株洲千金醫(yī)藥貿(mào)易公司調(diào)研報告樣本

株洲千金醫(yī)藥貿(mào)易企業(yè)調(diào)研匯報企業(yè)現(xiàn)實(shí)狀況株洲千金醫(yī)藥貿(mào)易股份是湖南省株洲藥業(yè)集團(tuán)所屬一家股份制企業(yè)，企業(yè)現(xiàn)在有職員６０余人，下設(shè)６個部門（采購部、銷售１部、銷售２部、質(zhì)量部、財務(wù)部、營業(yè)部），一個科室（辦公室），兩個庫房（小庫、大庫）。現(xiàn)在，采購部關(guān)鍵負(fù)責(zé)企業(yè)進(jìn)貨業(yè)務(wù)，銷售部關(guān)鍵負(fù)責(zé)企業(yè)對外銷售業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)票據(jù)計算機(jī)處理，財務(wù)部則負(fù)責(zé)企業(yè)財務(wù)工作，庫房則負(fù)責(zé)相關(guān)入庫和出庫處理，和對應(yīng)庫房日常庫存維護(hù)，辦公室負(fù)責(zé)日常各業(yè)務(wù)步驟管理和協(xié)調(diào)工作。企業(yè)經(jīng)營品種關(guān)鍵以中成藥為主,含部分生物制劑、器械及少許原料和進(jìn)口藥品。對于計算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用，企業(yè)前后采取過兩套系統(tǒng)進(jìn)行對應(yīng)管理（財務(wù)、業(yè)務(wù)各一套），取得一定經(jīng)驗(yàn)，計算機(jī)基礎(chǔ)很好。采購步驟1＞、說明企業(yè)現(xiàn)在所包含供貨單位約有260－270家，地域包含全國。整個采購工作由采購部負(fù)責(zé)。采購部現(xiàn)在有3人，大致按劑型進(jìn)行分工，各自負(fù)責(zé)對應(yīng)劑型品種進(jìn)貨采購工作。2＞、業(yè)務(wù)步驟采購部依據(jù)進(jìn)貨計劃聯(lián)絡(luò)供給商，組織供貨渠道，和供貨單位簽署供給協(xié)議，也有部分經(jīng)過電話聯(lián)絡(luò)，協(xié)商進(jìn)貨；到貨交接。對于廠家直接送貨上門，采購部門相關(guān)人員查驗(yàn)供給協(xié)議或電話要貨協(xié)議無誤，依據(jù)廠家送貨單信息填寫到貨通知單，通知質(zhì)檢部和庫房進(jìn)行對應(yīng)驗(yàn)收入庫；對于托運(yùn)（如鐵路運(yùn)輸），采購部在接到托運(yùn)部門到貨通知后，負(fù)責(zé)將貨物從提貨地點(diǎn)提回本企業(yè)，移交給庫房進(jìn)行驗(yàn)收，在庫房收貨本中作對應(yīng)統(tǒng)計（統(tǒng)計內(nèi)容包含移交品種、數(shù)量和交接責(zé)任人簽字）；到貨驗(yàn)收。質(zhì)檢部門和庫房依據(jù)采購部門到貨通知單對到貨進(jìn)行驗(yàn)收。其中，質(zhì)檢部門對到貨物種內(nèi)外質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，庫房負(fù)責(zé)到貨物種、數(shù)量及破損情況驗(yàn)收。對于質(zhì)量合格品種，庫房依據(jù)到貨實(shí)際情況填寫入庫驗(yàn)收單，單據(jù)內(nèi)容包含該次進(jìn)貨物種、應(yīng)到數(shù)、實(shí)到數(shù)、批號效期及破損情況。并將該驗(yàn)收入庫單傳輸?shù)綘I業(yè)部，經(jīng)劃價員劃價后，由營業(yè)部負(fù)責(zé)該入庫單實(shí)際到貨數(shù)入機(jī)工作，同時打印出對應(yīng)入庫單電腦票據(jù)，經(jīng)采購部確定后，將電腦票據(jù)作為正式票據(jù)傳輸?shù)礁飨嚓P(guān)部門進(jìn)行本部門入帳處理。對不合格品種，則由質(zhì)驗(yàn)部相關(guān)人員填寫不合格品種通知單，并由質(zhì)檢部門主管簽發(fā)。通知采購部門聯(lián)絡(luò)原供貨單位協(xié)商退貨問題。對于采取托運(yùn)運(yùn)輸，庫管員和采購員完成貨物交接后，通知質(zhì)檢部進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。一樣，庫房負(fù)責(zé)到貨物種、數(shù)量及破損情況驗(yàn)收，對于質(zhì)量合格品種，庫房依據(jù)到貨實(shí)際情況填寫入庫驗(yàn)收單，單據(jù)內(nèi)容包含該次進(jìn)貨物種、應(yīng)到數(shù)、實(shí)到數(shù)、批號效期及破損情況。并將該驗(yàn)收入庫單傳輸?shù)綘I業(yè)部，經(jīng)劃價員劃價后，由營業(yè)部負(fù)責(zé)該入庫單實(shí)際到貨數(shù)入機(jī)工作，同時打印出對應(yīng)入庫單電腦票據(jù)，經(jīng)采購部確定后，將電腦票據(jù)作為正式票據(jù)傳輸?shù)礁飨嚓P(guān)部門進(jìn)行本部門入帳處理。對不合格品種，則由質(zhì)驗(yàn)部相關(guān)人員填寫不合格品種通知單，并由質(zhì)檢部門主管簽發(fā)。通知采購部門聯(lián)絡(luò)原供貨單位協(xié)商退貨問題。進(jìn)貨結(jié)算付款。通常情況下，只有在發(fā)票已到后才進(jìn)行結(jié)算，對于協(xié)議要求或協(xié)議要求結(jié)算日期，則依據(jù)協(xié)議或協(xié)議進(jìn)行結(jié)算，而不嚴(yán)格要求發(fā)票到是否。首先，依據(jù)協(xié)議或協(xié)議，供給商員工，到財務(wù)部領(lǐng)取和填寫付款申請表（內(nèi)容有單位信息、銀行、帳號、款項(xiàng)用途等）,持該申請單（后附發(fā)票和發(fā)票對應(yīng)業(yè)務(wù)驗(yàn)收入庫單）到營業(yè)部進(jìn)行進(jìn)貨結(jié)算。營業(yè)部相關(guān)人員依據(jù)供貨單位員工提交結(jié)算申請表，審查其完整性，然后依據(jù)申請表后附進(jìn)貨入庫單明細(xì)進(jìn)行結(jié)算，計算貨款，進(jìn)行付款。3＞、進(jìn)貨退貨對于到貨驗(yàn)收不合格品種，采購部在接到質(zhì)檢部不合格品種通知后，和供貨單位聯(lián)絡(luò)，作退貨處理；對于庫房驗(yàn)收中出現(xiàn)部分破損品種，在和供貨單位協(xié)商同意后，也采取進(jìn)貨退貨處理，直接沖減進(jìn)貨貨款。4＞、其它首先，各庫房保管員依據(jù)自已所保管品種目前實(shí)際庫存,結(jié)合品種銷售情況(經(jīng)驗(yàn)值),確定在預(yù)定時間段內(nèi)庫房要貨計劃，銷售部門依據(jù)前期銷售及用戶要貨情況，制訂銷售部門要貨計劃，采購部綜全考慮各部門提交要貨計劃，制訂下一期進(jìn)貨計劃，依據(jù)進(jìn)貨計劃組織貨源，同供貨單位聯(lián)絡(luò)，簽署供給協(xié)議。絕大部分進(jìn)貨業(yè)務(wù)，全部簽署供給協(xié)議，對于部分大批量進(jìn)貨，在年初簽署一總協(xié)議，然后每次進(jìn)貨全部逐筆勾對該協(xié)議。企業(yè)擬在以后對全部進(jìn)貨全部要求有對應(yīng)協(xié)議，對于電話要貨協(xié)議，也將以協(xié)議方法作對應(yīng)統(tǒng)計。庫房入庫處理時，保管員依據(jù)實(shí)際到貨數(shù)進(jìn)行入庫，對其中破損部分，作對應(yīng)說明，由采購部負(fù)責(zé)和供貨單位聯(lián)絡(luò)，決定對應(yīng)處理方法?，F(xiàn)在采取方法大致有進(jìn)貨退貨、補(bǔ)貨兩種。如作退貨處理，則直接減原進(jìn)貨款，如作補(bǔ)貨處理，則要求供貨單位立即補(bǔ)上。存在有對已經(jīng)結(jié)算付款進(jìn)貨業(yè)務(wù)進(jìn)行退貨情況，這種情況較少，企業(yè)現(xiàn)在采取向原供貨單位作銷售方法將品種退回，在以后擬采取沖紅，扣下次貨款方法加以處理。對于進(jìn)貨結(jié)算，財務(wù)部擬在以后作調(diào)整，要求假如發(fā)票沒到，標(biāo)準(zhǔn)將不予結(jié)算和付款。銷售步驟1＞、說明 銷售業(yè)務(wù)關(guān)鍵由銷售一部和銷售二部負(fù)責(zé)。其中，銷售一部關(guān)鍵負(fù)責(zé)二、三、四級站銷售業(yè)務(wù)，大部分是現(xiàn)款現(xiàn)貨銷售。銷售二部關(guān)鍵負(fù)責(zé)醫(yī)院、衛(wèi)生院、廠礦醫(yī)務(wù)室、診所、藥店等直接用戶銷售業(yè)務(wù)，有部分轉(zhuǎn)帳銷售；企業(yè)銷售業(yè)務(wù)所包含到用戶地域上遍布全國，較為穩(wěn)定用戶二、三級站約有200家左右，其它用戶約有1000余家。用戶通常按地域劃分為，由不一樣員工負(fù)責(zé)，特殊多個用戶員工劃分不按地域，但同一用戶對應(yīng)員工是唯一，不存在同一用戶有多個員工交錯現(xiàn)象。2＞、業(yè)務(wù)步驟劃價員依據(jù)用戶類型及品種情況對用戶要貨計劃中全部品種進(jìn)行銷售劃價；營業(yè)部相關(guān)人員依據(jù)用戶要貨計劃和劃價員劃定銷價信息在計算機(jī)系統(tǒng)中填寫銷售票并打印出電腦銷售票（指定用戶、品種、數(shù)量、庫房等），并由計算機(jī)自動完成記對應(yīng)業(yè)務(wù)帳工作；電腦銷售票經(jīng)復(fù)核員復(fù)核無誤后，到結(jié)算臺進(jìn)行結(jié)算，對現(xiàn)金銷售進(jìn)行收款，對于轉(zhuǎn)帳銷售，則進(jìn)行對應(yīng)財務(wù)轉(zhuǎn)帳處理。結(jié)算員結(jié)算完成后，在電腦中作對應(yīng)結(jié)算處理，同時在銷售票上蓋有對應(yīng)處理章（現(xiàn)金收訖或轉(zhuǎn)帳收訖）；用戶持結(jié)算過銷售單提貨聯(lián)到對應(yīng)庫房提貨。庫房管理員接到用戶提貨聯(lián)后，在電腦中確定該提貨聯(lián)有效性，通知相關(guān)人員進(jìn)行備貨。備貨時，對據(jù)將出庫品種批號及對應(yīng)數(shù)量作手工統(tǒng)計；備貨完成，由管理員將備貨統(tǒng)計手工信息（批號及對應(yīng)數(shù)量）信息錄入到計算機(jī)中（現(xiàn)微機(jī)系統(tǒng)對一銷售細(xì)目只能管理一個批號，而不能同時管理多個批號信息），在計算機(jī)系統(tǒng)中作銷售出庫處理，然后，通知用戶將貨提走，同時減庫房實(shí)貨帳。2＞、銷售退貨步驟在銷售業(yè)務(wù)發(fā)生要求時間內(nèi)（市內(nèi)為30天，市外為兩個月），如要用戶因?yàn)槎喾N原因需要進(jìn)行退貨，則在標(biāo)準(zhǔn)上給退換。其業(yè)務(wù)步驟為：用戶憑發(fā)票提出退貨要求，庫房管理在電腦中確定相關(guān)品種是本企業(yè)所售無誤（關(guān)鍵相關(guān)品種批號信息），然后相關(guān)人員指示是否給預(yù)退貨；在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意給退換后，庫房通知質(zhì)檢部進(jìn)行質(zhì)檢，對驗(yàn)收合格部分品種，庫房保管員進(jìn)行品種、數(shù)量驗(yàn)收實(shí)貨銷退入庫處理，對不合格部分，則由庫房進(jìn)行品種、數(shù)量驗(yàn)收，并將實(shí)貨置于庫房紅牌區(qū)，通知采購部和原供貨單位協(xié)商處理。然后通知營業(yè)部在計算機(jī)中開銷售退貨票；對于原銷售業(yè)務(wù)還沒有結(jié)算，則直接沖減應(yīng)收貨款；對于原銷售業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)算完成，則原不給退款，而是以換貨方法，抵消貨款。對于部分特殊情況（用戶所要貨企業(yè)沒有等原因），則許可直接給退款。3＞、其它企業(yè)現(xiàn)在只有一個劃價員，對用戶品種此次銷價劃定完全憑個人對企業(yè)價格政策了解和個人經(jīng)驗(yàn)，要實(shí)際操作中往往出現(xiàn)不合理現(xiàn)象。且尺度難以正確把握，不利于管理；日常銷售，貨物全部從小庫中提貨，僅有極少數(shù)品種大批量銷售才從大庫提貨。且在提貨前，由小庫管理員在計算機(jī)系統(tǒng)中對該銷售提貨單進(jìn)行有效性進(jìn)行確定，然后經(jīng)過電話通知大庫管理員，大庫管理員在接到電話通知后，依據(jù)用戶提貨聯(lián)進(jìn)行備貨、出庫，出庫后通知小庫管理員進(jìn)行對應(yīng)微機(jī)中出庫處理?，F(xiàn)在，銷售結(jié)算方法有現(xiàn)金和轉(zhuǎn)帳兩種，結(jié)應(yīng)于不一樣結(jié)算方法，由現(xiàn)金結(jié)算員和轉(zhuǎn)帳結(jié)算員分別進(jìn)行處理。用戶在營業(yè)部開出銷售票后，假如是現(xiàn)金結(jié)算，則轉(zhuǎn)到結(jié)算臺處，由結(jié)算員對此次銷售貨款進(jìn)行驗(yàn)算并核收。收款完成，在用戶提貨聯(lián)蓋上現(xiàn)金收訖章。對于轉(zhuǎn)帳結(jié)算銷售業(yè)務(wù)，企業(yè)依據(jù)雙方日常交易額及用戶資信程度，按一定比列，要求其一個相對固定許可轉(zhuǎn)帳額度。結(jié)算員在考評用戶轉(zhuǎn)帳額度無誤后進(jìn)行自轉(zhuǎn)帳處理，將此次銷售貨款轉(zhuǎn)記到用戶應(yīng)收帳上，然后在提貨聯(lián)上蓋轉(zhuǎn)帳收訖章。用戶轉(zhuǎn)帳額度不夠，則須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，不然將不給予轉(zhuǎn)帳。庫房管理1＞、說明企業(yè)現(xiàn)在設(shè)有大庫和小庫兩個庫房，其中，小庫是日常業(yè)務(wù)庫房，貨物齊全，大庫是一個貯備倉庫，只有部分?jǐn)?shù)量較多品種。業(yè)務(wù)過程中入庫和出庫基礎(chǔ)上是在小庫中進(jìn)行。小庫貨物依據(jù)品種類型大致分為外用酊水、片劑等6個區(qū)，分由不一樣保管員各自管理，由兩個庫房責(zé)任人統(tǒng)一總體管理。各個保管員據(jù)負(fù)責(zé)品種不存在有交錯現(xiàn)象。對應(yīng)品種不一樣質(zhì)量情況，將庫房劃分為紅牌區(qū)、黃牌區(qū)、藍(lán)牌區(qū)，其中，紅牌區(qū)存放質(zhì)量不合格還沒處理品種，黃牌區(qū)存放待驗(yàn)收貨物，藍(lán)牌區(qū)為合格品區(qū)。 2＞、進(jìn)貨入庫步驟 參見進(jìn)貨業(yè)務(wù)步驟相關(guān)部分描述。 3＞、進(jìn)貨退貨出庫步驟 見進(jìn)貨退貨及進(jìn)貨業(yè)務(wù)步驟其它處相關(guān)描述。 4＞、銷售出庫 參見銷售業(yè)務(wù)步驟。 5＞、銷售退貨入庫 參見銷售退貨業(yè)務(wù)步驟。 6＞、庫房日常維護(hù)日常業(yè)務(wù)中，對庫房中品種，通常一星期檢驗(yàn)一次，有時是半個月檢驗(yàn)一次。對檢驗(yàn)不合格貨物，保管員將貨物移到庫房紅牌區(qū)，庫房管理員對紅牌區(qū)品種進(jìn)行統(tǒng)計，消減庫房帳，并將對應(yīng)信息通知各相關(guān)部門進(jìn)行消帳，同時通知采購部，由采購部負(fù)責(zé)和該品種原供貨單位聯(lián)絡(luò)，協(xié)商處理方法。 7＞、庫存維護(hù)日常業(yè)務(wù)全部庫房業(yè)務(wù)全部在小庫進(jìn)行。天天，各小庫庫房管理員依據(jù)目前本庫房中貨物庫存，綜合考慮日常銷售量，提交品種移庫計劃，由專門移庫人員進(jìn)行從大庫到小庫移庫業(yè)務(wù)操作，使小庫庫存維持正常業(yè)務(wù)所需數(shù)量。對于特殊大批要貨表況，也有直接到大庫提貨，大庫出庫作貨物出庫前須經(jīng)小庫管理員確定。財務(wù)及成本核實(shí)財務(wù)部現(xiàn)在有五名職員，負(fù)責(zé)本企業(yè)財務(wù)成本核實(shí)和對外財務(wù)申報。企業(yè)內(nèi)部采取加權(quán)平均核實(shí)方法進(jìn)行成本核實(shí)，沒有獨(dú)立商品帳，對應(yīng)收應(yīng)付帳僅作針對余額核實(shí)，而不對應(yīng)到明細(xì)。質(zhì)檢部業(yè)務(wù)情況質(zhì)檢部現(xiàn)在有3人負(fù)責(zé)。質(zhì)檢部全權(quán)負(fù)責(zé)本企業(yè)所經(jīng)營品種質(zhì)量問題及對外質(zhì)量問題交涉工作。其工作內(nèi)容關(guān)鍵有：進(jìn)貨步驟中，對于有送貨上門，質(zhì)檢部在接到采購部到貨通知單后，先對到貨物種進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，對于托運(yùn)到貨，質(zhì)檢部依據(jù)庫房到貨通知對到貨物種進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。只有質(zhì)檢部驗(yàn)收合格，才由庫房進(jìn)行對應(yīng)入庫驗(yàn)收。對不合格品種，質(zhì)檢部依據(jù)質(zhì)檢人員不合格品種信息簽發(fā)不合格商品通知單，直接由采購部對不合格商品進(jìn)行對應(yīng)處理。銷售業(yè)務(wù)中，對滯后發(fā)覺質(zhì)量有問題品種銷售去向進(jìn)行追蹤，并負(fù)責(zé)事后處理工作。日常維護(hù)中，對目前庫房中貨物定時進(jìn)行質(zhì)量抽查，對其中不合格品種，提交不合格品種通知，交由相關(guān)部門進(jìn)行處理。嚴(yán)防不合格品種銷售。負(fù)責(zé)辦理全部進(jìn)口藥品銷售許可手續(xù)。對在關(guān)主管部門定時公布信息進(jìn)行搜集和登記，并隨時對業(yè)務(wù)各步驟中品種進(jìn)行跟蹤，杜絕假藥、劣藥購進(jìn)和銷售。其它企業(yè)成立于1995年，歷史較短，整體管理和規(guī)范化管理有一定差距，具體業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化處理時存在一力度問題有待一企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)確定；企業(yè)庫房條件相對較差，