信息化實(shí)施回顧與問題總結(jié)

2013年05月信息化系統(tǒng)實(shí)施回顧與相關(guān)問題匯報(bào)信息化系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)OA系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)ERP系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)目錄信息化系統(tǒng)實(shí)施回顧信息化系統(tǒng)實(shí)施問題總結(jié)信息化系統(tǒng)后續(xù)實(shí)施計(jì)劃ERP系統(tǒng)后續(xù)計(jì)劃OA系統(tǒng)后續(xù)計(jì)劃

公司未來信息化進(jìn)程展望立足長遠(yuǎn)、整體規(guī)劃，選擇具備領(lǐng)先管理理念的信息系統(tǒng)，搭建整體信息化平臺(tái)，借助信息化系統(tǒng)解決管理盲點(diǎn)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程與管理流程，提升管理效率；借助信息化系統(tǒng)解決手工操作下出現(xiàn)的管理盲點(diǎn)；結(jié)合公司自身運(yùn)作架構(gòu)及管理需要，使信息化和業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，完善業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)規(guī)范性和提高工作效率。初期選擇關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求模塊著手，即OA系統(tǒng)、項(xiàng)目控制、計(jì)劃運(yùn)營、動(dòng)態(tài)成本與項(xiàng)目進(jìn)度管理；滿足各業(yè)務(wù)模塊即可以做為獨(dú)立系統(tǒng)使用，又可以高度集成，形成一體化的完整系統(tǒng)。后續(xù)逐步實(shí)施協(xié)同其他相關(guān)業(yè)務(wù)管理，搭建整體的信息化管理系統(tǒng)。信息化系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

通過實(shí)施協(xié)同工作系統(tǒng)，提供協(xié)同工作、公文管理、公共信息、日程/會(huì)議管理、常用工具以及系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊。使公司日常協(xié)作、公文傳送等信息在各部門、群組、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通處理，從而全面提高辦公效率和管理應(yīng)用水平。OA系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)OA系統(tǒng)公文管理公共信息日程/會(huì)議管理協(xié)同工作系統(tǒng)管理常用工具OA項(xiàng)目目標(biāo)-通過協(xié)同工作系統(tǒng)建立公司內(nèi)部的信息通訊平臺(tái)，便于公司內(nèi)部協(xié)同工作與溝通交流.-通過公司協(xié)同工作系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過程，追求理想管理結(jié)果。實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化.-通過公司協(xié)同工作系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，促進(jìn)使用者的辦公效率提高，人員溝通實(shí)時(shí)快捷，任務(wù)傳遞高效清晰，及時(shí)了解任務(wù)、工作的進(jìn)度。節(jié)約單位在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費(fèi)用，達(dá)到開源節(jié)支，增產(chǎn)增效的目的.公司管理逐步轉(zhuǎn)變到無紙化辦公規(guī)范公司管理行為提高效率、節(jié)約開支

本次ERP建設(shè)目標(biāo)，圍繞公司項(xiàng)目管理搭建信息化的核心應(yīng)用，打造房地產(chǎn)管理體系：提供一套完善的項(xiàng)目管理體系、建立一套嚴(yán)密的項(xiàng)目資金計(jì)劃控制體系、建立一套科學(xué)的項(xiàng)目成本執(zhí)行控制體系、建立一套合理的進(jìn)度管理與評估體系，逐步擴(kuò)展至其他業(yè)務(wù)部門及業(yè)務(wù)板塊。ERP建設(shè)目標(biāo)ERP項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)（項(xiàng)目過程管理）以集團(tuán)項(xiàng)目預(yù)算體系為標(biāo)準(zhǔn)建立集團(tuán)內(nèi)各個(gè)項(xiàng)目公司的目標(biāo)成本考核體系，從部門到公司的目標(biāo)考核成本，逐層匯總審批，最終由集團(tuán)項(xiàng)目部審批，目標(biāo)成本穿透整個(gè)集團(tuán)，上級審批后可實(shí)時(shí)查詢所屬下級的目標(biāo)成本。目標(biāo)成本控制項(xiàng)目過程中的資金計(jì)劃、合同付款、非合同付款，當(dāng)資金使用情況超過目標(biāo)成本時(shí)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)預(yù)警。實(shí)現(xiàn)一套完善的項(xiàng)目管理基礎(chǔ)體系，通過管理制度、規(guī)范制約、考核項(xiàng)目執(zhí)行過程。根據(jù)“集團(tuán)—分公司—項(xiàng)目部”的管理、考核要求，建立的項(xiàng)目管理基礎(chǔ)體系，能夠正確反應(yīng)出整個(gè)集團(tuán)的管理和考核要求，充分體現(xiàn)集團(tuán)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)在任意跨組織、跨項(xiàng)目、跨帳套、跨地域的查詢、對比、審批、匯總、管控體系監(jiān)管、下發(fā)、復(fù)制等要求，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目帳套之間數(shù)據(jù)交互、共享，滿足集團(tuán)管理各項(xiàng)要求。按集團(tuán)統(tǒng)一部署的項(xiàng)目管理要求和項(xiàng)目監(jiān)督要求，設(shè)置項(xiàng)目的基礎(chǔ)信息，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各個(gè)基礎(chǔ)資料統(tǒng)一管理，確保數(shù)據(jù)的一致、安全，還可以通過基本檔案的分配功能，把需要管控的業(yè)務(wù)從源頭上進(jìn)行管理，杜絕“例外”的發(fā)生。以集團(tuán)財(cái)務(wù)預(yù)算體系為標(biāo)準(zhǔn)建立集團(tuán)內(nèi)各個(gè)項(xiàng)目公司的資金計(jì)劃體系。從部門到公司的資金計(jì)劃，逐層匯總審批，最終由集團(tuán)財(cái)務(wù)部審批，資金計(jì)劃穿透整個(gè)集團(tuán)，上級審批后可實(shí)時(shí)查詢所屬下級的資金計(jì)劃。資金計(jì)劃控制項(xiàng)目過程中的合同、非合同付款，當(dāng)資金使用情況超過資金計(jì)劃時(shí)，可以預(yù)警!對項(xiàng)目的工程合同、設(shè)備合同和其他各類合同支持定義，并區(qū)分合同屬性管理合同的書立、變更、結(jié)項(xiàng)、細(xì)化和拆分管理；合同書立時(shí)受控于項(xiàng)目預(yù)算體系：超出項(xiàng)目預(yù)算簽訂合同時(shí)，審核合同時(shí)系統(tǒng)給出提示；實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目公司工程合同，材料設(shè)備采購合同以及設(shè)計(jì)合同，土地合同等其他合同管理；實(shí)現(xiàn)合同修訂功能；支持合同版本管理；合同結(jié)算時(shí)設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場簽證、代墊費(fèi)用系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，生成合同結(jié)算清單；合同金額，設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場簽證金額實(shí)時(shí)反映到動(dòng)態(tài)成本中；系統(tǒng)自動(dòng)生成合同臺(tái)帳，各部門共享，無須手工維護(hù)；實(shí)現(xiàn)合同按照項(xiàng)目，合同類型進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；合同執(zhí)行情況評估結(jié)果自動(dòng)更新合格供方資料庫；ERP項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)（項(xiàng)目過程管理）加強(qiáng)現(xiàn)場簽證、設(shè)計(jì)變更單的管控力度，為動(dòng)態(tài)成本表提供有效數(shù)據(jù)，在合同結(jié)算時(shí)提供現(xiàn)場簽證、設(shè)計(jì)變更金額數(shù)據(jù)?？梢愿鶕?jù)材料設(shè)備合同跟蹤材料的進(jìn)場情況，記錄材料進(jìn)場時(shí)的數(shù)量、質(zhì)量情況。設(shè)計(jì)變單和現(xiàn)場簽是否能圍繞主工程合同進(jìn)行管理，通過主合同可以方便的查詢到其設(shè)計(jì)變更和現(xiàn)場簽證的情況，便于管理和考核。同時(shí)設(shè)計(jì)變更和現(xiàn)場簽證是受目標(biāo)成本的控制，可以按照設(shè)定控制方式提示和預(yù)警。材料進(jìn)場可圍繞材料合同進(jìn)行管理，通過材料合同可以查詢到材料合同的執(zhí)行情況，材料進(jìn)廠檢驗(yàn)單可以作為給材料商付款的參照依據(jù)；ERP項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)（項(xiàng)目過程管理）按照項(xiàng)目管理理論，以計(jì)劃的編制為基礎(chǔ)，即時(shí)維護(hù)項(xiàng)目實(shí)時(shí)進(jìn)度。通過實(shí)時(shí)進(jìn)度查詢、關(guān)鍵點(diǎn)預(yù)警，計(jì)劃實(shí)際執(zhí)行對比分析使管理層及時(shí)了解項(xiàng)目執(zhí)行中實(shí)際情況，為項(xiàng)目正確決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。企業(yè)高層能夠非常方便地看到各項(xiàng)目的進(jìn)展情況，第一時(shí)間暴露項(xiàng)目的異常。在執(zhí)行過程中計(jì)劃的變更需要嚴(yán)格控制，所有的變更通過系統(tǒng)進(jìn)行審批。作為項(xiàng)目知識(shí)庫對基層人員起到知識(shí)共享的作用，通過在業(yè)務(wù)中沉淀知識(shí)，完善流程、分享經(jīng)驗(yàn)。ERP項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)（項(xiàng)目進(jìn)度管理）建立各項(xiàng)目的全計(jì)劃，由一級計(jì)劃分解到二級計(jì)劃，由二級計(jì)劃分解到三級計(jì)劃。建立各部門工作任務(wù)前后置關(guān)聯(lián)，一旦某一工作項(xiàng)發(fā)生調(diào)整，其他相關(guān)工作項(xiàng)隨之變動(dòng)，并提醒相關(guān)部門。各部門工作情況在統(tǒng)一平臺(tái)共享，充分進(jìn)行協(xié)同作業(yè)。通過系統(tǒng)的計(jì)劃和實(shí)際執(zhí)行圖表的對比能迅速掌握計(jì)劃執(zhí)行情況，查看偏差原因，及時(shí)糾正?？梢詫Χ囗?xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行查詢分析。ERP項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)（項(xiàng)目進(jìn)度管理）2011年7月信息化項(xiàng)目選型啟動(dòng)；信息化系統(tǒng)實(shí)施回顧2011年12月信息化系統(tǒng)選型結(jié)束，確定用友軟件股份

有限公司南京分公司為我司信息化系統(tǒng)實(shí)

施單位；2012年3月信息化系統(tǒng)合同簽訂；2012年4月公司信息化系統(tǒng)實(shí)施啟動(dòng)會(huì)召開；2012年5月公司信息化OA系統(tǒng)調(diào)研分析報(bào)告；2012年6月公司信息化ERP系統(tǒng)調(diào)研分析報(bào)告；2012年10月公司OA系統(tǒng)試運(yùn)行上線；2012年12月ERP成本管理模塊實(shí)施方案確定；信息化系統(tǒng)實(shí)施問題總結(jié)相關(guān)部門業(yè)務(wù)繁忙，項(xiàng)目經(jīng)理未能有效督促各部門按節(jié)點(diǎn)完成實(shí)施過程中需部門配合的工作需相關(guān)部門提供或確認(rèn)的信息未能按計(jì)劃獲取，實(shí)施進(jìn)度受到影響。問題表現(xiàn)：組織會(huì)議請相關(guān)部門利用中午、下班等時(shí)間現(xiàn)場完成需配合工作。加大對各部門關(guān)鍵用戶的日常培訓(xùn)，各部門關(guān)鍵用戶參加每周項(xiàng)目周例會(huì)。提前與用友方梳理需部門配合提供和確認(rèn)的節(jié)點(diǎn)，提前整理相關(guān)資料發(fā)各部門，給各部門預(yù)留較充裕的時(shí)間。項(xiàng)目經(jīng)理投入精力不夠，計(jì)劃把控不到位，未能有效整合資源對ERP系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)度發(fā)生偏差時(shí)未能有效組織資源解決，問題產(chǎn)生且無法解決時(shí)與公司領(lǐng)導(dǎo)欠缺溝通和請示，對產(chǎn)生的問題未能提供行之有效的建議供領(lǐng)導(dǎo)決策。問題表現(xiàn)：合理安排部門各業(yè)務(wù)模塊管理精力投入，每周召開例會(huì)對本周問題，預(yù)期風(fēng)險(xiǎn)，未來計(jì)劃進(jìn)行溝通梳理，確保按計(jì)劃推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。公司已配備系統(tǒng)管理員專職跟進(jìn)系統(tǒng)實(shí)施全程，項(xiàng)目經(jīng)理做好對系統(tǒng)管理員培訓(xùn)與思路對接。解決措施：解決措施：信息化系統(tǒng)實(shí)施問題總結(jié)（用友方）實(shí)施團(tuán)隊(duì)人員不齊問題表現(xiàn)：自2012年7月起，用友方ERP實(shí)施團(tuán)隊(duì)基本是1個(gè)人在跟進(jìn)實(shí)施本項(xiàng)目，對項(xiàng)目問題的解決和進(jìn)度產(chǎn)生影響。解決措施：配備完善項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)人員，確保項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度。測試用例范圍和深度未達(dá)要求問題表現(xiàn)：2012年6月，我司與用友就成本管理模塊的測試用例進(jìn)行會(huì)議溝通并提出深化要求，此后用友方面實(shí)施團(tuán)隊(duì)一直未予落實(shí)，直至2012年8月，我司組織用友實(shí)施總監(jiān)率隊(duì)來我司就項(xiàng)目進(jìn)度偏差進(jìn)行溝通討論，明確了后續(xù)改進(jìn)措施。解決措施：我司將對測試用例提出明確書面需求，請用友方根據(jù)需求出具測試用例方案及測試計(jì)劃。信息化系統(tǒng)實(shí)施問題總結(jié)（用友方）用戶方要求未及時(shí)落實(shí)問題表現(xiàn)：實(shí)施過程中，用友方實(shí)施項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)未能形成引導(dǎo)和糾偏效應(yīng)，用友方項(xiàng)目經(jīng)理自2012年7月以后未進(jìn)場實(shí)施指導(dǎo)。我方僅通過中航技術(shù)方案對用友方實(shí)施人員予以要求，但落實(shí)效果甚微。解決措施：雙方項(xiàng)目經(jīng)理全程跟進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施過程，把控實(shí)施質(zhì)量，對過程問題及時(shí)溝通并確定解決思路與方案。用友方嚴(yán)格按照中航技術(shù)方案承諾的項(xiàng)目具體解決方案與系統(tǒng)

實(shí)施方案執(zhí)行。用友方將之前給其他客戶實(shí)施的問題我司項(xiàng)目實(shí)施中規(guī)避，以成功案例的經(jīng)驗(yàn)形成指引和輔助支持。實(shí)施人員對進(jìn)度模塊產(chǎn)品缺乏熟悉問題表現(xiàn)：實(shí)施人員對進(jìn)度模塊參數(shù)、功能等缺乏深入了解。解決措施：更換具備項(xiàng)目進(jìn)度管理實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的實(shí)施人員。ERP項(xiàng)目實(shí)施后續(xù)推進(jìn)計(jì)劃公司未來信息化進(jìn)程展望信息化建設(shè)是個(gè)從初始建設(shè)到不斷優(yōu)化、升