檔案收集與鑒定（文書檔案管理課件）

檔案收集案例導(dǎo)入張珊自從負責海天集團公司的檔案管理以來，讓她感到最頭疼的事就是每到年底的分公司檔案資料收集工作。有次到公司研發(fā)部去收集檔案資料，被告知，你把資料收走我們怎么利用？還是自己保管的自由。無論張珊怎么保證方便研發(fā)部門利用，研發(fā)部門就兩個字“不交”！張珊沒有辦法只得去尋求老鄭的幫助。老鄭一席話讓張珊茅塞頓開。問題：那么，怎么樣才能幫助張珊解決這樣的難題呢？一檔案收集工作內(nèi)容與要求二檔案室收集工作三檔案館收集工作CONTENTSCONTENTS一檔案收集工作內(nèi)容與要求1．機關(guān)檔案室，收集本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門，需要歸檔的案卷。2．檔案館按規(guī)定接收現(xiàn)行機關(guān)具有長遠保存價值的檔案。3．檔案館接收撤銷機關(guān)的全部檔案。4．檔案館接收和征集中華人民共和國建國以前的各個歷史時期形成的檔案。5．檔案館之間相互交接的檔案。檔案收集工作內(nèi)容一檔案收集工作內(nèi)容與要求1.開展收集檔案的調(diào)查和指導(dǎo)工作。2.要求收集檔案按照標準格式整理。3.保證收集檔案的齊全完整。4.維護全宗和全宗群的相對完整。檔案收集工作要求平時收集、定期收集和年終收集其中最常用、最有效、最直接的途徑是依據(jù)收發(fā)文登記簿進行核對收集。檔案收集方式與途徑1．文檔內(nèi)容2．歸檔時間3．歸檔質(zhì)量要求4．歸檔手續(xù)二檔案室收集工作(1)進館檔案必須以全宗為單位整理、編目，分階段移交。統(tǒng)一進一個檔案館，不能隨意分散。(2)進館的檔案要齊全、完整，按統(tǒng)一的分類方案分類、立卷，正確劃分保管期限，具有永久、長期保存價值檔案才能進館。(3)與檔案有關(guān)的資料、立檔單位的組織沿革、全宗指南及有關(guān)的目錄、索引等檢索工具，隨同檔案一并接收。(4)現(xiàn)行機關(guān)移交檔案時，必須根據(jù)移交目錄，同接收檔案的有關(guān)檔案館一起清點核對，并在交接收據(jù)上簽字蓋章，以便明確交接雙方的責任。三檔案館收集工作1.現(xiàn)行機關(guān)檔案館接收撤銷機關(guān)的檔案，與接收現(xiàn)行機關(guān)檔案的辦法基本相同，在這里我就不詳細說明。三檔案館收集工作2.撤銷機關(guān)3.歷史檔案任務(wù)實訓(xùn)天泰信息技術(shù)有限公司成立于1998年，公司有內(nèi)設(shè)機構(gòu)9個，具體包括：辦公室、外聯(lián)部、數(shù)據(jù)中心、人事部、財務(wù)部、營銷部、后勤部、設(shè)計中心、資料中心.多年來公司在檔案資料的管理上不夠完善。為給公司積累完善的檔案資料，公司決定加強檔案管理，把原資料中心升格為“檔案室”。新成立的檔案中心面臨的第一個問題就是，如何把檔案資料收集來？問題：依據(jù)專業(yè)知識，分組討論、分析這則材料1.天泰信息技術(shù)有限公司檔案室如何開展檔案資料的收集工作？2.如何看待檔案收集工作？檔案鑒定案例導(dǎo)入張珊在一次整理辦公室時，發(fā)現(xiàn)一本海天集團公司和白山商貿(mào)公司合作備忘錄。白山商貿(mào)公司由于經(jīng)營不善，現(xiàn)在已經(jīng)被華夏商貿(mào)有限公司兼并了。張珊想：白山商貿(mào)公司都不存在了，于是隨手把這本備忘錄給丟了。過了一段時間，海天集團公司要與華夏商貿(mào)有限公司洽談合作事宜，董事長想起了曾經(jīng)與白山商貿(mào)公司合作過，想?yún)⒖匆幌聜渫洠髲埳禾峁┠潜緜渫?，張珊一聽只得如實道出備忘錄的去處。董事長聽后，只是說：檔案資料有沒有用不是依靠個人的判斷的，要有依據(jù)的。問題：那么，董事長那句話潛臺詞是什么？一檔案鑒定工作概述二檔案鑒定工作的原則三檔案鑒定工作的標準四檔案價值鑒定方法與組織程序CONTENTSCONTENTS五檔案保管期限表一檔案鑒定工作概述檔案鑒定工作，是指運用專門知識對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值鑒別的過程，包括鑒定檔案的真?zhèn)魏丸b定檔案的價值兩個方面。在檔案業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進行的鑒定工作主要是指鑒定檔案的價值。1.檔案鑒定的概念第一、制定鑒定檔案價值的統(tǒng)一標準和檔案保管期限表。第二、具體分析、判定檔案材料的保存價值，并確定其保管期限。第三、挑選無保存價值和保管期限已滿失去保存價值的檔案予以銷毀或作相應(yīng)的處理。2.檔案鑒定的內(nèi)容（1）檔案鑒定是決定檔案存亡命運的基本手段（2）檔案鑒定是提高檔案管理效益的科學(xué)措施3.檔案鑒定的意義鑒定檔案價值的原則：必須從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的和效益觀點判定檔案的價值。二檔案鑒定工作的原則1.檔案自身屬性2.社會需要3.相對價值三檔案鑒定工作標準1.通用檔案保管期限表2.專門檔案保管期限表3.同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表4.同類型機關(guān)檔案保管期限表5.機關(guān)檔案保管期限表四檔案保管期限表結(jié)構(gòu)類型檔案保管期限表一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。（1）開展調(diào)研工作編制檔案保管期限表，要充分了解本機關(guān)的一般情況和特殊情況。（2）著手起草工作（3）征求意見和修正草案保管期限編制步驟文書檔案的保管期限定為永久、定期，其中定期的分為30年、10年，一般從文件產(chǎn)生后的第二年算起。檔案價值鑒定的方法是直接鑒定法五檔案價值鑒定方法與組織程序檔案價值鑒定方法檔案鑒定組織程序按照以下程序進行檔案鑒定工作：（1）歸檔鑒定（2）檔案價值復(fù)審（3）檔案的銷毀任務(wù)實訓(xùn)檔案鑒定工作方案根據(jù)國家檔案局關(guān)于對保管期滿檔案進行堅定的有關(guān)規(guī)定，我檔案室決定對那些保存期滿的檔案進行鑒定，特制定如下實施方案：一、鑒定工作的指導(dǎo)思想堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點，從經(jīng)濟、政治、科研、文化教育和日常工作查考的需要出發(fā)，用全面、歷史、發(fā)展的觀點考察檔案的價值，準確地制定檔案的保管期限，確保檔案的質(zhì)量。二、鑒定工作的具體范圍館藏的文書、科技和聲像、電子、實物等檔案。三、鑒定工作程序（一）歸檔鑒定確定歸檔范圍，剔除無保存價值的，保存一二年后銷毀。由秘書人員完成；（二）期限鑒定依據(jù)保管期限表確定，由秘書人員完成；五、檔案鑒定的步驟（一）個人初步鑒定