新編秘書實務(wù)（第5版）-習(xí)題與答案 第7章 文書處理與檔案管理

第七章文書處理與檔案管理一、單項選擇題（D）是指在上下級關(guān)系中，公文只發(fā)給直接的上級或直接的下級。A．多級行文B．直達(dá)行文C.越級行文D．逐級行文（A）是指在上下級關(guān)系中，可同時用于不同層次的上下級。A．多級行文B．直達(dá)行文C.越級行文D．逐級行文（B）是指把文件直接發(fā)至基層組織和群眾的下行文A．多級行文B．直達(dá)行文C.越級行文D．逐級行文兩個或兩個以上的單位共同向其他單位行文，稱為(C)。A．多級行文B．直達(dá)行文C.聯(lián)合行文D．逐級行文(B)是指一個單位轉(zhuǎn)發(fā)其他單位的文件，可分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)兩種情況。A．多級行文B．轉(zhuǎn)發(fā)行文C.聯(lián)合行文D．逐級行文(C)是指機(jī)關(guān)、單位的領(lǐng)導(dǎo)或秘書部門的負(fù)責(zé)人向準(zhǔn)備擬寫稿件的人交待擬寫稿件的任務(wù)。審核B．起草C.交擬D．簽發(fā)(D)秘書部門對收到的文件進(jìn)行清點確認(rèn)的過程。A.簽發(fā)B．審核C.傳閱D．簽收具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體稱為(B)。A．全宗B．案卷C.檔案D．保管單位檔案的本質(zhì)屬性是(B)。A．查考依據(jù)性B．原始記錄性C．服務(wù)性D．管理性文件立卷歸檔的時間一般是(B)。A．當(dāng)年上半年B．第二年上半年C．年底D．不定時將反映同一問題的文件組成案卷立卷方法是按(C)。A．文件特征立卷B．作者特征立卷C.問題特征立卷D．時間特征立卷編制檔案檢索工具是檔案的(C)。A．收集工作B．保管工作C.整理工作D．鑒定工作由單位的文書部門或業(yè)務(wù)部門將有保存價值的文件材料整理立卷，定期移交給檔案室集中保存的工作稱(A)。A．歸檔B．全宗C．卷宗D．檢索一般情況下小型公司檔案分類的方案應(yīng)采用(A)。A．年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限B．組織機(jī)構(gòu)——年度——保管期限C．保管期限一一年度——組織機(jī)構(gòu)D．組織機(jī)構(gòu)——保管期限——年度進(jìn)行檔案存放管理和維護(hù)檔案完整與安全的活動屬于檔案(B)。A．整理工作B．保管工作C．統(tǒng)計工作D．利用工作檔案部門最基本的檢索工具是(B)。A．分類目錄B.案卷目錄C．全宗指南D．文號目錄根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國檔案保管期限的檔次分為(B)。A水久、定期B.永久、長期、短期C永久、長期、短期、不歸檔D.永久、長期、短期、不移交使檔案系統(tǒng)化、有序化的工作是(C)。A．檔案立卷B．檔案保管C檔案整D．檔案檢索二、多項選擇題行文關(guān)系是指文書的發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的往來關(guān)系，是根據(jù)每個機(jī)關(guān)所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系及其職權(quán)范圍來確定的。行文關(guān)系一般包括（AB）兩大類。A．隸屬關(guān)系B．非隸屬關(guān)系C．多級行文D．公開行文歸檔文件裝訂的方式有(ABC)。A．線裝式B．粘接式C．變型材料D．固體材料檔案的特點是(ABCD)。A．歷史性B．社會性C．確定性D．原始記錄性以史為鑒，檔案不但有教育作用，而且有(ABCD)。A．法律作用B.文化作用C．業(yè)務(wù)作用D．行政作用文件材料的整理立卷一般由如下部門進(jìn)行(AB)。A．業(yè)務(wù)部門B.文書部門C．檔案室D．檔案館我國檔案工作組織原則的內(nèi)容包括(CD)。A．便于利用B．維護(hù)完整C．統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)D.分級管理檔案工作的基本原則有(ACD)等。A．統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)B廣泛收集C．便于利用D．系統(tǒng)整理檔案整理工作的基本內(nèi)容包括(AC)。A．區(qū)分全宗B.歸檔C．2卷D登記一個機(jī)關(guān)列為長期保管的文件材料包括(AC)。A．一般會議的主要文件B．重要會議的主要文件C．下級報送的重要文件D．重要的請示文書案卷標(biāo)題的擬寫要求是(ACD)。A．結(jié)構(gòu)完整B.對卷內(nèi)文書內(nèi)容的概括要準(zhǔn)確C．要新穎、醒目D.要簡練、通順三、判斷題年度—組織機(jī)構(gòu)分類法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖然有變化但不復(fù)雜且檔案之間界限比較清楚的現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的分類。(√)年度—問題分類法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)很少，或內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動頻繁，內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的檔案混淆，無法按組織機(jī)構(gòu)區(qū)分的現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的分類。（√）組織機(jī)構(gòu)—年度分類法適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)多年一直不變，或在比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所調(diào)整的全宗，一般多用于已被撤銷的機(jī)關(guān)的檔案和歷史檔案。（√）文件立卷，是指在上述分類基礎(chǔ)上將同類文件中的單份文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。(√)卷內(nèi)文件的排列是指對卷內(nèi)文件按時間進(jìn)行排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，并方便檢索利用。。（×）四、簡答題1.檔案鑒定工作的主要內(nèi)容有哪些？參考答案：檔案價值鑒定工作包括三個方面的內(nèi)容：（1）制定鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表。（2）判定檔案的價值，確定保管期限。（3）剔除無保存價值和保管期滿的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或其他處理。2.檔案鑒定工作有哪些步驟？參考答案：檔案價值鑒定一般分為四個步驟：（1）文件立卷歸檔時，剔除不歸檔文件，正確劃定歸檔文件的保管期限。（2）檔案室增收檔案時檢查其是否屬于歸檔范圍及保管期限劃分得是否正確，檔案室復(fù)查期滿的檔案是否留存。（3）檔案館對檔案的開放、定級、期滿復(fù)查進(jìn)行鑒定。（4）檔案的銷毀。檔案室對保管期滿、經(jīng)鑒定確無價值的檔案應(yīng)當(dāng)編制銷毀清冊，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后銷毀。需要銷毀檔案，須經(jīng)鑒定委員會審核，報主管領(lǐng)導(dǎo)部門批準(zhǔn)。六、案例分析題1.閱讀案例，回答問題。廣州白云山文化傳播公司是一家新建單位，文書工作從無到有，剛剛起步。該公司王秘書剛從大學(xué)新聞傳播系畢業(yè)，應(yīng)聘錄用后負(fù)責(zé)公司的文書工作。王秘書筆頭功夫不錯，老板欣賞有加，可他對文書的平時管理和立卷工作卻知之甚少。起初，他把所有文件都塞在一個文件柜中，可半年不到，柜子里的各種文件就塞得亂七八糟。有一次，老板急著要查一份合同正本，王秘書竟然花了半個多小時才找到，讓老板等得很著急。事后，老板狠狠訓(xùn)斥了他一頓，還責(zé)令他限期改進(jìn)工作。王秘書苦思冥想了好幾天，終于想出了個辦法，他將全公司的文件分成兩類，一類命名為“收來文件”，另一類命名為“發(fā)出文件”。從此，他就把所有文件按這兩個類別歸卷保存。到了第二年初，王秘書打算將這兩類文件分別立卷裝訂，結(jié)果發(fā)現(xiàn)每一類別中的文件數(shù)量實在太多，如此立卷歸檔，今后借閱、查找肯定會產(chǎn)生很多麻煩。他想給文件再加以細(xì)分，但卻想不出分類的好辦法。問題：你認(rèn)為秘書應(yīng)該如何將文件進(jìn)行歸檔比較好。參考答案：王秘書分的兩個類目：“收到文件”與“發(fā)出文件”只是說明文件的來源，并不是文件分類的類目。編制文件的類目，有兩種方式：一種是按組織機(jī)構(gòu)分類，另一種是按問題分類。每一類目的下面