圖書資料管理統(tǒng)一標準

辦公室主任管理文件第三十一章 圖書資料管理標準第一節(jié)tc"第一節(jié)" 圖書資料管理要素一、領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強重視tc"一、領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強重視"領(lǐng)導(dǎo)重視是企業(yè)圖書事業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集團應(yīng)認識企業(yè)圖書和圖書館關(guān)鍵意義。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)派專員分管圖書工作，并配置對應(yīng)機構(gòu)和專門人員開展圖書工作、立即指出圖書工作方向，處理存在困難和問題。二、應(yīng)確保圖書事業(yè)經(jīng)費tc"二、應(yīng)確保圖書事業(yè)經(jīng)費"圖書館是個消費性部門，它不直接生產(chǎn)產(chǎn)品，但假如企業(yè)把圖書館看為累贅，那則是莫大錯誤。圖書館是個知識寶庫，它其實也含有生產(chǎn)性，它生產(chǎn)著含有較高素質(zhì)管理人員和職員和很有價值想法，這是企業(yè)最需要和最寶貴東西。所以在經(jīng)費預(yù)算中，應(yīng)考慮圖書事業(yè)發(fā)展正常支出，確保圖書館有專門經(jīng)費，做到?？顚Ｓ?。三、圖書館本身應(yīng)抓好本身建設(shè)tc"三、圖書館本身應(yīng)抓好本身建設(shè)"圖書館工作人員主動性是圖書館為企業(yè)提供很好服務(wù)基礎(chǔ)。企業(yè)圖書工作人員應(yīng)以自己出色工作結(jié)果，主動爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視和支持。圖書館工作人員努力工作，為領(lǐng)導(dǎo)決議，科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理開展主動服務(wù)活動，不僅有利于企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展，也有利于本身發(fā)展。

第二節(jié)tc"第二節(jié)" 圖書資料管理一、圖書資料搜集tc"一、圖書資料搜集"企業(yè)在圖書資料搜集中，應(yīng)該注意以下三個問題：1.應(yīng)考慮本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和職員需要搜集文件和采購圖書，應(yīng)強調(diào)圖書和本企業(yè)相關(guān)性，要使之對企業(yè)生產(chǎn)、管理和科研有實用價值，堅持圖書搜集是為企業(yè)發(fā)展服務(wù)標準。2.應(yīng)考慮圖書資料搜集系統(tǒng)性和完整性要有百分比、成體系地搜集圖書，尤其應(yīng)系統(tǒng)、完整地搜集關(guān)鍵圖書。對有價值圖書應(yīng)自始至終地搜集，預(yù)防關(guān)鍵文件殘缺不全。3.應(yīng)考慮圖書資料搜集效益性企業(yè)發(fā)展需要大量資金，而現(xiàn)今市場書價不停上漲，所以強調(diào)圖書搜集效益性含有重大意義。購書應(yīng)強調(diào)圖書質(zhì)量，使搜集圖書含有較高利用率和較大參考價值，在堅持連續(xù)收購高質(zhì)量圖書前提下，注意避免浪費性亂購圖書。二、圖書資料驗收和登記tc"二、圖書資料驗收和登記"圖書搜集以后，要進行驗收和登記。驗收是為了確保圖書數(shù)量和質(zhì)量，和確保書、款一致性。登記是為了對圖書財產(chǎn)進行完整統(tǒng)計和作為館藏財產(chǎn)清點、移交憑證。圖書驗收和登記應(yīng)做好以下工作：1.依據(jù)購書發(fā)票、清單，查對所購圖書數(shù)量、價格等，如有不符合情況，應(yīng)立即和相關(guān)部門和采購責(zé)任人聯(lián)絡(luò)，以搞清情況，最終達成圖書數(shù)量、價格和購求單據(jù)一致。2.對圖書質(zhì)量進行檢驗，若有質(zhì)量不符合要求，應(yīng)立即退換。3.驗收完成要加蓋圖書館公章，以表示圖書全部權(quán)。4.圖書驗收后要按一定要求進行登記，從而對圖書書名、著譯者、出版者、價格等有一個清楚統(tǒng)計。三、圖書資料編目tc"三、圖書資料編目"圖書編目指用科學(xué)方法編制和組織多種目錄，使讀者能了解館藏圖書和方便圖書借閱。編目工作首先是對圖書進行著錄，即對圖書名稱、出版者、出版時間等作簡明概括，形成款目。然后，將分散多種款目，根據(jù)一定方法組織成一個有機整體，使之成為查找和檢索文件工具。四、藏書清點、剔舊和保護tc"四、藏書清點、剔舊和保護"定時或不定時地對館藏文件進行清點和剔舊，是一項關(guān)鍵工作。它是維護藏書完整，確保館藏質(zhì)量一項關(guān)鍵方法。清點和剔舊工作之前，首先應(yīng)對館藏圖書進行研究、搞清藏書情況可靠性和目錄正確性，了解藏書利用率和借閱率，并制訂切實可行工作計劃，以確保清點和剔舊工作順利完成，清點過程中應(yīng)做好圖書催還工作，使圖書館藏書集中起來，增加清點和剔舊工作正確性。1.圖書資料剔舊依據(jù)(1)內(nèi)容陳舊，不再含有參考價值圖書，如部分過時了教科書，或已被新理論所替換了科技圖書。(2)和本館所負任務(wù)毫無關(guān)系圖書或是復(fù)本數(shù)量已超出流通需要圖書。(3)圖書本身破爛不堪，無法修復(fù)，從而失去了參考價值圖書。圖書管理員在進行剔舊工作時，應(yīng)征集多方面領(lǐng)導(dǎo)、職員意見，不可單從圖書館書架、書庫不足情況出發(fā)，盲目剔舊，把部分仍含有參考價值書清理出去。2.清點和剔舊工作應(yīng)達成要求(1)圖書財產(chǎn)賬同實際藏書量一致，消除藏書數(shù)量虛假性。(2)提升目錄可靠性，清除書卡不符現(xiàn)象。(3)立即將舊書剔除，并將新有價值圖書補充進來。(4)定時清點，通常來說，假如館藏圖書數(shù)量較大，清點周期能夠大部分，但也應(yīng)注意平時隨時清點和剔舊，以確保上架圖書質(zhì)量。為了保護圖書和延長圖書壽命，圖書館還應(yīng)健全制度，落實方法，加強防護。圖書館應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提升圖書安全性、對圖書要勤裝修，對過期刊物立即進行裝訂，對破損圖書立即修補。五、加強圖書資料服務(wù)工作中管理tc"五、加強圖書資料服務(wù)工作中管理"圖書資料服務(wù)工作就是怎樣組織讀者利用好館藏圖書資源，發(fā)揮圖書最大閱讀效益。圖書服務(wù)工作是圖書工作重心。1.圖書資料服務(wù)工作為了做好圖書資料服務(wù)工作，應(yīng)做好以下方面工作：(1)主動組織讀者利用圖書資源多種活動，為藏書和讀者之間架起橋梁，使讀者能找到所需要圖書，使圖書能順利地抵達應(yīng)該到人手中。(2)圖書館應(yīng)對讀者反饋信息立即接收和分析，有目標、相關(guān)鍵地對閱讀效益進行追蹤調(diào)查，并應(yīng)用宣傳、教導(dǎo)等手段，協(xié)調(diào)和改善圖書館各項工作，促進圖書服務(wù)工作質(zhì)量。(3)在提供圖書服務(wù)方法上下功夫，既要方便讀者利用圖書，又要保護圖書安全和完整。2.圖書資料服務(wù)要求圖書資料服務(wù)工作中圖書管理是企業(yè)簽訂圖書管理制度關(guān)鍵方面，在圖書館提供閱覽服務(wù)、外借服務(wù)和定時服務(wù)、教導(dǎo)服務(wù)中，對館內(nèi)工作人員和讀者全部應(yīng)有部分要求，以預(yù)防圖書丟失和破損，并照料企業(yè)整體服務(wù)效益。(1)閱覽室圖書管理閱覽室是讀者在館內(nèi)利用書刊資料、進行學(xué)習(xí)研究場所，它是圖書館為讀者服務(wù)關(guān)鍵形式之一。閱覽室開辟，使圖書周轉(zhuǎn)快、流通速度高，大大地提升了圖書利用率，并能夠使讀者完整、系統(tǒng)地利用多種圖書，查閱和利用部分珍貴、不宜外借圖書資料，并為讀者提供良好閱讀環(huán)境。閱覽室圖書管理關(guān)鍵是預(yù)防損害圖書和將圖書帶出室外，并采取一定方法預(yù)防圖書亂放。(2)外借服務(wù)中圖書管理圖書館進行圖書外借是很有必需，它能夠使讀者充足利用業(yè)余時間讀書，和節(jié)省去圖書館閱覽室所花費時間。圖書外借服務(wù)應(yīng)加強個借程序上管理，對讀者范圍、借閱時間、借還手續(xù)等作出明確要求，并對違反要求者采取對應(yīng)處罰方法。(3)圖書館本身應(yīng)加強定時服務(wù)和教導(dǎo)服務(wù)定時服務(wù)也稱跟蹤服務(wù)，它使圖書館依據(jù)生產(chǎn)科研實際需要，選定相關(guān)生產(chǎn)和科研中關(guān)鍵項目或關(guān)鍵問題為目標，不間斷地提供對口性文件資料，以滿足用戶不一樣階段圖書需要。教導(dǎo)服務(wù)使圖書館有效地，使讀者立即取得所需文件，節(jié)省讀者時間和精力。它包含幫助讀者了解圖書館文件收藏范圍、類型、布局、排列等，并要求讀者遵守多種規(guī)章制度，還應(yīng)教導(dǎo)讀者使用館藏目錄和相關(guān)參考工具書等。3.圖書資料管理制度內(nèi)容從以上介紹能夠看出圖書資料管理制度關(guān)鍵包含以下方面：(1)圖書資料搜集標準、標準。(2)圖書資料驗收、登記規(guī)則。(3)圖書著錄規(guī)則。(4)目標組織規(guī)則。(5)圖書閱覽規(guī)則。(6)圖書外借規(guī)則。(7)圖書賠償制度。(8)崗位責(zé)任制。(9)書庫管理制度。

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具1企業(yè)圖書管理要求tc"企業(yè)圖書管理要求"第一條

本要求對企劃室圖書購進、保管、整理、外借和歸還等管理業(yè)務(wù)作出了要求。第二條M本要求包含圖書設(shè)施設(shè)置目標，在于促進企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)合理運行。第三條

本要求制訂、修改和廢除，由企劃室主任提議、常務(wù)董事決定。第四條

企劃室主任根據(jù)第二條要求，負責(zé)對圖書市場調(diào)查研究，負責(zé)尋求適宜圖書。第五條

購置圖書由企劃室主任依據(jù)“企劃室購置圖書計劃”，和各部科長申請要求進行。并由企劃室主任對購置圖書各個步驟進行控制和檢驗。第六條

企劃室必需逐月、逐年制訂圖書購置計劃。圖書采購人員按計劃實施采購任務(wù)，許可委托企劃室以外人員進行采購。第七條

假如是購進圖書，則在接收圖書時支付現(xiàn)金，結(jié)清圖書書款，并注意控制預(yù)算，不得超支；假如是捐贈圖書，則在接收圖書時開具收納憑證。第八條

對職員或外部機構(gòu)捐贈圖書必需致謝，感謝信格式由企業(yè)統(tǒng)一要求。第九條

凡新購進圖書也照此貼上標簽，編入各類圖書之中。第十條

設(shè)專職圖書保管員，對圖書進行分類、整理和借閱工作。第十一條

全部圖書全部必需按圖書管理卡要求進行登記，寫明購入時間、著作名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年月和必需項目。而且把卡片分類放入各索引柜內(nèi)，方便于檢索。第十二條

每冊圖書全部必需附上借閱卡及裝卡紙袋，并把裝卡紙袋貼在封底內(nèi)側(cè)。第十三條

全部圖書全部必需在封面、目錄和第一頁上，和在圖書中間二、三處，加蓋企業(yè)印章。第十四條

全部新進圖書，全部必需在登記冊上作好登記，寫明新進圖書日期、著作名稱、作者、出版社、分類和編號、頁數(shù)、價格等關(guān)鍵事項。第十五條

每十二個月按圖書管理卡，對書架中全部圖書進行一次清點和查對。在清點和查對前，停止外借，并要求全部借出圖書全部返回書架。第十六條

假如圖書丟失，或需要捐贈和處理，必需填寫報廢報損單，向圖書室主任作出匯報，按主任指示行事。第十七條

必需常常整理圖書管理卡，把那些已經(jīng)不存在或被清理掉圖書管理卡剔除出來保留。第十八條

企劃室必需每十二個月整理出一份圖書總目錄，提供給各部科長，而且按月把新進圖書情況通知各部科長。第十九條

圖書標準上只借給在本企業(yè)工作人員，但企劃室長許可情況除外，借出圖書不得轉(zhuǎn)借第三者。第二十條

借閱圖書工作由企劃室主任指定專員負責(zé)。第二十一條

借閱期標準上為30天，對超出期限者進行催促，令其歸還。第二十二條

假如超出借閱歸還期限30天，并經(jīng)再三催促仍然不還者，按圖書購入價格索賠；丟失或被盜者，一樣需照價賠償。假如因人力不可抗原因造成圖書損失，企劃室主任可視情況給予減免賠償金額。tc"管

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具1"tc"圖書資料管理"tc"圖書資料管理要素"

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具2"圖書借閱管理措施tc"圖書借閱管理措施"第一條

為便于圖書管理并使其能在短期內(nèi)更廣泛地借閱于各位同仁起見，特訂定本措施。第二條

向圖書室借閱書籍雜志者，應(yīng)遵守下列各項規(guī)則：1.凡欲借閱本圖書室書籍、雜志者，應(yīng)先向管理人員登記并取書。2.定時性報章雜志，標準上于次日歸還，月刊則可于兩日內(nèi)歸還。3.通常書籍均須在一周內(nèi)歸還；逾期者須請續(xù)借一次但不得轉(zhuǎn)借她人。4.每次每人限借雜志一本，書籍兩本，期限已至而未歸還者，不得再請求借書。5.離職時，必需還清所借書籍、雜志。6.對于所借書籍和雜志應(yīng)妥為保管，如有遺失或嚴重損壞等情形，須負責(zé)賠償。第三條

本措施經(jīng)呈準后施行，修改時亦同。

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具3"企業(yè)資料室管理要求tc"企業(yè)資料室管理要求"第一條

本要求目標在于經(jīng)過有效管理資料室資料，提升研究效率、促進技術(shù)進步、改善業(yè)務(wù)工作，和促進對業(yè)務(wù)工作了解。第二條

職員在利用資料室資料時，必需遵守要求，在本要求范圍內(nèi)負擔(dān)對應(yīng)責(zé)任。第三條

資料分類1.圖書資料（即單行本、辭書）。2.定時刊物（報刊、雜志等）。3.文書資料（手冊、目錄、專利資料、匯報等）。4.視聽聲像資料（照片、錄像、地圖、畫冊、錄音帶、膠片等）。第四條

企業(yè)內(nèi)資料標準上按文書管理條例進行管理，文書管理條例要求外事項，按本要求實施。第五條

資料室資料一律由總務(wù)科統(tǒng)管。第六條

在總務(wù)科設(shè)資料室，并由資料室主任具體負責(zé)對資料管理工作。第七條

資料室主任在移交工作時，必需提供資料目錄，并以文書形式移交。第八條

購置資料標準上按下列程序和要領(lǐng)進行：1.在期望購置資料時，首先填寫購置申請書，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交資料室主任；由資料室主任決定，發(fā)出訂購單。2.資料室主任在受理“資料購置申請書”以后，把受理關(guān)鍵點填寫在“資料購置整理簿”中。第九條

資料室在購進資料后，對新進資料貼上標簽，進行編號。第十條

資料購進并編號后，由資料員發(fā)出通知，通知申請購置者。第十一條

編號后新進資料，標準上必需在資料室中保管30天。第十二條

在資料購置申請期中，期望中止購置時，必需立即經(jīng)所在部科主管，并立即通知資料室主任。第十三條

資料室資料員必需常常就資料購置情況，尤其是開支金額情況，作出統(tǒng)計；而且對計劃內(nèi)購置資料、金額和數(shù)量作出調(diào)查，在月末及年末，向資料室主任作出匯報，方便使資料室長把握資料購置開支情況。第十四條

資料室主任在前條要求基礎(chǔ)上，在年度購置金額或開支范圍內(nèi)，根據(jù)經(jīng)營業(yè)務(wù)要求，分配購置各類資料金額百分比；假如超支，立即經(jīng)財務(wù)部長向總裁提出匯報，按總裁指示辦理。第十五條

資料借出1.職員假如業(yè)務(wù)工作上需要，能夠申請借走資料，但必需填寫“資料借出卡”；按借出卡相關(guān)欄目要求填寫完成后，交給資料保管員。2.資料保管員必需在“借出資料登記簿”上作好登記，而且常常檢驗借還情況。第十六條

職員借閱完成后，立即把所借出資料歸還給資料室，資料室同時把“資料借出卡”退還借閱者本人。第十七條

閱讀1.資料標準上不外借，只許可在閱覽室中閱讀。2.凡借閱資料、在閱覽室進行閱讀者，全部必需登記，在“資料閱覽表”上填寫清楚閱讀者姓名、所在部科，和所閱覽資料名稱。3.上班時間閱讀，必需經(jīng)部科長同意。第十八條

借出期限1.通常資料借出期限為一周，期限一滿，立即歸還給資料室。2.業(yè)務(wù)上常備資料，借出期限為3個月以內(nèi)。假如必需，還能夠按第十五條要求辦理手續(xù)，給予續(xù)借。3.需要補綴資料標準上不外借，由資料室妥善保管。第十九條

資料室借入資料，嚴禁轉(zhuǎn)借。第二十條

資料借閱時間為早晨9點至下午4點。

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具4"電子資料管理規(guī)則tc"電子資料管理規(guī)則"第一條

電子資料整理是將看不到保留資料加以整理，使之能一目了然。第二條

注意資料規(guī)格統(tǒng)一，并事先加以整理、保留，方便能隨時調(diào)出必需資料。第三條

錄音帶使用盡可能維持“一個專題一卷卡帶”理想情況。第四條

當(dāng)錄音帶內(nèi)容反復(fù)使用機會不多時，在短期保留以后，應(yīng)重新利用，以避免卡帶泛濫成災(zāi)。第五條

有必需保留錄音帶，貼上寫專題相同索引后，放入檔案袋中。第六條

在錄像帶上加注時間數(shù)據(jù)，方便清楚了解每段畫面所在位置。第七條

磁碟片整理最好維持一個專題磁碟片一個檔案袋。第八條

磁碟片或硬式磁碟資料必需備存起來。

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具5"企業(yè)業(yè)務(wù)資料整理及保管要求tc"企業(yè)業(yè)務(wù)資料整理及保管要求"第一章

資料搜集和整理第一條

搜集資料方法有四種：1.購置。2.交換。3.制作。4.捐贈。多種搜集得到資料，全部必需標明以何種方法取得。購置資料委托采購部門進行；全體職員有責(zé)任和義務(wù)提供資料信息起源，并結(jié)合業(yè)務(wù)工作尋求有價值資料。交換資料由所需要部門出面交涉和談判，一旦達成交換條件，再由資料搜集部門完成資料交換。制作資料不外乎三種方法，印刷、謄寫和記述。當(dāng)事人或部門主管，應(yīng)主動主動地制作有價值資料，并送交資料搜集部門。捐贈資料并非可有可無，應(yīng)該像購置資料一樣，主動爭取來自各方面捐贈資料。第二條

搜集資料部門主管，必需常常制訂搜集計劃，并付之實施，取得良好效果。譬如，常常主動地搜集圖書目錄，和各中間商交涉和接觸等等。第三條

把搜集到資料，按下列分類進行整理：1.單行本（關(guān)鍵指公開發(fā)行讀本）。