新媒體時代檔案工作發(fā)展策略分析

檔案工作是對檔案信息進行收集、管理和使用的過程，在檔案信息整理、統(tǒng)計和鑒定過程中，需要消耗一定的時間和人力，但是在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案信息零散、雜亂，缺乏現(xiàn)代化的管理手段，給整個檔案工作帶來不便和困難。新媒體時代的到來，給檔案工作帶來嚴重的影響，工作模式變化、工作理念轉(zhuǎn)變、工作效率提升。此基礎(chǔ)上，檔案館要緊跟時代潮流，積極探索檔案工作理念和方式方法，實現(xiàn)檔案工作的轉(zhuǎn)型和升級。一、檔案工作概述檔案工作，是指檔案館運用科學的方法和原則管理檔案，提供檔案信息為社會各項事業(yè)服務的一項工作，是維護國家規(guī)模的重要事業(yè)，是國家和黨各項建設(shè)事業(yè)的必要環(huán)節(jié)，主要包括檔案收集、鑒定、整理、檢索、利用等內(nèi)容。就其特性而言，檔案工作具有服務性、科學性、文化性等特點，以服務性為例，是檔案工作的顯著特點。具體來講，國家檔案工作立足于社會發(fā)展、國民經(jīng)濟、文化等領(lǐng)域，企業(yè)檔案工作側(cè)重于提高市場競爭力、管理效率，機關(guān)檔案工作則在于提高機關(guān)行政效率。有別于其他的服務性工作，檔案工作是一項以提供檔案信息為社會實踐的特殊工作，在新媒體時代，大數(shù)據(jù)、新媒介影響著人們的生活，要在檔案信息管理、共享等方面進行革新，為社會和經(jīng)濟發(fā)展提供服務。二、新媒體時代給檔案工作帶來的影響(一)檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變檔案工作是一種傳統(tǒng)工作，檔案信息主要以書面形式記錄，檔案查閱、調(diào)取等也為人工方式。伴隨著社會的發(fā)展和進步，需要記錄的信息越來越多，以往的檔案管理模式已不再滿足社會需求，檔案信息利用率低，無法發(fā)揮出檔案工作的職能。新媒體時代下，檔案管理模式得以改變，實現(xiàn)了數(shù)字化、自動化管理，既解放了勞動力，減輕了員工的工作量，更提高了檔案人員的工作能力。(二)檔案信息的利用方式更高效和快捷傳統(tǒng)的檔案信息利用率低，限制了檔案管理部門職能的發(fā)揮，這和檔案管理方式滯后，工作流程繁瑣等有關(guān)。而新媒體時代的到來，不僅轉(zhuǎn)變了以往的檔案工作模式，更轉(zhuǎn)變了檔案信息的利用方式。新媒體作為開放性的網(wǎng)絡(luò)平臺，管理部門的信息可通過該平臺傳播，公眾也可經(jīng)由該平臺查閱信息，提高了檔案信息的利用率，提升了檔案工作的整體質(zhì)量。(三)豐富檔案信息載體和宣傳途徑作為社會管理的重要組成部分，檔案工作的開展離不開傳播載體的運用。由于傳統(tǒng)的檔案工作途徑有限，無法滿足公眾的檔案信息要求，降低了檔案館的服務職能。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國全面進入新媒體時代，檔案載體不再局限于紙質(zhì)材料，微信、微博等新載體逐漸用于檔案信息的宣傳中，在豐富檔案宣傳途徑的同時，滿足公眾的信息需求，提高檔案館的服務職能。(四)提高了檔案工作的保密性新媒體技術(shù)和檔案工作的結(jié)合，是新形勢下檔案工作發(fā)展的必然趨勢。新媒體時代下，檔案信息量大，涉及層面廣，在參考、借鑒和使用等方面，既提升了檔案信息的價值，更提高了檔案信息的利用率。信息時代的發(fā)展，在為社會提供便捷的同時，也逐漸暴露出一些問題，其中信息透明化是顯著問題，增加了檔案信息的管理難度和風險。對此，想提高檔案工作的保密性，就要在防范對策、管理體系和工作人員上下功夫，樹立風險意識，提高工作人員的安全意識，制定科學、完善的管理體系，設(shè)置防火墻等，切實保護檔案信息的完整性與真實性。此外，新媒體也影響著檔案信息的收集與保存。智能手機、電腦等產(chǎn)品的出現(xiàn)，給人們的工作、生活帶來便利，例如支付寶、微信等移動終端，很多行為可以實現(xiàn)“一機”解決；無紙化閱讀、無紙化辦公等，使得檔案信息的生成發(fā)生了變化，如何收集、保存這類信息，成為檔案館的重要任務。計算機技術(shù)、存儲設(shè)備的更新或老化，對數(shù)字化檔案信息的保存產(chǎn)生了影響，或設(shè)備損壞，或系統(tǒng)無法打開，導致部分有價值的檔案信息泄露或丟失。三、新媒體時代下檔案工作的轉(zhuǎn)變和發(fā)展策略(一)檔案工作轉(zhuǎn)變1.由封閉轉(zhuǎn)向開放互聯(lián)網(wǎng)的突出特點是開放，在任何地點、時間，任何人都可以任意接入設(shè)備，這也導致依靠互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新媒體時代出現(xiàn)相同的特征，其開放性是其他階段無法比擬的。傳統(tǒng)檔案工作多封閉管理，普通人極少會用到相關(guān)信息。隨著新媒體時代的到來，檔案工作的開放性凸顯，這是世界性的趨勢，更是對傳統(tǒng)工作的一種顛覆。2.由人工轉(zhuǎn)向智能伴隨著社交媒體的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲逐漸從以往的單機存儲，演變?yōu)榉植际酱鎯?，運用云計算、存儲等功能，基于分布在各地的信息，可以實現(xiàn)短期查閱和使用。隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案工作中的信息錄入、保管等方面，也變得更加便捷，由往常的人工檢索，向智能化檢索發(fā)展；由以往的單一目錄檢索，演變?yōu)橛藐P(guān)鍵詞檢索或云檢索。3.由管理下沉至服務傳統(tǒng)的檔案工作以檔案信息管理為核心，其目的是為決策提供支持。由于我國的行政體制特殊，檔案工作的流程也較為獨特。新媒體時代前，檔案工作主要服務于政府，極少和私人、企業(yè)有交集。信息共享背景下，檔案工作重心轉(zhuǎn)移。而新媒體時代，公眾對檔案信息的關(guān)注度提高，信息需求量日益增加，要求檔案館由原本的管理機構(gòu)，向服務機構(gòu)下沉。作為服務性的機構(gòu)，檔案館要順應時代發(fā)展的潮流，及時轉(zhuǎn)變工作理念和模式，積極探索新服務，這有助于提高檔案工作的效率與質(zhì)量，推動社會發(fā)展。(二)檔案工作的發(fā)展策略1.更新檔案工作理念從本質(zhì)上看，檔案館也是一種媒體。然而由于服務對象特殊，檔案館的媒體功能始終被掩蓋。新媒體時代，媒體技術(shù)被廣泛用于各行各業(yè)，甚至成為人們生活中的必要載體。為了推動檔案工作發(fā)展，檔案館要提高對檔案工作的關(guān)注度，科學設(shè)置檔案崗位，加大對基礎(chǔ)設(shè)施的投入，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，充分了解檔案工作的重要性，發(fā)揮檔案工作的職能和價值，具體操作如下：①新媒體技術(shù)的發(fā)展，為檔案工作賦予了更多的生命力。為了快速適應新媒體時代的要求，要加強新媒體文化建設(shè)，加深檔案館工作人員對新媒體知識的了解，定期進行技能培訓，學習檔案專項業(yè)務，提升操作水平；②檔案工作不只局限于檔案信息的管理，需要每位員工提高對檔案信息的敏感度，加強對此類員工的教育、培訓，重視有價值信息的收集和歸檔，號召每位員工都參與檔案管理，為子孫后代積累經(jīng)驗和財富，構(gòu)建完整的檔案信息鏈接。此外，以人為本，重視優(yōu)秀人才的引入與培養(yǎng)，選擇業(yè)務精、政治素養(yǎng)強的員工負責檔案管理工作。作為檔案管理人員，除了要掌握檔案管理方面的知識外，還要具有較強的責任心、事業(yè)心，具備良好的文字水平，熟悉上級部門的要求，掌握本單位的基本情況，熟練自身崗位的具體業(yè)務，實時鑒別、定性檔案信息，在保證檔案信息安全、完整的情況下，基于共享檔案信息的原則，向社會公眾開放部分檔案，使檔案發(fā)揮出應有的價值。2.關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息，做好服務創(chuàng)新以往的檔案工作，側(cè)重于對檔案信息的簡單管理，例如整合歸檔信息，為相關(guān)機構(gòu)提供參考資料。此過程中，所有工作都在行政體制內(nèi)進行，使得檔案工作的操作過于復雜和繁瑣。新媒體時代，政府機構(gòu)的決策不再單純的依靠檔案信息，更要考慮相關(guān)信息的流向，因此在新媒體時代，檔案工作要向網(wǎng)絡(luò)信息方面發(fā)展。目前，越來越多的人意識到信息公開的必要性，對信息資料的需求度也不斷提升，檔案工作只有及時轉(zhuǎn)變工作理念，調(diào)整工作形式和方法，強化服務創(chuàng)新，才能提高檔案信息的利用率，發(fā)揮出檔案工作的社會職能。3.提高檔案信息的探究深度新時代，檔案工作涉及內(nèi)容簡單，難以和新媒體融合。鑒于此，檔案館相關(guān)單位要深入探索檔案信息的深度，提高檔案工作的效率及檔案信息的利用率。新媒體時代，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)具有虛擬性、海量性等特點，檔案館工作人員要基于某個主題，依托新技術(shù)挖掘網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，了解數(shù)據(jù)背后的內(nèi)容。同時，對分析結(jié)果進行集成化處理，豐富檔案信息的內(nèi)涵；連接檔案信息、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，立足于新媒體角度，對有價值、種類多的信息進行收集和整理，將這類信息作為探索檔案信息的依據(jù)，從原材料著手，提高信息的探究深度，促進檔案館檔案工作的發(fā)展。4.提高檔案管理工作的品質(zhì)新媒體既是傳播手段，也是數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的社會環(huán)境。檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，需要檔案館重視自身建設(shè)。新媒體環(huán)境下，提升檔案工作的品質(zhì)，需要加強檔案信息的建設(shè)，以提高檔案館的工作質(zhì)量。為實現(xiàn)該目標，要求檔案館工作人員利用新媒體技術(shù)的優(yōu)勢，加強對檔案信息的收集、整理，特別是有價值的信息，豐富檔案館的館藏，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理；完善檢索信息庫，尤其是珍貴的歷史信息，要有步驟的開放；借助新媒體技術(shù)編輯、分析檔案信息，增強檔案信息的互動性、社會性優(yōu)勢。5.增強檔案公眾服務的實用性傳統(tǒng)的檔案工作中，所收集檔案信息主要涉及社會民生，實用性不強，限制了檔案館檔案工作的開展和發(fā)展。對此，提高檔案公眾服務的實用性至關(guān)重要，尤其是新媒體背景下，要充分結(jié)合新媒體平臺，構(gòu)建集各種功能于一體的檔案信息系統(tǒng)，科學配置檔案信息，轉(zhuǎn)變往常定時、定點取用檔案的方式，提高檔案信息的利用效率。同時，利用QQ、微信等平臺，向公眾宣傳推廣檔案工作的重要性，采用新媒體的方式進行檔案工作的宣傳、服務，提高檔案館的服務質(zhì)量。6.建設(shè)檔案管理系統(tǒng)和安全系統(tǒng)(1)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。新媒體時代，檔案館管理系統(tǒng)要在未來一段時間內(nèi)滿足檔案工作的需求及公眾檔案信息的利用需求。此過程中，要建立先進的檔案管理系統(tǒng)，有機結(jié)合數(shù)字化檔案館、實體檔案館的業(yè)務，以拓展檔案業(yè)務，擴大用戶的覆蓋范圍。依托信息技術(shù)，對檔案信息進行“收、管”等一體化管理，推動檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，多渠道提供檔案信息利用、共享等服務，構(gòu)建以數(shù)字檔案為基礎(chǔ)、遠程使用為目標的管理體系。檔案管理系統(tǒng)涉及信息收集、調(diào)閱等方面，要確保檔案信息管理在工作、生活中更加簡單，方便管理，使數(shù)字化檔案管理真正為公眾帶來積極的作用，就要加大這方面的資金投入，從而提高管理系統(tǒng)的效能和價值，提升檔案管理水平。(2)建設(shè)檔案信息安全系統(tǒng)。新媒體時代，從信息的收集到使用，均存在安全隱患。在檔案信息存儲過程中，安全隱患主要為病毒入侵導致信息被篡改或泄露。為防止這種情況的出現(xiàn)，需要檔案館相關(guān)部門建立安全系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)監(jiān)控、加密檔案信息，發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)后即刻預警；加強檔案信息收集、統(tǒng)計等過程的安全管控，避免進入系統(tǒng)的信息攜帶安全隱患。檔案信息管理過程中，要基于全局觀的角度考慮，從信息的初始采集，到最終使用，都要實行閉合性的防護體系，制定相對應的管理方法，保證檔案信息管理的安全性、可靠性。7.提高檔案人員的工作能力隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案工作開始向信息化發(fā)展，檔案館工作人員要重視工作方式的創(chuàng)新，由純手工收集檔案信息，轉(zhuǎn)為信息化操作，在檔案工作形式的轉(zhuǎn)變中，工作人員要不斷提高工作能力與技巧，借用新媒體技術(shù)的獨特優(yōu)勢，對檔案信息進行篩選和整理，通過對以往經(jīng)驗、教訓的總結(jié)，形成完善的檔案信息處理方案。同時，加強工作人員的教育、培訓，構(gòu)建系統(tǒng)化的培訓計劃，提高工作人員的綜合素質(zhì)。培訓過程中，除了要講解檔案工作方面的知識外，還要重點講解新媒體技術(shù)，學會在網(wǎng)站上更新內(nèi)容、設(shè)計版面，利用微博、微信發(fā)布信息等。此外，增強工作人員的信息篩選、收集能力。新媒體時代，除查詢服務外，還要及時公