外出出差與差旅費報銷管理制度

外出出差與差旅費報銷管理制度一、目的和適用范圍目的：本制度的目的是為了規(guī)范和統(tǒng)一公司員工外出出差及差旅費報銷的管理，確保費用使用合規(guī)、合理、透亮，并嚴(yán)格掌控費用開支，提高企業(yè)管理效率和資金利用率。適用范圍：本制度適用于公司全部員工的外出出差和差旅費報銷管理，涵蓋全部出差形式，包含公務(wù)出差、項目出差、培訓(xùn)出差等。二、出差申請和審批流程1.出差申請（1）員工在開始計劃外出出差前，必需向所在部門提出書面出差申請。（2）出差申請內(nèi)容必需包含：出差目的、時間、地方、估計費用等認(rèn)真信息。（3）員工應(yīng)提前至少三個工作日提交出差申請，并獲得直接上級的書面審批同意。2.出差預(yù)算和掌控（1）出差申請獲得批準(zhǔn)后，員工和所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)共同訂立認(rèn)真的出差預(yù)算，并明確費用掌控原則。（2）出差預(yù)算包含交通費、留宿費、餐飲費、通訊費、日常費用等各項明細(xì)，并應(yīng)依據(jù)不同出差目的和地方進(jìn)行合理估量和調(diào)配。（3）員工在出差過程中應(yīng)依照預(yù)算執(zhí)行，嚴(yán)格掌控費用開支，避開超支情況的發(fā)生。3.出差審批（1）所在部門負(fù)責(zé)人在收到員工出差申請后，應(yīng)在三個工作日內(nèi)進(jìn)行審批，并書面通知員工審批結(jié)果。（2）假如出差費用超出公司規(guī)定的審批權(quán)限，需由所在部門負(fù)責(zé)人報公司管理層進(jìn)行審批。（3）擬出差目的地屬于高風(fēng)險地區(qū)或存在特殊風(fēng)險的出差需由安全管理部門評估并報批。4.出差計劃和報備（1）員工在出差前應(yīng)依照公司規(guī)定填寫認(rèn)真的出差計劃，包含行程、任務(wù)、估計費用等內(nèi)容，并報備所在部門負(fù)責(zé)人和行政人員。（2）員工需供應(yīng)出差行程布置、相關(guān)證件復(fù)印件、聯(lián)系方式等信息，以備緊急情況發(fā)生時使用。三、差旅費報銷1.報銷申請（1）出差結(jié)束回公司后，員工需要及時填寫并提交差旅費報銷申請，同時供應(yīng)相關(guān)票據(jù)和發(fā)票。（2）報銷申請應(yīng)包含認(rèn)真的費用明細(xì)、費用合計、實際發(fā)生日期等必需信息，并加蓋所在部門負(fù)責(zé)人的審批章。2.報銷范圍和標(biāo)準(zhǔn)（1）差旅費報銷范圍包含交通費、留宿費、餐飲費、通訊費、日常費用等與出差有關(guān)的費用支出。（2）費用報銷標(biāo)準(zhǔn)參照公司財務(wù)訂立的差旅費用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超出標(biāo)準(zhǔn)部分需供應(yīng)額外證明料子，并經(jīng)過合理解釋和審批同意。3.報銷審核和支出（1）報銷申請?zhí)峤缓?，所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門應(yīng)對報銷申請進(jìn)行審核，并在五個工作日內(nèi)作出審核結(jié)果。（2）報銷金額符合規(guī)定并通過審核的，財務(wù)部門應(yīng)在三個工作日內(nèi)將相關(guān)差旅費用報銷款項支出給員工。（3）如存在報銷不符合規(guī)定或證明料子不齊全的情況，財務(wù)部門應(yīng)及時向員工反饋并要求其增補(bǔ)完整。4.報銷記錄和歸檔（1）全部差旅費報銷記錄應(yīng)由財務(wù)部門進(jìn)行歸檔，包含報銷申請、發(fā)票、票據(jù)、審批看法等相關(guān)料子。（2）歸檔記錄應(yīng)依照年度進(jìn)行分類存檔，并保存不少于五年的時間。四、違規(guī)處理1.違規(guī)行為（1）未依照本制度規(guī)定提交出差申請或未經(jīng)審批擅自外出出差的。（2）超出預(yù)算或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自轉(zhuǎn)變出差行程的。（3）有意虛報差旅費用、偽造票據(jù)或其他舞弊行為的。（4）其他嚴(yán)重違反本制度規(guī)定的行為。2.處理措施（1）對于違反規(guī)定的行為，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)立刻進(jìn)行調(diào)審核實。（2）核實后，依據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，可采取警告、扣減違規(guī)費用、記過、降職、解聘等不同處理措施。（3）對于涉嫌違法犯罪的情況，應(yīng)報告公司高層并搭配相關(guān)部門進(jìn)行進(jìn)一步處理。五、附則1.本制度的修訂權(quán)和解釋權(quán)歸公司管理層全部。2.本制度自發(fā)布之日起正式生效，并廢止之前的仿佛規(guī)定和制度。3.員工應(yīng)嚴(yán)