現(xiàn)代企業(yè)技術(shù)資料管理制度樣本

西方司發(fā)〔〕36號(hào)相關(guān)印發(fā)《企業(yè)技術(shù)資料管理要求》通知各部門、基層單位：為加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)技術(shù)資料管理工作，保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，確保多種技術(shù)資料有效性和完整性，預(yù)防生產(chǎn)用技術(shù)資料丟失或外流，做好技術(shù)保密工作，依據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案管理、保密工作要求，特制訂《企業(yè)技術(shù)資料管理要求》，現(xiàn)印發(fā)給你們，望認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵照實(shí)施。二〇〇八年六月十二日專題詞：技術(shù)資料管理要求通知抄報(bào)：董事會(huì)。抄送：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門、基層單位、匯博企業(yè)。企業(yè)技術(shù)資料管理要求第一條目標(biāo)為加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)技術(shù)資料管理工作，保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，確保多種技術(shù)資料有效性和完整性，預(yù)防生產(chǎn)用技術(shù)資料丟失或外流，做好技術(shù)保密工作，依據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案管理、保密工作要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，特制訂本要求。第二條適用范圍本措施適適用于企業(yè)所屬各單位全部工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)用各類技術(shù)資料管理，包含生產(chǎn)制造、產(chǎn)品研發(fā)等行業(yè)含有歸檔保留價(jià)值實(shí)物、文檔、圖紙、圖片、軟盤、光盤等資料。關(guān)鍵涵蓋：機(jī)械產(chǎn)品加工、裝配圖紙；電子產(chǎn)品原理圖、印刷版圖、多種程序文件；零部件清單（含規(guī)格型號(hào)）；組裝工藝規(guī)程；檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、多種產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、用戶使用說(shuō)明書(shū)、裝箱清單、使用商標(biāo)和標(biāo)識(shí)標(biāo)簽樣板等內(nèi)容。第三條管理職責(zé)技術(shù)開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)企業(yè)各類技術(shù)資料歸檔和管理，并對(duì)各基層單位技術(shù)資料使用管理進(jìn)行監(jiān)督檢驗(yàn)。各部門、基層單位分別負(fù)責(zé)各自管轄范圍內(nèi)技術(shù)資料管理。第四條管理內(nèi)容1．技術(shù)資料確實(shí)定為確保技術(shù)資料有效性和嚴(yán)厲性，避免在使用中產(chǎn)生混亂現(xiàn)象，企業(yè)內(nèi)使用多種技術(shù)資料（圖紙、操作規(guī)程、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等），先由相關(guān)單位起草編制經(jīng)技術(shù)開(kāi)發(fā)部審核確定后有效。由技術(shù)開(kāi)發(fā)部加蓋受控印章，作為生產(chǎn)單位生產(chǎn)加工用唯一底圖（或標(biāo)準(zhǔn)），再下發(fā)給相關(guān)單位實(shí)施，沒(méi)有經(jīng)過(guò)技術(shù)開(kāi)發(fā)部確定技術(shù)資料一律視為無(wú)效文件，相關(guān)單位不得使用。因產(chǎn)品升級(jí)換代或其它原因要求修訂現(xiàn)用技術(shù)資料時(shí)，相關(guān)單位應(yīng)向技術(shù)開(kāi)發(fā)部提出申請(qǐng)，經(jīng)技術(shù)開(kāi)發(fā)部同意后由提出單位組織相關(guān)單位進(jìn)行修訂，技術(shù)開(kāi)發(fā)部審核確定后加蓋受控印章，再下發(fā)給相關(guān)單位實(shí)施，同時(shí)收回已作廢資料，視情況進(jìn)行歸檔或銷毀處理。對(duì)于科研項(xiàng)目包含技術(shù)資料，在進(jìn)行樣品加工前，應(yīng)經(jīng)過(guò)技術(shù)開(kāi)發(fā)部審核及登記立案后方可進(jìn)行加工。在項(xiàng)目完成后，應(yīng)將全套技術(shù)資料上交技術(shù)開(kāi)發(fā)部存檔。2．歸檔技術(shù)資料要求歸檔資料應(yīng)為符合各單位生產(chǎn)實(shí)際最新有效文件，資料應(yīng)有編制人（設(shè)計(jì)人）及審核（或?qū)徟┖炞执_定；圖紙類文件必需要有編碼、編號(hào)，圖紙編碼、編號(hào)要符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，不能隨意編寫(xiě)；送外加工圖紙一律不得用漢字標(biāo)明部件名稱、用途等，而應(yīng)用編碼和編號(hào)表示；每個(gè)項(xiàng)目標(biāo)資料要齊全，不得有遺漏現(xiàn)象。資料必需是最新定稿后正式文件或原稿文件、裝訂好原始統(tǒng)計(jì)。資料應(yīng)歸檔原件，不存復(fù)印件；文字、圖紙和軟件（盤）同存時(shí)，內(nèi)容應(yīng)保持一致。歸檔文件和資料要求質(zhì)量?jī)?yōu)良，圖樣清楚，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢靠工具書(shū)寫(xiě)。對(duì)軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時(shí)要有保護(hù)套、包裝良好，封面書(shū)寫(xiě)標(biāo)題及編號(hào)，無(wú)涂改。3．歸檔時(shí)間科研項(xiàng)目資料在項(xiàng)目完工后30天內(nèi)歸檔，常規(guī)在產(chǎn)產(chǎn)品如有變更設(shè)計(jì)或工藝改善，應(yīng)在產(chǎn)品定型后將變更部分技術(shù)資料在兩個(gè)月內(nèi)歸檔，其它各類含有保留價(jià)值技術(shù)資料應(yīng)立即歸檔。凡對(duì)企業(yè)有保留價(jià)值多種技術(shù)資料，各單位有責(zé)任立即歸檔。因歸檔不立即造成資料損壞或丟失給企業(yè)利益造成損害，相關(guān)單位及個(gè)人須負(fù)擔(dān)責(zé)任。4．歸檔程序

技術(shù)資料在歸檔前由上交單位預(yù)先整理好每個(gè)項(xiàng)目標(biāo)全套資料，隨附好資料清單。歸檔時(shí)填寫(xiě)《資料歸檔統(tǒng)計(jì)》（見(jiàn)附表一），經(jīng)技術(shù)開(kāi)發(fā)部和上交單位雙方當(dāng)面清點(diǎn)并簽字確定。對(duì)不完整、不正確或不符合存檔要求各類技術(shù)資料，技術(shù)開(kāi)發(fā)部有權(quán)要求上交單位修改直至達(dá)成要求后再辦理歸檔手續(xù)。5．技術(shù)資料使用技術(shù)開(kāi)發(fā)部為存檔底圖（或標(biāo)準(zhǔn)等）歸口管理部門，生產(chǎn)單位使用圖紙時(shí)，可向技術(shù)開(kāi)發(fā)部提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后，可復(fù)制底圖并由技術(shù)開(kāi)發(fā)部加蓋受控印章做為生產(chǎn)加工圖紙，并填寫(xiě)《資料發(fā)放、回收統(tǒng)計(jì)》（見(jiàn)附表二），圖紙使用完后，應(yīng)立即歸還技術(shù)開(kāi)發(fā)部。技術(shù)資料借查閱，必需嚴(yán)格遵守資料借查閱制度，推行借查閱手續(xù)。因工作需要，企業(yè)內(nèi)部需借查閱企業(yè)歸檔技術(shù)資料時(shí)，經(jīng)技術(shù)開(kāi)發(fā)部同意方可使用，并填寫(xiě)《借查閱統(tǒng)計(jì)》（見(jiàn)QHSE體系統(tǒng)計(jì)）。外單位因工作需要查閱資料，應(yīng)向技術(shù)開(kāi)發(fā)部提出申請(qǐng)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱，存檔圖紙一律不予借出。生產(chǎn)單位有外協(xié)委托加工產(chǎn)品時(shí)，在向加工方提交圖紙等技術(shù)資料時(shí)，應(yīng)視技術(shù)保密程度和對(duì)方簽定技術(shù)保密協(xié)議，以預(yù)防企業(yè)技術(shù)泄露，加工完成后，應(yīng)立即將發(fā)放出去資料回收，并妥善保管。各單位在圖紙使用過(guò)程中，要妥善保管好圖紙，嚴(yán)禁發(fā)生因保管、使用不妥而造成圖紙損壞或丟失等現(xiàn)象，如發(fā)覺(jué)圖紙損壞，應(yīng)立即向技術(shù)開(kāi)發(fā)部提出申請(qǐng)以補(bǔ)充新圖，同時(shí)，應(yīng)將損壞圖紙交還技術(shù)開(kāi)發(fā)部給予銷毀。歸檔技術(shù)資料如有保密要求和查閱限制，由歸檔部門確定保密等級(jí)和限制查閱使用范圍，未經(jīng)許可，任何單位或個(gè)人全部不得將企業(yè)有保密要求技術(shù)資料以任何方法泄露給第三方。6．技術(shù)資料處理因產(chǎn)品更新?lián)Q代或技術(shù)資料換版時(shí)，原有技術(shù)資料如有保留價(jià)值，應(yīng)加蓋“作廢留用”印章，并做好統(tǒng)計(jì)給予隔離存放，若無(wú)保留價(jià)值，編寫(xiě)《文件銷毀清冊(cè)》（見(jiàn)QHSE體系統(tǒng)計(jì)），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由技術(shù)開(kāi)發(fā)部給予銷毀，預(yù)防發(fā)生誤用。7．技術(shù)資料管理資料保管設(shè)專門加鎖文件柜保留，內(nèi)置文件盒，盒內(nèi)分冊(cè)，冊(cè)內(nèi)分頁(yè)，統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。造冊(cè)要求：建立資料文件索引，并對(duì)應(yīng)建立柜、盒、冊(cè)目錄。柜、盒、冊(cè)要有顯著標(biāo)識(shí)。對(duì)文件資料保管應(yīng)注意防潮、防霉、防蛀、防火等，電子光盤注意防劃和防磁。全部資料努力爭(zhēng)取管理規(guī)范、歸類正確、保留完整。生產(chǎn)單位應(yīng)設(shè)一名技術(shù)資料管理員（由本單位技術(shù)副經(jīng)理兼任），以做到技術(shù)資料管理責(zé)任到人，其關(guān)鍵職責(zé)為：負(fù)責(zé)本單位生產(chǎn)過(guò)程中圖紙等技術(shù)資料管理；負(fù)責(zé)本單位圖紙等使用后搜集、整理；負(fù)責(zé)本單位圖紙等使用借出和返還，并對(duì)本單位圖紙管理等進(jìn)行監(jiān)督檢驗(yàn)；用圖人應(yīng)珍惜圖紙，預(yù)防其丟失和損壞。技術(shù)開(kāi)發(fā)部應(yīng)關(guān)注國(guó)家相關(guān)制度或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)改變，并采取對(duì)應(yīng)方法，立即更新規(guī)范好企業(yè)技術(shù)資料，定時(shí)監(jiān)督檢驗(yàn)各單位技術(shù)資料使用及管理情況，杜絕因管理不善而造成技術(shù)資料損壞或造成技術(shù)泄密。第五條獎(jiǎng)罰細(xì)則1．嚴(yán)禁以多種手段或方法（如利用現(xiàn)代化載體或網(wǎng)絡(luò)）傳輸含有保密價(jià)值技術(shù)信息。如發(fā)覺(jué)技術(shù)資料丟失或泄密，視以下不一樣情況給予處罰：丟失或泄露零件圖紙等保密資料，發(fā)覺(jué)一次罰責(zé)任者500元/張；丟失或泄露部件圖紙等保密資料，發(fā)覺(jué)一次罰責(zé)任者1000元/張；丟失或泄露成套圖紙等保密資料，發(fā)覺(jué)一次罰責(zé)任者3000元/套；2．除追究責(zé)任者外，還將追究責(zé)任單位領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；3．情節(jié)更為嚴(yán)重企業(yè)保留刑事訴訟及其它行政處罰權(quán)利。4．企業(yè)全體職員全部有責(zé)任、有義務(wù)推行和監(jiān)督技術(shù)資料保密工作，對(duì)檢舉在圖紙等資料使用管理方面存在問(wèn)題人員，企業(yè)將為其保密，經(jīng)調(diào)查屬實(shí)將給獎(jiǎng)勵(lì)。第六條附則1．本要求由技術(shù)開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)解釋。2．本要求自發(fā)文之日起試行。附表一資料