工程項目管理中檔案資料質(zhì)量控制概述

第第頁工程項目管理中檔案資料質(zhì)量控制概述做好施工文件的質(zhì)量控制，檔案、資料人員、項目經(jīng)理、監(jiān)理工程師等都各有其責(zé)任，檔案人員從檔案的角度進(jìn)行把關(guān)，其他方是從工程內(nèi)容上負(fù)責(zé)。項目資料員是項目管理和檔案管理的橋梁，應(yīng)承擔(dān)比檔案人員更大的責(zé)任，即不只是從檔案的角度把關(guān)，也要從工程的角度把關(guān)。項目資料員從工程角度進(jìn)行把關(guān)，與項目經(jīng)理和監(jiān)理工程師的把關(guān)，有一定的互補(bǔ)性資料員清楚項目共包含哪些的內(nèi)容（圖紙），現(xiàn)場人員則更清楚施工單位提交的這些內(nèi)容是否符合實(shí)際。檔案資料管理是工程管理的一部分，工程的內(nèi)容體現(xiàn)在項目圖紙之中，若干套圖紙構(gòu)成一個完整的項目，這一點(diǎn)，項目管理、資料管理和工程監(jiān)理都必須清楚，因而，項目管理單位應(yīng)做好：下達(dá)計劃要科學(xué)，圖紙發(fā)放要嚴(yán)格按計劃，資料的歸檔嚴(yán)格根據(jù)圖紙的發(fā)放情況，如此環(huán)環(huán)相扣，方可做好資料工作。進(jìn)行施工文件的質(zhì)量控制，主要分以下幾步：①對照合同、計劃及圖紙發(fā)放情況，驗(yàn)核竣工圖及設(shè)計變更單是否齊全；②驗(yàn)核交工記錄是否齊全；③驗(yàn)核設(shè)計變更是否已全部在施工圖上體現(xiàn)；④驗(yàn)核所有資料是否符合歸檔的要求，包括：表格的填寫、會簽、蓋章，綜合卷冊及專業(yè)卷冊組卷是否合理，竣工圖的折疊是否符合規(guī)范等。檔案資料質(zhì)量控制包含在整個項目管理的過程中，上述的一點(diǎn)嘗試雖不愧為行之有效的辦法，但在實(shí)際的操作中，遭遇的困難也是顯而易見的，主要有：由于項目復(fù)雜，涉及多套裝置或單元同時進(jìn)行，工期緊，在一切為了進(jìn)度的前提下，出現(xiàn)了大量的設(shè)計變更。一方面，無論是設(shè)計單位編制最終版施工圖還是施工單位編制竣工圖，均不能全面反映真實(shí)的最終情況，遺漏現(xiàn)象較為嚴(yán)重；另一方面，項目經(jīng)理、質(zhì)監(jiān)工程師及監(jiān)理工程師往往一人負(fù)責(zé)多個項目，現(xiàn)場任務(wù)重，未能盡職做好交工資料的審核工作。制度不健全。資料作為檔案的前身，沒有一個主管單位，也沒有一個完整規(guī)范的管理制度。如的《設(shè)計文件發(fā)放暫行規(guī)定》僅規(guī)范了內(nèi)部發(fā)圖的程序，對設(shè)計院的設(shè)計出圖并沒有統(tǒng)一的規(guī)定；《隨貨資料的管理規(guī)定》僅規(guī)范了作為甲方的采購部門采購時隨貨資料的內(nèi)容和份數(shù)，并沒有規(guī)范資料的質(zhì)量及驗(yàn)核的責(zé)任，更沒有包括對epc項目中隨貨資料的管理要求。設(shè)備儀器儀表的采購合同及技術(shù)協(xié)議的簽訂沒有固定的主管部門，造成技術(shù)協(xié)議歸檔困難，按協(xié)議執(zhí)行的難度也大。各施工及工程管理單位，大多不重視檔案資料工作，一些施工單位無資料員，有資料人員的單位也往往將資料員按最低的待遇，在一定程度上打擊了人員的積極性。對項目管理單位而言，一方面，在施工階段，需要和著現(xiàn)場緊張的節(jié)拍而忙著資料的驗(yàn)發(fā)，同時需兼顧歸檔的要求和為歸檔而準(zhǔn)備，另一方面，在工程完工后，又要忙著交工資料的編制和審核，無休無止，成了整個項目階段最飽和和繁忙的崗位，而資料崗位卻是唯一的一個享受“二線”待遇的技術(shù)崗位（甚至低于招標(biāo)和計劃人員），因而，存在責(zé)任心不強(qiáng)、人心不穩(wěn)的情況，一些資料員干脆就裝聾作啞，不認(rèn)真把關(guān)就直接移交檔案館，等檔案館發(fā)現(xiàn)問題再來解決……如何在項目管理過程中進(jìn)行檔案資料質(zhì)量的控制，對國內(nèi)的工程項目管理來說是一個盲點(diǎn)，廣州石化千萬噸煉油改擴(kuò)建工程自然不能獨(dú)善其身，需要有一個循序漸進(jìn)的過程。將資料工作交由檔案部門統(tǒng)一管理，即使工程管理更結(jié)合檔案的要求進(jìn)行，又使檔案人員更接近工程、了解工程，減少雙方之間的重復(fù)工作，雖然對本已滿負(fù)荷的檔案部門而言增加了不少工作量，但可通過適當(dāng)?shù)脑鰡T解決；對于專門的項目管理單位、施工單位，應(yīng)培訓(xùn)檔案資料人員，讓資料人員同時既是檔案專業(yè)人員，又是工程或工程管理人員，使之更好地架起檔案與工程的橋梁，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確，都為較為妥善的辦法。而解決的根本還在于：將檔案意識灌輸給每一位管理者和