七、準(zhǔn)備會(huì)議用品和設(shè)施

七、準(zhǔn)備會(huì)議用品和設(shè)施1、會(huì)議用品和設(shè)施的種類2、準(zhǔn)備會(huì)議用品與設(shè)備的要求1、會(huì)議用品和設(shè)施的種類

1）必備用品文具用品：紙、筆、本冊(cè)等桌椅、臺(tái)布茶具擴(kuò)音制備、照明設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備等

2）特殊用品

不同性質(zhì)的會(huì)議對(duì)用品的準(zhǔn)備的要求不同。2、準(zhǔn)備會(huì)議用品與設(shè)備的要求1）會(huì)前制定計(jì)劃：所需物品和設(shè)備的清單，包括名稱、型號(hào)、數(shù)量物品和設(shè)備的來(lái)源，如租借、調(diào)用、采購(gòu)預(yù)算所需的費(fèi)用2）落實(shí)專人負(fù)責(zé)。提前準(zhǔn)備到位以實(shí)用、節(jié)約為原則。案例：會(huì)前準(zhǔn)備應(yīng)如何做？

波楊公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開(kāi)大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加會(huì)議的有全國(guó)各地人員。

總經(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資

料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。公司沒(méi)有放映

機(jī)，租借任務(wù)就交給了秘書小劉。會(huì)議召開(kāi)

時(shí)間是8月9日上午10點(diǎn)整，資料放映是10：15。小劉打電話給租賃公司要求在9日上午9：45必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈會(huì)議廳。

9日上午，會(huì)議開(kāi)幕前，大家正緊張地作最后的準(zhǔn)備工作。小劉一看手表，呀，已經(jīng)9：50了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。小劉立即打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看各地來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，小劉心急如焚??會(huì)務(wù)準(zhǔn)備要細(xì)致、周密

某地召開(kāi)黨代會(huì)，會(huì)務(wù)組會(huì)前起草的“大會(huì)開(kāi)幕式程序”中列有“播放國(guó)際歌”一項(xiàng)。審稿時(shí)改為放在閉幕式進(jìn)行，最后定稿時(shí)領(lǐng)導(dǎo)把此處改為“奏國(guó)歌”。會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人憑印象只記得已刪掉了此項(xiàng)程序，對(duì)開(kāi)幕式上“奏國(guó)歌”一項(xiàng)未作準(zhǔn)備。

當(dāng)主持人在大會(huì)上宣布“奏國(guó)歌”時(shí)，無(wú)法播放，一時(shí)形成冷場(chǎng)。推遲的大會(huì)開(kāi)幕式

某市精神文明表彰大會(huì)還有15分鐘即將召開(kāi)。主席臺(tái)上擺滿了鮮花，與會(huì)者陸續(xù)到達(dá)，領(lǐng)導(dǎo)也到

休息室等候。負(fù)責(zé)這次會(huì)議的市政府辦公室田主

任習(xí)慣性地在周圍巡視者，一位記者建議說(shuō)主席

臺(tái)的背景兩側(cè)應(yīng)插上紅旗才顯得莊重。田主任一想“有道理”。于是立即將全體會(huì)務(wù)人員調(diào)到主席臺(tái)上，要求重新布置，搬走部分鮮花，在背景

兩側(cè)各插上三面紅旗。有人提出時(shí)間恐怕來(lái)不及。田主任自信地說(shuō)“時(shí)間是夠用的，干吧！”主席臺(tái)大幕被重新拉上了，只聽(tīng)見(jiàn)里面響起一陣雜亂的搬動(dòng)聲。

15分鐘過(guò)去了，主席臺(tái)并沒(méi)有像田主任估計(jì)的重新布置好。大會(huì)被推遲了20分鐘才開(kāi)幕。市政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此很不滿意，批評(píng)了田主任，這件事在與會(huì)者中也造成了不良的影響。例題分析：

1、公司要召開(kāi)一次小型會(huì)議，決定工作小組領(lǐng)導(dǎo)人的換屆選舉，請(qǐng)根據(jù)會(huì)議需要準(zhǔn)備會(huì)議用品。會(huì)議必備物品的準(zhǔn)備：文具用品。如紙筆本冊(cè)等桌椅、臺(tái)布茶具擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備等

會(huì)議特殊用品的準(zhǔn)備：選舉用的投票箱、選票

會(huì)議裝飾用品：如會(huì)標(biāo)等例題分析：

2、某公司要召開(kāi)一次新聞發(fā)布會(huì)，作為秘書應(yīng)如何準(zhǔn)備會(huì)議用品？會(huì)議必備物品的準(zhǔn)備：文具用品:如紙筆本冊(cè)等桌椅、臺(tái)布茶具擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備等

會(huì)議特殊用品的準(zhǔn)備：錄音錄像設(shè)備會(huì)議裝飾用品如會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)、花卉等回家作業(yè)

X公司年終召開(kāi)先進(jìn)個(gè)人和先