公司印章管理制度

公司印章管理制度總則為確保公司印章的規(guī)范、安全和有效使用，特制定本管理制度，明確印章的制發(fā)、使用。本制度適用于公司內(nèi)所有部門(mén)及所屬單位，確保各部門(mén)在印章使用過(guò)程中遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。公司印章是公司權(quán)力的象征，具有法律效力，必須嚴(yán)格管理，防止濫用和誤用。印章的種類與制作根據(jù)公司需要，設(shè)定公章、合同章、財(cái)務(wù)章等不同種類的印章，以滿足日常運(yùn)營(yíng)和管理的需求。印章的制作應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，由指定部門(mén)負(fù)責(zé)制作，并建立完善的制作與保管檔案。嚴(yán)禁私自制作、偽造或?yàn)E用公司印章，確保印章的合法性和權(quán)威性。印章的使用使用公司印章必須遵循嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。使用印章前，需填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，明確使用目的、使用部門(mén)、使用時(shí)間、使用人員等信息，并經(jīng)過(guò)以下審批流程：合同章：由法務(wù)部門(mén)或指定負(fù)責(zé)人保管，使用時(shí)應(yīng)遵守《合同章使用規(guī)范》。財(cái)務(wù)章：由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人保管，使用時(shí)應(yīng)遵循《財(cái)務(wù)章使用規(guī)范》。公章：由公司行政部門(mén)或指定專人進(jìn)行保管，確保在安全的物理環(huán)境中存放，如帶有安全功能的印章箱或保險(xiǎn)柜。法人章：法人章作為公司法定代表人的個(gè)人印章，應(yīng)由其本人或指定的授權(quán)人員進(jìn)行保管。其它印章：需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及CEO或董事長(zhǎng)的審批。經(jīng)審批通過(guò)的《印章使用申請(qǐng)表》需交至印章管理部門(mén)，由專人進(jìn)行登記，再由指定的人員加蓋印章。印章使用時(shí)應(yīng)確保與文件內(nèi)容相符，不得在空白紙張或未經(jīng)審批的文件上蓋章。印章的保管與交接印章的保管應(yīng)遵循以下規(guī)定：公章由公司指定部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)保管，確保其安全性和準(zhǔn)確性。合同章、財(cái)務(wù)章等由相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人保管，遵循各自的使用規(guī)范。印章保管人員需編制并持續(xù)更新《印章保管登記表》，詳細(xì)記錄印章的保管情況。印章管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保數(shù)量與登記相符，防止印章的丟失或被盜用。當(dāng)印章保管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需按照以下要求進(jìn)行印章交接：交接雙方應(yīng)簽署《印章交接單》，明確交接時(shí)間、地點(diǎn)、交接人、接收人、印章種類和數(shù)量等信息?！队≌陆唤訂巍窇?yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，并交至印章管理部門(mén)存檔備查。印章的刻制公司印章的刻制必須經(jīng)過(guò)相關(guān)審批，具體審批流程如下：需經(jīng)過(guò)CEO或董事長(zhǎng)的審批。所有印章由相應(yīng)部門(mén)提出刻制需求，并經(jīng)過(guò)CEO或董事長(zhǎng)的審批。刻制新印章時(shí)，需填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，明確刻制原因、種類、規(guī)格等信息，并經(jīng)過(guò)上述審批流程。經(jīng)審批通過(guò)的《印章刻制申請(qǐng)表》后，指定部門(mén)方可進(jìn)行印章的刻制，并確?？讨七^(guò)程的安全性和保密性。新刻制的印章應(yīng)及時(shí)交至印章管理部門(mén)進(jìn)行登記和保管，確保印章的合法性和規(guī)范性。印章的停用公司印章在以下情況下應(yīng)予以停用：印章?lián)p壞、模糊不清，無(wú)法正常使用；印章被盜用、丟失或?yàn)E用；公司名稱、法定代表人等變更，原印章不再適用；其他需要停用印章的情況。停用印章時(shí)，需填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，明確停用原因、停用時(shí)間等信息，并經(jīng)過(guò)以下審批流程：需經(jīng)過(guò)CEO或董事長(zhǎng)的審批。所有印章由相應(yīng)部門(mén)提出停用需求，并經(jīng)過(guò)CEO或董事長(zhǎng)的審批。經(jīng)審批通過(guò)的《印章停用申請(qǐng)表》后，印章管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將停用印章進(jìn)行封存或銷毀，并做好相關(guān)記錄。監(jiān)督與責(zé)任公司應(yīng)建立健全印章管理的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查與評(píng)估。對(duì)于違反本管理制度的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。若因印章管理不善導(dǎo)致公司遭受損失或產(chǎn)生法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。附則本管理制度自發(fā)布之日起生效，如有未盡事宜，由公司董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋并制定。附件：1、《印章使用申請(qǐng)表》、2、《合同章使用規(guī)范》、3、《財(cái)務(wù)章使用規(guī)范》、4、《印章保管登記表》、5、《印章交接單》、6、《印章刻制申請(qǐng)表》、7、《印章停用申請(qǐng)表》。印章使用申請(qǐng)表日期：年月日申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人所用印章部門(mén)印章類別用印時(shí)間用印份數(shù)用印文件名稱文件報(bào)送處用印文件內(nèi)容部門(mén)經(jīng)理審批董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）審批印章保管人備注印章保管登記表1印章樣本：印章編號(hào)印章名稱印章類別?公章?法人章?專用章?部門(mén)章保管部門(mén)保管人簽字接收日期歸還日期2印章樣本：印章編號(hào)印章名稱印章類別?公章?法人章?專用章?部門(mén)章保管部門(mén)保管人簽字接收日期歸還日期 印章交接單序號(hào)：部門(mén)名稱：移交人姓名：交接印章名稱：交接日期：年月日用印注意事項(xiàng)說(shuō)明：交接人雙方的行為均應(yīng)遵守公司《公司印章管理辦法》的規(guī)定。其他說(shuō)明事項(xiàng)：印章留樣：留樣留樣本印章自年月日時(shí)起，經(jīng)簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人負(fù)責(zé)。移交人：年月日總經(jīng)理簽字確認(rèn)：年月日接收人：年月日印章刻制申請(qǐng)表No：申請(qǐng)部門(mén)填表人申請(qǐng)日期要求領(lǐng)取時(shí)間申請(qǐng)印章全稱印章申請(qǐng)?jiān)颉跣陆ㄓ≌律暾?qǐng)用途□更名□更新申請(qǐng)印章數(shù)量枚印章材質(zhì)要求□木質(zhì)□鋼質(zhì)□膠質(zhì)□原子印章樣式委任印章保管人委任印章臨時(shí)保管人指定印章刻制負(fù)責(zé)人印章簽收部門(mén)主管審批行政總監(jiān)（副總）審批董事長(zhǎng)（或總經(jīng)理）審批簽署日期注：如屬“更名”或“更新”印章，請(qǐng)一同提交《印章停用申請(qǐng)表》，取消舊印章印章停用申請(qǐng)表編號(hào)：申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期申請(qǐng)章類□行政公章□合同專用章□法人代表章□財(cái)務(wù)專用章□部門(mén)印章□其它印章信息印章形狀印章材質(zhì)啟用時(shí)間廢止時(shí)間印章文字印模申請(qǐng)停用原因需要說(shuō)明事項(xiàng)部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)銷毀人簽字保管人簽字印章使用登記表序號(hào)日期使用人使用部門(mén)使用原因印章名稱文件名稱蓋章份數(shù)印章保管人備注1---------2---------3---------4---------5---------6---------7---------8---------合同章使用管理制度合同章的印制與保管合同章的印制工作由法務(wù)部或指定保管人統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保章印的規(guī)范性與安全性。同時(shí)，指定一位專責(zé)人員負(fù)責(zé)合同章的保管工作，該保管人員需對(duì)合同章的安全與完整性負(fù)責(zé)。合同章的審批合同章的使用需經(jīng)過(guò)法務(wù)部和CEO的審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在代表企業(yè)簽訂合同時(shí)，需填寫(xiě)“印章使用申請(qǐng)表”，并經(jīng)過(guò)法務(wù)部和CEO的審查與同意。合同章的使用規(guī)定企業(yè)在與外部實(shí)體簽訂合同時(shí)，須由企業(yè)董事長(zhǎng)或其正式授權(quán)代表簽署，并加蓋合同章。合同章僅限于合同文件的簽署使用，未經(jīng)法務(wù)部門(mén)正式批準(zhǔn)，不得用于其他任何文件或文檔。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在代表企業(yè)簽訂合同時(shí)，需事先填寫(xiě)“印章使用申請(qǐng)表”，并經(jīng)過(guò)合同授權(quán)簽字人的審查與同意。合同章的借用與攜帶鑒于合同章的重要性，原則上不允許攜帶外出使用。如遇特殊情況，需攜帶合同章至異地使用的，須經(jīng)總裁批準(zhǔn)，并在印章管理員處辦理正式的借用手續(xù)。任何部門(mén)或個(gè)人未經(jīng)授權(quán)，不得擅自借用或代用合同章。禁止行為任何單位或個(gè)人均不得私自刻制合同章。同時(shí)，禁止在未經(jīng)審核或缺少正式簽報(bào)文件的合同上使用合同章。任何未經(jīng)授權(quán)的代簽行為或使用合同章進(jìn)行營(yíng)私舞弊的行為均屬違規(guī)，并將受到嚴(yán)肅處理。監(jiān)督與責(zé)任法務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督合同章的使用與管理情況，確保各項(xiàng)制度得到有效執(zhí)行。對(duì)于違反本管理制度的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。文件與記錄的保存所有與合同章使用相關(guān)的文件，包括“印章使用申請(qǐng)表”和其他審批文件，必須由行政部門(mén)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。行政部門(mén)需確保這些文件的完整性、安全性和可追溯性。制度執(zhí)行與修訂本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，并由行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。如有需要，行政部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況和企業(yè)發(fā)展需求，對(duì)本制度進(jìn)行修訂和完善。本管理制度旨在確保合同章的使用與管理符合企業(yè)的利益與法律法規(guī)要求，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，并防范潛在的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保合同章的安全與規(guī)范使用。財(cái)務(wù)章使用管理制度為規(guī)范公司財(cái)務(wù)章的管理，確保財(cái)務(wù)活動(dòng)的安全性與合規(guī)性，特制定本管理制度。財(cái)務(wù)章的保管財(cái)務(wù)章應(yīng)指派專人分別管理，如財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)專用印章，公司法定代表人或其授權(quán)人員負(fù)責(zé)保管法人代表人名印章，出納會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管本人印章。財(cái)務(wù)章必須妥善存放，確保“人走章走，隨用隨鎖”。財(cái)務(wù)專用印章或法人代表人名章應(yīng)放入保險(xiǎn)柜進(jìn)行安全保管。財(cái)務(wù)章保管人員離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，須辦理印章交接手續(xù)，交接手續(xù)應(yīng)由直屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交或收回，并記錄印章交接的時(shí)間、枚數(shù)、名稱。財(cái)務(wù)章的使用財(cái)務(wù)章的使用應(yīng)基于真實(shí)、合法、手續(xù)完備的財(cái)務(wù)活動(dòng)。日常財(cái)務(wù)活動(dòng)使用財(cái)務(wù)章時(shí)，應(yīng)遵循授權(quán)制度，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人授權(quán)相關(guān)人員嚴(yán)格按照印章管理要求使用。非日常財(cái)務(wù)活動(dòng)使用財(cái)務(wù)章時(shí)，應(yīng)遵循審批制度，使用人需填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》并經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。加蓋財(cái)務(wù)章時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確加蓋于規(guī)定位置，不得隨意涂改或加蓋不清晰。嚴(yán)禁為空白支票、發(fā)票、信函、表格、合同等加蓋公司財(cái)務(wù)章。財(cái)務(wù)章不得由多人同時(shí)使用或保管，以避免印章丟失、被盜等風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)章的審批銀行預(yù)留印鑒除用于日常結(jié)算票據(jù)的支付、收款外，其他使用情形均須經(jīng)過(guò)審批和登記。發(fā)票專用章除用于已開(kāi)普通發(fā)票、增值稅票、營(yíng)業(yè)稅票