第4章財務(wù)模塊的初始化

第4章財務(wù)模塊的初始化設(shè)置4.1總賬管統(tǒng)概述4.2總賬系統(tǒng)初始化6/7/20241總賬系統(tǒng)概述總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系薪資管理固定資產(chǎn)資金管理應(yīng)收應(yīng)付記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證總賬存貨核算成本管理記賬憑證記賬憑證其他費用賬證余額表決策支持會計報表財務(wù)分析6/7/20242總賬系統(tǒng)概述總賬系統(tǒng)的應(yīng)用流程總賬日常業(yè)務(wù)處理框中所包含的項目已經(jīng)在企業(yè)應(yīng)用平臺中設(shè)置完成6/7/20243總賬系統(tǒng)概述總賬系統(tǒng)的應(yīng)用流程總賬期末處理總賬初始化6/7/20244總賬管理系統(tǒng)概述總賬管理系統(tǒng)的應(yīng)用流程開始下月業(yè)務(wù)總賬日常業(yè)務(wù)處理6/7/20245總賬管理系統(tǒng)初始化選項設(shè)置必要性為了最大范圍地滿足不同企業(yè)用戶的信息化應(yīng)用需求，總賬作為通用商品化軟件的核心子系統(tǒng)，是通過內(nèi)置大量的選項參數(shù)提供面向不同企業(yè)應(yīng)用的解決方案。企業(yè)可以根據(jù)自身的實際情況進行選擇，以確定符合個性特點的應(yīng)用模式。軟件越通用，意味著系統(tǒng)內(nèi)置的參數(shù)越多，系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置決定了企業(yè)的應(yīng)用模式和應(yīng)用流程。參數(shù)分類憑證、賬簿、憑證打印、預(yù)算控制、權(quán)限、會計日歷、其他6/7/20246總賬管理系統(tǒng)初始化選項設(shè)置-憑證6/7/20247總賬管理系統(tǒng)初始化選項設(shè)置-憑證制單控制制單序時控制：該類憑證最后一張憑證日期〈=憑證日期〈=系統(tǒng)日期支票控制兩個前提：使用銀行科目制單；選用的結(jié)算方式設(shè)置了票據(jù)管理達成目的：對錄入的支票號提供登記或報銷的功能赤字控制控制對象：資金及往來科目或全部科目達成目的：填制憑證時，相關(guān)科目的最新余額出現(xiàn)負(fù)數(shù)時，系統(tǒng)給予提示可以使用應(yīng)收受控科目即在總賬中也可以使用設(shè)置了客戶往來的科目制單6/7/20248總賬管理系統(tǒng)初始化選項設(shè)置-憑證憑證控制現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目填制憑證時使用了“在指定科目中被指定為現(xiàn)金流量的科目”系統(tǒng)要求指定現(xiàn)金流量項目及金額自動填補憑證斷號新增憑證時，系統(tǒng)自動查找本月的第一個斷號作為該憑證的憑證號憑證錄入時結(jié)算方式及票據(jù)號必錄在填制憑證時如果使用了銀行科目，則必須錄入結(jié)算方式及票據(jù)號。6/7/20249總賬管理系統(tǒng)初始化選項設(shè)置-憑證打印合并憑證顯示、打印選擇此項，在填制憑證、查詢憑證、出納簽字和憑證審核時，憑證按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并顯示，在明細賬顯示界面提供是否“合并顯示”的選項。憑證錄入時結(jié)算方式及票據(jù)號必錄打印憑證頁腳姓名決定在打印憑證時，是否自動打印制單人、出納、審核人、記賬人的姓名。6/7/202410總賬管理系統(tǒng)初始化選項設(shè)置-權(quán)限制單權(quán)限控制到科目單位有多個制單人，張三負(fù)責(zé)費用報銷，限制張三可以使用的科目為費用類科目和現(xiàn)金科目制單權(quán)限控制到憑證類別限制某個操作員只能填制某個類別的憑證操作員進行金額權(quán)限控制系統(tǒng)可以對不同級別的人員進行制單金額大小的控制，例如財務(wù)主管可以對10萬元以上的經(jīng)濟業(yè)務(wù)制單，一般財務(wù)人員只能對5萬元以下的經(jīng)濟業(yè)務(wù)制單，這樣可以減少由于不必要的責(zé)任事故帶來的經(jīng)濟損失。6/7/202411總賬管理系統(tǒng)初始化選項設(shè)置-權(quán)限憑證審核控制到操作員如果需要指定某具有憑證審核權(quán)限的操作員只能審核某些制單人填制的憑證，則應(yīng)選擇該選項。出納憑證必須經(jīng)由出納簽字出納憑證是指憑證上包含現(xiàn)金或銀行科目的憑證。涉及現(xiàn)金收付的業(yè)務(wù)是企業(yè)需要重點關(guān)注的業(yè)務(wù)，如果選擇該項，憑證處理流程為：填制憑證-出納簽字-審核憑證-記賬。憑證必須經(jīng)由主管會計簽字如果企業(yè)中規(guī)定所有憑證都必須由主管會計簽字才能作為記賬依據(jù)，則應(yīng)選中該項。允許修改、作廢他人填制的憑證如果制單人填制的憑證有誤，該選項決定其他人員如審核人員發(fā)現(xiàn)憑證有誤時是否允許修改或作廢。6/7/202412財務(wù)-外幣2。選擇固定匯率，輸入?yún)R率1。輸入外幣基本信息，確認(rèn)6/7/202413財務(wù)-指定會計科目只有指定了“現(xiàn)金總賬科目”和“銀行總賬科目”，才能進行出納簽字，查詢現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬。6/7/202414財務(wù)-新增會計科目6/7/202415財務(wù)-憑證類型類別字類別名稱限制類型限制科目備注收收款憑證借方必有1001,1002設(shè)定限制類型和限制科目的含義在于可以讓計算機自動判斷用戶輸入的內(nèi)容是否與選擇的憑證類別相符。付付款憑證貸方必有1001,1002轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬憑證憑證必?zé)o1001,1002填制憑證時選擇錯誤的憑證類型系統(tǒng)彈出相應(yīng)的提示信息6/7/202416科目設(shè)置:6602管理費用660201招待費66020101總經(jīng)理辦公室66020102財務(wù)部

660202差旅費660203郵電費業(yè)務(wù)處理:

計入相應(yīng)明細科目報表編制:

查詢明細賬管理費用明細表部門招待費差旅費郵電費辦公費

10項合計總經(jīng)理辦

財務(wù)部

人事部

采購部

銷售部

10個

合計

二級明細科目表示-項目欄目三級明細科目表示-項目對象管理費用明細表-手工賬科目設(shè)計及報表生成6/7/202417科目設(shè)置:6602管理費用660201招待費部門核算660202差旅費部門核算660203郵電費部門核算

業(yè)務(wù)處理:

計入科目、輔助核算項目報表編制:

查詢部門輔助賬

管理費用明細表部門招待費差旅費郵電費辦公費

10項合計企管辦

財務(wù)部

采購部

銷售部

生產(chǎn)部

10個

合計

二級明細科目表示-項目欄目部門目錄管理費用明細表-計算機賬科目設(shè)計及報表生成6/7/202418財務(wù)-項目目錄增加項目大類6/7/202419財務(wù)-項目目錄定義項目級次6/7/202420財務(wù)-項目目錄選擇項目核算科目6/7/202421財務(wù)-項目目錄進行項目分類定義6/7/202422收付結(jié)算-結(jié)算方式在填制憑證時，使用設(shè)置了“票據(jù)管理”的結(jié)算方式時，系統(tǒng)要求登記支票登記簿（未事先登記）或支票報銷功能（前面已登記）6/7/202423總賬管理系統(tǒng)初始化準(zhǔn)備期初數(shù)據(jù)為什么？很多企業(yè)多年一直采用手工核算方式，采用計算機信息管理后，為了保證手工業(yè)務(wù)與計算機系統(tǒng)的銜接，繼承歷史數(shù)據(jù)，保證業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性，要將截止到目前為止手工核算的余額過入到計算機信息處理系統(tǒng)中作為期初數(shù)據(jù)，才能保持業(yè)務(wù)的完整性。6/7/202424總賬管理系統(tǒng)初始化總賬期初余額準(zhǔn)備準(zhǔn)備總賬各科目的期初數(shù)據(jù)年初建賬準(zhǔn)備各賬戶上年年末的余額作為新一年的期初余額。如某企業(yè)選擇2011年1月啟用總賬系統(tǒng)，則只需要整理該企業(yè)2010年12月末各賬戶的期末余額作為2011年1月初的期初余額，因為本年沒有累計數(shù)據(jù)發(fā)生，因此月初余額同時也是2011年年初余額。年中建賬準(zhǔn)備各賬戶啟用會計期間上一期的期末余額作為啟用期的期初余額，而且還要整理自本年度開始截止至啟用期的各賬戶累計發(fā)生數(shù)據(jù)。例如，某企業(yè)2011年8月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2011年7月末各科目的期末余額及1-7月的累計發(fā)生額整理出來，作為計算機系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到總賬系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額。6/7/202425總賬管理系統(tǒng)初始化總賬期初余額準(zhǔn)備準(zhǔn)備輔助賬各科目的期初數(shù)據(jù)如果科目設(shè)置了某種輔助核算，那么還需要準(zhǔn)備輔助項目的期初余額。如何準(zhǔn)備？應(yīng)收賬款按客戶整理應(yīng)付賬款按供應(yīng)商整理個人往來按職員整理6/7/202426總賬管理系統(tǒng)初始化總賬期初余額錄入 末級科目的余額可以直接輸入。 非末級科目的余額數(shù)據(jù)由系統(tǒng)根據(jù)末級科目數(shù)據(jù)逐級向上匯總而得。科目有數(shù)量外幣核算時，在輸入完本位幣金額后，還要輸入相應(yīng)的數(shù)量和外幣信息。科目有輔助核算時，不能直接輸入該賬戶的期初余額，而是必須輸入輔助賬的期初余額。輔助賬余額輸入完畢后，自動帶回總賬。累計發(fā)生額可以直接輸入。6/7/202427總賬管理系統(tǒng)初始化總賬與輔助賬的關(guān)系科目名稱方向幣別/計量年初余額1-啟用月累計借方發(fā)生額1-啟用月累計貸方發(fā)生額期初余額現(xiàn)金(1001)借

7,256,157.397,254,000.0014,195.89應(yīng)收賬款(1131)

借

60,000.00

20,000.00

157,600.00

日期憑證號客戶摘要方向金額業(yè)務(wù)員票號票據(jù)日期2011-06-25華宏公司期初數(shù)據(jù)借99600孫健2011-0