綜合檔案室管理新規(guī)制度

無(wú)錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院錫工院辦發(fā)［］08號(hào)★綜合檔案室管理制度一、檔案整理歸檔制度（一）學(xué)院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理學(xué)院全部檔案，隸屬于學(xué)院辦公室領(lǐng)導(dǎo)。院屬各部門(mén)應(yīng)有一名責(zé)任人分管部門(mén)檔案工作，并配置一名兼職檔案員。（二）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、要求：1．遵照文件形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)絡(luò)，區(qū)分不一樣保管期限（永久、長(zhǎng)久、短期），便于保管和利用。2．保持齊全完整。已破損文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變文件應(yīng)予復(fù)制。3．文件所用書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。4．確定歸檔文件“件”。以件為單位，根據(jù)裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒步驟進(jìn)行歸檔。（三）各類(lèi)檔案歸檔時(shí)間：黨群、行政、出版、外事類(lèi)檔案應(yīng)在第二年六月底前歸檔。教學(xué)綜合管理文件于第二年6月底前歸檔。其它各類(lèi)材料在學(xué)生畢業(yè)后，當(dāng)年寒假前一次性歸檔?？蒲蓄?lèi)檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成判定后兩個(gè)月內(nèi)歸檔?；?lèi)檔案應(yīng)在項(xiàng)目完工驗(yàn)收后在三個(gè)月內(nèi)歸檔。設(shè)備類(lèi)檔案應(yīng)在珍貴儀器設(shè)備安裝調(diào)試后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。聲像檔案應(yīng)于錄制編輯試放后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。財(cái)會(huì)檔案應(yīng)在每十二個(gè)月年底立卷，由財(cái)務(wù)部門(mén)保管兩年，于第二年六月底前歸檔。二、檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案室工作人員要立即正確了解和掌握學(xué)院檔案情況，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。建立健全統(tǒng)計(jì)帳薄，掌握檔案收進(jìn)、整理、利用、移出、銷(xiāo)毀及多種情況數(shù)據(jù)，按上級(jí)檔案部門(mén)和學(xué)院要求立即報(bào)送多種報(bào)表。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)各類(lèi)統(tǒng)計(jì)表，立即、正確地匯總統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，做到正確無(wú)誤，提升級(jí)案工作管理水平。對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，對(duì)存在問(wèn)題，提出改善方法及提議，匯報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)庫(kù)存檔案從量上進(jìn)行分析，得出合理結(jié)論，為以后檔案工作提供科學(xué)依據(jù)。三、檔案借閱制度凡借閱檔案必需辦理登記、簽字手續(xù)，外單位查閱檔案須持該單位介紹信。查閱學(xué)籍檔案者須持本人身份證和畢業(yè)證。不準(zhǔn)私自轉(zhuǎn)借。借閱檔案時(shí)間通常要當(dāng)日借當(dāng)日還，最長(zhǎng)不超出一星期，需要延長(zhǎng)，要說(shuō)明理由。對(duì)關(guān)鍵檔案，只能在檔案室內(nèi)查閱，需要外借要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。不準(zhǔn)損壞、涂改、污染、抽拆文件，不準(zhǔn)在借閱文件上寫(xiě)畫(huà)或加注符號(hào)。未經(jīng)檔案室許可不準(zhǔn)拍照、復(fù)印文件。借閱者應(yīng)自覺(jué)遵守保密制度,不準(zhǔn)泄露檔案內(nèi)容,借出檔案者要妥善保管檔案,確保檔案安全。四、檔案判定銷(xiāo)毀制度要以全方面、歷史、發(fā)展見(jiàn)解做好檔案判定工作。檔案室應(yīng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)保管期限標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表要求，對(duì)已滿(mǎn)期限檔案進(jìn)行判定。對(duì)要判定銷(xiāo)毀檔案，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案室和相關(guān)部門(mén)組成判定小組，對(duì)到期檔案提出銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期限意見(jiàn)，登記造冊(cè)經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可存毀。嚴(yán)格保密制度，銷(xiāo)毀要有兩人監(jiān)銷(xiāo)，銷(xiāo)毀人員在銷(xiāo)毀檔案前應(yīng)認(rèn)真復(fù)核清點(diǎn)，銷(xiāo)毀后在銷(xiāo)毀清冊(cè)上署名、蓋章，連同其它判定、銷(xiāo)毀材料一并存檔。銷(xiāo)毀檔案必需嚴(yán)格審批手續(xù)，銷(xiāo)毀前應(yīng)登記造冊(cè)，一式二份，留存立案。五、檔案保密制度落實(shí)實(shí)施黨和國(guó)家相關(guān)保守秘密要求，嚴(yán)格實(shí)施《保密法》，維護(hù)涉密檔案安全，不得在公共場(chǎng)所及無(wú)關(guān)人員面前談?wù)摍n案內(nèi)容。確因工作需要摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容時(shí)，須經(jīng)檔案室同意和領(lǐng)導(dǎo)同意。借閱黨政關(guān)鍵機(jī)密性檔案，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，嚴(yán)格實(shí)施審批手續(xù)和借閱登記手續(xù)，未經(jīng)管理人員同意，不準(zhǔn)私自復(fù)制、抄錄相關(guān)檔案內(nèi)容。對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行定時(shí)檢驗(yàn)，節(jié)假日前立即收回借出檔案，發(fā)覺(jué)問(wèn)題立即匯報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并采取必需補(bǔ)救方法。經(jīng)判定需要銷(xiāo)毀檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，報(bào)請(qǐng)主管院領(lǐng)導(dǎo)同意后，有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，不得違反要求銷(xiāo)毀庫(kù)存任何檔案材料。任何人不得泄露檔案機(jī)密，對(duì)泄露者應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求追究其對(duì)應(yīng)責(zé)任。六、檔案庫(kù)房管理制度檔案庫(kù)房是保管檔案實(shí)體關(guān)鍵部位，未經(jīng)許可，非管理人員不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。庫(kù)房應(yīng)做到通風(fēng)、潔凈、整齊，要定時(shí)清掃，保持庫(kù)房良好衛(wèi)生環(huán)境。要注意掌握室內(nèi)溫濕度情況改變，努力爭(zhēng)取把溫濕度控制在最好狀態(tài)（溫度14-23℃相對(duì)濕度50嚴(yán)禁吸煙，不準(zhǔn)堆放雜物，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)吃食物。做好防盜、防火、防潮、防塵、防光、防鼠蟲(chóng)害及聲像檔案防磁工作，發(fā)覺(jué)問(wèn)題立即匯報(bào)。管理人員做到人離燈滅、關(guān)窗、加鎖，妥善保管庫(kù)房鑰匙，消除火災(zāi)隱患，確保庫(kù)房檔案安全。入庫(kù)各類(lèi)檔案要依檔號(hào)排放，庫(kù)房柜架編排次序號(hào)，排列整齊。保管人員要熟悉庫(kù)藏情況，對(duì)庫(kù)藏檔案和資料保管情況定時(shí)進(jìn)行檢驗(yàn)查對(duì)。檔案出庫(kù)利用必需認(rèn)真登記，入庫(kù)要按原位排放。做好檔案庫(kù)房安全管理，每學(xué)期應(yīng)對(duì)庫(kù)內(nèi)檔案進(jìn)行依次全方面檢驗(yàn)，做到目錄和實(shí)體相符。庫(kù)房和檔案柜鑰匙由檔案室負(fù)責(zé)妥善保管，并注意安全，預(yù)防丟失。七、綜合檔案室消防安全制度檔案工作人員必需牢靠樹(shù)立安全第一思想，切實(shí)做好消防安全工作。檔案工作人員要定時(shí)參與學(xué)院組織消防培訓(xùn)學(xué)習(xí)。室內(nèi)要嚴(yán)禁煙火和利用明火，使用電器等設(shè)備要規(guī)范，嚴(yán)禁亂拖、亂接，嚴(yán)禁超負(fù)荷運(yùn)行。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁堆放易燃易爆物品，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)抽煙。檔案室內(nèi)發(fā)覺(jué)不安全原因，應(yīng)立即匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并妥善處理。檔案工作人員必需掌握滅火報(bào)警相關(guān)知識(shí)，發(fā)覺(jué)火警應(yīng)立即采取滅火方法。消防器材要有專(zhuān)員管理并做好定時(shí)