矩陣型項目組織結(jié)構(gòu)具有必然性。（二）矩陣型項目組織模式的優(yōu)勢。對于審計機關(guān)而言，在審計項目中應(yīng)用這種模式具有必然性。通過運用這一管理模式，認真計劃、科學組織、動態(tài)管理、合理評價，科學調(diào)配審計現(xiàn)場的人力資源，科學安排審計項目進度，合理安排審計時間，有效控制審計成本，將審計資源統(tǒng)籌管理、有效利用，從而實現(xiàn)審計資源持續(xù)不斷地合理優(yōu)化配置。1．能夠充分利用資源，提高工作效率。在以項目為導向的組織模式中，項目是工作的焦點，有專門的人負責管理整個項目，負責在規(guī)定的時間、費用、質(zhì)量要求條件下完成項目，他擁有對所有資源的最大的項目控制權(quán)，包括成本和工作人員。當有多個項目同時進行時，審計機關(guān)可以平衡資源以保證各個項目都能完成其各自的進度、費用及質(zhì)量要求，能夠充分利用資源來支持盡可能多的項目，克服了以往那種部門之間忙閑不均的情況和以行政命令調(diào)配人員的問題。審計機關(guān)可以在最短的時間內(nèi)調(diào)配人才，從而提高工作效率。2．有助于創(chuàng)新審計思路。由于項目組織是覆蓋業(yè)務(wù)部門的，它可以臨時從業(yè)務(wù)處室抽調(diào)所需的人才，所以項目可以分享各個部門的技術(shù)人才儲備，形成橫向的管理線路，實現(xiàn)多學科的有效合作,可以多角度、多方法解決項目實施過程中遇到的問題，有助于創(chuàng)新審計思路和方法。3．滿足快速反應(yīng)的要求。矩陣型組織適于在不確定環(huán)境中進行復雜的決策和經(jīng)常性的變革，項目組的靈活性使之能夠?qū)椖康男枨?如技術(shù)或時間上)可以做出快速反應(yīng)，也可以對組織內(nèi)部的要求也能做出較快的響應(yīng)，使得團隊更加靈活、高效，具有極強的戰(zhàn)斗力，從而能夠應(yīng)對不斷變化的外界環(huán)境。4．有助于建立學習型組織，提高審計人員的綜合素質(zhì)。矩陣型組織鼓勵共同合作和團隊學習，有助于建立學習型組織，通過不斷的學習使每個人實現(xiàn)自我優(yōu)化、自我設(shè)計、自我創(chuàng)造、自我監(jiān)控、自我修正，有助于形成自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、團體學習、系統(tǒng)思考的五項修煉。在矩陣型組織中，審計人員能有更多機會接觸不同項目，這種不定期的組合有利于信息交流，互相學習，取長補短，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、實行矩陣型項目組織結(jié)構(gòu)的配套性措施應(yīng)當指出，矩陣型組織管理模式也存在著一定的不足，例如，在多項目中有主次之分，容易引起項目組長之間對資源的爭奪；項目組長主管項目的行政事務(wù)、業(yè)務(wù)部門負責項目的技術(shù)與資源支持，但在項目執(zhí)行過程中，項目組長必須就各種問題，如資源分配、技術(shù)支持等與部門負責人進行談判，如果項目組長在這方面沒有很強的能力，就會影響到項目的成功；這種組織模式違反了命令單一性的原則，項目組成員有兩個領(lǐng)導，即項目組長和部門負責人，當他們的命令有分歧時，會令成員感到左右為難，無所適從。因此，為了保證這種管理模式的有效運作，需要建立一系列的配套措施。這些配套措施有針對單一項目管理的，也有針對項目組合管理的。（一）單一項目管理。1．消除本位主義思想，建立項目團隊文化和團隊認同感。（1）實施審計項目化管理后，審計項目組的審計人員所在的組織接近扁平化組織，對于習慣于職能型管理的審計人員也是不小的挑戰(zhàn)，甚至會有消極和排斥的心理，因此要加強與審計人員的思想溝通和教育，讓其明白新的管理體制對審計機關(guān)發(fā)展的重要性，讓他們拋掉狹小的本位主義，積極適應(yīng)項目管理方式。（2）在審計項目進行過程中，為了實現(xiàn)人力資源的合理配置，需要實現(xiàn)跨部門合作，這與各部門職責及工作安排不可避免地產(chǎn)生一些沖突，因此，應(yīng)當在組織內(nèi)部營造鼓勵合作的氛圍，建立軟性的項目團隊文化。項目團隊作為一個任務(wù)單元，項目團隊文化是審計文化一個必不可少的組成部分，它為其成員提供了一種認同感，進而激發(fā)對團隊的責任感，使成員有理由向團隊貢獻其精力和忠誠。良好的團隊文化能夠增強團隊凝聚力與個人成就感，建立成員之間相互信賴、相互支持、相互依存的關(guān)系。2．健全績效管理機制。在原有的考核機制中，未解決不同部門的利益分配問題，導致了形式上項目是一個整體，實際上執(zhí)行的各個部門有著各自的業(yè)績需求，不利于發(fā)揮整體合力，削弱了應(yīng)有的團隊優(yōu)勢。因此，應(yīng)當建立以審計項目為主體的績效管理機制。（1）審計人員績效管理。在對審計人員的績效管理上，可以分為工作業(yè)績、綜合素質(zhì)以及職業(yè)發(fā)展三個方面。工作業(yè)績的考核由項目組來進行；綜合素質(zhì)包括職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，這部分考核由審計人員所屬的職能處室進行；職業(yè)發(fā)展這一指標是對前面兩個指標的總結(jié)，對于審計人員的發(fā)展?jié)摿ψ鲆粋€總的評定，根據(jù)評定的結(jié)果做出職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。這部分考核由審計機關(guān)人事部門進行。（2）審計組績效管理。應(yīng)改變目前對審計結(jié)果考核的方式，實行對審計組項目成本和進度的過程考核，可以利用項目掙值管理中的費用執(zhí)行指標、進度執(zhí)行指標等來進行綜合評價；在審計成果考核方面，可以沿用當前較為成熟的審計成果考核方式。3．要對項目進展過程進行密切跟蹤，注重細節(jié)和過程控制?？茖W調(diào)配審計現(xiàn)場的人力資源，整合審計力量，安排工作時應(yīng)當讓每個人發(fā)揮自己的能力和特長，做到人盡其才，并及時檢查和指導他們的工作?？茖W安排審計項目進度，合理安排審計時間，有效控制審計成本。加強對調(diào)查了解、審計實施、審計報告階段的質(zhì)量管理，有效防范審計風險。探索建立審計現(xiàn)場的有效溝通機制，保障信息的上傳下達，及時掌握工作動態(tài)。加強項目完成后的質(zhì)量評估、經(jīng)驗總結(jié)工作。（二）項目組合管理。對于審計機關(guān)而言，每年安排和實施的項目很多，因此實行項目組合管理是必要的。1．加強審計計劃精細化管理。建立審計機關(guān)總體戰(zhàn)略評估指標及方法，按照標準對項目優(yōu)先級進行排序。根據(jù)項目的分組來編制各項目計劃，做好各專業(yè)審計項目的有機結(jié)合，避免重復審計減少工作量，提高審計工作的效率和效果。細化審計目標和具體工作重點，如在財政大格局審計，可把各個子項目的中觀或微觀審計目標整合到財政審計的大目標上來，設(shè)置宏觀統(tǒng)一、微觀多樣的有梯度有層次的審計目標。統(tǒng)一境內(nèi)外機構(gòu)審計對象，發(fā)揮財政審計、環(huán)境審計、經(jīng)濟責任審計協(xié)調(diào)領(lǐng)導小組的作用，以項目為載體配置審計資源，確保重點任務(wù)的完成。對項目計劃執(zhí)行過程進行監(jiān)控，記錄項目進展、管理過程、關(guān)鍵點等，反饋給項目計劃人員，以做出相應(yīng)的調(diào)整。對審計項目的整個管理過程的有效性做出評估，對項目管理過程中獲取信息的質(zhì)量進行評估，對項目管理過程中出現(xiàn)的問題進行總結(jié)，并與審計的戰(zhàn)略目標進行比較，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有戰(zhàn)略目標的不足，及時調(diào)整和修正戰(zhàn)略目標，以實現(xiàn)審計事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。2．加強信息共享。信息不對稱是導致資源整合失衡的主要原因，因此應(yīng)將信息技術(shù)的應(yīng)用貫穿于國家審計項目管理的全過程，在各專業(yè)審計數(shù)據(jù)庫間建立有效的數(shù)據(jù)交換和共享，消除管理中信息“孤島”和信息傳遞失真，通過信息共享將資源信息在一定的時空范圍內(nèi)實現(xiàn)對稱，從而降低資源交易成本，提高效率。應(yīng)結(jié)合獨立實施的各專業(yè)審計項目，將微觀審計中發(fā)現(xiàn)的問題可提升到宏觀層面與全局高度進行分析研究，充分揭示苗頭性、傾向性和普遍性的突出問題，撰寫綜合審計信息，從完善體制機制上提出審計建議，從而發(fā)揮審計服務(wù)于國家治理的作用。3．以流程優(yōu)化來加強審計機關(guān)質(zhì)量管理。審計機關(guān)質(zhì)量管理中，應(yīng)該注重流程優(yōu)化，把重點放在認識、改善和控制缺陷原因上，而不是放在法規(guī)部門的質(zhì)量檢查等活動上，要對審計過程中造成質(zhì)量不穩(wěn)定的因素采取控制措施，采用層層負責、全員參與的管理模式，實現(xiàn)審計質(zhì)量目標。要將目前主要依靠定性質(zhì)量管理逐步向量化管理轉(zhuǎn)變，以數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，測量影響質(zhì)量的所有因素，評估系統(tǒng)、跟蹤審計結(jié)果，并追溯審計業(yè)務(wù)流程和其他可預測因素。要進行預防性的積極管理，提前采取前瞻性、預防性的控制、糾偏措施，來保證審計過程朝著預期的目標發(fā)展。4．進行內(nèi)外部資源的有效整合。通過審計機關(guān)內(nèi)外部人力資源、審計技術(shù)資源及信息資源的整合，以及共同實施審計時的“上下聯(lián)動”和“橫向聯(lián)動”等方式，將資源、知識技能、技術(shù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)等進行有效組合，把各種資源在時間和空間上加以合理的配置，充分發(fā)揮資源的杠桿效應(yīng)，以實現(xiàn)資源效用的最大化，提高政府審計的效率與效果。5．培養(yǎng)職業(yè)化的項目組長，不斷提高項目管理技能。項目組長在項目管理中起著非常重要的作用，他是一個項目全面管理的核心和焦點。在審計組織內(nèi)部，除了要培養(yǎng)審計技術(shù)人員之外，也要培養(yǎng)一支專業(yè)的項目管理團隊，在項目組長的能力要求方面，即包括管理技能和技術(shù)技能，也包括個性因素。（1）掌握和運用項目管理方面的系統(tǒng)知識。應(yīng)當通過培訓和崗位實踐等方式不斷提高項目組長的管理技能，使其具備項目所屬學科或?qū)I(yè)的基礎(chǔ)知識，拓展與項目相關(guān)的經(jīng)濟、法律方面的知識。同時，還應(yīng)當培養(yǎng)其技術(shù)技能，使其具備運用管理工具和技巧的專門知識和分析能力，掌握和熟練運用項目綜合管理、范圍管理、時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理的知識。（2）培養(yǎng)領(lǐng)導力素養(yǎng)。審計機關(guān)可以通過評估項目組織的領(lǐng)導力素質(zhì)，來選拔合格的項目組長，也可以通過培訓來培養(yǎng)潛在項目組長的領(lǐng)導力素質(zhì)。項目組長的領(lǐng)導能力包括：在審計進度、質(zhì)量、成本等方面處于壓力之下的情況下能夠管理好自我情緒；要有相信能完成好任務(wù)的自信力；具有分析性思考能力，能夠?qū)碗s的問題和情況分解至可操作的具體步驟；能溝通過定期或不定期與團隊成員的交流，主動獲取信息，這是項目組長收集反饋、調(diào)整計劃、協(xié)調(diào)項目成員間關(guān)系的先決條件；利用團隊成員的經(jīng)驗，用創(chuàng)新性思維來改進個人和團隊的表現(xiàn)；關(guān)心團隊成員個人發(fā)展、工作積極性和學習情況；在遇到不