倉庫物料編碼的功能、原則、操作流程

會計(jì)實(shí)操財(cái)稅文庫倉庫物料編碼的功能、原則、操作流程物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具。物料的編碼是所有物料在企業(yè)的戶口，其應(yīng)用就如同人的身份證號一樣，企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的各個(gè)環(huán)節(jié)（設(shè)計(jì)部、生產(chǎn)部、采購部、財(cái)務(wù)部）的業(yè)務(wù)人員和一線工人每天都在使用它，但是各個(gè)環(huán)節(jié)對物料的理解都是不同的，因而對于物料的表達(dá)也不同，而編碼要考慮到各個(gè)相關(guān)部門的需求與具體的業(yè)務(wù)。

一、物料編碼的功能

在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時(shí)，物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收、請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存、記錄等工作極為頻繁，而借著物料編碼，各部門能提高效率，各種物料資料傳遞更迅速、意見溝通也更加容易。物料編碼的功能如下：1.增強(qiáng)物料資料的正確性物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收、請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存、記錄等一切物料的活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。不會發(fā)生一物多名，一名多物或物名錯(cuò)亂的現(xiàn)象。2.提高物料管理的工作效率物料有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，使物料管理簡便省事，效率因此提高。3.利于電腦的管理物料管理在物料編碼徹底推行之后，方能進(jìn)一步利用電腦作更有效的處理，以達(dá)到物料管理的效果。4.降低物料庫存、降低成本物料編碼利于物料庫存量的控制，同時(shí)利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。5.防止物料舞弊事件的發(fā)生物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件的發(fā)生。6.便于物料的領(lǐng)用庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼，對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。

二、物料編碼的原則

1.唯一性同一種物料只能對應(yīng)一個(gè)編碼，同一編碼只能代表一個(gè)物料，絕不能出現(xiàn)一個(gè)物料多個(gè)編碼，或一個(gè)編碼多個(gè)物料的情況。對于同種物料，不同供應(yīng)商提供時(shí)，應(yīng)在編碼中能夠有所體現(xiàn)，以便區(qū)別并對物料進(jìn)行追溯。2.可使用性編碼的長度應(yīng)在6~20厘米之間，不宜過長，否則不易識別記憶。3.規(guī)則性物料編碼應(yīng)當(dāng)是按照一定的編碼原則編制出來的，并配合對描述進(jìn)行管理規(guī)范。4.可讀性物料編碼不一定要求一看就知道是哪種物料，但應(yīng)當(dāng)做到一看到編碼就能夠識別出該物料是屬于哪一類的物料，可以考慮采用前段用分類碼，后段用順序碼的方式進(jìn)行編碼。編碼的使用者應(yīng)可以在較短的時(shí)間內(nèi)對編碼的方式有大致的了解。5.通用性同一編碼原則應(yīng)能涵蓋大多數(shù)物料，新增加的品種也能夠適應(yīng)。6.可擴(kuò)展性編碼原則的制定應(yīng)能考慮企業(yè)5-10年內(nèi)物料的變化趨勢，并且要對不同的情況留有一定的余地。例如，貼片物料的封裝，現(xiàn)在主要用的是0805，0603，可能以后會逐漸使用0402和0201的，那么在編碼原則中應(yīng)當(dāng)為這些物料留出余地。7.效率性編碼原則不僅要考慮使用者是否可以較容易地解讀，方便記憶和識別，還應(yīng)當(dāng)考慮是否有助于提高日常操作的效率。8.兼容性本企業(yè)的物料編碼應(yīng)當(dāng)考慮與主要客戶、重要供應(yīng)商的編碼的兼容，這要求建立一個(gè)物料編碼對照表，把客戶、主要供應(yīng)商的編碼、本企業(yè)編碼放在一張表內(nèi)以便自由查詢。9.綜合性編碼原則也應(yīng)考慮與產(chǎn)品（物料清單，即BON清單）、生產(chǎn)、采購、貨倉運(yùn)作、物料控制、財(cái)務(wù)、使用軟件系統(tǒng)等相關(guān)方面的配合使用問題。例如：在考慮編碼時(shí)最好全部采用數(shù)字，而不要用字母與數(shù)字混排，以方便軟件系統(tǒng)的使用。

四、物料編碼應(yīng)注意的要點(diǎn)

1.物料編碼使用的各種文字、符號、字母、數(shù)字應(yīng)盡量簡單明了，不必編得太復(fù)雜，以利于記憶、查詢、閱讀、抄寫等各種工作。2.編碼時(shí)應(yīng)注意選擇的數(shù)字或字母要具有延展性。對于復(fù)雜的物料，進(jìn)行大分類后還要進(jìn)行細(xì)分類。3.所有的物料都要有對應(yīng)的物料編碼，這樣的物料編碼才完整。4.物料編碼應(yīng)具備單一性，一個(gè)物料編碼只能代表一項(xiàng)物料，不能一個(gè)物料編碼代表數(shù)項(xiàng)物料，或數(shù)個(gè)物料編碼代表一項(xiàng)物料。5.物料編碼要統(tǒng)一，分類要具有規(guī)律性。不能這次編碼按高矮分，下次編碼按大小分，這樣就容易造成混亂。6.要方便物料編碼在電腦系統(tǒng)上查詢、輸入、檢索等。7.物料編碼所采用的