GBT 42107-2022 國家科技重大專項文件歸檔與檔案管理規(guī)范

國家科技重大專項文件歸檔與檔案管理規(guī)范2022-12-30發(fā)布2023-07-01實施國家市場監(jiān)督管理總局國家標準化管理委員會I前言 2規(guī)范性引用文件 13術語和定義 14基本要求 35管理層級和管理職責 45.1管理層級 45.2管理職責 46重大專項文件的歸檔范圍 56.1文件歸檔范圍 56.2電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔范圍 67重大專項文件收集 67.1分類 67.2收集要求及范圍 67.3文件的審查或鑒定 68重大專項文件整理 78.1整理單元 78.2紙質文件整理 78.3電子文件整理 8.4其他載體文件整理 9重大專項歸檔與檔案編目 9.1歸檔基本要求 9.2歸檔文件的質量要求 9.3歸檔時間 9.4檔案編目 10重大專項檔案保管 10.1保管要求 10.2保管環(huán)境 10.3檢查維護 11檔案鑒定與審查 12重大專項檔案的驗收 12.1重大專項檔案驗收要求 12.2重大專項檔案驗收條件 12.3重大專項檔案驗收內容 Ⅱ12.4重大專項項目(課題)檔案驗收流程 13重大專項檔案的移交 13.1移交要求 13.2移交手續(xù) 14重大專項檔案的利用和開發(fā) 14.1檔案利用 14.2檔案開發(fā) 附錄A(規(guī)范性)重大專項文件歸檔范圍表 附錄B(規(guī)范性)文件類目號規(guī)則 附錄C(規(guī)范性)重大專項文件整理用表格式 附錄D(規(guī)范性)重大專項檔案管理用表格式 附錄E(資料性)重大專項檔案移交清單及檔案案卷匯總表 參考文獻 Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任。本文件由全國信息與文獻標準化技術委員會(SAC/TC4)提出并歸口。本文件起草單位：中華人民共和國科學技術部、中國科學技術信息研究所、國家檔案局、中國科學院文獻情報中心、中核戰(zhàn)略規(guī)劃研究總院有限公司。2017年11月10日，科技部發(fā)布了國家科技重大專項(民口)檔案管理相關辦法，明確國家科技重大專項檔案實行“統(tǒng)一領導、分級管理”,提出并編制了三級保管范圍，加強了對國家科技重大專項檔案分類整理、歸檔及保管等規(guī)范性要求，明確檔案驗收是重大專項項目(課題)驗收的必要前提。自規(guī)定頒布以來，各級重大專項管理機構按照規(guī)定要求，督查與落實重大專項檔案收集整理、歸檔保管與移交情況，本文件進一步細化和明確了重大專項文件歸檔與檔案管理要求，為促進重大專項檔案的規(guī)范化管理、長期保存和有效利用提供支撐。本文件制定過程中，編制組對我國十多年來科技重大專項檔案管理現(xiàn)狀進行了深入調查研究，總結了我國科研項目檔案管理的經驗和成果，在參考國際、國家和行業(yè)檔案文件管理系列標準規(guī)范的基礎上，結合國家科技重大專項針對檔案管理實際需要與管理特色，對重大專項文件進行分類，編制了重大專項文件類目號，形成了重大專項歸檔的最小歸檔范圍集合，并對每一層級的保管文件范圍做出了考慮到重大專項自身及其管理特點，本文件的分類并未完全按照相關標準，一是從管理層級及文件面向對象進行劃分，分為綜合性文件及項目文件兩大類，綜合性文件主要是指整個國家重大專項層面或某一專項層面的文件，此類文件無法歸入到某一個具體的項目中，如專項年度報告/總結等；項目文件主要是面向具體的任務，內容與項目直接相關，包括項目的管理文件、技術文件及財務文件，如項目立項批復文件、項目的專家評審意見等。二是按照文件內容性質，主要分為技術文件、管理文件及財務文件，其中技術文件主要是指能夠直接反映研究內容或技術性內容的文件，如技術報告、圖紙等；管理文件主要是重大專項各級(重大專項各專項及項目管理)管理過程中產生的文件，如年度指南、專家驗收評審意見、驗收結論書等；財務文件是與財務管理相關的文件，不局限于會計文件，也包含整個項目的撥款證1國家科技重大專項文件歸檔與檔案管理規(guī)范本文件提出了國家科技重大專項文件歸檔與檔案管理的基本要求和方法，規(guī)定了國家科技重大專程的管理要求。本文件適用于國家科技重大專項各種類型文件的整理、歸檔與檔案管理。其他中央財政科技計劃(專項、基金等)項目(課題)文件的整理、歸檔與檔案管理可參照執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T7156文獻保密等級代碼與標識GB/T10609.3技術制圖復制圖的折疊方法GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T15磁體載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T32公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范JGJ25檔案館建筑設計規(guī)范3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。國家科技重大專項nationalscienceandtechnologymajorproject為實現(xiàn)國家目標，通過核心技術突破和資源集成，在一定時限內完成的重大戰(zhàn)略產品、關鍵共性技術和重大工程。注：以下簡稱“重大專項”。重大專項管理階段包括規(guī)劃階段、申報立項階段、過程管理階段及結題驗收階段。2重大專項文件documentsofnationalscienceandtechnologymajorproject重大專項在規(guī)劃、申報立項、研究實施與過程管理、結題驗收等研究及管理全過程中產生的文字、圖重大專項電子文件electronicdocumentsofnationalscienceandtechnologymajorproject在重大專項方案規(guī)劃、申報立項、研究實施與過程管理、結題驗收的全過程中通過計算機等電子設重大專項檔案recordsofnationalscienceandtechnologymajorproject經過鑒定、整理并歸檔的具有保存價值的重大專項文件。在重大專項規(guī)劃、申報立項、過程管理及結題驗收等全過程中產生的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等各種形式和載體的原始記錄、實物。注1:重大專項檔案從管理層面上分為項目(課題)層面檔案和專項層面檔案。注2:重大專項檔案從類型上又可分為技術檔案(3.6)、管理檔案(3.7)、財務檔案(3.8)。重大專項電子檔案electronicrecordsofnationalscienceandtechnologymajorproject具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的重大專項電子文件。技術檔案technologyrecords重大專項項目(課題)承擔單位在項目(課題)研發(fā)過程中形成的、反映技術性內容的具有保存價值的重大專項文件。管理檔案managementrecords重大專項各級相關單位在重大專項管理過程中形成的具有保存價值的文件。示例：方案論證文件、專家驗收評審意見、驗收結論書等。重大專項實施及管理過程中反映重大專項資金使用及流動情況的具有保存價值的文字、圖表等各種形式的財務文件，其范疇比會計檔案更廣泛。按照一定的原則和方法，將有保存價值的重大專項文件分門別類組成案卷的過程。注：組卷又稱立卷。重大專項主管部門departmentinchargeofscienceandtechnologymajorproject對重大專項綜合協(xié)調和整體推動負責的部門。負責牽頭組織研究制訂重大專項相關管理辦法，以及與實施相關的科技配套政策，承擔重大專項日常組織協(xié)調和聯(lián)絡溝通工作等的單位及組織。專項牽頭組織單位leadingorganizationalunit負責重大專項各專項的宏觀管理、戰(zhàn)略規(guī)劃、政策保障及具體組織實施的單位。3任務承擔單位granteeholdinginstitution項目(課題)的執(zhí)行責任主體，對項目(課題)的實施及資金管理負責。注：任務承擔單位分牽頭承擔單位及參加單位。牽頭承擔單位對項目專項組織管理機構organizationsofprojectmanagement根據(jù)重大專項相關管理規(guī)定，由專項牽頭組織單位(3.11)會同相關部門成立，具體負責專項實施的日常工作。項目管理專業(yè)機構professionalorganizationsofprojectmanagement根據(jù)重大專項相關管理規(guī)定和任務委托協(xié)議，開展具體項目(課題)管理工作，對實現(xiàn)任務目標負責，主要職責包括項目(課題)申報立項、檢查驗收等。檔案管理卷describionfileofrecords檔案管理機構在管理項目(課題)過程中形成的，包括項目(課題)概況、檔案歸檔說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊等說明項目(課題)檔案管理情況的有關材料組成的專門案卷。檔案移交transferofrecords任務承擔單位(3.12)根據(jù)合同、協(xié)議及相關規(guī)定，將有關項目(課題)檔案交至專項組織管理機構(3.13)或項目管理專業(yè)機構(3.14),專項組織管理機構或項目管理專業(yè)機構移交重大專項檔案管理機構。4基本要求4.1重大專項文件歸檔與檔案管理工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保安全保管和有效使用。4.2重大專項文件的收集、整理、歸檔和檔案管理應納入重大專項相關單位職責，與重大專項項目(課4.3重大專項管理分為四個階段。四個階段劃分及主要內容如下。a)規(guī)劃階段：圍繞國家重大戰(zhàn)略目標和需求，為推動重大專項協(xié)調發(fā)展，以自上而下、上下結合的方式對重大專項進行廣泛研究論證和總體布局規(guī)劃，包括重大專項規(guī)劃、重大專項實施方案、重大專項階段計劃等。b)申報立項階段：以重大專項申報指南發(fā)布為標志，經過項目實施組織決策者和政府有關部門的批準，列入項目實施組織或者政府計劃的過程。c)過程管理階段：以任務合同書的簽訂為標志，包括重大專項承擔單位研究實施過程及各級重大專項管理機構根據(jù)職責對重大專項實施過程進行的管理，包括年度(中期)檢查及日常管理等。d)結題驗收階段：旨在客觀評價重大專項項目(課題)目標任務的執(zhí)行和產出情況、資金使用、課題文件歸檔等總體情況，促進創(chuàng)新成果的推廣應用及產業(yè)化，提高資金使用效率，更好地推進重大專項順利實施。驗收包括檔案、任務和財務綜合績效評價。重大專項檔案應完整、準確、系統(tǒng)、安全、可用，確保重大專項電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性，應能全面反映和記錄重大專項全過程工作。44.4重大專項電子文件管理工作與紙質文件管理工作同步進行，互為補充。有條件的單位可建立相應的系統(tǒng)，滿足電子檔案管理技術要求，實行重大專項電子檔案單套制管理，僅以電子形式保存。不同載體之間文件內容、版本等信息保持一致；各種實物材料應標識清楚、相關信息齊全，且能再利用。4.5涉密項目(課題)及文件嚴格執(zhí)行國家保密的相關法律法規(guī)，確保國家科技秘密和重大專項檔案的安全。4.6重大專項檔案應實行異地異質備份及多套備份，做好風險管理和應急措施，充分保證重大專項檔案安全可用。5管理層級和管理職責5.1管理層級重大專項檔案管理工作在國家檔案主管部門的監(jiān)督和指導下，實行三級管理體制，最高層級為重大專項主管部門及其執(zhí)行機構、重大專項檔案管理機構；中間層級為專項牽頭組織單位及其執(zhí)行機構(專項組織管理機構)、項目管理專業(yè)機構(含專項檔案管理機構);基礎層級為項目(課題)承擔單位，包括牽頭承擔單位及其參加單位。5.2管理職責5.2.1重大專項主管部門重大專項主管部門的主要職責是：a)牽頭研究制訂重大專項檔案總體規(guī)劃及相關規(guī)定和配套政策；b)負責重大專項檔案工作的監(jiān)督、檢查、組織協(xié)調、業(yè)務指導和總結驗收；c)統(tǒng)籌協(xié)調各重大專項檔案全局管理工作，對重大專項檔案管理過程中的重大問題提出意見，實施措施、組織方式等涉及重大專項檔案的主要工作；d)下達重大專項任務時，同時下達重大專項項目(課題)建檔任務；e)具體工作由重大專項主管部門所屬的重大專項主管機構負責實施。5.2.2專項牽頭組織單位專項牽頭組織單位的主要職責是：a)負責組織本專項檔案工作，建立本專項檔案管理工作機制和責任體系，實行項目(課題)承擔單位法人和項目(課題)負責人負責制；b)負責制定本專項檔案相關制度并督促執(zhí)行；c)指導監(jiān)督項目(課題)組織管理機構和項目管理專業(yè)機構開展本專項檔案文件的收集、整理和歸檔工作；d)負責收集、整理、歸檔本機構產生的專項管理文件；e)有條件的專項組織管理機構，可設立專門的檔案管理部門或建立本專項檔案保管場所，配備必要的檔案管理人員，為本專項檔案的規(guī)范化、集中化管理提供保障；f)具體工作由專項組織管理機構承擔，如專項實施管理辦公室。5.2.3項目管理專業(yè)機構項目管理專業(yè)機構的主要職責是：a)落實專項組織管理機構的各項檔案規(guī)章制度，制訂本重大專項項目(課題)檔案管理方案等，并報專項組織管理機構備案；5GB/T42107—2022b)負責接收、審查、匯總本專項項目(課題)承擔單位移交的檔案，并進行歸檔及管理；c)組織本重大專項項目(課題)檔案工作的監(jiān)督、檢查及檔案驗收等；d)研究提出本重大專項檔案組織管理、配套政策等建議；e)定期報告本重大專項的檔案實施進展情況；f)尚未委托專業(yè)機構的重大專項，其職責由專項組織管理機構承擔。5.2.4任務承擔單位任務承擔單位的主要職責是：a)建立健全項目(課題)檔案管理工作制度及工作責任體系，明確檔案工作的分管領導；b)項目(課題)負責人對項目(課題)檔案工作負責，立項時布置檔案建檔任務；c)負責管理并按時向項目管理專業(yè)機構移交本項目(課題)檔案；d)應指定或明確專門的檔案人員，在項目(課題)組織實施過程中應保障檔案人員的穩(wěn)定；e)項目承擔單位應與參加單位、協(xié)作單位等項目相關單位建立檔案管理工作網(wǎng)絡及工作機制，建立溝通協(xié)調機制。5.2.5各級檔案管理機構各級檔案管理機構的含義及主要職責是：a)各級檔案管理機構，指全國重大專項檔案管理機構、專項組織管理機構設置的專項檔案管理機構及承擔單位科研檔案管理部門三級檔案管理機構；b)按照重大專項相關標準指導所屬范圍內重大專項文件的形成、收集、整理和歸檔工作；c)協(xié)助制定相應的制度，保證所管轄范圍內檔案的完整、準確、安全、系統(tǒng)、有效；d)參加本單位承擔的項目(課題)重大活動、階段性檢查驗收、項目(課題)驗收等；e)做好檔案宣傳培訓工作，編制相應的檔案培訓工具及教材；f)負責項目(課題)檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計、利用和移交工作；g)尚未設置專門檔案管理機構的牽頭組織單位，其職責由項目管理專業(yè)機構承擔。5.2.6項目檔案相關人員項目檔案相關人員的含義及主要職責是：a)項目檔案相關人員包括項目研究人員、項目檔案管理人員等；b)項目檔案相關人員應具備檔案專業(yè)知識和技能，掌握一定的科研項目管理專業(yè)知識，經過項目檔案管理培訓；c)項目(課題)或檔案人員變動時，應及時交接項目(課題)及其管理文件，辦理交接手續(xù)，保證檔案齊全完整。6重大專項文件的歸檔范圍6.1文件歸檔范圍重大專項從規(guī)劃、申報立項、過程管理、結題驗收四個完整階段中產生的、具有保存價值的各種形式和載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔，重大專項以項目(課題)為基本單元進行收集、整理并歸檔。重大專項文件的歸檔范圍按照附錄A中表A.1執(zhí)行。不同專業(yè)學科領域的重大專項研發(fā)活動具有各自不同的特點，應在項目(課題)過程管理階段形成的重大專項文件材料的歸檔范圍中體現(xiàn)。6直接針對重大專項項目(課題)的管理性文件，應歸入本重大專項項目(課題)中，與重大專項技術類與財務類檔案組成一套完整的重大專項項目(課題)檔案。6.2電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔范圍照片、音視頻等聲像類電子文件歸檔范圍按照GB/T11821執(zhí)行，郵件類電子文件歸檔范圍按照DA/T32執(zhí)行，各種專業(yè)類及其他電子文件形式歸檔范圍按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。重大專項電子文件元數(shù)據(jù)應至少包括：題名、所屬項目(課題)、日期、重大專項文件類目號、責任者、聲像類電子文件應歸檔元數(shù)據(jù)至少包括題名、所屬項目(課題)、重大專項文件編號、攝影者、錄音郵件、社交媒體、網(wǎng)頁等電子文件按照相關標準進行元數(shù)據(jù)歸檔。7重大專項文件收集7.1分類重大專項文件按照管理層級分為綜合管理文件及項目文件兩大類。綜合管理文件指重大專項管理部門及專項管理單位包括牽頭組織單位、專項管理機構與專業(yè)機構在管理重大專項規(guī)劃、過程檢查及組織實施、結題驗收等過程中產生的綜合性管理文件，此類文件無法歸入到某一個項目(課題)中，如專項年度總結等。項目文件指重大專項項目、課題、子課題、任務等在規(guī)劃、立項、過程管理、驗收等各階段形成的文件。直接針對重大專項項目(課題)的管理性文件，應歸入本重大專項項目(課題)中，與重大專項技術、財務等文件組成一套完整的重大專項項目(課題)檔案。7.2收集要求及范圍重大專項文件應在文件形成之后及時收集并完成登記。及時標識文件形成責任者、形成日期、文件題名等特征信息。重大專項文件的收集范圍按照層級職責不同，需收集重大專項在規(guī)劃、申報立項、過程管理及結題驗收等全過程中產生的文件。具體收集范圍可多于表A.1,最小收集范圍應至少包含表A.1中的“必電子文件收集時按照GB/T18894規(guī)定的通用格式要求執(zhí)行，無法轉成通用格式存儲的電子文件應與相關軟件一并收集。電子文件運行軟硬件環(huán)境信息或元數(shù)據(jù)應與電子文件同時收集。應對電子文件采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動，并隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。音視頻文件的收集應保持原始載體形式，需要重復使用的載體，按照通用格式轉存到其他載體上。由多個單位共同承擔的項目(課題),其文件的收集由各承擔單位負責，按照協(xié)議或任務書要求，由各單位自行保存或交至牽頭承擔單位保存。項目(課題)的管理類文件應歸入該項目(課題)檔案中，文件內容涉及多個項目(課題)的，應將此文件分別放入不同的項目(課題)文件中，或做好參見關聯(lián)，確保此文件涉及的項目(課題)均能夠找到此文件。7.3文件的審查或鑒定對重大專項文件的審查應由項目(課題)組、項目(課題)承擔部門、科研工作管理部門逐級進行。重大專項文件審查包括審核與跟蹤，保證文件內容完整、準確、安全及可用。7GB/T42107—2022審查過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正。會同相關專家及檔案部門，根據(jù)項目(課題)來源、投入規(guī)模、學術意義及科研水平、社會經濟效益等情況，對科研文件的整體價值進行鑒定。8重大專項文件整理8.1整理單元重大專項文件按管理層級及管理方式不同，基本可分為專項綜合管理文件及項目(課題)文件(見圖1)。項目(課題)文件以獨立分解的任務所形成的歸檔文件作為一個整理單元，如一個課題為一個整理單元。重大專項綜合管理文件以年度或事項等為一個整理單元，如專項年度總結等。專項專項綜合管理文件×X×專項以項目(課題)為單位進行整理項目(課題)卷管理階段卷等可按專項、年度、問趣等進行整理效評價/驗收項月(課題)文件核高基專項專項層面任務層面過程管理重大專項課題1課題1課題2課題2項口1項口2項口2項口1課題課題中報圖1重大專項文件整理層級示意圖8.2紙質文件整理8.2.1基本原則重大專項文件應由文件形成單位或部門進行整理，整理工作包括項目文件的分類、排列、組卷、組項目文件整理應遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理，便于保管和利用。8.2.2文件類目號(按附錄B)文件類目號，應按下列要求填寫：a)標注在文件封面或首頁的右上角；b)文件類目號可以按照“兩位數(shù)順序編號”進行編號擴展，擴展編號時可按照文件時間，也可按照重要性進行順序編號。8文件的排序要求如下：a)文件按文件類目號順序排列，及文件按形成時間先后排列，無文件形成時間的，排至最后；項目文件也可按照重要程度排列；b)照片、非成冊圖件與其他文件分開排序；c)非成冊圖件有圖號的按圖號順序排序，無圖號的按類排列；d)照片(附底片)按拍攝時間先后或事項排序。案卷構成要求如下：a)同一整理單元構成一案卷；b)按附錄A并根據(jù)文件數(shù)量和厚度組成一卷或多卷；c)電子文件的存儲結構應與紙質文件結構保持一致；d)重大專項文件一般一卷為一盒，也可一盒多卷或一卷多盒。卷內文件按卷內目錄(見附錄C圖C.1)、檔案文件、卷內備考表(見圖C.2)順序疊放。序號編制要求如下：b)自阿拉伯數(shù)字“1”起依次編制，并標注在件首頁左上角；c)卷內目錄、卷內備考表不編序號。頁號編制要求如下：a)文件內有效內容的頁面均應編寫頁碼，自阿拉伯數(shù)字“1”起順序編制；b)單面書寫的頁號編寫在其右下角，雙面書寫的頁號分別編寫在其正面的右下角、背面的左下角；c)已編頁號且正確的不再重編，裝訂成冊的可用原頁碼，頁數(shù)中計入未統(tǒng)標頁碼的封面、扉頁、前將文件裝入檔案盒。檔案盒規(guī)格和材料按照GB/T11822的要求。照片裝入相應規(guī)格的照片檔案盒，并按照GB/T11821的要求標注和編目。選用的照片檔案盒按照GB/T11821的要求。對大于A4幅面的非成冊圖件平放時加圖袋，卷放時裝入圖桶。圖紙可不裝訂，按照GB/T10609.3的要求執(zhí)行。8.2.6編制卷內目錄卷內目錄式樣按圖C.1。相關填寫要求如下。9a)文件序號，以一份文件為單位，從“01”依次標注，與文件標注一致。不同案卷應分別從01起編寫序號。c)文件類目號，按表A.1中文件類目號要求填寫，應與文件標注保持一致。d)責任者，應填寫文件直接形成部門或主要責任人，有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，中e)文件題名，應填寫文件全稱。文件沒有題名的，應由立卷人根據(jù)文件內容擬寫題名，并用[]標注。f)日期，應填寫文件的形成日期，采用8位著錄格式，如20150514。g)頁數(shù)，應填寫每件文件的總頁數(shù)。h)備注，根據(jù)實際填寫需要注明的情況。i)檔號，歸檔后由檔案部門按照DA/T13等相關規(guī)范進行標引，不做統(tǒng)一要求，見9.4.1。8.2.7編制卷內備考表卷內備考表式樣按圖C.2。相關填寫要求如下：a)互見號，應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型，如光盤編號等；b)立卷說明，應標明案卷內全部文件的總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題；c)立卷人，填寫立卷責任者姓名；d)立卷日期，應填寫完成立卷的日期；e)檢查人，填寫案卷質量審核者姓名；f)檢查日期，應填寫案卷質量審核的時間。8.2.8編制案卷封面案卷封面可印制在檔案盒表面，也可粘貼在檔案盒表面，式樣按圖C.3。相關填寫要求如下：a)案卷封面的內容包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級和檔號；b)案卷題名，重大專項檔案案卷題名應包括項目(課題)名稱十本卷名稱；c)立卷單位，應填寫負責立卷(組卷)的部門或單位；d)起止日期，應填寫卷內文件形成的最早和最晚的時間；e)保管期限，應按照有關規(guī)定填寫永久、定期30年或定期10年等，重大專項文件保管期限一般為永久；f)密級，應填寫卷內文件的最高密級；g)檔號，編制方法見9.4.1。8.2.9編制案卷脊背案卷脊背印制或粘貼在檔案盒側面，式樣按圖C.4。相關填寫要求如下：a)案卷題名和保管期限的填寫方法見8.2.8;b)案卷脊背可根據(jù)需要選擇填寫。8.2.10項目案卷排列重大專項項目文件一般按照申報立項、過程實施與管理、綜合績效評價等階段進行排列。由專項管理機構形成的項目管理文件案卷可排列在本項目之后。重大專項綜合性管理文件可按照年度-事項進行排列，成體系、成套性的綜合性管理文件也可按照事項-年度排列。8.3電子文件整理應在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動。電子文件的整理與紙質文件的整理一致，參照分類方案在計算機存儲器中建立文件夾集中存儲電子文件及其組件，保持電子文件內在的有機聯(lián)系，建立電子文件與紙質文件、元數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)見《電子重大專項電子文件夾及電子文件命名以“編號(或類目號)”為規(guī)則，建立自項目至課題的層級文件夾結構，結構圖如圖2所示。項口編號-項口名稱項口編號-項口名稱項月編號-項月名稱●文件類口號-文件名稱·文件類口號-文件名稱課趣1編號-課題1名稱·文件類口號-文件名稱●文件類口號-文件名稱課題2編號-課題2名稱·文件類月號文件名稱·文件類月號-文件名稱·圖2重大專項電子文件夾結構圖電子文件按照附錄A對應的類目存放在一個目錄或文件夾下或一個載體上。電子文件存放時，應保持內容的有機聯(lián)系及文件的系統(tǒng)性和獨立性。同類目下文件數(shù)量較少時，可并到其上一級類目下存程序文件應包括源代碼文件和軟件包，按其形成過程分別存儲和有序標識。每個電子文件載體只建一個一級目錄。目錄內容應包括檔號、文件編號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、一級目錄下可設置多級、多個子目錄，分別存放不同類目下的文件，子目錄命名見8.3.2。8.3.5歸檔載體制作操作前應對歸檔電子文件以及所用計算機進行病毒查殺。建立電子文件載體卷標(名稱),卷標名由重大專項案卷名稱簡稱(或編號)及載體順序號構成。檢查載體的可讀性、有效性，核實制作前后歸檔電子文件的一致性。8.4其他載體文件整理其他載體文件整理要求如下：a)紙質照片的整理應符合GB/T11821的規(guī)定；數(shù)碼照片按照DA/T50的規(guī)定執(zhí)行；b)錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應符合DA/T15的規(guī)定；c)實物檔案依據(jù)分類方案按件進行整理，應符合行業(yè)規(guī)范規(guī)定；d)專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體等電子文件按照DA/T22的要求進行分類。有其他專門規(guī)定的，從其規(guī)定。9重大專項歸檔與檔案編目9.1歸檔基本要求國內合作完成的項目，由牽頭承擔單位與協(xié)作單位約定檔案原件歸屬及流向，保存文件副本或復制件的單位，需在文件歸檔時說明原件的歸屬。與國外開展的科研工作，應在項目(課題)結題驗收后兩個月內將已形成的文件歸檔，需要時可歸入文件副本或復制件。應按照重大專項相關規(guī)定要求，對檔案進行歸檔的同時，留足相應的套數(shù)，以備移交。重大專項檔案按照“誰產生、誰保存”的原則，檔案產生單位需保存原始文件，每一層級主體按歸檔要求保存原始件或復印件。當多處保存的文件不一致時，管理文件以專項牽頭組織單位保存的文件為準，技術文件以承擔單位保存的文件為準。9.2歸檔文件的質量要求9.2.1紙質檔案質量要求紙質檔案質量要求如下。a)歸檔的重大專項文件應為原件，不應事后補制。無法獲取原件時，應在原件復制件上加蓋復制件提供單位的公章，并注明原件存放地。b)重大專項文件的內容應真實、準確，符合實際情況，不應隨意涂改。c)重大專項文件應采用耐久性強的書寫材料，不應使用易褪色的書寫材料；復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像等紙質文件載體與書寫印制材料應符合長久保存要求。d)重大專項文件應字跡工整、數(shù)據(jù)清楚、圖表整潔、圖樣清晰、紙質優(yōu)良，簽字蓋章手續(xù)和文件形成日期完備。9.2.2電子檔案質量要求電子檔案質量要求如下。a)歸檔電子文件真實性、可靠性、完整性、可用性的鑒定合格率應為100%。b)歸檔聲像文件應選用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等作為載體存儲，保證載體的有效性，電子文件應使用不可擦寫的電子介質存儲。c)電子文件應保證載體有效，應被機器有效識別和輸出。歸檔的電子文件及其存儲格式、元數(shù)據(jù)等應符合GB/T18894的規(guī)定。文本型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC(DOCX)、PDF、ODF等為通用格式；掃描型電子文件或圖形圖像文件以JPEG(JPG)、TIF、PDF/A、DWG、WRL等為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI、MOV、MPEG等為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3等為通用格式。d)重大專項電子文件簽字蓋章和文件形成日期等應齊全完備。9.3歸檔時間重大專項項目(課題),在結題驗收后四十五日內完成歸檔，周期長的項目(課題),可分階段歸檔。研究實驗階段形成的原始性數(shù)據(jù)記錄等文件確實使用頻繁的，經整理立卷、編制目錄后，也可暫指定專人妥善保管，同時報指定檔案管理機構備案，待階段性任務完成后再集中歸檔。獲得與重大專項預期目標不相符的結果，或因故中斷、終止、撤銷的重大專項所形成的文件均應歸檔，并在項目(課題)研發(fā)工作停止后兩個月內將已形成的文件歸檔。重大專項文件歸檔時，按照附錄D的表格填寫重大專項檔案歸檔文件目錄及案卷目錄。9.4檔案編目9.4.1檔號編制原則檔號編制原則如下。a)按照DA/T13確定檔號編制規(guī)則，檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。重大專項電子檔案檔號按照GB/T18894編制。b)重大專項檔號應符合相關標準：綜合性管理檔案的檔號結構按照DA/T22編制；項目檔案的檔號結構按照GB/T11822編制。c)重大專項檔號可在各單位現(xiàn)有的規(guī)范的檔號體系及規(guī)則下進行編制，無需另行制定專門的重大專項檔號規(guī)則。d)檔號填寫，文件歸檔后由檔案部門在歸檔文件和案卷相關位置填寫檔號。9.4.2編制案卷目錄案卷目錄按照附錄D中圖D.1填寫。相關填寫要求如下：a)序號，應填寫登錄案卷的流水順序號；b)檔號，編制方法見9.4.1;c)案卷題名填寫方法見8.2.8;d)總件數(shù)，應填寫卷內全部文件數(shù)量之和；e)起止日期，案卷內文件的開始與終止時間；g)備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷互見號或存放位置等信息。案卷目錄應裝訂成冊，編制封面，封面包括目錄名稱、編制單位等主要內容，目錄名稱編制應為“×××重大專項×××檔案案卷目錄”,如“核電專項(06)項目檔案案卷目錄”。9.4.3編制歸檔文件目錄文件目錄按照圖D.2填寫。相關填寫要求如下：a)序號，應填寫歸檔文件的流水順序號；b)卷號-盒號，應填寫該文件所在案卷的序號及盒號；c)件號，應填寫該文件在按卷(盒)內的排列順號；d)文件類目號，按照附錄A填寫文件類目號，文件類目號可擴充；文件目錄以項目為單位，除保存電子版本外，紙質版需裝訂成冊，編制封面，封面包括項目名稱、專案文件目錄”,如“數(shù)控機床誤差測量、分析與補償技術項目檔案文件目錄”。9.4.4建立歸檔電子文件目錄電子文件應建立歸檔目錄。歸檔電子文件目錄一般情況下建立到文件級。如果同類目下電子文件個數(shù)較多時，則建立到該子歸檔電子文件目錄包括以下內容：a)序號，該電子文件在清單中的順序號；b)文件名，歸檔電子文件在載體上存儲的實際文件名或子目錄名；c)存儲格式，該電子文件在載體上存儲格式或子目錄下主要電子文件格式；d)存儲空間，電子文件或子目錄下電子文件在載體上的實際存儲量；e)形成單位，檔案的產生單位；f)形成日期見8.2.6;g)密級，該電子文件的密級或子目錄下電子文件的最高密級；h)備注，其他需要說明的信息，如建立到子目錄級時，說明子目錄下文件個數(shù)。10重大專項檔案保管10.1保管要求10.1.1入庫檔案以整理單元為單位，按檔號順序，在檔案柜(架)內自上而下，從左至右依次排放。10.1.2電子檔案應多套異地和單獨保管。10.1.3建立庫房安全保管制度和應急預案。10.1.4檔案館建設按照JGJ25執(zhí)行。10.2.1庫房內應配置防火、防盜、防塵、防光、防潮、防高溫、防磁等相應實施，確保庫房整潔和安全。檔案管理機構應建立檔案庫房管理制度，加強日常庫房管理。10.2.2紙質檔案保管環(huán)境的相關要求見《檔案庫房技術管理暫行規(guī)定》。10.2.3重大專項電子檔案載體保管環(huán)境應按GB/T18894規(guī)定的要求執(zhí)行。10.2.4照片印件保管環(huán)境按照GB/T11821規(guī)定的要求執(zhí)行。10.2.5實物檔案的保管環(huán)境應按照各行業(yè)規(guī)范規(guī)定要求執(zhí)行。10.3檢查維護10.3.1每年對庫存檔案進行至少一次全面的檢查核對，做到賬物相符。庫存檔案發(fā)生變化時應記錄說明。10.3.2應定期檢查庫房設備運轉情況和保管環(huán)境，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并記錄相關信息和處理結果。10.3.3按GB/T18894規(guī)定的有效性保證要求執(zhí)行，對重大專項電子檔案及電子檔案元數(shù)據(jù)進行檢查和維護，確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)關系得到維護。10.3.4跟蹤電子文件運行環(huán)境的變遷，對歸檔電子文件進行遷移操作，記錄遷移后的運行環(huán)境信息，與遷移過程中形成的相關文件一并補充到該電子文件的替代卷中。11檔案鑒定與審查11.1應定期對檔案進行鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應符合國家有關規(guī)定。11.2重大專項各級檔案管理機構應根據(jù)本單位檔案保管期限表進行檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對象的續(xù)存或銷毀意見，并協(xié)商相關部門。銷毀鑒定意見經上級領導或主管部門審核、批準后方可實施。11.3檔案的解密審查應由檔案部門、保密部門共同實施，必要時可協(xié)商相關部門。解密審查意見經上級領導或主管部門審核、批準后方可實施。11.4應根據(jù)檔案所標密級并結合國家有關政策、要求，按照GB/T7156定期對涉密電子檔案進行密級審查，實施解密、延長保密期限或提升密級等處置活動。12重大專項檔案的驗收12.1重大專項檔案驗收要求重大專項檔案驗收分為重大專項檔案整體驗收及重大專項項目(課題)檔案驗收。驗收以驗收組會議及現(xiàn)場查驗等方式進行，驗收組應至少包含財務、技術及檔案專家。重大專項檔案整體驗收由重大專項主管部門組織，驗收專家組人數(shù)不少于13人。重大專項項目(課題)檔案的驗收由項目管理專業(yè)機構組織，驗收專家組人數(shù)不少于3人。12.2重大專項檔案驗收條件重大專項檔案驗收條件如下：a)研究任務已經完成，達到技術及財務驗收標準及要求；b)文件完整齊全，按要求完成了檔案的分類、編目等工作；c)項目(課題)承擔單位以及科研人員根據(jù)《國家科技重大專項(民口)檔案管理規(guī)定》及本文件的注：自查報告主要包括：項目(課題)完成情況；檔案管理基本情況(包括制度、人員、設備設施等);項目(課題)檔案完整性和齊全性情況；項目(課題)檔案真實性和準確性情況；項目(課題)檔案整理、分類、編目等情況；檔案信息化情況；電子檔案與紙質檔案版本等信息一致情況；檔案管理卷建立情況；存在問題及解決措施等，自查報告附件包括項目(課題)檔案分類及案卷數(shù)量表等。12.3重大專項檔案驗收內容重大專項檔案驗收內容主要包括如下幾個方面：a)檔案管理基本情況；c)檔案整理及編目等的規(guī)范性、系統(tǒng)性情況；d)檔案分類是否清晰合理，是否符合相關規(guī)定要求；e)電子檔案與紙質檔案信息的一致情況；f)電子檔案是否符合電子檔案接收與移交規(guī)范情況；g)檔案管理卷的完整、系統(tǒng)等情況。12.4重大專項項目(課題)檔案驗收流程專業(yè)機構應根據(jù)任務完成情況，統(tǒng)籌做好項目(課題)檔案驗收工作的整體時間安排和質量要求，制訂驗收工作計劃。重大專項項目(課題)檔案驗收具體流程如下。a)初審。項目承擔單位向專業(yè)機構提交驗收申請，并附自查報告。專業(yè)機構根據(jù)提交材料進行檔案初審。b)正式驗收。初審通過后由專業(yè)機構或相關機構組織檔案驗收組進行檔案驗收，主要流程包括項目承擔單位檔案情況匯報、驗收組進行檔案檢查、形成驗收結論及驗收意見或整改意見等。驗收結論基本可分為通過、通過但需整改、不通過三種情況。需整改及驗收未通過的，應建立檔案問題備忘錄，項目(課題)單位應按照備忘錄，在一定時限內進行整改。13重大專項檔案的移交重大專項項目(課題)結題驗收、終止、中斷、完成后，承擔單位應向專項組織管理機構移交相關檔案，專項組織管理機構應向重大專項檔案管理機構移交相關檔案，具體要求見《國家科技重大專項(民項目(課題)檔案移交時，應辦理移交手續(xù)，包括項目課題數(shù)量、檔案移交清單(見附錄E)、檔案移交的內容、數(shù)量、卷盒數(shù)等，并有完備的清冊、簽字等交接手續(xù)。電子檔案移交的有關規(guī)定見《電子檔案移14重大專項檔案的利用和開發(fā)14.1檔案利用14.1.1重大專項檔案利用應嚴格執(zhí)行檔案、國家科技計劃、國家科技保密、國家信息安全、專利等有關法律法規(guī)。14.1.2重大專項相關單位應建立檔案借閱、咨詢、編研等利用制度，對利用的范圍、對象、審批程序等做出規(guī)定。14.1.3重大專項各級檔案管理機構應根據(jù)需要編制必要的編研材料，如專題文件匯編、項目大事記、14.1.4重大專項電子檔案的利用，應根據(jù)工作崗位、職責等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設置相應的電子檔案利用權限，利用者在其權限允許范圍內檢索、瀏覽、復制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)等。14.1.5外單位人員查閱重大專項檔案，應持介紹信，經本單位主管領導和上級主管部門批準后方可提供。14.1.6未經許可，不應擅自抄錄檔案內容和復制檔案材料。檔案復制件或抄錄內容加蓋館(室)藏檔案復制件印章后生效。14.2檔案開發(fā)14.2.1充分利用現(xiàn)代信息技術手段，開發(fā)重大專項檔案資源，方便利用者高效、快捷地利用重大專項檔案信息資源。14.2.2建立重大專項檔案利用計算機平臺，包括重大專項檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、重大專項檔案元數(shù)據(jù)庫及應用系統(tǒng)等。14.2.3建立重大專項檔案利用效果反饋記錄，編制重大專項檔案利用分析報告。14.2.4建立檔案統(tǒng)計制度。應按照檔案統(tǒng)計年報要求及本單位實際需要對各門類檔案情況進行統(tǒng)制、下載等要素對檔案利用情況進行統(tǒng)計。(規(guī)范性)重大專項文件歸檔范圍表重大專項文件歸檔范圍見表A.1。表A.1重大專項文件歸檔范圍號層級類目號類目名重大專項歸檔文件重大專項主管部門及其執(zhí)行機構/重大專項檔案管理機構專項組織管理機構及其執(zhí)行機構/項目管理專業(yè)機構項目(課題)承擔單位一級二級專項A規(guī)劃階段A01實施方案專項實施方案(含總概算和階段概算)及相關論證材料必存必存*A02階段計劃專項階段實施計劃(含分年度概算),如五年計劃必存必存*A03年度計劃專項年度計劃(含年度預算)必存必存￥A04政策文件專項管理辦法、制度等政策文件必存必存*A05年度指南年度指南、申報指南等必存必存￥B申報立項階段B01申報文件申報書、可行性研究報告、調研報告、匯報文件、項目建議書、設計及投資概算審批等；項目咨詢、評估、論證文件必存必存必存B02評審文件評審專家綜合意見、專家打分表、專家打分匯總表、專家簽到表等立項評審材料及其視頻必存必存￥B03預算評審文件預算評審報告及相關支撐材料必存必存興B04預算申訴預算申訴文件、課題經費預算申訴情況匯總情況表等預算申訴材料有則必存有則必存有則必存B05立項文件招標、投標、評標、中標等招投標文件、中標通知書；立項批復(含預算)必存必存必存層級類目號類目名重大專項歸檔文件重大專項主管部門及其執(zhí)行機構/重大專項檔案管理機構專項組織管理機構及其執(zhí)行機構/項目管理專業(yè)機構項目(課題)承擔單位一級二級B06保密文件保密協(xié)議、保密責任、保密書等保密文件×有則必存有則必存B07任務合同書任務合同書(含預算書)、任務書、協(xié)議書及其補充文、調整和附加材料必存必存必存B08會議、往來文件全過程中產生的其他重要的會議紀要和重要往來函件￥必存必存C過程管理階段CO1計劃文件項目研究計劃、實驗方案設計、實驗任務書、實驗大綱、設計開發(fā)方案、概要設計、檢驗測試大綱、現(xiàn)場試驗大綱等計劃文件興興必存C02測試實驗類文件始數(shù)據(jù)記錄、整理記錄、分析報告等**有則必存CO3設計工藝文件設計文件和圖紙圖樣等；工藝目錄、工藝說明、零件明細表等各類明細表、工藝文件變更記錄表、工藝流程圖、工位/工序工藝卡片、工藝規(guī)程等工藝類文件*興有則必存C04計算及聲像文件計算文件、數(shù)據(jù)處理文件照片、底片、音頻、視頻等聲像文件*興有則必存C05實物工藝品、樣品樣本、標本、樣機等實物及其目錄目錄有則必存目錄有則必存有則必存C06調整變更文件人員、項目、單位、周期等變更申請、變更批復、變更審查會專家組意見、審查委員會專家名單等各類調整及變更申請、審核及批復文件項目中斷、終止或撤銷等文件有則必存有則必存有則必存C07合作協(xié)議與其他單位的協(xié)作協(xié)議、合同等相關文件有則必存有則必存有則必存C08監(jiān)督評估三部門監(jiān)督評估報告必存×￥C09執(zhí)行報告任務/財務年度/階段執(zhí)行情況報告、檢查報告檔案年度/階段檢查、整改與業(yè)務指導文件有則必存有則必存有則必存表A.1重大專項文件歸檔范圍(續(xù))層級類目號類目名重大專項歸檔文件重大專項主管部門及其執(zhí)行機構/重大專項檔案管理機構專項組織管理機構及其執(zhí)行機構/項目管理專業(yè)機構項目(課題)承擔單位一級二級專項專項階段報告專項階段執(zhí)行情況報告/專項階段總結報告必存必存*專項年度自查專項年度監(jiān)督自查報告有則必存有則必存*管理規(guī)章項目各方面的管理規(guī)章制度、辦法規(guī)定、業(yè)務規(guī)范、工作程序、操作手續(xù)流程等管理制度文件￥興有則必存D驗收階段D01驗收準備預驗收或內部驗收的專家意見、評分表、問題清單、備忘錄及整改報告等文件*興有則必存檔案驗收申請及其報批材料、檔案工作報告、專家驗收意見、整改清單及整改報告、檔案清單及匯總表等檔案驗收文件清單必存必存必存驗收申請書、申請表及附件材料、驗收承諾書等申請文件必存必存必存D02驗收通知驗收通知及其附件等有則必存有則必存有則必存—任務驗收材料(10種)D03自評價自評價報告及相關材料必存必存必存D04科技報告科技報告必存必存必存D05知識產權及成果工藝、儀器設備、軟件、系統(tǒng)等研發(fā)成果、目錄及相關支撐材料目錄必存目錄必存必存知識產權報告、專利及說明書(復印件)、軟件著作權、技術標準、論文及研究報告、查新報告等知識產權及證明類必存必存必存D06第三方評估第三方檢測、測試、評估、調查報告等文件有則必存有則必存有則必存D07驗收現(xiàn)場測試驗收現(xiàn)場測試、實驗、化驗、檢驗、評測等文件有則必存有則必存有則必存D08產業(yè)化文件用戶使用報告及證明/典型用戶報告、產業(yè)化審核報告等成果產業(yè)化證明類有則必存有則必存有則必存臺層級類目號類目名重大專項歸檔文件重大專項主管部門及其執(zhí)行機構/重大專項檔案管理機構專項組織管理機構及其執(zhí)行機構/項目管理專業(yè)機構項目(課題)承擔單位一級二級D09驗收評審專家打分表、專家(組)意見表、專家簽到表、專家承諾書、專家保密承諾書等驗收評審類必存必存￥D10驗收結論驗收結論書必存必存必存D11驗收報告任務驗收報告/驗收技術報告/技術總結報告有則必存有則必存有則必存D12整改文件整改材料(通知、專家組意見、專家打分表)有則必存有則必存￥—財務驗收材料(14種)D13收支報告財務收支執(zhí)行情況報告及附表有則必存有則必存有則必存D14預算調整預算調整(調劑)申請報告及相關批復有則必存有則必存有則必存D15財務整改財務驗收、審核、抽查報告、問題清單、備忘錄及整改報告有則必存有則必存有則必存D16審計報告審計報告必存必存必存D17驗收報告財務驗收報告有則必存有則必存興D18決算報告財務(年度)決算報告及總決算報告等有則必存有則必存有則必存D19資金落實撥付資金落實和撥付證明*興有則必存D20對賬單專用賬戶對賬單*有則必存有則必存銀行日記*有則必存D21明細賬及憑證中央、地方、自籌、其他渠道資金核算明細賬資金(中央、地方、自籌、其他渠道)支出憑證*興有則必存D22資金歸墊資金歸墊申請及附件等相關材料*有則必存有則必存D23驗收評審財務驗收專家打分表、專家意見、簽到表、匯總表、保密承諾書等必存必存*D24設備盤點表設備臺賬、事務所設備盤點表、驗收測試組現(xiàn)場設備盤點表*有則必存有則必存D25整