事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理摘要文書檔案工作是事業(yè)單位中的重要工作之一，這點(diǎn)是毋庸置疑的。然而，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前人們的需求。并且，傳統(tǒng)文書檔案的管理方法都是采用的人工管理法，不但需要消耗大量的人工勞動(dòng)力，而且非常容易出現(xiàn)人工疏漏和錯(cuò)誤。為此，下文針對(duì)我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出規(guī)范化管理措施，以供事業(yè)單位文書檔案管理者參考。關(guān)鍵詞事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理問題措施中圖分類號(hào)：G275.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A0引言現(xiàn)如今，我國(guó)正處于信息技術(shù)快速發(fā)展的階段，信息爆炸是現(xiàn)今社會(huì)的主要標(biāo)簽。在這種環(huán)境下，我國(guó)事業(yè)單位文書檔案信息量非常巨大，這對(duì)我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理提出了一個(gè)難題，若想在此背景下推進(jìn)事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化建設(shè)，相關(guān)人員就必須深入分析我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀，以實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的規(guī)范化管理。1加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的重要性一方面，事業(yè)單位文書檔案是對(duì)本單位發(fā)展歷程的記載，涉及到事業(yè)單位的資產(chǎn)與眾多工作的詳細(xì)資料，這些檔案是公共信息財(cái)富的重要組成部分，充分挖掘其潛在價(jià)值有重要意義；另一方面，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的規(guī)范化管理對(duì)事業(yè)單位重大決策具有重要意義。事業(yè)單位可以在決策中參考以往的工作經(jīng)歷，從中吸取教訓(xùn)，有利于當(dāng)前事業(yè)單位工作的改革與創(chuàng)新。2我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀2.1缺乏文書檔案管理創(chuàng)新觀念長(zhǎng)期以來，很多事業(yè)單位都將文書檔案工作視為一項(xiàng)邊緣化工作，認(rèn)為這項(xiàng)工作對(duì)事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理與發(fā)展影響不大，對(duì)文書檔案管理工作沒有做到足夠的重視。特別是在我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展的背景下，很多事業(yè)單位缺乏創(chuàng)新觀念，沒有樹立文書檔案規(guī)范化管理意識(shí)，信息化建設(shè)水平不高，這使得文書檔案資源的利用率不高，無法充分發(fā)揮出其作用與價(jià)值，使得許多珍貴的檔案資源蒙塵生銹。2.2缺乏高素質(zhì)管理人才傳?y的事業(yè)單位文書檔案工作，對(duì)檔案人員的最大要求是細(xì)心，但并不要求其具有多高的知識(shí)文化水平。但是，隨著事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，對(duì)檔案人員的要求也不斷提高，傳統(tǒng)的手段和方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代文書檔案規(guī)范化管理要求。若想充分利用好信息化平臺(tái)來管理文書檔案，就必須要具備較高的信息技術(shù)知識(shí)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，熟練應(yīng)用相關(guān)信息軟件。但事實(shí)上，事業(yè)單位大部分原來的檔案人員卻并不滿足上述要求，他們有的年紀(jì)較大，對(duì)新鮮事物的學(xué)習(xí)能力有限，無法快速融入到信息時(shí)代當(dāng)中?？梢哉f，現(xiàn)今事業(yè)單位十分缺乏高素質(zhì)管理人才，這是限制文書檔案規(guī)范化管理的一項(xiàng)重要因素。2.3文書檔案管理缺乏配套機(jī)制事業(yè)單位文書檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)較為枯燥的工作，工作人員每天都要面對(duì)復(fù)雜、繁多的文件，很容易消磨從業(yè)人員的工作積極性，因此，事業(yè)單位應(yīng)建設(shè)相關(guān)配套機(jī)制來對(duì)文書檔案管理工作提供支持。但是，我國(guó)很多事業(yè)單位在這一方面沒有做好充分的準(zhǔn)備，缺乏相關(guān)配套機(jī)制，例如缺乏工作責(zé)任機(jī)制以及完善的績(jī)效考核機(jī)制，這些制度的缺乏都會(huì)在一定程度影響文書檔案管理工作者的工作態(tài)度以及工作積極性，不利于事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理發(fā)展。更新知識(shí)，提高技能，盡快培養(yǎng)一支新型的高素質(zhì)文書檔案干部隊(duì)伍。文書檔案管理人員必須具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和高度的政治責(zé)任感，具有良好的文書檔案管理職業(yè)道德，嚴(yán)格按照文書檔案的規(guī)章制度辦事。同時(shí)要有較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，熟知文書檔案管理專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，文書檔案管理人員在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己成為具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技能的復(fù)合型文書檔案管理人才。3.3完善文書檔案管理配套機(jī)制對(duì)相關(guān)配套機(jī)制進(jìn)行完善能夠?qū)κ聵I(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理工作提供巨大支持作用。因此，事業(yè)單位應(yīng)完善相關(guān)配套機(jī)制，保證文書檔案管理工作順利開展，具體可以從以下兩方面著手：第一，根據(jù)文書檔案管理部門各人員職責(zé)，制定問責(zé)機(jī)制，針對(duì)文書檔案管理欠規(guī)范以及材料丟失等問題實(shí)行相關(guān)懲罰措施，從而端正文書檔案管理人員工作態(tài)度；第二，制定合理的績(jī)效考核機(jī)制以及激勵(lì)機(jī)制。通過合理的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神表彰來提高文書檔案管理的動(dòng)力，從而激發(fā)管理人員的上進(jìn)心，推動(dòng)文書檔案管理工作的高效完成。4總結(jié)語(yǔ)綜上所述，文書檔案是事業(yè)單位檔案管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)于記錄事業(yè)單位工作進(jìn)程以及事業(yè)單位基本信息具有重要意義。在如今我國(guó)社會(huì)信息化進(jìn)程不斷加快的背景下，事業(yè)單位文書檔案工作發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位必須要充分適應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，建設(shè)文書檔案規(guī)范化管理制度，創(chuàng)新文書檔案管理手段，提升文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，從而提高文書檔案工作效率，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。參考文獻(xiàn)[1]李靜丹.新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（06）：1