實(shí)驗(yàn)室資料檔案管理制度

試驗(yàn)室資料檔案管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范試驗(yàn)室的資料檔案管理工作，確保試驗(yàn)室資料檔案的安全、完整與準(zhǔn)確，提高試驗(yàn)室運(yùn)行效率，提升管理水平，確保試驗(yàn)室科研工作的順利進(jìn)行，特訂立本試驗(yàn)室資料檔案管理制度。第二條適用范圍本制度適用于本單位下屬的試驗(yàn)室資料檔案管理工作，包含各類試驗(yàn)室的科研記錄、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、儀器設(shè)備檔案等。第二章檔案管理的職責(zé)與權(quán)限第三條試驗(yàn)室資料檔案管理員的職責(zé)負(fù)責(zé)訂立試驗(yàn)室資料檔案管理工作的制度、規(guī)范和流程；組織試驗(yàn)室成員進(jìn)行檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和水平；引導(dǎo)并監(jiān)督試驗(yàn)室成員的檔案管理工作，確保資料檔案的準(zhǔn)確、完整和安全；負(fù)責(zé)管理試驗(yàn)室資料檔案的借閱、歸還和備份工作，確保檔案管理的及時(shí)性和可行性；定期對(duì)試驗(yàn)室資料檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的完好無(wú)損；幫助試驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)完成與檔案相關(guān)的事務(wù)，并樂(lè)觀搭配相關(guān)部門(mén)的巡查與評(píng)審工作。第四條試驗(yàn)室成員的職責(zé)遵守試驗(yàn)室資料檔案管理制度和相關(guān)規(guī)定，正確使用試驗(yàn)室資料檔案；依照規(guī)定記錄和歸檔試驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研記錄等資料，并及時(shí)報(bào)告給資料檔案管理員；妥當(dāng)保管試驗(yàn)室的資料檔案，保證資料的完整和安全；定期對(duì)所負(fù)責(zé)的試驗(yàn)室資料檔案進(jìn)行檢查和整理，并向資料檔案管理員報(bào)告；搭配檔案管理工作的檢查和評(píng)審，供應(yīng)必需的幫助和支持。第五條試驗(yàn)室資料檔案管理員的權(quán)限對(duì)試驗(yàn)室資料檔案的建立、修改和刪除擁有管理權(quán)限；對(duì)試驗(yàn)室成員的資料檔案進(jìn)行訪問(wèn)、檢索與備份；對(duì)試驗(yàn)室資料檔案的借閱與歸還進(jìn)行管理；對(duì)試驗(yàn)室資料檔案的整理與歸檔進(jìn)行審核。第三章檔案管理的流程與要求第六條檔案的建立與歸檔試驗(yàn)室成員應(yīng)依照規(guī)定要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄與歸檔科研數(shù)據(jù)、試驗(yàn)記錄等相關(guān)資料；全部檔案應(yīng)依照文件編碼進(jìn)行分類、整理與歸檔，并填寫(xiě)檔案目錄表；檔案目錄表應(yīng)包含檔案的標(biāo)題、編碼、所屬試驗(yàn)室、起止日期、歸檔人員等信息；歸檔人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，并依照檔案目錄表的要求進(jìn)行存放。第七條檔案的借閱與歸還檔案借閱需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，并加上試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)簽字；檔案借閱期限一般不超出一個(gè)月，若需要延長(zhǎng)借閱期限，必需提前向檔案管理員申請(qǐng)并得到批準(zhǔn)；檔案借閱期間，借閱人員需保證檔案完好無(wú)損，并勿外借或復(fù)制檔案；檔案歸還時(shí)，需填寫(xiě)《檔案歸還單》，由檔案管理員核實(shí)并登記。第八條檔案的檢查與整理檔案管理員應(yīng)依照規(guī)定的周期和要求對(duì)試驗(yàn)室資料檔案進(jìn)行檢查和整理；檔案檢查過(guò)程中，需對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題；檔案整理時(shí)，需將檔案依照文件編碼重新整理歸檔，并進(jìn)行檔案目錄表的更新；檔案整理后，應(yīng)對(duì)檔案的裝訂、編頁(yè)等工作進(jìn)行整理和更新。第九條檔案的備份與保管試驗(yàn)室的資料檔案應(yīng)做定期的備份，確保資料的安全和可靠；資料檔案的備份應(yīng)分別保管于試驗(yàn)室內(nèi)部和其他安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，避開(kāi)單點(diǎn)故障；檔案的保管需要注意環(huán)境的恰當(dāng)與安全，防止受潮、蟲(chóng)害、火災(zāi)等情況的發(fā)生；試驗(yàn)室應(yīng)訂立檔案保管計(jì)劃，并依照計(jì)劃進(jìn)行檔案的保管和維護(hù)工作。第四章檔案管理的監(jiān)督與評(píng)估第十條檔案管理的監(jiān)督試驗(yàn)室資料檔案管理工作的監(jiān)督由上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行，定期或不定期進(jìn)行巡查和檢查；檔案管理的巡查和檢查應(yīng)包含資料檔案的安全、完整、規(guī)范及時(shí)性等方面的內(nèi)容；巡查和檢查發(fā)現(xiàn)檔案管理問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出整改看法并引導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行改進(jìn)。第十一條檔案管理的評(píng)估試驗(yàn)室資料檔案管理工作應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估，以提高工作的質(zhì)量和效益；評(píng)估內(nèi)容重要包含檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性及時(shí)性等方面的考核；評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給試驗(yàn)室資料檔案管理員，并依據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和提升。第五章附則第十二條本制度由試驗(yàn)室資料檔案管理員負(fù)責(zé)解釋和修訂，并報(bào)上級(jí)主管部