世界強(qiáng)前十央企集團(tuán)公司子公司會(huì)務(wù)接待工作手冊(cè)樣本

廣東****有限公司會(huì)務(wù)接待工作手冊(cè)目錄TOC\o"1-2"\h\z\u第一章接待工作 2一、接待工作基本要素 2二、準(zhǔn)備 3三、交通 7四、會(huì)談 8五、參觀 9六、住宿 10七、餐飲 10第二章會(huì)務(wù)工作 14一、準(zhǔn)備 14二、材料 14三、食宿 15四、交通 15五、場(chǎng)地 16六、其她 19七、會(huì)務(wù)工作中某些注意事項(xiàng) 20第一章接待工作接待工作是展示****風(fēng)貌、顯示管理水平重要工作之一，也是完畢各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作重要構(gòu)成某些。接待工作普通都具備較嚴(yán)格籌劃性，但有時(shí)也會(huì)有突發(fā)和易變特點(diǎn)，這就規(guī)定接待部門(mén)工作既熱情周到，耐心細(xì)致，又有條不紊，井然有序。同步，在接待工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守上級(jí)單位和公司關(guān)于規(guī)定。一、接待工作基本要素接待工作重要應(yīng)注意5W要素：What（什么事）、When（什么時(shí)間）、Who（什么人）、How（如何做）和Where（什么地方）。1、What（事由）一方面應(yīng)理解客人來(lái)訪目。這是接待工作基本，由于隨后一切工作都必要依此而進(jìn)行，普通涉及如下幾種：商務(wù)談判、業(yè)務(wù)往來(lái)、合伙協(xié)商、調(diào)研考察、出席會(huì)議、參加典禮、禮節(jié)拜訪等。2、When（時(shí)間）這是指客人來(lái)訪日期和時(shí)間，涉及到達(dá)時(shí)間、在我單位逗留時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間、以及有關(guān)車(chē)次航班狀況等。3、Who（人員）人員是指賓客基本構(gòu)成狀況，涉及人數(shù)、姓名、身份（職務(wù)、級(jí)別等）、性別、民族等，特別應(yīng)理解來(lái)訪客人中最高領(lǐng)導(dǎo)狀況。同步，依照來(lái)訪事由和人員狀況，擬定我方出面接待人員，普通應(yīng)把握“對(duì)口接待、身份對(duì)等”原則，其中核心是擬定我方出面接待最高領(lǐng)導(dǎo)。4、How（方式）方式則是指接待所采用形式，這重要由接待事由來(lái)決定。不同事由將決定接待地點(diǎn)選用和布置。5、Where（地點(diǎn)）地點(diǎn)重要指迎送、會(huì)談、住宿、就餐等地點(diǎn)。來(lái)訪事由、人數(shù)、主賓身份等是擬定接待地點(diǎn)重要因素。例如：舉辦大會(huì)或典禮，當(dāng)級(jí)別較高客人來(lái)訪時(shí)，可在正式會(huì)場(chǎng)旁備一小型休息室，供雙方領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)前小憩和會(huì)面。所選用會(huì)談場(chǎng)合座位數(shù)宜略多于雙方總出席人數(shù)，達(dá)到既能融洽交流又相對(duì)寬松效果。此外，就近原則也是要考慮因素，使會(huì)談、住宿、就餐地點(diǎn)相對(duì)接近或順路，可以節(jié)約時(shí)間和精力。二、準(zhǔn)備接待前準(zhǔn)備是做好接待工作重要構(gòu)成某些，是整個(gè)接待工作可以順利進(jìn)行基本。準(zhǔn)備工作涉及來(lái)訪信息確認(rèn)、補(bǔ)充；擬定接待規(guī)格；制定接待籌劃等方面。（一）確認(rèn)來(lái)訪信息賓客信息收集，是做好接待準(zhǔn)備工作基本。在接到接待任務(wù)后，一方面應(yīng)確認(rèn)來(lái)訪人員信息，涉及如下幾種方面：1、來(lái)訪客人狀況：涉及來(lái)訪人數(shù)；重要成員姓名、身份（職務(wù)、級(jí)別等）、性別、民族（在食宿等方面有無(wú)特殊規(guī)定和風(fēng)俗習(xí)慣）、隨行聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。2、來(lái)訪籌劃：涉及來(lái)訪目、來(lái)訪時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間、來(lái)去交通方式及班次、與否需要訂房、訂票、接送等。此外，還應(yīng)告知賓客我方接待人員姓名、聯(lián)系方式等信息，便于雙方溝通和信息及時(shí)更新。聯(lián)系時(shí)要注意復(fù)述核心信息，如人名、電話號(hào)碼、日期、航班班次等，請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)，以保精確。（二）補(bǔ)充有關(guān)信息由賓客方面提供信息非常有限，局限性以支持接待工作圓滿完畢。因而，接待人員要依照已知狀況擴(kuò)展信息。1、來(lái)訪單位狀況：涉及來(lái)訪單位概況、特色和所處地區(qū)概況等。這些信息摘錄、整頓、打印后分送參加接待重要領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。2、重要賓客重要經(jīng)歷：賓客地位尊貴，需要進(jìn)行一對(duì)一接待時(shí)。接待人員應(yīng)理解嘉賓個(gè)人信息，涉及個(gè)人資料、重要經(jīng)歷等。這樣才干在接待中做好細(xì)節(jié)工作，使彼此心情愉悅。（三）規(guī)格定位接待工作中，規(guī)格定位是一種非常重要環(huán)節(jié)。在掌握關(guān)于信息后，重要根據(jù)來(lái)訪人員狀況、時(shí)間與目，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，擬定我方接待規(guī)格及參加人員，并制定接待籌劃。普通來(lái)講，接待規(guī)格根據(jù)實(shí)際狀況分為三種形式。1、對(duì)等接待，這是最常用接待規(guī)格，指我方出面接待領(lǐng)導(dǎo)和客人職務(wù)、級(jí)別大體相似而采用一種接待形式。2、高格接待，是指我方出面接待領(lǐng)導(dǎo)比客人職務(wù)高而采用一種接待形式。3、低格接待，是指陪客比來(lái)客職務(wù)低而采用一種接待形式。在接待工作準(zhǔn)備中，只有對(duì)接待規(guī)格做出正擬定位，才干擬定應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)哪些領(lǐng)導(dǎo)出席，如何安排車(chē)輛和行程，從而完畢接待籌劃。（四）制定籌劃制定籌劃是接待工作重點(diǎn)之一。特別是重要賓客來(lái)訪，應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)于同志報(bào)告，聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接待工作安排意見(jiàn)，同步召開(kāi)接待工作會(huì)議，在安全保衛(wèi)、交通用車(chē)、陪伴人員、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支、活動(dòng)方式、日程安排、接待規(guī)格、接待地點(diǎn)、報(bào)告內(nèi)容、參觀路線、后勤保障、宣傳報(bào)導(dǎo)等方面做出精確、恰當(dāng)布置，保證接待籌劃順利實(shí)行。制定籌劃可通過(guò)填寫(xiě)《接待事務(wù)安排表》使籌劃完整和詳細(xì)，其中核心內(nèi)容涉及如下三方面：1、物質(zhì)準(zhǔn)備，涉及：住宿安排、用餐安排、會(huì)談地點(diǎn)、參觀點(diǎn)、接待用車(chē)和關(guān)于文字材料等。2、參加人員，依照對(duì)方來(lái)訪目、活動(dòng)需要來(lái)擬定，其中重點(diǎn)是貫徹我方出面接待最高領(lǐng)導(dǎo)。3、資金準(zhǔn)備，適量接待經(jīng)費(fèi)是必不可少。

附：接待事務(wù)安排表填表時(shí)間：來(lái)訪單位來(lái)訪時(shí)間會(huì)晤地點(diǎn)重要內(nèi)容來(lái)訪單位成員聯(lián)系人：聯(lián)系電話：會(huì)見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)接待人員經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：會(huì)晤安排饋贈(zèng)禮物備注

（五）檢查準(zhǔn)備準(zhǔn)備工作完畢后，應(yīng)從頭到尾將整個(gè)接待籌劃梳理一遍，查漏補(bǔ)缺。重要關(guān)注整個(gè)接待流程安排與否合理、與否漏掉某個(gè)環(huán)節(jié)等，保證每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)出席人員和需要物資都已貫徹。提前半天或一天須再次貫徹人員、地點(diǎn)、車(chē)輛和經(jīng)費(fèi)等準(zhǔn)備狀況。三、迎送（一）車(chē)輛安排無(wú)論是接機(jī)接站，還是賓客到達(dá)后座談參觀，車(chē)輛安排都是不可或缺某些，在進(jìn)行準(zhǔn)備工作時(shí)應(yīng)盡早貫徹。所安排車(chē)輛座位數(shù)（不含折疊座位）應(yīng)略不不大于總乘坐人數(shù)（來(lái)訪人數(shù)+接待人數(shù)）。在保證車(chē)輛交通安全基本上，兼顧乘車(chē)者舒服度和暫時(shí)增長(zhǎng)人員乘車(chē)空位等問(wèn)題。在接待重要領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，普通應(yīng)為其單獨(dú)安排一輛小車(chē)。工作人員應(yīng)及早貫徹車(chē)型、車(chē)牌號(hào)碼、司機(jī)姓名和手機(jī)號(hào)碼，并提前與司機(jī)本人確認(rèn)，保證本次出車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)精確。除司機(jī)本人聯(lián)系方式外，接待人員還應(yīng)儲(chǔ)存車(chē)輛調(diào)度人員電話號(hào)碼，以便浮現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)可以迅速做出調(diào)節(jié)，及時(shí)解決問(wèn)題。（二）機(jī)場(chǎng)接待若對(duì)方規(guī)定我方接機(jī)，一方面要確認(rèn)對(duì)方人數(shù)、航班號(hào)、起飛時(shí)間和隨行聯(lián)系人電話。接待人員要提前貫徹航班到達(dá)時(shí)間，并及時(shí)更新航班信息，安排好接機(jī)車(chē)輛，制作接站牌。接到賓客后，應(yīng)熱情積極地自我簡(jiǎn)介，協(xié)助賓客拿行李。待賓客到齊、行李件數(shù)確認(rèn)后，接待人員應(yīng)盡快帶領(lǐng)賓客返回。如重要賓客，接待人員可以提前聯(lián)系機(jī)場(chǎng)，申請(qǐng)賓客通道并提前到達(dá)賓客廳，交費(fèi)辦理接機(jī)手續(xù)等。接到賓客后可詢問(wèn)賓客與否需要稍事休息再上車(chē)。（三）火車(chē)站接待接待人員應(yīng)提前貫徹接站車(chē)輛和制作接站牌，并在出發(fā)前致電來(lái)訪方隨行聯(lián)系人，確認(rèn)火車(chē)與否正點(diǎn)運(yùn)營(yíng)，告知對(duì)方自己將在何處等待。若對(duì)方身份比較尊貴，則需提前辦理有關(guān)手續(xù)，到站臺(tái)迎接。接到賓客后，接待人員要熱情積極地自我簡(jiǎn)介，協(xié)助賓客拿行李。接待人員應(yīng)提示賓客注意保管好行李和隨身物品，并盡快引領(lǐng)賓客離開(kāi)火車(chē)站廣場(chǎng)，返回。（四）賓客自駕車(chē)賓客自行駕車(chē)來(lái)到公司。接待人員要提前與賓客商定好時(shí)間和下車(chē)地點(diǎn)，向賓客清晰簡(jiǎn)介公司地理位置和行車(chē)路線。當(dāng)天，接待人員應(yīng)提前致電來(lái)訪方聯(lián)系人，詢問(wèn)對(duì)方位置，再次確認(rèn)下車(chē)地點(diǎn)并表白自己將在那里等待。如有需要，還應(yīng)邀請(qǐng)出席接待領(lǐng)導(dǎo)一同前去等待。（五）送行應(yīng)盡早理解對(duì)方離開(kāi)日期時(shí)間和交通工具，據(jù)此安排關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)和車(chē)輛為客人送行。四、會(huì)談（一）會(huì)談前期準(zhǔn)備工作一方面，接待人員依照對(duì)方來(lái)訪規(guī)定擬定會(huì)談時(shí)間和內(nèi)容，并請(qǐng)有關(guān)人員出席；依照會(huì)談規(guī)格和出席人數(shù)盡早預(yù)定會(huì)談場(chǎng)地。隨后，接待人員將擬定接待籌劃及有關(guān)資料分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和出席人員。重要會(huì)談，還應(yīng)準(zhǔn)備多媒體設(shè)備，制作領(lǐng)導(dǎo)名牌，注意領(lǐng)導(dǎo)排位。若有需要，還要聯(lián)系有關(guān)新聞媒體進(jìn)行報(bào)道，請(qǐng)專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。（二）會(huì)談當(dāng)天準(zhǔn)備工作當(dāng)天，接待人員應(yīng)提前檢查會(huì)場(chǎng)布置狀況。保證會(huì)場(chǎng)整潔干凈，有足夠座椅，有工作人員倒茶。如有需要，還要調(diào)試多媒體設(shè)備，擺放領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌和鮮花。如有媒體參加，還應(yīng)特意為媒體準(zhǔn)備一份簡(jiǎn)介會(huì)談概況新聞稿。（三）會(huì)談接待人員將賓客引領(lǐng)至?xí)劦攸c(diǎn)后，先進(jìn)行主客之間互相簡(jiǎn)介。按照禮儀，應(yīng)先把賓客簡(jiǎn)介給主人，再把主人簡(jiǎn)介給賓客。會(huì)談期間，接待人員應(yīng)坐在出入以便位置，依照領(lǐng)導(dǎo)和賓客需要隨時(shí)提供服務(wù)。接待人員應(yīng)注意會(huì)談節(jié)奏，如需要，委婉地提示有關(guān)人員把握時(shí)間。（四）會(huì)談結(jié)束會(huì)談結(jié)束，接待人員應(yīng)注意清理睬場(chǎng)工作，如回收會(huì)議資料；領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌；與有關(guān)媒體聯(lián)系，撰寫(xiě)新聞稿、跟進(jìn)報(bào)道等。如有需要，盡快整頓完畢會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)傳遞給與會(huì)人員。五、參觀依照賓客規(guī)定及公司實(shí)際狀況，可安排某些參觀活動(dòng)。依照來(lái)訪者不同規(guī)定來(lái)選取。如果對(duì)方想理解廣州歷史文化，普通可選取陳家祠、南越王墓博物館、中山紀(jì)念堂等具備廣州地方特色景點(diǎn)；若對(duì)方但愿參觀廣州市區(qū)、購(gòu)買(mǎi)廣州特產(chǎn)，則可以選取天河城廣場(chǎng)、北京路步行街等商業(yè)區(qū)。賓客規(guī)定進(jìn)行校外參觀時(shí)，接待人員可依照詳細(xì)狀況決定與否需要全程陪伴。如果需要陪伴，應(yīng)事先策劃好參觀路線，收集要參觀景點(diǎn)或地區(qū)關(guān)于信息，屆時(shí)為賓客簡(jiǎn)介。同步還要安排車(chē)輛，預(yù)留經(jīng)費(fèi)，在車(chē)上準(zhǔn)備充分飲水，還應(yīng)依照天氣狀況準(zhǔn)備雨傘。如果賓客自行參觀游覽，接待人員也應(yīng)當(dāng)向賓客提供充分信息，涉及天氣狀況、景點(diǎn)概況及特色、周邊交通狀況等。六、住宿賓客如需住宿，應(yīng)盡早為其預(yù)定住宿房間。視賓客狀況可在房間里準(zhǔn)備適量水果和鮮花，若是大型會(huì)議，可提前在房間內(nèi)放置會(huì)議流程和公司簡(jiǎn)介。接待人員將賓客送至賓館后，應(yīng)清晰告知對(duì)方隨后日程安排及下次會(huì)面時(shí)間地點(diǎn)。如有需要，接待人員可規(guī)定賓館提供“早上叫醒”服務(wù)，以免延誤時(shí)間。如果賓客遲到，接待人員應(yīng)撥打房間電話，向賓客詢問(wèn)狀況。切忌直接到對(duì)方房間外敲門(mén)。七、餐飲餐飲宴請(qǐng)是接待工作中很常用環(huán)節(jié)。接待餐飲重要原則為：節(jié)儉大方、具備地方特色、兼顧雙方飲食習(xí)慣、重點(diǎn)照顧客人飲食興趣，避免鋪張揮霍。（一）擬定宴請(qǐng)規(guī)格和形式宴請(qǐng)規(guī)格，以宴請(qǐng)目和重要賓客身份地位而定。宴請(qǐng)形式擬定要參照宴請(qǐng)緣由、被邀請(qǐng)主賓職務(wù)身份及宴請(qǐng)對(duì)象飲食習(xí)慣而定，例如是采用中餐還是西餐，以酒會(huì)還是茶會(huì)方式舉辦等。（二）擬定宴請(qǐng)地點(diǎn)擬定宴請(qǐng)地點(diǎn)應(yīng)遵循如下原則：與宴請(qǐng)目、性質(zhì)和主賓身份地位相適應(yīng)；可以充分表達(dá)對(duì)客人敬意；同步交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、菜肴精美、價(jià)格合理、服務(wù)到位。接待人員應(yīng)準(zhǔn)備好經(jīng)費(fèi)和車(chē)輛。接待人員應(yīng)依照就餐人數(shù)提前預(yù)定進(jìn)餐地點(diǎn)，用餐房間或席位，并預(yù)留余地。提前將用餐時(shí)間和地點(diǎn)告知關(guān)于參加人員，舉辦正式宴請(qǐng)應(yīng)發(fā)請(qǐng)柬。若是級(jí)別較高宴請(qǐng)，還需制作領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌，考慮桌次安排、領(lǐng)導(dǎo)排位等工作。（三）現(xiàn)場(chǎng)布置若較正式宴請(qǐng)，工作人員應(yīng)提前到場(chǎng)進(jìn)行布置。其詳細(xì)工作內(nèi)容有：在餐廳門(mén)口設(shè)立歡迎批示牌，調(diào)試燈光音響等設(shè)備，如重要宴請(qǐng)，應(yīng)布置領(lǐng)導(dǎo)致辭稿；席位分派和擺放；領(lǐng)導(dǎo)桌座位排位?，F(xiàn)場(chǎng)布置應(yīng)莊嚴(yán)大方，可恰當(dāng)點(diǎn)綴鮮花。（四）中餐宴請(qǐng)1、點(diǎn)菜：接待人員應(yīng)提前聯(lián)系餐廳，擬定菜單。菜式普通以清淡為宜，突出廣州風(fēng)味及餐廳特色，同步充分考慮客人、特別是主賓飲食習(xí)慣、口味好惡、宗教禁忌、健康狀況等詳細(xì)狀況，切忌奇巧怪異食品。點(diǎn)菜應(yīng)量力而行，恰當(dāng)控制，略有盈余，用餐原則應(yīng)按關(guān)于規(guī)定執(zhí)行。在宴請(qǐng)重要客人時(shí)，可以采用分餐上菜形式。要準(zhǔn)備恰當(dāng)酒水飲料，規(guī)模較大宴會(huì)，酒水最佳準(zhǔn)備三種以上。2、進(jìn)餐：宴請(qǐng)前，主人應(yīng)提前到達(dá)宴會(huì)地點(diǎn)迎接客人；如果客人之間不結(jié)識(shí)或不熟悉，主人應(yīng)熱情地為其簡(jiǎn)介；有一定社會(huì)地位賓客到來(lái)后，應(yīng)先將其迎進(jìn)接待室休息，并安排身份相似人員陪伴，待客人到齊后，主人再陪伴賓客一同進(jìn)入宴會(huì)廳。工作人員坐在餐桌最靠外位上，并在自己身旁略騰出空間以以便上菜。開(kāi)餐后，工作人員應(yīng)留意上菜、飯進(jìn)度，適時(shí)提示服務(wù)員上茶水、飲料、飯菜和水果。如飯菜數(shù)量不夠，應(yīng)及時(shí)加菜。宴會(huì)普通控制在一種半小時(shí)左右為宜，最多不超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。工作人員應(yīng)避免當(dāng)著客人面看帳或付款。3、送別：如有司機(jī)此外進(jìn)餐，工作人員應(yīng)在進(jìn)餐即將結(jié)束時(shí)及時(shí)告知司機(jī)到位。宴請(qǐng)結(jié)束后，可由工作人員將賓客送至下榻酒店。（五）自助餐自助餐，有時(shí)亦稱冷餐會(huì)，是當(dāng)前國(guó)際上所通行一種非正式西式宴會(huì)。自助餐具備如下幾條明顯長(zhǎng)處。其一，可以免排座次。正規(guī)自助餐，往往不固定用餐者座次。這樣既可免除座次排列之勞，也便于用餐者自由地進(jìn)行交際。其二，可以節(jié)約費(fèi)用。自助餐多以冷食為主，不提供正餐，不提供高檔菜肴、酒水，故可節(jié)約主辦者開(kāi)支，并避免揮霍。其三，可以招待多人。自助餐不但可用以款待數(shù)量較多賓客，并且還可以較好地解決眾口難調(diào)問(wèn)題。依照慣例，自助餐大都被安排在各種正式公務(wù)活動(dòng)之后，作為其附屬環(huán)節(jié)，是招待賓客項(xiàng)目之一，很少獨(dú)立出來(lái)，因而自助餐詳細(xì)時(shí)間要受到正式公務(wù)活動(dòng)限制。自助餐時(shí)要依從普通西餐禮儀，還應(yīng)當(dāng)注意如下幾種要點(diǎn)：１．排隊(duì)按順序取食物；２．每次少??；３．要分類(lèi)，不要把冷熱食物同步放在一種盤(pán)子上；４．西餐食物先后大概是：沙拉→開(kāi)胃菜→湯→主菜→甜品→咖啡／茶。

第二章會(huì)務(wù)工作一、準(zhǔn)備做好會(huì)務(wù)工作，核心是“細(xì)”。同步，會(huì)務(wù)工作人員要分工負(fù)責(zé)、緊密配合，這樣才干順利地完畢會(huì)務(wù)工作。（一）在擬定召開(kāi)會(huì)議后，應(yīng)盡快掌握有關(guān)信息，涉及：會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員等。依照所掌握信息，向與會(huì)人員發(fā)出邀請(qǐng)，并附回執(zhí)（確認(rèn)與會(huì)人員與否參加會(huì)議各項(xiàng)詳細(xì)活動(dòng)與食宿安排），最后貫徹?cái)M定。制作《與會(huì)人員信息登記表》，便于各關(guān)于單位掌握有關(guān)信息。（二）依照會(huì)議需要，對(duì)工作人員進(jìn)行分組分工，分別負(fù)責(zé)各方面工作。會(huì)務(wù)總負(fù)責(zé)人應(yīng)召集各方面負(fù)責(zé)人員召開(kāi)預(yù)備會(huì)，擬定會(huì)議程序和各自負(fù)責(zé)事務(wù)。二、材料（一）會(huì)務(wù)工作中，為明確各部門(mén)分工與協(xié)調(diào)，可制作《會(huì)務(wù)工作手冊(cè)》；為使嘉賓更以便參加會(huì)議，可為嘉賓準(zhǔn)備《會(huì)務(wù)指南》。其中重要內(nèi)容涉及：會(huì)議程序、工作人員聯(lián)系方式等。（二）應(yīng)準(zhǔn)備會(huì)務(wù)材料還涉及：嘉賓簽到所準(zhǔn)備簽到臺(tái)、簽到本、筆、胸花；需要領(lǐng)導(dǎo)題詞會(huì)議需準(zhǔn)備筆墨紙張、題詞臺(tái)，如有需要還應(yīng)預(yù)備代擬參照稿；制作工作人員證、嘉賓證和記者證；制作分發(fā)會(huì)議告知、會(huì)議議程、議題、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿和主持人稿；準(zhǔn)備和調(diào)試關(guān)于放映材料（PowerPoint、DVD、幻燈片等）等。三、食宿依照規(guī)定安排好與會(huì)人員住宿、餐飲。（一）依照《與會(huì)人員信息登記表》提前選定適當(dāng)住宿、餐飲場(chǎng)合，規(guī)定設(shè)施齊備、交通便利，應(yīng)預(yù)留足夠嘉賓房、重要嘉賓房、工作人員房，并提前調(diào)試各房間硬件設(shè)施，檢查安全事宜。（二）制作住宿登記表，以便掌握與會(huì)人員住宿信息。如會(huì)議需要，接待人員應(yīng)規(guī)定賓館提供“早上叫醒”服務(wù)。（三）餐飲工作對(duì)酒店規(guī)定較高，食品衛(wèi)生為第一位；宴會(huì)場(chǎng)地規(guī)模應(yīng)符合與會(huì)人數(shù)實(shí)際，過(guò)大過(guò)小都不可?。皇称窇?yīng)照顧到大多數(shù)與會(huì)人員口味。餐飲工作詳細(xì)細(xì)節(jié)請(qǐng)參見(jiàn)《接待工作·餐飲》。四、迎送會(huì)務(wù)工作中住宿、餐飲接待對(duì)交通安排規(guī)定較高，需協(xié)調(diào)好各地點(diǎn)間往來(lái)車(chē)輛安排。應(yīng)制作《會(huì)議用車(chē)安排表》保證與會(huì)人員安全、準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)。交通安排詳細(xì)細(xì)節(jié)請(qǐng)參見(jiàn)《接待工作·迎送》。組織大型活動(dòng)，賓客眾多，且到達(dá)時(shí)間多集中在一天之內(nèi)，接待工作量很大，也很容易導(dǎo)致疏漏。因而，一定要提前做好統(tǒng)籌布置，制定縝密而又靈活接待方案。對(duì)于特大型活動(dòng)，也可以在機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站設(shè)立指引牌或服務(wù)臺(tái)。以機(jī)場(chǎng)接待為例，應(yīng)注意如下細(xì)節(jié)：1、成立接機(jī)小組，依照賓客到達(dá)時(shí)間和數(shù)量，配備足夠工作人員。每位工作人員都應(yīng)熟悉機(jī)場(chǎng)構(gòu)造和各種設(shè)施，隨機(jī)應(yīng)變，可以應(yīng)付接機(jī)工作中也許各種突發(fā)狀況。如有需要，接機(jī)人員應(yīng)提前踩點(diǎn)，進(jìn)行有關(guān)培訓(xùn)。2、將賓客姓名、單位、職位、聯(lián)系方式、到達(dá)時(shí)間和班次列表，核算無(wú)誤后分發(fā)給接機(jī)人員。接待人員應(yīng)注意及時(shí)更新賓客到達(dá)信息。3、航班密度較大時(shí)，可籌劃賓客乘坐同一輛車(chē)返回，此時(shí)要充分考慮到航班提前到達(dá)或延誤狀況。每輛車(chē)都要預(yù)留一定空位，以免晚點(diǎn)賓客打亂整體乘車(chē)籌劃。五、場(chǎng)地現(xiàn)場(chǎng)布置是會(huì)務(wù)工作中重要環(huán)節(jié)，各協(xié)調(diào)單位應(yīng)互相配合。各組工作人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，布置、安排、檢查，查漏補(bǔ)缺。（一）領(lǐng)導(dǎo)席安排在擬定雙方領(lǐng)導(dǎo)名單后，應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)座次進(jìn)行排位和標(biāo)示。重要涉及如下四種情形：1.會(huì)議室、賓客室和設(shè)有主席臺(tái)大型會(huì)議：應(yīng)提前擬定就座領(lǐng)導(dǎo)名單。應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位前桌上擺放姓名牌、茶水和有關(guān)資料；在重要發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)面前擺放話筒；還可在會(huì)議桌上擺放鮮花。2.不設(shè)主席臺(tái)大型會(huì)議：普通安排領(lǐng)導(dǎo)坐在臺(tái)下中間前排位置。在各領(lǐng)導(dǎo)座位椅背上粘貼姓名牌以標(biāo)記，可在座位上放置瓶裝水和有關(guān)資料，也可在領(lǐng)導(dǎo)席前擺放茶幾。對(duì)于級(jí)別較高會(huì)議，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)席兩側(cè)及先后預(yù)留警衛(wèi)人員席位。3.大型表演：普通安排領(lǐng)導(dǎo)坐在臺(tái)下中間較前排位置，以視線清晰且不受阻擋地觀看到全臺(tái)為宜，普通建議安排在第5-10排。應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位椅背上粘貼姓名牌以標(biāo)記，并在座位上放置瓶裝水和有關(guān)資料。如有級(jí)別較高領(lǐng)導(dǎo)出席，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)席兩側(cè)及先后預(yù)留警衛(wèi)人員席位。（二）賓客室準(zhǔn)備在召開(kāi)較高檔別會(huì)議時(shí)，普通在會(huì)場(chǎng)旁安排賓客室，以供賓客和我方領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議先后進(jìn)行短暫休息和交流。賓客室里應(yīng)安排專門(mén)服務(wù)員，并備鮮花、茶水等。（三）主持人定位會(huì)議如需主持人，在會(huì)議召開(kāi)邁進(jìn)行簡(jiǎn)樸簡(jiǎn)介、宣布會(huì)議進(jìn)行分段等。主持人位置普通在主席臺(tái)一側(cè)，并放置專用話筒。如主持人在主席臺(tái)就座，應(yīng)在其面前擺放專用話筒。（四）會(huì)標(biāo)與背景板布置會(huì)議如需要會(huì)標(biāo)（橫幅）和背景板，應(yīng)提前制作、懸掛、安放完畢。會(huì)標(biāo)與背景板上字樣和圖案應(yīng)由會(huì)議負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審定。（五）簽到臺(tái)擺放簽到工作應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。簽到臺(tái)應(yīng)多備簽到本和筆；如需為與會(huì)人員佩帶胸花，應(yīng)提前選定和購(gòu)買(mǎi)胸花，并安排專人負(fù)責(zé)。如欲請(qǐng)賓客題詞，則需提前在恰當(dāng)位置安放題詞桌，并準(zhǔn)備筆墨紙硯等應(yīng)用之物，也應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。（六）簽約臺(tái)準(zhǔn)備如舉辦簽約典禮，普通應(yīng)以主席臺(tái)為簽約臺(tái)，面對(duì)觀眾席。應(yīng)制作對(duì)方單位名稱牌和我方名稱牌，分別放在簽約臺(tái)左側(cè)和右側(cè)（面對(duì)簽約臺(tái)）。簽約臺(tái)后只擺放兩張椅子，見(jiàn)證嘉賓普通安排站立在簽約人背后；臺(tái)上應(yīng)事先放好將訂立合同和簽字筆，并安排禮儀工作人員為雙方簽約代表翻開(kāi)合同書(shū)和互換合同。（七）電器設(shè)備調(diào)試在會(huì)議上如需使用投影，應(yīng)提前準(zhǔn)備好筆記本電腦、投影儀和投影屏幕，由專人負(fù)責(zé)，并提前調(diào)試。普通應(yīng)至少提前半天準(zhǔn)備好會(huì)議上將用到PowerPoint等材料，存入統(tǒng)一使用筆記本電腦，進(jìn)行調(diào)試。如會(huì)議需使用幻燈片、DVD放映等，也需相應(yīng)準(zhǔn)備。音響、話筒需提前調(diào)試。工作人員應(yīng)提前檢查話筒和音響效果，并準(zhǔn)備備用話筒。別的如燈光、空調(diào)、電扇等電器設(shè)備也應(yīng)提前檢查。（八）合影預(yù)備一方面在綜合考慮天氣、安全、光線、空間等條件后，選取適當(dāng)合影地點(diǎn)。隨后對(duì)參加合影人員名單進(jìn)行確認(rèn)和排序，普通采用在前排座椅椅背上貼姓名牌辦法來(lái)為重要領(lǐng)導(dǎo)排位。照相師應(yīng)提前到位檢查效果。如在室內(nèi)合影，亦可在合影地點(diǎn)擺放綠色植物，以烘托效果。如合影人數(shù)較多，可運(yùn)用臺(tái)階進(jìn)行分行排序。（九）記者席安排照相記者應(yīng)提前到場(chǎng)擬定錄像機(jī)位置，電線走線應(yīng)盡量靠墻邊，并采用地毯遮蓋或用膠帶固定，以防絆人。文字記者席普通布置在會(huì)場(chǎng)兩側(cè)略前位置。（十）講臺(tái)安排講臺(tái)位置應(yīng)放置在主席臺(tái)右側(cè)，略前于第一排座位；普通重要嘉賓發(fā)言要在講臺(tái)上擺放鮮花，但應(yīng)注意鮮花不可遮住發(fā)言人面容；普通講臺(tái)要擺放兩支話筒，以備話筒浮現(xiàn)故障時(shí)仍能繼續(xù)演講，話筒需提前調(diào)試，恰當(dāng)音量為好；如嘉賓有講稿，需注意講臺(tái)正上方與否足夠明亮。六、其她會(huì)務(wù)工作牽扯面廣，工作繁瑣復(fù)雜。也應(yīng)注意如下工作。（一）后勤會(huì)務(wù)后勤工作涉及接待車(chē)輛準(zhǔn)備、禮儀工作人員安排、配合會(huì)場(chǎng)布置做好各方面協(xié)調(diào)