電子發(fā)票對財務(wù)工作的影響

電子發(fā)票進入人們視野后迅速成為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)中重要的原始憑證，對財務(wù)會計工作產(chǎn)生較大影響。本文從實務(wù)角度出發(fā)，分析探討電子發(fā)票對企業(yè)財務(wù)工作帶來的影響，并提出相應(yīng)措施控制其帶來的風險，有一定的借鑒價值。

電子發(fā)票是指納稅人在購銷商品、提供或者接受勞務(wù)服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，通過稅務(wù)機關(guān)電子發(fā)票管理系統(tǒng)開具或收取的加載電子簽章、以電子方式傳輸和存儲的憑證。我國在2013年6月開出第一張電子發(fā)票，隨后在多個地區(qū)展開試點。2015年國家稅務(wù)局公布相關(guān)文件，電子普通發(fā)票在全國執(zhí)行。

一、電子發(fā)票特征

（一）發(fā)票形式無紙化利于保存更環(huán)保

銷售方以電子形式開具、傳輸電子發(fā)票，購買方以電子形式收取、存儲電子發(fā)票。全國每年可節(jié)約紙質(zhì)發(fā)票近2000億張，節(jié)約紙張約1150萬噸，減少大樹消耗約84萬棵，為保護環(huán)境做出了貢獻。

（二）信息集中存儲留底

開具的電子發(fā)票須在線實時或適時向電子發(fā)票管理系統(tǒng)傳輸信息數(shù)據(jù)并集中存儲留底。銷售方以合法身份登錄系統(tǒng)后能夠在完成交易訂單的同時開具電子發(fā)票，并向客戶推送電子發(fā)票信息。

（三）促進信息有效利用

取得電子發(fā)票的購買方以合法身份登錄電子發(fā)票管理系統(tǒng)，查詢、下載一定期間收到的批量電子發(fā)票信息并加以分析和利用。

二、對財務(wù)工作積極影響

（一）提升財務(wù)工作效率企業(yè)信息化水平提升后，電子發(fā)票中的相關(guān)信息可根據(jù)需要自動提取、分析、匯總、整合等，無需財務(wù)人員參與二次加工，減少人為因素產(chǎn)生的誤差提升工作效率。

（二）簡化交易雙方發(fā)票流轉(zhuǎn)程序

電子發(fā)票在交易發(fā)生后可迅速生成，銷售方通過郵箱或微信、短信等即時通訊工具將發(fā)票實時推送給購買方，異地交易中的銷售方可有效避免紙質(zhì)發(fā)票郵寄過程中可能造成的遺失等不便情況，購買方亦無需等待發(fā)票郵寄時間，加快支付速度。在信息化程度較高的企業(yè)，購買方員工在收到電子發(fā)票后可直接實時提交至報銷系統(tǒng)，負責人可即時獲取報銷申請信息，并直接在軟件上批準。無需逐個找負責人簽字，無需現(xiàn)場等待財務(wù)審核，出納待審批流程完善后即可將款項支付到相應(yīng)賬戶，有時數(shù)分鐘就可完成報銷工作。相較于紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票可大大縮短發(fā)票報銷時間，提高效率。

（三）避免發(fā)票遺失帶來的不便

紙質(zhì)發(fā)票遺失后可用兩聯(lián)發(fā)票中的銷售方聯(lián)次復(fù)印件或五聯(lián)發(fā)票的其他聯(lián)次入賬，也可登報后聲明作廢后重新開具入賬。雖然最終不影響交易的支付，但中間需要花費一定的溝通時間和成本，影響工作效率，并且暴露出企業(yè)管理中存在的問題，增加財務(wù)管理風險電子發(fā)票則不然，便于儲存留底的特點可以讓銷售方再次推送，仍可快速完成支付。

三、對財務(wù)工作帶來的挑戰(zhàn)

（一）重復(fù)報銷問題

電子發(fā)票可反復(fù)打印成紙質(zhì)形式，亦可多次上傳到系統(tǒng)中，造成一筆業(yè)務(wù)反復(fù)入賬，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失并使財務(wù)數(shù)據(jù)失真。為避免重復(fù)報銷，企業(yè)可以利用Excel建立《電子發(fā)票報銷臺賬》進行管理。臺賬包括但不限于以下內(nèi)容：發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、價稅合計金額、貨物應(yīng)稅勞務(wù)服務(wù)名稱等信息。要求員工將電子上述信息填報完整并提交到財務(wù)后方可提出報銷申請。財務(wù)人員將全公司上述信息交叉比對無重復(fù)在表格中注明已報銷后安排支付。此種方法要求員工填報準確率要高，尤其是發(fā)票代碼、發(fā)票號碼等關(guān)鍵信息。若因填報有誤，使審核人員查詢后認定為重復(fù)報銷不予支付，反而不利。

對信息化程度較高的企業(yè)，可在報銷管理系統(tǒng)或者辦公系統(tǒng)中開發(fā)電子發(fā)票管理子系統(tǒng)。報銷人將一份電子發(fā)票的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、價稅合計金額等信息上傳到該系統(tǒng)，從而形成企業(yè)電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫。財務(wù)人員審核時，選中待審核票價，系統(tǒng)自動比對。若提示無重復(fù)后即可報銷，審核人處自動簽名;若該份發(fā)票已報銷，則系統(tǒng)提示重復(fù)報銷，無法通過審核不予報銷。同時系統(tǒng)后臺自動記錄或財務(wù)人員記錄該報銷人姓名，作為企業(yè)內(nèi)部誠信考評依據(jù)記錄在案;若員工未上傳發(fā)票信息，則不能報銷。員工在上傳時，若提示該份發(fā)票已上傳，則不能再次上傳，亦不能重復(fù)報銷，即系統(tǒng)達到防止重復(fù)報銷的目的。為簡化操作流程，報銷人可掃描發(fā)票左上角二維碼將相關(guān)信息自動錄入電子發(fā)票管理子系統(tǒng)中。紙質(zhì)版無法識別時，可掃描電子版二維碼或手動填入相關(guān)信息到系統(tǒng)中。財務(wù)人員可使用掃描槍將二維碼掃描到該子系統(tǒng)或手動填入發(fā)票代碼和號碼進行查重審核。該電子發(fā)票管理系統(tǒng)可開發(fā)手機APP版，方便隨時掃描上傳。直接掃描二維碼可以極大提升上傳數(shù)據(jù)正確率，且速度快，使用方便，目前許多程序都支持。但是建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫仍需要企業(yè)作二次開發(fā)，需要投入一定成本。

（二）內(nèi)容的真實性難以辨別

電子發(fā)票的相關(guān)信息可使用畫圖軟件等工具篡改，尤其是金額，不免有人一時貪念而篡改發(fā)票金額。業(yè)務(wù)量不大的財務(wù)人員在審核時，可到國家稅務(wù)總局發(fā)票查詢系統(tǒng)辨別真?zhèn)危⒉樵兘Y(jié)果打印出來附在發(fā)票后面。業(yè)務(wù)量大的企業(yè)或者對企業(yè)內(nèi)部信用記錄不夠好的員工，可要求報銷人將國家稅務(wù)總局的查詢結(jié)果附在后面方可報銷，財務(wù)人員審核時可對查詢結(jié)果抽查。

（三）信息安全難以保證

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開票、推送發(fā)票信息在帶來方便提高效率的同時，也給某些犯罪分子可乘之機。不法之徒可能通過攻擊企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)盜竊財務(wù)信息，對企業(yè)的財產(chǎn)和信息安全造成極大威脅和隱患。企業(yè)IT部門應(yīng)加強防范措施，修筑隔離墻，保障系統(tǒng)安全。同時嚴格管理操作者身份，確保登錄電子發(fā)票管理系統(tǒng)必須身份合法、權(quán)限合規(guī)，確保電子發(fā)票信息僅儲存于電子發(fā)票管理系統(tǒng)和開票人本地。

（四）企業(yè)對電子發(fā)票認識待提高

電子發(fā)票是“互聯(lián)網(wǎng)+”下的新產(chǎn)物，隨著使用時間的推移，電子發(fā)票已經(jīng)深入到經(jīng)濟業(yè)務(wù)的各個領(lǐng)域。不論是傳統(tǒng)的制造業(yè)還是新興的電商行業(yè)，無論是企業(yè)之間的交易還是日常消費，電子發(fā)票都無處不在，加油、過路過橋、民航、通訊等公共服務(wù)行業(yè)，餐飲、保險、住宿等生活服務(wù)行業(yè)的電子發(fā)票很常見。然而部分企業(yè)包括財務(wù)人員仍然對電子發(fā)票持保留態(tài)度，甚至拒絕報銷。國家稅務(wù)總局公告2015年第84號第三條明文規(guī)定：“增值稅電子普通發(fā)票的開票方和受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同。”《國家稅務(wù)總局關(guān)于進一步做好增值稅電子普通發(fā)票推行工作的指導(dǎo)意見》稅總發(fā)[2017]31號文件又要求進一步加強電子普通發(fā)票的推廣工作。財務(wù)人員應(yīng)加強對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，財稅知識常更新，適應(yīng)不斷改革的財稅體制，對工作中遇到的新問題從政策中求得答案。而加強對財務(wù)人員進行必要的相關(guān)培訓(xùn)，可以使財務(wù)人員對電子發(fā)票系統(tǒng)及相關(guān)業(yè)務(wù)流程進一步熟悉，控制相關(guān)風險。財務(wù)人員也需要對企業(yè)員工進行培訓(xùn)，讓每個人都能認識并熟悉電子發(fā)票，提高工作效率。