辦公室工作流程

年4月19日辦公室工作流程文檔僅供參考，不當之處，請聯(lián)系改正。辦公室工作流程第一部分辦公室工作流程流程1.1：收文流程收文流程辦公室文員辦公室主任分管領導及處理主管領導及處理收文流程起始收文流程起始簽收、登記簽收、登記審閱審閱重要文件承辦、督辦一般文件承辦、督辦閱讀、擬辦閱讀、擬辦承辦、落實流程結(jié)束承辦、落實流程結(jié)束流程1.2：發(fā)文流程發(fā)文流程辦公室文員辦公室主任分管領導及處理流程起始流程起始流程結(jié)束編號、發(fā)文存檔初核擬稿流程結(jié)束編號、發(fā)文存檔初核擬稿審閱審閱重要文件一般文件打印、核對打印、核對簽發(fā)簽發(fā)簽收流程結(jié)束簽收流程結(jié)束流程2.1：印章使用管理流程用印人各科室領導辦公室主任辦公室文員申請?zhí)顚憽队≌率褂蒙暾垎巍妨鞒唐鹗忌暾執(zhí)顚憽队≌率褂蒙暾垎巍妨鞒唐鹗紝徟鷮徟鷾逝鷾释馔庥涗洝⒋鏅n蓋章流程結(jié)束記錄、存檔蓋章流程結(jié)束流程2.2：印章借用管理流程用印人各科室領導辦公室主任辦公室文員用印人申請?zhí)顚憽队≌陆栌蒙暾垎巍妨鞒唐鹗忌暾執(zhí)顚憽队≌陆栌蒙暾垎巍妨鞒唐鹗紝徟鷮徟鷾逝鷾释馔庥≌鹿芾韱T審核簽字流程結(jié)束記錄、存檔印章管理員審核簽字流程結(jié)束記錄、存檔借出收回借出收回流程3：檔案借閱、復印管理流程檔案使用人各科室領導辦公室主任辦公室文員用印人申請?zhí)顚憽稒n案借閱、復印申請單》流程起始申請?zhí)顚憽稒n案借閱、復印申請單》流程起始審批審批批準批準同意同意檔案管理員審核簽字流程結(jié)束記錄、存檔檔案管理員審核簽字流程結(jié)束記錄、存檔借出、復印收回借出、復印收回流程4.1：接待工作流程來訪客人相關部門接待人員各部辦領導辦公室主任財務處流程起始客人到訪流程起始客人到訪具體落實匯報、擬賬請示相關領導明確客人身份、來訪事由具體落實匯報、擬賬請示相關領導明確客人身份、來訪事由制定接待方案了解情況制定接待方案了解情況一般客人費用審批制定接待方案了解落實情況匯報、報賬落實費用審批制定接待方案了解落實情況匯報、報賬落實了解落實情況費用審批審批了解落實情況費用審批審批費用報銷流程結(jié)束費用報銷流程結(jié)束流程5.1：小型接待流程（來電、來人）辦公室文員辦公室主任分管領導接聽來電記錄內(nèi)容/接待來訪接聽來電記錄內(nèi)容/接待來訪流程起始情況處理重要情況情況處理承辦、督辦一般文件承辦、督辦擬辦擬辦承辦、落實流程結(jié)束承辦、落實流程結(jié)束流程5.2：大型接待流程辦公室文員辦公室主任分管領導各科室流程結(jié)束組織接待了解具體情況形成接待方案流程起始流程結(jié)束組織接待了解具體情況形成接待方案流程起始審批審批落實接待準備情況落實接待準備情況批準批準與各科室有關組織接待流程結(jié)束組織接待流程結(jié)束流程6.1：參加外部會議流程辦公室文員辦公室主任分管領導各科室通知參會人員接到會議通知流程起始通知參會人員接到會議通知流程起始審批重要會議審批一般會議落實參會人員落實參會人員批準批準參加會議流程結(jié)束參加會議流程結(jié)束流程6.2：組織內(nèi)部會議流程辦公室主任辦公室文員各科室辦公室文員流程起始通知開會流程起始通知開會參會人員通知參會人員通知會議準備會議準備材料準備材料準備會議記錄布置會場會議記錄布置會場形成會議紀要形成會議紀要參加會議參加會議貫徹落實貫徹落實流程結(jié)束歸檔流程結(jié)束歸檔流程7：辦公用品、固定資產(chǎn)采購、入庫、領用流程科室辦公室主任分管領導領用流程結(jié)束流程起始根據(jù)需求提出計劃劃提出領用流程結(jié)束流程起始根據(jù)需求提出計劃劃提出審核大宗物品審核物資采購驗收入庫、登記并建立臺賬物資采購驗收入庫、登記并建立臺賬審批審批 第二部分辦公室管理制度一、收文、發(fā)文管理制度收文（1）登記。收文后，根據(jù)來文單位（上級來文、平級來文、下級來文）及時錄入來文登記簿；（2）辦理。來文登記后，視緩、急情況，及時填寫文件處理標簽報送相關領導閱批；（3）歸檔。文件辦理完畢，及時歸檔，定期或按公司規(guī)定將已歸檔文件再次分類整理，交由公司檔案室集中管理。發(fā)文（1）提出申請。各部門根據(jù)需要提出發(fā)文申請，由部門負責人草擬文件內(nèi)容（草擬內(nèi)容需用水筆書寫，以便長期保存）；（2）文件審核。各部門草擬文件必須交總經(jīng)辦統(tǒng)一審核；（3）領導審批。所有公司發(fā)文必須由公司領導審批后，方可印制；（4）文件發(fā)布。公司文件領導審批后，由總經(jīng)辦校對，用印，然后正式發(fā)布；（5）文稿歸檔。所有公司發(fā)文文稿統(tǒng)一由總經(jīng)辦整理歸檔。二、會議籌備制度1、會議組織（1）每年召開一次總結(jié)表彰大會；（2）每半年至少召開一次支部大會和經(jīng)理以上管理人員會議；（3）每季度召開一次辦公會；（4）每月召開一次產(chǎn)品溝通會議；（5）每周各部門召開一次周例會。2、會前準備：（根據(jù)會議的規(guī)模大小、重要程度安排）（1）安排會議議題；（2）確定會議籌備方案；（3）辦理會議報批手續(xù)；（4）印發(fā)會議通知；（5）準備會議文件材料；（6）會場的衛(wèi)生、照明、通風、音響、桌椅排列；（7）安排座次編組和邀請嘉賓；（8）重要會議的新聞發(fā)布。3、會中、會后安排：（1）會議簽到；（2）導入會場；（3）安排發(fā)言；（4）會議記錄（錄音）；（5）會場秩序和后勤服務；（6）參會人員離會；（7）清理會場；（8）會議文件的整理；（9）會議新聞的報道；（10）會議紀要的印發(fā)；（11）會議精神的貫徹；（12）會議決定事項的督辦。4、精簡會議：辦公室應當從實際出發(fā)嚴格控制會議的規(guī)模、會期，力戒形式主義，開會不得攀規(guī)格、講排場，要嚴格控制會議成本，努力提高會議質(zhì)量。三、辦公用品管理制度1、采購、印制（1）提前三天書面申請。部門負責人審核，報公司分管領導批準，交由辦公室統(tǒng)一采購或印制。（特殊情況可委托辦理）。（2）各部門在申報時，需認真填寫計劃單，計算好月使用量，一般采購或印制數(shù)量以半年使用數(shù)為上限。（3）申請印制，應設計好規(guī)格、件數(shù)，并提出初步印制價格。（4）各部門驗收時，要先查明物品規(guī)格、件數(shù)、價格是否相符，確認后在交貨單上簽字。（5）辦公室在審核發(fā)票時，認真查對交貨單，確認無誤后簽字，報分管領導批準后付款。（6）低值易耗辦公用品，各部門應本著不鋪張不浪費的原則，從嚴從細控制使用。（7）高值辦公耗材（如電腦、傳真機）在使用中，應注意日常的維護與保養(yǎng)；確需維修時，報請分管領導同意后，辦公室通知具辦。2、文印、傳真（1）文印、傳真用紙一律由辦公室統(tǒng)一采購，各部門登記領用。（2）除有特殊要求外，各種文字材料用紙統(tǒng)一使用A4紙，標題用華文中宋體，小二號字，正文用仿宋體，小三號字，紙張盡量雙面使用。（3）要求能夠手工書寫的材料盡量手工書寫。（4）工作之外，需要打、復印的，一律收費（總經(jīng)辦代收）；不允許私自打、復印或發(fā)傳真，一經(jīng)查實，將給予當事人10元——50元/次罰款。收費標準：打?。篈4紙0.50元/張B5紙1.00/元張復?。篈4紙0.50元/張B5紙1.00元/張A3紙1.00元/張傳真：2.00元/次（發(fā)）1.00元/次（收）四、印章管理制度1、印章刊刻與啟用（1）公司行政章、合同專用章、財務專用章、鋼印、法定代表人簽名章、財務使用的法定代表章，在刊刻前應當由經(jīng)辦人到公司辦公室開具專門介紹信。（2）公司直屬機構(gòu)印章和出納印章刊刻前應由經(jīng)辦人到公司辦公室開具介紹信。（3）機構(gòu)注銷、裁撤、法定代表人變更及出納變更時，相關印章必須由辦公室及時收回、集中保管。（4）印章啟用與變更按公安機關相關規(guī)定執(zhí)行。2.、印章保管（1）各類印章應確定專人保管，保管人員應當同公司簽訂《責任狀》。（2）各類印章保管人變動，必須先辦理印章交接手續(xù)。3、印章使用（1）用印審批：經(jīng)濟合同、正式文件用印前必須經(jīng)領導文字批準，日常事務由辦公室主任或分管副職批準。（2）蓋章登記：印章保管人蓋章時，應逐筆在《用印登記表》上登記，口頭批準用印的領導必須在登記表上簽字。（3）空白介紹信：未經(jīng)主管領導部門文字批準，嚴禁發(fā)出空白介紹信，空白介紹信必須留存根，領導人必須在村跟上簽字，空白介紹信上必須注明有效期，未使用的空白介紹信應及時退回。（4）空白信箋：未經(jīng)領導批準，嚴禁發(fā)出空白信箋。經(jīng)批準發(fā)出的空白信箋印章上必須注明用途。（5）攜章外出：辦公室主任及經(jīng)理層人員確因工作需要須攜章外出的，應當?shù)怯?，攜章人應當簽字并保證妥善保管、及時退還。五、合同管理制度1、訂立合同必須使用湖南省工商局制定的統(tǒng)一文本或經(jīng)省工商局批準、監(jiān)制，企業(yè)設計的格式合同文本和數(shù)據(jù)電文合同，如：電子郵件、電報、傳真等，要求先簽訂合同。若特殊情況用電話、口頭、便條訂貨，必須嚴格執(zhí)行事后補訂合同。2、對外訂立合同時，必須掌握供方的一些基本情況，必要時對供方進行現(xiàn)場考察。3、訂立合同必須遵循平等、自愿、公平誠實信用和守法原則，不得徇私舞弊，違反國家法律法規(guī)，損害國家和企業(yè)利益。4、所定合同必須主體合格，標的合法，手續(xù)完備，條款齊全，意思表示真實，約定明確，文字清晰，語言規(guī)范，無矛盾條款，無空白條款。5、嚴肅合同報批制度，訂立合同時，必須使用統(tǒng)一的合同審批標簽，經(jīng)部門負責人審核、簽字，報請公司或集團主管領導批準后，加蓋合同專用章方為生效。6、合同管理人員建立合同檔案分類臺賬，合同執(zhí)行完畢叫集團合同管理員存檔。7、委托代理人在簽訂合同時，不得超越委托書的權(quán)限范圍，不得簽訂無效合同，違反合同。8、合同文本由專人保管登記使用。9、凡與合同相關人員，必須嚴格遵守公司制度，嚴守合同秘密。六、檔案管理制度1、歸檔范圍公司文件材料的歸檔范圍，包括上級機關印發(fā)的有關文件，批件及各部門產(chǎn)生的各種文件材料，主要在以下幾個方面：=1\*GB3①基礎管理；=2\*GB3②黨群工作；=3\*GB3③經(jīng)營管理；=4\*GB3④產(chǎn)品研發(fā)；=5\*GB3⑤科學技術；=6\*GB3⑥基本建設；=7\*GB3⑦會計核算。2、歸檔要求：（1）辦公室為公司臨時檔案室，集中統(tǒng)一管理公司形成的全部檔案；（2）歸檔的文件材料應完整、準備、系統(tǒng)；（3）文件書寫和載體材料應耐久保存，文件不能以鉛筆，圓珠筆書寫，傳真件、復印件不得長期存檔；（4）文件材料整理符合規(guī)范；（5）歸檔的電子文件、應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存；（6）各類文件一般歸檔一份，比較中和利用頻繁的文件歸檔2-3份；（7）各部門負責歸檔文件的收集和整理并定期或按公司規(guī)定交公司辦公室集中管理，辦公室定期或按集團規(guī)定將各部門已歸檔文件再次分類整理，交由集團檔案室集中管理。3、歸檔時間（1）黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術管理類的文件一般按年度一年歸檔一次，在次年的第二季度前歸檔；（2）會計類的文件由財會部門整理立類，保管一年后向集團綜合檔案室移交；（3）企業(yè)合同工的個人檔案要隨時歸檔，如有特殊情況，也能夠分階段歸檔。4、檔案的管理與利用（1）檔案分類：檔案形成數(shù)量多的，可設二級類目；檔案行程數(shù)量少，可將有關類目適當合并，歸檔文件的整理質(zhì)量要符合國家標準的要求，并要編制各類檔案目錄；（2）保管條件：有專室或?qū)９翊娣艡n案，要防潮、防火、防塵、防有害生物等安全設施、并定期檢查檔案的保管狀況，對破損或蛻變的檔案要進行修復，以確保檔案的完整與安全，并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和商業(yè)秘密檔案的管理。（3）保管期限：=1\*GB3①對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應永久保存；=2\*GB3②對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；=3\*GB3③凡是結(jié)余兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。（4）鑒定與銷毀：定期進行檔案鑒定工作，鑒定具體時間根據(jù)實際需要確定；銷毀前要造銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領導批準（重要檔案應報集團或縣檔案機關備案），并由檔案人員監(jiān)銷。（5）其它規(guī)定：部門或個人借閱檔案，應到辦公室登記，及時歸還：對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、仿造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，給予相應的處分，后果嚴重的，將依法進行處理。七、辦公室管理制度1、保持辦公室地面、墻面、窗簾、窗戶干凈、清潔，各種公用設施完好無損，禁止亂涂亂貼亂畫，禁